Guide sur la prestation des immobilisations Chapitre 2 : Principe de Jordan

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  1. Portée
  2. Objectif et principes
  3. Admissibilité
  4. Exigences pour les projets de construction
  5. Processus de demande et d'évaluation de financement
  6. Documents à l'appui d'une demande de financement d'immobilisations
  7. Processus de transmission aux paliers supérieurs et procédure d'appel
  8. Processus pour l'entente de financement et le paiement
  9. Exigences en matière de production de rapports
  10. Exploitation et entretien
  11. Contributions remboursables
  12. Coordonnées

1. Portée

Ce chapitre soutient la mise en œuvre de l'ordonnance 2021 TCDP 41. Il fournit aux Premières Nations et aux fournisseurs de services autorisés par celles-ci des conseils sur la façon de demander et d'obtenir des fonds d'immobilisations pour fournir des espaces sécuritaires, accessibles, confidentiels et adaptés à la culture et à l'âge, nécessaires pour soutenir la prestation de services approuvés en vertu du principe de Jordan aux enfants des Premières Nations. Le financement d'immobilisations comprend le financement de l'achat, de la construction ou de la rénovation des immobilisations et le financement pour l'évaluation des besoins et les études de faisabilité pour soutenir les immobilisations.

Les directives de ce chapitre peuvent évoluer au fil du temps pour s'aligner sur les changements apportés au principe de Jordan dans le cadre de sa réforme à long terme. Tout changement sera communiqué à l'avance aux Premières Nations et aux fournisseurs de services autorisés par celles-ci. Indépendamment des changements apportés au présent guide, les demandes de financement d'immobilisations jugées admissibles avant les changements continueront de l'être. Les engagements de financement sont pris pour chaque phase, et ceux pour les projets en cours ne seront pas résiliés en raison d'un quelconque changement de politique. Selon la nature des changements, les demandeurs de financement peuvent soumettre à nouveau toute demande de financement d'immobilisations précédemment refusée qui serait devenue admissible à la suite des changements. Le gouvernement du Canada examinera également les demandes de financement d'immobilisations antérieures à la lumière des changements, et communiquera de manière proactive avec les demandeurs susceptibles d'être admissibles à la suite des changements.

Les demandes concernant à la fois les services en vertu du principe de Jordan et les immobilisations liées à ces services peuvent être présentées en même temps; la demande concernant les services en vertu du principe de Jordan sera traitée en premier.

2. Objectif et principes

L'approche adoptée pour la mise en œuvre de l'ordonnance 2021 TCDP 41 a été conçue pour permettre aux Premières Nations et aux fournisseurs de services autorisés par les Premières Nations d'obtenir le financement d'immobilisations d'une manière simplifiée et dans des délais raisonnables, qui répond aux besoins réels et permet de réduire le fardeau administratif.

En plus des principes généraux décrits dans la section « Aperçu » du présent guide, lorsque SAC évalue l'admissibilité des demandes de financement d'immobilisations liées aux services approuvés en vertu du principe de Jordan fournis aux enfants des Premières Nations, il tient compte des éléments suivants :

3. Admissibilité

3.1 Demandeurs de financement admissibles

  • Les Premières Nations et les fournisseurs de services autorisés par les Premières Nations1Note de bas de page qui appuient la prestation de services approuvés en vertu du principe de Jordan aux enfants des Premières Nations admissibles qui vivent dans une réserve dans une province, dans les Territoires du Nord-Ouest ou au Yukon.
  • De plus, les demandes de financement pour effectuer une évaluation des besoins en immobilisations ou une enquête de faisabilité peuvent être faites par les Premières Nations ou les fournisseurs de services autorisés par celles-ci qui offrent les services en vertu du principe de Jordan aux enfants des Premières Nations admissibles, qu'ils résident ou non dans une réserve au Canada.

