Guide sur la prestation des immobilisations : Annexes
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Annexe A : Glossaire
Appel : Un appel est une demande soumise par un demandeur de financement dans le but d'obtenir l'annulation d'une demande d'immobilisation totalement ou partiellement refusée.
Projet complexe La complexité d'un projet dépend d'un ensemble de facteurs, notamment :
- le type de projet;
- le coût global prévu du projet;
- le délai d'achèvement du projet;
- s'il s'agit d'un projet conjoint avec plusieurs fournisseurs de services;
- s'il s'agit d'un bâtiment polyvalent destiné à offrir plusieurs types de services;
- l'emplacement du bien;
- s'il y a des incidences en matière de santé et de sécurité;
- si la propriété est reliée à une route, à un système d'approvisionnement en eau et de traitement des eaux usées et à une source d'électricité;
- s'il y a des répercussions sur l'environnement.
Transmission aux paliers supérieurs : Processus interne de SAC conçu pour s'assurer, avant que l'équipe des Services à l'enfance et à la famille des Premières Nations (SEFPN) ne prenne une décision concluant qu'une demande doit être totalement ou partiellement refusée, dans le cas des SEFPN, que d'autres collègues de SAC ayant des antécédents professionnels (p. ex. travail social) ou paraprofessionnels pertinents, et, si nécessaire, le sous-ministre adjoint, examinent la demande de financement.
Dans le cas des demandes au titre du principe de Jordan, toutes les décisions sont actuellement prises à l'administration centrale. Toutes les demandes sont transmises à l'administration centrale pour une prise de décision en consultation avec les bureaux régionaux. Avant que l'unité de coordination du principe de Jordan ne prenne une décision concluant qu'une demande doit être totalement ou partiellement refusée, jusqu'à ce qu'une approche à plus long terme soit établie, toutes les demandes seront approuvées par le sous-ministre adjoint ou le délégué responsable de la Division de la capacité, de l'infrastructure et de l'imputabilité. Avant de décider qu'une demande doit être totalement ou partiellement refusée, le sous-ministre adjoint principal ou le délégué responsable du principe de Jordan peut examiner la demande.
Pour en savoir plus sur le processus de transmission aux paliers supérieurs de l'ordonnance du Tribunal canadien des droits de la personne (TCDP) pour les projets d'immobilisations financés dans le cadre du programme des SEFPN ou du principe de Jordan (c.-à-d. 2021 TCDP 41), veuillez consulter l'annexe D.
Étude de faisabilité : La phase d'étude de faisabilité permet d'examiner toutes les options techniquement et économiquement viables disponibles pour atteindre les objectifs d'un projet d'immobilisations et fournit les renseignements de planification nécessaires pour passer aux phases suivantes. Le rapport de l'étude de faisabilité :
- décrit en détail les options et étudie les problèmes liés au site ayant une incidence sur ces options;
- pèse les avantages et les inconvénients de chaque option;
- évalue la rentabilité de chaque option;
- détermine si ces options répondent aux exigences en matière de financement du programme de SAC.
Le rapport de l'étude de faisabilité recommande une option préférée et doit déterminer la stratégie la plus appropriée pour faire progresser le projet et maximiser les avantages pour la communauté tout en répondant aux exigences en matière de financement du programme de SAC.
Organismes des SEFPN : Organismes délégués par la province et dirigés par les Premières Nations qui fournissent des services à l'enfance et à la famille aux enfants, aux jeunes et aux familles des Premières Nations. Cela ne comprend pas les fournisseurs de services qui exercent, au nom des Premières Nations, leur compétence sur les SEFPN en vertu de la Loi concernant les enfants, les jeunes et les familles des Premières Nations, des Inuits et des Métis.
Entente de financement : Entente écrite ou document constituant un accord entre le gouvernement du Canada et le bénéficiaire du financement, qui énonce les obligations ou les ententes des 2 parties relativement à un ou plusieurs paiements de transfert. Elle décrit les exigences nécessaires pour maintenir la relation de responsabilité entre SAC et le bénéficiaire du financement. Des renseignements supplémentaires sur les modèles nationaux d'ententes de financement sont disponibles en ligne.
Bénéficiaire de financement : Personne ou entité qui satisfait aux critères d'admissibilité du programme et qui a signé une entente de financement avec SAC pour mettre en œuvre une initiative (programme, service ou activité).
Demandeur de financement (aussi appelé demandeur) : Personne ou entité qui a satisfait aux critères d'admissibilité du programme pour soumettre une demande de financement d'immobilisations nécessaire pour soutenir la prestation d'activités ou de services financés par les SEFPN ou la prestation de services actuels financés en vertu du principe de Jordan.
