Guide sur la prestation des immobilisations : Aperçu
Pour soutenir le financement des dépenses en immobilisations et d'autres coûts connexes basés sur le Tribunal canadien des droits de la personne
Sur cette page
Programme des Services à l’enfance et à la famille des Premières Nations (SEFPN)
Le programme des SEFPN supervise et fournit des fonds de contribution pour soutenir la prestation holistique et adaptée à la culture de services de prévention (y compris l’intervention précoce et les mesures les moins envahissantes), de services de protection, de services de soutien pour les personnes qui ont atteint l’âge de la majorité, de services de représentants des Premières Nations et du financement des immobilisations, afin de prévenir la maltraitance des enfants et d’intervenir, ainsi que de soutenir la préservation et le bien-être des familles, y compris les liens culturels et linguistiques pour les enfants, les jeunes et les familles des Premières Nations qui vivent dans les réserves ou au Yukon.
Les détails relatifs au financement d’immobilisations dans le cadre du programme des SEFPN se trouvent au chapitre 1.
Principe de Jordan
Le principe de Jordan veille à ce que les enfants des Premières Nations vivant au Canada aient accès aux produits, aux services et aux mesures de soutien dont ils ont besoin, quand et où ils en ont besoin.
Les détails relatifs au financement d’immobilisations en vertu du principe de Jordan se trouvent au chapitre 2.
Objectif
Le Guide sur la prestation des immobilisations décrit l’approche adoptée par Services aux Autochtones Canada (SAC) pour mettre en œuvre l’ordonnance 2021 TCDP 41 sur les immobilisations et explique comment les demandeurs de financement peuvent recevoir des fonds d’immobilisations pour respecter leurs normes de prestation de services ou répondre à leurs besoins en matière de programmes. L’approche adoptée pour la mise en œuvre de l’ordonnance 2021 TCDP 41 a été conçue pour permettre aux Premières Nations, aux organismes des SEFPN et aux fournisseurs de services autorisés par les Premières Nations en vertu du principe de Jordan d’obtenir le financement d’immobilisations d’une manière simplifiée et dans des délais raisonnables, qui répond aux besoins réels et réduit le fardeau administratif. SAC adoptera une approche de « réconciliation d’abord » lorsqu’il recevra, traitera et évaluera les demandes d’immobilisations d’une manière sensée qui répond aux besoins des fournisseurs de services.
Mise en œuvre des ordonnances du Tribunal canadien des droits de la personne (TCDP) relatives aux projets d’immobilisations
Chronologie
- Le 26 janvier 2016, le Tribunal canadien des droits de la personne (TCDP) a statué que la prestation par le Canada des SEFPN et des services en vertu du principe de Jordan était discriminatoire pour des motifs illicites de race et d’origine nationale ou ethnique. L’ordonnance mentionnait, en particulier, que le domaine des immobilisations devait faire l’objet de mesures correctives.
- Le 26 août 2021, le TCDP a émis une « lettre-décision » portant sur des questions dont il était saisi depuis un certain temps, y compris celles relatives aux grands projets d’immobilisations.
- Le 16 novembre 2021, le TCDP a rendu l’ordonnance 2021 TCDP 41 relative aux immobilisations et l’a modifiée le 18 janvier 2022 afin de refléter un accord conclu par les parties à la plainte et le Canada.
L’ordonnance 2021 TCDP 41 exige que le Canada finance le coût total de la planification, de l’achat et de la construction d’immobilisations nécessaires pour soutenir la prestation des SEFPN et/ou et pour soutenir la prestation de services approuvés en vertu du principe de Jordan. De plus amples détails sur la façon de soumettre une demande de services en vertu du principe de Jordan ou de services d’infrastructure se trouvent au chapitre 2.
Conformément à l’ordonnance, SAC fournira également des fonds, le cas échéant, pour mener des activités de planification d’immobilisations, y compris des évaluations des besoins en immobilisations, des études de faisabilité et toute autre documentation requise dans le cadre du processus de détermination du financement.
SAC financera les coûts admissibles engagés le 26 août 2021 ou à une date ultérieure. Les demandes de remboursement relatives aux dépenses engagées par le demandeur au cours d’un exercice peuvent être présentées jusqu’au 30 septembre de l’exercice suivant. Si un délai supplémentaire est nécessaire, les demandeurs sont priés d’en informer SAC dès que possible et de justifier ce délai supplémentaire. Les demandeurs peuvent obtenir le financement pour des projets d’immobilisation qui sont en cours ou qui, selon eux, sont prêts à être mis en œuvre.
Le présent guide sur la prestation des immobilisations devrait être lu en parallèle à l’ordonnance 2021 TCDP 41 et aux modalités énoncées dans l’entente de financement. En cas de différences importantes entre l’ordonnance 2021 TCDP 41 et les modalités de SAC, votre entente de financement, ce guide ou toute autre politique ou pratique liée à l’ordonnance 2021 TCDP 41, cette dernière prévaut.
Les immobilisations comportent 2 volets, le programme des SEFPN et le principe de Jordan; veuillez lire attentivement chaque section.
Principes
SAC appliquera les principes suivants pour évaluer l’admissibilité des demandes :
- les immobilisations soutiennent la prestation des services financés par les SEFPN et le principe de Jordan et favorisent l’égalité réelle et les services adaptés à la culture, compte tenu des besoins et des circonstances distincts des Premières Nations, y compris leurs besoins et circonstances culturels, historiques et géographiques;
- l’achat, la construction ou la rénovation de l’immobilisation doit être en cours ou « prêt à être mis en œuvre »;
- les coûts sont généralement comptabilisés dans la mesure où ils sont nécessaires pour acheter, construire ou rénover l’immobilisation, ou dans la mesure où ils sont appropriés pour effectuer la planification préalable à l’immobilisation;
- les principes comptables généralement acceptés, les pratiques d’approvisionnement du secteur public généralement acceptées et les lois et règlements fédéraux, provinciaux et locaux pertinents sont respectés;
- une approche de financement pour les besoins du cycle de vie de l’immobilisation est fournie.