3.2 Activités admissibles

Le principe de Jordan utilise les modalités des contributions à l'appui de l'infrastructure pour les enfants des Premières Nations qui sont entrées en vigueur le 2 février 2023. Cette mise en œuvre est conforme à la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor et à l'ordonnance 2021 TCDP 41.

Pour être admissible, le coût total ou partiel de l'achat, de la construction ou de la rénovation d'une immobilisation dans une réserve doit être en cours ou « prêt à être mis en œuvre », et soutenir la prestation de services directs approuvés en vertu du principe de Jordan aux enfants des Premières Nations admissibles afin de répondre aux besoins non satisfaits en matière de santé, d'éducation et de services sociaux, par exemple en offrant des espaces sécuritaires, accessibles, confidentiels et adaptés à la culture et à l'âge, et en tenant compte de l'égalité réelle.

Les demandes concernant les services de principe de Jordan et les immobilisations liées à ces services peuvent être soumises simultanément. La demande de services liés au principe de Jordan sera traitée en premier, et la demande d'immobilisations sera mise en attente jusqu'à ce que la décision de financement des services liés au principe de Jordan ait été prise. Cela permet de s'assurer que la demande d'investissement et les implications en termes d'espace (y compris les études de faisabilité technique et tout travail résultant de ces études, ainsi que la conception des architectes) s'alignent sur la prestation des services liés au principe de Jordan.

Ces besoins peuvent inclure :

  • Besoins en matière de santé : espaces destinés à la prestation de services de santé non satisfaits, y compris les programmes de santé mentale qui ont besoin de l'aménagement de locaux;
  • Besoins éducatifs : pour la prestation de services éducatifs et d'éducation précoce;
  • Besoins sociaux : pour la prestation de services culturels et linguistiques, de services de répit, d'activités axées sur le territoire, etc.
  • Principe de Jordan : réception et évaluation des demandes, coordination des services, navigation, etc.

Pour être admissibles, les évaluations des besoins en immobilisations et les études de faisabilité des immobilisations doivent montrer comment l'immobilisation soutiendra la prestation approuvée de services aux enfants des Premières Nations admissibles financés dans le cadre des ententes de contribution du principe de Jordan.

3.3 Biens admissibles

Les biens admissibles qui soutiennent la prestation des services actuellement financés en vertu du principe de Jordan et énumérés à la section 3.2, comprennent :

  • les biens qui fournissent des espaces sécuritaires, accessibles, confidentiels et adaptés à la culture et à l'âge pour soutenir la prestation de services approuvés en vertu du principe de Jordan, y compris les bureaux liés à la coordination des services en vertu du principe de Jordan;
  • les logements pour les fournisseurs de services autorisés par les Premières Nations qui se déplacent pour fournir des services aux communautés soutenant la prestation de services directs financés et approuvés en vertu du principe de Jordan aux enfants des Premières Nations lorsqu'il n'y a pas de logements disponibles à une distance raisonnable de la communauté. La prise en compte de la disponibilité de logements appropriés à une distance raisonnable de la communauté (c.-à-d. des logements à court ou à long terme) doit également refléter la nature, la portée et la durée des responsabilités du personnel dans la prestation de services.

3.3.1 Biens polyvalents

Les biens utilisés à plusieurs fins, comme la prestation de services approuvés et financés en vertu du principe de Jordan et la prestation d'autres services, seront financés proportionnellement à leurs usages. La documentation relative au projet doit aborder les détails sur le bien polyvalent dans le cadre de l'étude de faisabilité afin de justifier la manière la plus efficace de fournir les services approuvés et financés en vertu du principe de Jordan.

Il convient de noter qu'une décision concernant la demande d'immobilisations ne tiendra compte que de la partie d'un bien polyvalent destinée à soutenir les services approuvés et financés en vertu du principe de Jordan. Le reste du financement peut être obtenu dans le cadre d'autres programmes de SAC, comme les SEFPN, ou d'autres programmes du gouvernement du Canada par le biais des processus de demande officiels.

