Guide sur la prestation des immobilisations Chapitre 1 : Programme des Services à l'enfance et à la famille des Premières Nations

Principes pour les immobilisations liées aux Services à l'enfance et à la famille des Premières Nations

En plus des principes généraux décrits dans la section « Aperçu » du présent guide, lorsque SAC évalue l'admissibilité des demandes de financement d'immobilisations liées au programme des SEFPN, il tient compte des éléments suivants, dont aucun n'est, à lui seul, déterminant pour la demande :

• les immobilisations soutiennent la prestation des services et des activités financés par les SEFPN aux enfants, aux jeunes et aux familles des Premières Nations dans les réserves ou au Yukon;
• le cas échéant, les Premières Nations et les organismes des SEFPN associés ont planifié et défini conjointement le projet d'immobilisations comme étant conforme aux besoins des communautés en matière de SEFPN pour soutenir la prestation des services et des activités;
• les Premières Nations ou les organismes des SEFPN ont démontré comment ils envisagent l'intégration du bien dans leurs plans et objectifs à long terme liés aux SEFPN pour la prestation des services et des activités par l'entremise du financement du programme;
• la documentation démontre un bon rapport qualité-prix, en prenant en considération les circonstances de la communauté, incluant l'emplacement géographique du projet d'immobilisations;
• la construction ou l'achat d'une propriété à l'extérieur de la réserve est admissible lorsqu'il n'y a pas de propriété convenable disponible sur la réserve pour la construction, ou lorsque la construction à l'extérieur de la réserve est plus accessible pour les enfants, les jeunes et les familles des Premières Nations sur la réserve ou au Yukon pour recevoir des services.

3.1 Demandeurs de financement admissibles

• Les organismes des SEFPN, les sociétés ou les autres fournisseurs de services à l'enfance et à la famille délégués par le Yukon ou par une province
• Les Premières Nations^{Note de bas de page 1} dans les réserves ou au Yukon qui sont reconnues comme des bandes au sens de la Loi sur les Indiens
• Les Premières Nations^{Note de bas de page 1} qui ont conclu une entente sur l'autonomie gouvernementale, mais qui n'ont pas exercé leur compétence en matière de services à l'enfance et à la famille

3.2 Demandeurs de financement non admissibles

Les Premières Nations qui ont conclu un accord de coordination en vertu de la Loi concernant les enfants, les jeunes et les familles des Premières Nations, des Inuits et des Métis ne sont pas admissibles au financement d'immobilisations par le biais de ce processus. Pour ces Premières Nations, le financement sera assuré par les mécanismes de subvention établis en vertu de la Loi. Toutefois, conformément à l'entente de principe pour la réforme à long terme du programme des SEFPN, ces Premières Nations ne recevront pas moins de financement qu'elles n'en auraient reçu dans le cadre de l'approche réformée du programme des SEFPN.

3.3 Activités admissibles

Pour être admissible, une immobilisation doit soutenir la prestation de services ou d'activités pour au moins l'un des volets de financement suivants décrits dans les modalités du programme des SEFPN :