Évaluation des besoins : Processus d'évaluation visant à déterminer et à combler les besoins ou les écarts entre les conditions actuelles et les conditions souhaitées.
Exploitation et entretien : Activités liées aux opérations quotidiennes et aux réparations normales nécessaires pour préserver un bien afin qu'il continue à fournir des services acceptables et qu'il atteigne sa durée de vie prévue.
Prêt à être mis en oeuvre : Le projet a reçu l'approbation de la Première Nation et toutes les phases applicables du projet (p. ex. les phases de faisabilité ou de conception des projets de construction) ont été achevées. À ce stade, le bien peut être acheté ou la construction peut commencer.
Éloignée : Premières Nations ayant obtenu un score de 0,4 ou plus selon l'indice d'éloignement publié par Statistique Canada.
Annexe B : Formulaire de demande de financement d'immobilisations
Le formulaire Demande de financement d'immobilisations – Services à l'enfance et à la famille des Premières Nations et Principe (PDP no 40-013) est disponible en version à télécharger ou sur demande, à l'adresse chrt41-tcdp41@sac-isc.gc.ca.
Annexe C : Exemples de renseignements importants à inclure dans l'étude de faisabilité
| Nom de l'organisation | Indiquer le nom de l'organisation qui fait la demande d'investissement en immobilisations. |
|---|---|
| Aperçu de l'organisation | Afin de fournir une justification convaincante pour l'investissement proposé, il est nécessaire de décrire l'environnement actuel. L'aperçu de l'organisme parrain devrait comprendre :
|
| Énoncé des problèmes et des possibilités | Exprimer la possibilité ou le problème auquel l'organisme ou la Première Nation répond. |
| Correspondance stratégique | L'étude de faisabilité doit démontrer comment l'investissement proposé s'inscrit dans le contexte stratégique élargi de l'organisme ou de la Première Nation et de quelle manière il contribue à l'atteinte de ses buts et objectifs (p. ex. la réunification réussie des familles, la diminution des retours au système de protection de l'enfance). Cette sous-section met en correspondance la proposition d'investissement avec le cadre organisationnel. |
| Facteurs de changement | Déterminer les facteurs qui ont mené à la proposition d'investissement (p. ex. une lacune dans l'infrastructure qui doit être comblée pour faciliter la prestation de services approuvés en vertu du principe de Jordan, un financement supplémentaire qui est maintenant disponible dans le cadre des SEFPN, un besoin continu d'immobilisations, une demande accrue de services ou une demande de services supplémentaires). Les facteurs de changement internes (p. ex. la redéfinition des priorités de l'organisation) et externes doivent être déterminés et liés de façon claire aux besoins opérationnels. |
| Analyse des options | Déterminer, décrire et explorer les différentes options de projets d'immobilisations susceptibles de répondre au besoin. La liste doit faire preuve de diligence raisonnable dans l'exploration de toutes les options possibles pour assurer la réalisation des objectifs du programme. |
|---|---|
| Respect du rendement | Définir les critères d'évaluation et la manière dont le projet s'aligne sur l'objectif de l'ordonnance 2021 TCDP 41, qui est de fournir des biens appropriés pour soutenir la prestation d'activités ou de services financés par les SEFPN ou la prestation de services approuvés en vertu du principe de Jordan. |
| Coût du cycle de vie pour chaque option | Fournir une description complète des coûts. Les estimations des coûts projetés doivent être fondées sur le coût total de propriété, qui comprend les coûts permanents tout au long du cycle de vie de l'investissement ainsi que les coûts de mise en conformité potentiels pour les groupes d'intervenants (p. ex. les coûts pour s'assurer qu'un bien continue à être conforme aux codes de construction applicables ou aux réglementations en matière de santé et de sécurité). |
| Analyse de rentabilité pour chaque option | D'après les coûts établis pour chaque option, décrire comment ceux-ci sont mesurés par rapport aux avantages. Effectuer l'analyse de rentabilité pour chaque option en tenant compte des coûts, des avantages et des risques. |
| Analyse des risques pour chaque option | Déterminer les risques prévus pour chaque option et les évaluer, puis élaborer une réponse aux risques. Les risques peuvent comprendre les défis liés au travail dans des régions éloignées, ou l'importance d'investir dans les opérations de l'organisme. L'Outil d'évaluation de la complexité et des risques des projets du Conseil du Trésor (ECRP) est utile pour évaluer les risques et la complexité d'un projet. |
| Déterminer l'option recommandée | Présenter la recommandation de manière directe, en expliquant clairement pourquoi l'organisme ou la Première Nation bénéficiera d'un investissement axé sur une option. |
|---|---|
| Facteurs décisifs | Définir les facteurs décisifs (financiers, stratégiques et liés aux résultats) pour choisir l'option préférée. |
| Incidence prévue de l'option recommandée sur le rendement | Présenter la contribution de l'immobilisation demandée à la réalisation des objectifs de l'ordonnance 2021 TCDP 41. |
| Coûts du cycle de vie | Présenter les coûts liés au cycle de vie de l'immobilisation demandée. |
| Mesures d'atténuation de l'option recommandée | Expliquer pourquoi les risques relevés sont acceptables. Il est possible d'ajouter une description pour mieux contextualiser les principaux facteurs de l'évaluation globale des risques, notamment l'incidence, la probabilité, les résultats, etc. L'Outil d'évaluation de la complexité et des risques des projets du Conseil du Trésor est utile à cette fin. |
Annexe D : Processus de transmission aux paliers supérieurs en vertu de l'ordonnance 2021 TCDP 41
Le processus de transmission aux paliers supérieurs peut se produire dans 2 scénarios :
Scénario 1
La demande peut être transmise au sous-ministre adjoint (SMA), ou à son délégué autorisé, si SAC détermine que le demandeur n'a pas démontré clairement comment l'immobilisation soutient la prestation des activités ou des services financés par les SEFPN ou la prestation des services actuels en vertu du principe de Jordan, conformément aux modalités du programme ou à l'ordonnance d'immobilisation applicables.