3.3.2 Propriété des biens

Les immobilisations situées dans les réserves ou au Yukon seront la propriété du bénéficiaire du financement. Si une Première Nation est bénéficiaire du financement, elle peut choisir que le bien appartienne à sa société de portefeuille ou à son entité constituée en société, qui possède une structure de gouvernance distincte.

3.4 Coûts de projet admissibles

L'évaluation des besoins en immobilisations et l'étude de faisabilité doivent démontrer comment l'immobilisation soutiendra la prestation de services financés et approuvés dans le cadre des ententes de contribution du principe de Jordan.

Les coûts admissibles comprennent :

  • l'évaluation des besoins en immobilisations pour l'achat, la construction ou la rénovation de biens;
  • le programme fonctionnel (plan opérationnel des services ou « programme directeur »), décrivant la manière dont les services financés en vertu du principe de Jordan seront mis en œuvre, y compris l'occupation par des professionnels de la santé communautaires, des visiteurs, des techniciens, des représentants et d'autres membres du personnel de soutien;
  • le plan fonctionnel (espaces en m2), mettant directement en correspondance les services directs actuellement financés en vertu du principe de Jordan et fournis aux enfants des Premières Nations admissibles et leur occupation avec le nombre, la taille et le type d'espaces requis;
  • les études de faisabilité pour l'achat, la construction ou la rénovation de biens;
  • les évaluations environnementales et géotechniques, les travaux d'arpentage et autres études techniques;
  • les coûts de conception;
  • l'achat, la construction ou la rénovation de biens prêts à être mis en œuvre (avec l'approbation des Premières Nations concernées et pour lesquels les travaux de faisabilité et de conception sont terminés);
  • les autres coûts auxiliaires des projets d'immobilisations, comme le mobilier et les équipements initiaux adaptés à l'usage, les technologies de l'information adaptées à l'usage et les autres équipements destinés à meubler les nouveaux espaces, la préparation du site, la viabilisation du terrain et le nettoyage du site après la construction, le raccordement du bâtiment à l'eau, aux égouts et à l'électricité et l'amélioration des routes pour permettre l'accès au bâtiment et aux autres biens;
  • les honoraires professionnels (p. ex. le personnel technique, frais juridiques pour l'examen des contrats et des offres, les architectes, les experts-conseils et les entrepreneurs chargés de la conception, l'élaboration, l'achèvement ou la surveillance du projet, ainsi que l'ingénierie, la fabrication ou la construction des installations et des structures du projet d'immobilisations).

3.5 Coûts non admissibles

  • Les taxes pour lesquelles le demandeur de financement a droit à un remboursement et tous les autres coûts admissibles à un remboursement (p. ex. les remboursements de la taxe sur les produits et services [TPS] ou les éco-rénovations visant à réduire les émissions de gaz à effet de serre qui peuvent être admissibles à un autre financement fédéral) ne sont pas admissibles.
  • Les dépenses remboursées par toute autre source de financement (p. ex. d'autres ministères du gouvernement du Canada ou les gouvernements provinciaux ou territoriaux) ne sont pas admissibles.
  • L'expansion de l'infrastructure communautaire de base (systèmes de distribution principaux) comme les routes, le réseau électrique et les systèmes d'approvisionnement en eau et de traitement des eaux usées n'est pas admissible.

3.6 Localisation des biens

Les bâtiments construits, achetés ou rénovés à l'aide de ce financement doivent être situés dans une réserve et doivent fournir un espace sécuritaire, accessible, confidentiel et adapté à la culture et à l'âge pour soutenir la prestation de services approuvés en vertu du principe de Jordan.

Dans les Territoires du Nord-Ouest et au Yukon, il n'y a pas de distinction entre les personnes vivant dans les réserves et celles vivant hors des réserves, et le bien doit fournir un espace sécuritaire, accessible, confidentiel et adapté à la culture et à l'âge pour soutenir la prestation des services actuels en vertu du principe de Jordan.