• SEFPN – Prévention : Services fournis par les Premières Nations ou les organismes délégués qui soutiennent la sécurité et le bien-être des enfants, des jeunes, des jeunes adultes et des familles des Premières Nations, selon une approche adaptée à la culture, dans l'intérêt supérieur de l'enfant et fournie sur la base d'une égalité réelle. L'objectif des services de prévention est de réduire la probabilité de maltraitance des enfants, notamment en s'attaquant aux facteurs structurels et aux causes profondes sous-jacentes de la surreprésentation des enfants et des familles des Premières Nations dans le système de protection de l'enfance, comme les mauvaises conditions de logement, la pauvreté, le racisme et les traumatismes intergénérationnels qui se manifestent par la toxicomanie et la violence entre partenaires intimes, par le biais d'une approche de service qui reconnaît les désavantages historiques et contemporains, ainsi que les différences contextuelles et culturelles des peuples des Premières Nations.
• SEFPN – Protection et tutelle : Services fournis par des fournisseurs de services délégués par la province qui interviennent en cas de maltraitance des enfants, fournissent des services de tutelle ou de garde, y compris d'autres types de soins, et favorisent la préservation, la réunification et le bien-être des familles, notamment les liens culturels et linguistiques, pour les enfants, les jeunes et les familles des Premières Nations.
• SEFPN – Services de représentants des Premières Nations : Services fournis par les Premières Nations ou les fournisseurs de services autorisés par les Premières Nations qui représentent l'intérêt collectif de la Première Nation ainsi que de ses familles et de ses enfants chaque fois qu'une société, un organisme, une personne ou une entité peut intervenir dans la vie d'une famille de la Première Nation en raison de préoccupations liées au bien-être ou à la protection de l'enfance. Pour en savoir plus sur les services de représentants des Premières Nations, veuillez consulter la page Web de SAC : Information des services de représentants des Premières Nations.
• SEFPN – Services de soutien post-majorité : Les services de soutien post-majorité sont des services destinés aux jeunes des Premières Nations qui ont atteint l'âge de la majorité et aux jeunes adultes qui étaient auparavant pris en charge, jusqu'à l'âge de 25 ans inclusivement, ou jusqu'à l'âge défini dans la loi provinciale ou territoriale, selon l'âge le plus élevé. Pour en savoir plus sur les services de soutien post-majorité, veuillez consulter la page Web de SAC : Services de soutien post-majorité pour les jeunes et les jeunes adultes des Premières Nations.

3.4 Biens admissibles

Les immobilisations sont des biens, des bâtiments, des espaces ou des véhicules destinés à être utilisés à long terme. Les biens admissibles qui soutiennent la prestation des services ou des activités énumérés à la section 3.3 comprennent :

• les biens adaptés à leur usage, ce qui signifie qu'ils soutiennent la prestation de services ou d'activités admissibles financés dans le cadre du programme des SEFPN, par exemple en fournissant un lieu, un espace ou une zone sécuritaires, accessibles, adéquats, confidentiels, culturellement appropriés et adaptés à l'âge pour fournir ou soutenir ces services;
• les véhicules qui ne sont pas déjà admissibles dans le cadre du processus de réclamations relatives aux coûts réels conformément à l'ordonnance 2018 TCDP 4 (voir les sections 3.7 et 3.8 pour plus de détails);
• les logements du personnel chargé de la prestation des SEFPN dans les Premières Nations où il n'y a pas de logement disponible, ce qui pose un problème pour attirer et maintenir en poste le personnel qualifié. La prise en compte de la disponibilité de logements appropriés à une distance raisonnable de la communauté (c.-à-d. des logements à court ou à long terme) doit également refléter la nature, la portée et la durée des responsabilités du personnel dans la prestation de services.

3.5 Coûts admissibles des projets (jusqu'à l'achèvement de la construction)

• évaluation des besoins en immobilisations;
• études de faisabilité des immobilisations;
• évaluations ou examens environnementaux;
• évaluations foncières;
• coûts de conception;
• achat de terrains;
• achat, nouvelle construction, rénovation et remplacement de biens;
• coûts d'exploitation pour la durée du projet;
• assurance des biens;
• mobilier initial, technologies de l'information et autres équipements adaptés à l'usage pour meubler les nouveaux espaces;
• préparation du site, viabilisation du terrain et nettoyage du site après la construction;
• construction de services depuis le bâtiment jusqu'à la limite de la propriété, y compris le raccordement des bâtiments à l'eau, aux égouts, à l'électricité, au gaz et à l'énergie solaire;
• modernisation des routes pour permettre l'accès au bâtiment ou à d'autres biens, comme des structures pour soutenir l'apprentissage et les programmes axés sur le territoire;
• jusqu'à 15 % du coût total du projet d'immobilisations pour les frais d'administration liés à l'élaboration d'une demande de financement d'immobilisations, la gestion et la coordination du projet, les déplacements et les autres activités de mise en œuvre et de supervision du projet;
• honoraires professionnels (p. ex. le personnel technique, les frais de tenue de livres et de vérification, les architectes, les experts-conseils et les entrepreneurs chargés de concevoir, d'élaborer, d'achever ou de surveiller le projet, ainsi que l'ingénierie, la fabrication ou la construction des installations et des structures du projet d'immobilisations);
• taxes municipales pour les bâtiments et les terrains situés à l'extérieur de la réserve;
• coûts de financement engagés par les bénéficiaires du financement qui ont contracté des prêts pour commencer leur projet d'immobilisations (uniquement admissibles pour les projets d'immobilisations qui étaient en cours à partir du 26 août 2021).