Scénario 2
L'équipe des SEFPN ou l'unité de coordination du principe de Jordan détermine que la demande doit être totalement ou partiellement rejetée (p. ex. en raison d'éléments manquants apparents). L'équipe des immobilisations du Secteur des opérations régionales et la Division de la capacité, de l'infrastructure et de l'imputabilité de la Direction générale de la santé des Premières Nations et des Inuits ne recommandent pas d'appuyer l'option de projet préférée par le demandeur, car les renseignements fournis n'indiquent pas qu'il s'agit de l'option la plus appropriée et la plus rentable.
Étape 1 : Avant le processus de transmission aux paliers supérieurs
Examen réalisé par d'autres employés de SAC doté d'une expertise technique pertinente
Avant de transmettre une demande aux paliers supérieurs, le personnel régional s'entretiendra avec le personnel de l'administration centrale ou l'unité de coordination du principe de Jordan pour discuter de l'admissibilité en fonction des connaissances et de l'expertise des travailleurs sociaux ou d'autres professionnels ou responsables de programmes au sein de l'équipe.
À l'issue de leur examen, s'il est établi que le projet est approuvé et qu'il peut passer aux phases et étapes en suspens ou qu'il est prêt à être mis en œuvre, la procédure normale de transfert de fonds sera poursuivie.
À l'issue de leur examen, s'il est établi que la demande ne répond pas aux critères d'admissibilité énoncés dans l'ordonnance du TCDP ou aux modalités du programme, ou qu'elle n'est pas admissible au titre du principe de Jordan, l'équipe des SEFPN ou l'unité de coordination du principe de Jordan fourniront au demandeur de financement tous les renseignements pertinents concernant la demande, en soulignant les motifs de leurs préoccupations quant à la non-admissibilité et les raisons du refus total ou partiel proposé de la demande de financement d'immobilisations.
Étape 2 : Première étape du processus de transmission aux paliers supérieurs
Point de contrôle d'assurance de la qualité
Le bureau de réception de l'ordonnance 2021 TCDP 41 ou l'unité de coordination du principe de Jordan procéderont à un contrôle de la qualité du dossier et s'assureront que les renseignements suivants y figurent :
- la justification de la transmission aux paliers supérieurs;
- la confirmation que le refus proposé a été examiné par d'autres membres du personnel de SAC ayant des antécédents professionnels pertinents avant d'être transmis au SMA ou à son délégué autorisé.
Le bureau de réception des SEFPN et l'unité de coordination du principe de Jordan prépareront les éléments suivants pour le dossier d'examen du SMA :
- une note d'information destinée au SMA ou à son délégué autorisé qui expose clairement toutes les considérations et tous les renseignements pertinents liés à la demande et qui explique également les raisons du refus total ou partiel proposé;
- une lettre de refus prête à être envoyée au demandeur de financement, qui indique clairement la raison du refus total ou partiel et précise d'autres sources potentielles de financement (si possible) ainsi que des renseignements importants sur la procédure d'appel.
Étape 3 : Examen du dossier transmis aux paliers supérieurs
Le SMA ou son délégué autorisé examine le dossier transmis aux paliers supérieurs.
Une fois la décision prise concernant l'approbation ou le refus de la demande, l'équipe des SEFPN ou l'unité de coordination du principe de Jordan en informera le demandeur et mettra à jour le dossier à des fins de conservation des données.