Lorsque les services en vertu du principe de Jordan sont fournis dans une province et hors réserve, les évaluations des besoins et les études de faisabilité relatives aux immobilisations hors réserve destinées à soutenir la prestation des services actuels en vertu du principe de Jordan sont également admissibles.

4. Exigences pour les projets de construction

Les modalités des contributions à l'appui de l'infrastructure pour les enfants des Premières Nations serviront à soutenir la mise en œuvre des demandes d'immobilisations admissibles.

Les projets d'immobilisations financés par le gouvernement fédéral et administrés par les Premières Nations doivent être conformes aux politiques d'appel d'offres de la Première Nation ou, en l'absence de telles politiques, être conformes à la politique d'appel d'offres pour les projets d'immobilisations des Premières Nations dans les réserves financés par le gouvernement fédéral. Les projets d'immobilisations financés par le gouvernement fédéral et administrés par des fournisseurs de services autorisés par les Premières Nations doivent s'aligner sur les pratiques d'appel d'offres du secteur public. Les bénéficiaires admissibles lanceront un appel d'offres afin de s'assurer que le bâtiment est adapté à son usage et que le projet présente un bon rapport qualité-prix, une prudence, une probité et une bonne gestion des contrats. Le rapport qualité-prix peut inclure la prise en compte des possibilités d'obtenir des avantages socioéconomiques pour la communauté.

5. Processus de demande et d'évaluation de financement

Lorsque la demande de financement vise à appuyer un projet, celui-ci devra être évalué tout au long des phases d'approbation du cycle de vie des projets d'immobilisations, qui comprend les phases suivantes :

  1. Évaluation des besoins préalables en immobilisations, faisabilité et planification
  2. Conception
  3. Construction
  4. Achèvement

Remarque : Si un bénéficiaire de financement a besoin d'un financement anticipé ou d'un remboursement pour les coûts d'évaluation des besoins engagés le 26 août 2021 ou après, il peut soumettre un formulaire de demande de financement d'immobilisations à l'adresse chrt41-tcdp41@sac-isc.gc.ca pour obtenir ce financement. Les demandes de remboursement relatives aux dépenses engagées par le demandeur au cours d'un exercice peuvent être présentées jusqu'au 30 septembre de l'exercice suivant.

i. Formulaire de demande de financement d'immobilisations

Pour chacune des phases du cycle de vie d'un projet d'immobilisations, le demandeur doit soumettre un formulaire de demande de financement d'immobilisations pour obtenir le financement d'immobilisations.

Un formulaire de demande de financement d'immobilisations doit être envoyé à l'équipe des SEFPN de SAC (responsable de l'administration du guichet unique) à l'adresse chrt41-tcdp41@sac-isc.gc.ca.

Le formulaire rassemble des renseignements sur le demandeur, le type de services que cette demande d'immobilisations soutient et la manière dont elle s'aligne sur les résultats du programme, le type de projet d'immobilisations, la phase à laquelle se trouve celui-ci, les coûts estimés, les dates de début et de fin estimées et les documents justificatifs.

Les demandes concernant à la fois les services en vertu du principe de Jordan et les immobilisations liées à ces services peuvent être présentées en même temps. La demande concernant les services en vertu du principe de Jordan sera traitée en premier, et la demande d'immobilisations sera mise en attente jusqu'à ce que la décision de financement des services en vertu du principe de Jordan soit prise. Cette façon de faire permet de s'assurer que la demande d'immobilisations et les besoins en matière d'espace (y compris les études de faisabilité technique et tout travail résultant de ces études, ainsi que la conception des architectes) s'alignent sur la prestation de services en vertu du principe de Jordan.

Les demandes d'immobilisations peuvent également être présentées en lien avec des services existants ou déjà approuvés en vertu du principe de Jordan.