Communication avec le demandeur de financement et normes de service
SAC enverra des avis écrits au demandeur de financement au fur et à mesure que sa demande de financement d’immobilisations progressera dans le processus d’évaluation.
Le délai de 30 jours ouvrables commencera dès que SAC recevra une demande de financement d’immobilisations :
- Dans les 2 jours ouvrables suivant la réception de la demande de financement d’immobilisations :
- l’administration centrale de SAC enverra un « accusé de réception » par écrit au demandeur de financement;
- si, après une évaluation initiale, SAC constate qu’il manque des renseignements dans le formulaire de demande de financement d’immobilisations ou dans la demande, SAC en informera le demandeur dans cet accusé de réception;
- dans la mesure du possible, SAC aidera le demandeur à rassembler les renseignements manquants.
- Si des renseignements supplémentaires sont nécessaires pour prendre une décision concernant la demande de financement, SAC fournira par écrit au demandeur une liste détaillée des renseignements requis, et le délai de 30 jours ouvrables sera interrompu jusqu’à ce que les renseignements manquants soient reçus.
- SAC demandera à obtenir les renseignements supplémentaires par écrit, par courriel, à 3 occasions distinctes à au moins 2 semaines d’intervalle sur une période minimale de 6 semaines. Si aucune réponse n’est reçue par courriel, SAC essayera de communiquer avec le demandeur par d’autres moyens (téléphone, télécopie, communication avec d’autres personnes au sein de l’organisation) dans les délais indiqués ci-dessus pour obtenir les renseignements demandés.
- Si le demandeur ne fournit pas les renseignements ou ne fait pas part de son intention de les fournir dans un délai de 4 semaines, SAC fermera la demande et indiquera qu’un nouveau projet d’immobilisation peut être soumis une fois que les renseignements requis seront disponibles.
- SAC informera le demandeur par écrit, par courriel, lorsque tous les renseignements auront été reçus et qu’aucun autre document n’est requis. Cet avis informera également le demandeur du nombre de jours restants dans le délai de 30 jours ouvrables.
- SAC informera le demandeur par écrit de la décision de financement.
- Il se peut que SAC n’ait pas besoin de la totalité des 30 jours ouvrables pour prendre une décision de financement – cela variera en fonction des circonstances de chaque projet.
- Si la norme de service de 30 jours ouvrables pour prendre une décision de financement complet ne peut être respectée en raison de la complexité du projet ou d’autres circonstances exceptionnelles, SAC en informera le demandeur par écrit et lui fournira les raisons pour lesquelles le délai supplémentaire est nécessaire.
- Si SAC n’est pas en mesure de prendre une décision de financement complète pour passer à la construction ou à l’achat parce que le projet n’est pas « prêt à être mis en œuvre », SAC prendra une décision de financement pour la phase actuelle du cycle de vie du projet afin de soutenir les phases de planification préalable à l’immobilisation et de conception du projet.
Processus d’évaluation et documents nécessaires à l’appui d’une demande de financement d’immobilisations
- Le processus de demande et d’évaluation de financement d’immobilisations décrit dans ce guide a été conçu pour s’adapter aux divers types de demandes qui seront présentées, à leurs différents degrés de complexité et aux différentes phases de préparation des projets dans le cycle de vie des projets d’immobilisations.
- Les demandes de financement simples (p. ex. l’achat d’un véhicule ou le remplacement de fenêtres pour des organismes des SEFPN) ou les demandes pouvant être autorisées dans le cadre du principe de Jordan en dehors de l’ordonnance 2021 TCDP 41 (p. ex. les véhicules) seront évaluées et traitées par les mécanismes internes existants, et ne seront pas soumises à ce processus de demande et d’évaluation de financement d’immobilisations.
- Lorsque la demande de financement vise à appuyer un projet important (p. ex. la construction d’un nouvel immeuble), le projet devra être évalué tout au long des phases d’approbation du cycle de vie des projets d’immobilisations, qui comprend les phases suivantes: évaluation des besoins préalables en immobilisations, faisabilité, planification (y compris les études géotechniques et environnementales) et approbations; conception; construction; achèvement. Le nombre de phases que doit achever chaque projet d’immobilisations dépend du type de proposition et de sa complexité.
- Le cas échéant, les politiques de programme existantes de SAC et les autres politiques fédérales seront utilisées pour soutenir la mise en œuvre des demandes d’immobilisations admissibles. Dans les cas où les demandes ne relèvent pas de ces politiques, SAC travaillera avec le demandeur de financement pour déterminer les exigences selon les normes et les pratiques exemplaires de l’industrie.
- Si une demande de financement semble dépasser le cadre de l’ordonnance 2021 TCDP 41, autant que possible, SAC aidera le demandeur à déterminer s’il existe d’autres sources potentielles de financement fédéral auxquelles il pourrait avoir accès pour appuyer le projet.
Conseils pouvant être obtenus auprès de SAC tout au long du processus
Les responsables de SAC soutiendront les demandeurs de financement tout au long du processus de demande de financement et des phases des projets d’immobilisations afin de s’assurer que les demandes d’immobilisations admissibles sont financées et achevées. La fin de chaque chapitre du Guide sur la prestation des immobilisations contient les coordonnées des personnes-ressources en cas de besoin de conseils ou de soutien.