3.6 Coûts d'exploitation et d'entretien admissibles (exploitation permanente une fois la construction achevée)

La préservation de l'intégrité fonctionnelle des biens financés par les SEFPN est une priorité. Tous les biens doivent être :

• entretenus pour atteindre leur pleine durée de vie théorique, notamment par des inspections régulières, un entretien préventif et des réparations au besoin;
• exploités de manière à garantir leur bon fonctionnement quotidien et les résultats escomptés en matière de prestation de services, dans le respect de la santé et de la sécurité de la communauté et de l'environnement.

Les coûts d'exploitation et d'entretien permanents peuvent être financés sur une base annuelle par le biais de réclamations en vertu de l'ordonnance 2021 TCDP 41 jusqu'à ce que l'ensemble des besoins en matière d'exploitation et d'entretien ne soient recensés. Les demandeurs qui reçoivent déjà des fonds pour l'exploitation et l'entretien par le biais d'autres sources telles que les opérations des SEFPN ou les demandes relatives à l'ordonnance 2018 TCDP 4 devront tenir compte de l'utilisation de ces fonds lorsqu'ils demanderont un financement supplémentaire au titre de 2021 TCDP 41. Tous les coûts d'exploitation et d'entretien énumérés dans la liste des dépenses admissibles ci-dessous doivent être alignés sur l'exploitation et l'entretien des biens des SEFPN, afin d'assurer une approche fondée sur le cycle de vie (abordée ci-dessous) et de préserver la longévité du bien.

SAC promeut une approche fondée sur le cycle de vie des biens, en commençant par l'utilisation d'un coût du cycle de vie complet lors de l'approbation des projets d'immobilisations. Ce type d'analyse permet de prendre en compte tous les coûts associés au bien proposé tout au long de son cycle de vie. Par exemple, pour les bâtiments, les coûts du cycle de vie comprennent la conception, la construction, l'exploitation et l'entretien, les rénovations importantes et l'élimination (c.-à-d. le déclassement, la réaffectation ou la démolition).

Le cas échéant, et en collaboration avec la Première Nation concernée dans le cadre de son processus de gestion des infrastructures, une fois qu'un bien est construit, il peut être enregistré dans la base de données des infrastructures de SAC. Les données du système permettent de générer des formulaires utilisés pour l'inspection des biens. Les inspections permettent de relever les problèmes des biens et de prévoir les besoins futurs en immobilisations. Ce processus permet d'effectuer des travaux préventifs ou d'anticipation afin de garantir que l'infrastructure existante puisse fournir des services pendant tout son cycle de vie.

3.7 Dépenses non admissibles

• Les taxes pour lesquelles le bénéficiaire du financement a droit à un remboursement et tous les autres coûts admissibles à un remboursement (p. ex. les remboursements de la taxe sur les produits et services [TPS] ou les éco-rénovations visant à réduire les émissions de gaz à effet de serre qui peuvent être admissibles à un autre financement fédéral) ne sont pas admissibles.
• Les dépenses remboursées par toute autre source de financement (p. ex. d'autres ministères du gouvernement du Canada ou les gouvernements provinciaux ou territoriaux) ne sont pas admissibles.
• Les coûts liés aux communications (téléphone, Internet, télévision) dépendent de l'utilisation du programme sont admissibles dans le cadre de chaque volet du programme des SEFPN. Ces coûts ne sont pas admissibles dans le cadre de demandes de financement des immobilisations.
• Les coûts liés au carburant des véhicules dépendent de l'utilisation du programme et admissibles dans le cadre de chaque volet du programme des SEFPN. Ces coûts ne sont pas admissibles dans le cadre de demandes de financement des immobilisations.
• L'expansion de l'infrastructure communautaire de base (systèmes de distribution principaux) comme les routes, le réseau électrique et les systèmes d'approvisionnement en eau et de traitement des eaux usées ne sont pas admissibles.

i. Formulaire de demande de financement d'immobilisations

Pour chacune des phases du cycle de vie d'un projet d'immobilisations, le demandeur doit soumettre un formulaire de demande de financement d'immobilisations pour obtenir le financement d'immobilisations. Le lien pour le formulaire de demande se trouve à l'Annexe B.