Pour toutes les demandes d'immobilisations actives ou en cours au titre de l'ordonnance 2021 TCDP 41 et relatives au principe de Jordan, si une demande ultérieure pour des services supplémentaires ou nouveaux en vertu du principe de Jordan est présentée, la demande d'immobilisations sera mise en attente pour permettre la détermination des besoins en matière d'espace de tout service supplémentaire ou nouveau en vertu du principe de Jordan. Cela permet de vérifier si la portée du projet initial est toujours conforme aux programmes et services nouveaux ou élargis. Cette vérification peut nécessiter la réalisation d'autres études de faisabilité technique ou d'autres études sur les incidences, ou elle peut être nécessaire pour déterminer les modifications à apporter au projet d'infrastructure si nécessaire.

ii. Normes de traitement des demandes d'immobilisations

Dès la réception d'une demande de financement d'immobilisations, le délai de 30 jours ouvrables commencera et l'équipe des SEFPN, responsable de la réception de toutes les demandes au titre de l'ordonnance 2021 TCDP 41, transmettra la demande à l'unité de coordination du principe de Jordan et l'examinera conjointement pour confirmer que tous les champs du formulaire ont été remplis et que la documentation mentionnée par le demandeur de financement dans le formulaire a été incluse.

Si l'examen détermine qu'il y a des renseignements manquants, le bureau régional, en collaboration avec l'unité de coordination du principe de Jordan, fournira par écrit au demandeur une liste détaillée des renseignements manquants. Le délai de 30 jours ouvrables sera interrompu une fois que le message concernant les renseignements manquants aura été envoyé au demandeur, et il sera relancé dès la réception des renseignements en question.

Après l'accusé de réception, l'unité de coordination du principe de Jordan, en collaboration avec le bureau régional, se chargera du reste du processus d'évaluation et de la communication avec le demandeur. Si la norme de 30 jours ouvrables ne peut être respectée en raison de la complexité du projet ou pour toute autre raison, l'unité de coordination du principe de Jordan en informera le demandeur par écrit et lui fournira les raisons pour lesquelles un délai supplémentaire est nécessaire pour prendre une décision de financement.

Après avoir déterminé que la demande est complète et que les renseignements disponibles sont suffisants pour procéder à une évaluation, l'unité de coordination du principe de Jordan passera à l'étape suivante pour déterminer si la demande contient suffisamment de renseignements pour établir l'admissibilité préliminaire. Le bureau régional procédera à un examen des liens entre les services financés en vertu du principe de Jordan et l'infrastructure, ainsi qu'à un examen des services dont les secteurs de programme sont concernés, et déterminera quel examen technique des immobilisations pourrait être nécessaire au cours du processus d'examen du projet. Ce travail est effectué en collaboration avec la Division de la capacité, de l'infrastructure et de l'imputabilité des bureaux régionaux.

Selon cette évaluation, l'unité de coordination du principe de Jordan organisera une table d'intervention des immobilisations à l'échelle régionale afin de consulter les secteurs de programme concernés, y compris les Opérations régionales, en ce qui concerne la prestation d'un soutien technique.

Une fois que l'unité de coordination du principe de Jordan, éclairée par les membres de la table d'intervention des immobilisations à l'échelle régionale, aura déterminé que le projet est admissible, l'unité de coordination du principe de Jordan travaillera avec les membres de la table d'intervention des immobilisations à l'échelle régionale pour déterminer quels documents doivent être remplis et quelles phases supplémentaires doivent être achevées avant que le projet soit prêt à être mis en œuvre pour l'achat ou la construction d'un bien. Une fois ces détails confirmés, l'unité de coordination du principe de Jordan les communiquera par écrit au demandeur.

5.1 Détermination du financement

Ce processus de demande et d'évaluation de financement d'immobilisations a été conçu pour s'adapter aux types de demandes variées qui seront présentées, à leurs différents degrés de complexité et aux différentes phases de préparation des projets dans le cycle de vie des projets d'immobilisations.