Un formulaire de demande de financement d'immobilisations doit être envoyé à l'équipe des SEFPN de SAC à l'adresse chrt41-tcdp41@sac-isc.gc.ca.

Le formulaire rassemble des renseignements sur le demandeur, le type de services que la demande d'immobilisations soutient et la manière dont la demande s'aligne sur les résultats du programme, le type de projet d'immobilisations, la phase à laquelle se trouve celui-ci, les coûts estimés, les dates de début et de fin estimées et les documents justificatifs.

ii. Normes de traitement des demandes d'immobilisations

Dès la réception d'une demande de financement d'immobilisations, le délai de 30 jours ouvrables commencera et l'équipe des SEFPN examinera rapidement la demande pour confirmer que tous les champs du formulaire ont été remplis et que la documentation mentionnée par le demandeur de financement est incluse. Dans les 2 jours ouvrables suivant la réception de la demande de financement, l'équipe des SEFPN enverra un « accusé de réception » par écrit au demandeur.

Si l'équipe des SEFPN détermine qu'il manque des renseignements au premier examen rapide de la demande, elle informera le demandeur des informations manquantes. Le délai de 30 jours ouvrables sera interrompu une fois que le message concernant les renseignements manquants aura été envoyé au demandeur, et il sera relancé dès la réception des renseignements en question.

Si l'équipe des SEFPN confirme, grâce à ce premier examen rapide, que le formulaire de demande de financement d'immobilisations est rempli et que la documentation mentionnée a été fournie, elle enverra un courriel au demandeur pour confirmer que les exigences initiales en matière de renseignements ont été satisfaites et que la demande sera ensuite examinée pour vérifier si elle contient suffisamment de renseignements afin de déterminer l'admissibilité du demandeur et si les coûts correspondent aux objectifs des SEFPN. Ce courriel comprendra des coordonnées que le demandeur pourra utiliser s'il a des questions sur l'état de son projet pendant le processus d'évaluation. Si, à ce stade, le demandeur doit fournir des renseignements supplémentaires, l'équipe des SEFPN lui enverra par écrit une liste détaillée des renseignements manquants et informera le demandeur qu'une collaboration avec l'équipe des immobilisation pourrait être sollicitée pour déterminer si le projet est prêt à être mis en œuvre.

Si le projet ne nécessite pas d'examen spécialisé par l'équipe des immobilisations et qu'il est admissible, l'équipe des SEFPN informera le demandeur d'une décision de financement total ou partiel ainsi que des prochaines étapes à suivre pour conclure une nouvelle entente de financement ou en modifier une existante, puis pour débloquer le financement.

Si l'équipe des SEFPN détermine que le projet est admissible et qu'il faut faire appel à l'équipe des immobilisations en raison de la portée et de la complexité du projet, l'équipe des SEFPN travaillera avec le demandeur et l'équipe des immobilisations pour déterminer les documents à fournir ou les phases supplémentaires (s'il y a lieu) à suivre avant que le projet soit « prêt à être mis en œuvre » pour l'achat ou la construction d'un bien. Une fois ces détails confirmés, l'équipe des SEFPN les communiquera par écrit.

Si, après la collaboration avec l'équipe des immobilisations, l'équipe des SEFPN confirme qu'aucune documentation ou phase supplémentaire n'est nécessaire et que le projet est « prêt à être mis en œuvre », l'équipe des SEFPN rendra une décision de financement complet.

Si, après avoir consulté l'équipe des immobilisations, l'équipe des SEFPN détermine que le projet répond aux objectifs du programme des SEFPN, mais que des documents ou des phases supplémentaires sont nécessaires avant qu'une décision de financement complet puisse être rendue, l'équipe des SEFPN et l'équipe des immobilisations collaboreront avec le demandeur pour déterminer le financement nécessaire à l'achèvement de ce travail. À ce stade, l'équipe des SEFPN rendra une décision de financement pour la phase actuelle du projet afin qu'il continue à progresser. Pour en savoir plus sur les phases du projet qui peuvent être nécessaires, veuillez consulter la section 5.3 Processus et scénarios du cycle de vie du projet.

5.1 Détermination du financement

Pour les projets considérés comme « prêts à être mis en œuvre » pour l'achat ou la construction d'un bien ou pour les demandes de financement d'études de faisabilité, l'équipe des SEFPN doit prendre une décision sur le financement de la phase actuelle d'un projet ou d'une étude dans les 30 jours ouvrables suivant la réception d'une demande de financement d'immobilisations (c.-à-d. le formulaire de demande de financement d'immobilisations et tous les documents justificatifs). Il se peut que SAC n'ait pas besoin de la totalité des 30 jours ouvrables pour prendre une décision de financement – cela variera en fonction des circonstances et de la complexité de chaque projet.

La complexité d'un projet dépend de divers facteurs, notamment :

• le type de projet;
• le coût global prévu du projet;
• le délai d'achèvement du projet;
• s'il s'agit d'un projet conjoint avec d'autres Premières Nations, organismes ou partenaires;
• S'il s'agit d'un bâtiment polyvalent destiné à offrir plusieurs types de services;
• l'emplacement de l'immobilisation;
• s'il y a des incidences en matière de santé et de sécurité;
• si la propriété est reliée à une route, à un système d'approvisionnement en eau et de traitement des eaux usées et à une source d'électricité;
• s'il y a des répercussions sur l'environnement.

Si SAC n'est pas en mesure de prendre une décision de financement complet parce que le projet n'est pas « prêt à être mis en œuvre », SAC prendra, dans la mesure du possible, en consultation avec le demandeur, une décision de financement pour la phase actuelle afin que le projet puisse progresser. SAC fournira un financement pour soutenir les besoins préalables en immobilisations et la conception du projet au cours de son cycle de vie jusqu'à l'achèvement de la construction ou l'achat du bien requis.

Si la norme de 30 jours ouvrables pour prendre une décision de financement ne peut être respectée en raison de la complexité du projet ou de circonstances exceptionnelles, l'équipe des SEFPN en informera le demandeur par écrit et lui fournira les raisons pour lesquelles un délai supplémentaire est nécessaire.

5.2 Différences dans le processus d'évaluation : projets simples et projets complexes

Le processus de demande et d'évaluation de financement d'immobilisations a été conçu pour s'adapter aux types de demandes variées qui seront présentées, à leurs différents degrés de complexité et aux différentes phases de préparation des projets dans le cycle de vie des projets d'immobilisations.

Les demandes de financement simples (p. ex. l'achat d'un véhicule ou le remplacement de fenêtres) seront évaluées et traitées par les mécanismes internes existants, et ne seront pas soumises au processus d'évaluation des immobilisations décrit dans ce chapitre.

Les projets plus complexes, comme ceux qui nécessitent la construction d'un nouveau bâtiment, devront passer par toutes les phases du cycle de vie des projets d'immobilisations décrites à la section 5.3 ci-dessous.

5.3 Processus et scénarios du cycle de vie des projets

5.4 Incidence de l'éloignement ou d'autres circonstances exceptionnelles sur le processus de demande de financement

L'examen des projets d'immobilisations pour les organismes des SEFPN ou les Premières Nations qui sont situés dans des régions éloignées ou des régions qui font face à des circonstances exceptionnelles (p. ex. disponibilité limitée dans le temps d'une route de glace, Premières Nations situées dans des régions rurales ou des régions qui ont été fortement touchées par de récentes inondations) tiendra compte du fait que certains aspects d'un projet peuvent devoir être approuvés avant que la faisabilité complète ou le travail de conception ne soit achevé en raison de facteurs comme l'accès saisonnier à la Première Nation ou la disponibilité limitée des entrepreneurs.