SAC doit prendre une décision sur le financement d'un projet ou d'une étude dans les 30 jours ouvrables suivant la réception d'une demande de financement d'immobilisations (c.-à-d. le formulaire de demande de financement d'immobilisations et tous les documents justificatifs). Il se peut que SAC n'ait pas besoin de la totalité des 30 jours ouvrables pour prendre une décision de financement à chaque phase – cela variera en fonction des circonstances et de la complexité de chaque projet.

Si SAC n'est pas en mesure de prendre une décision de financement pour passer à la phase suivante parce que le projet n'est pas « prêt à être mis en œuvre », SAC prendra, dans la mesure du possible, une décision de financement qui permettra au projet de passer à la phase suivante. SAC fournira un financement pour soutenir les besoins préalables en immobilisations et la conception du projet au cours de son cycle de vie pour atteindre l'objectif final de la construction ou de l'achat du bien requis.

Si la norme de 30 jours ouvrables pour prendre une décision de financement afin de passer à la phase suivante ne peut être respectée en raison de la complexité du projet ou de circonstances exceptionnelles, l'unité de coordination du principe de Jordan en informera le demandeur par écrit et lui fournira les raisons du délai supplémentaire.

Processus de collaboration pour s'assurer que les besoins en immobilisations sont traités rapidement

L'unité de coordination du principe de Jordan travaillera avec le bureau régional pour confirmer la complexité de chaque projet et déterminer les étapes, les phases et la documentation nécessaires. L'objectif de SAC est d'aider les demandeurs à obtenir les immobilisations dont ils ont besoin pour fournir les services approuvés en vertu du principe de Jordan. SAC sera aussi flexible que possible et fera preuve de bon sens pour soutenir les demandeurs pendant le processus d'évaluation et la mise en œuvre de ces projets d'immobilisations prioritaires.

L'unité de coordination du principe de Jordan soutiendra le bureau régional dans l'envoi des avis par écrit au demandeur de financement au fur et à mesure que la demande de financement d'immobilisations progresse dans le processus d'évaluation et informera rapidement le demandeur par écrit de tout renseignement manquant. Afin de renforcer et de simplifier la gestion de l'information, un numéro d'identification unique sera attribué à chaque demande de financement, pour chaque phase, et toute correspondance de SAC concernant une demande au titre de l'ordonnance 2021 TCDP 41 mentionnera ce numéro d'identification unique.

Le processus d'évaluation des demandes de financement relevant du principe de Jordan de l'ordonnance 2021 TCDP 41 s'appuie sur la structure de gouvernance et la répartition des responsabilités suivantes de SAC :

Groupe Responsabilités
SEFPN de SAC à l'échelle nationale Réception (guichet unique) de toutes les demandes au titre de l'ordonnance 2021 TCDP 41
Unité de coordination du principe de Jordan à l'échelle nationale de SAC
  • Soutien aux bureaux régionaux du principe de Jordan
  • Transmission des demandes aux paliers supérieurs
  • Supervision
  • Contrôle
Bureaux régionaux du principe de Jordan de SAC Soutien aux demandeurs et aux bénéficiaires
Unité de coordination avec le soutien de la table d'intervention des immobilisations à l'échelle régionale comprenant des représentants de :
  • la Division de la capacité, de l'infrastructure et de l'imputabilité au bureau régional;
  • le principe de Jordan au bureau régional;
  • les programmes de SAC pertinents (p. ex. bien-être mental, éducation).
  • Évaluation de l'exhaustivité
  • Admissibilité des programmes et des bénéficiaires
  • Paiements de transfert
  • Soutien aux demandeurs et aux bénéficiaires lorsque nécessaire
Secrétariat des appels du principe de Jordan de SAC Appels

Cette répartition des responsabilités est théorique et pourra être affinée au fur et à mesure que SAC acquerra de l'expérience dans le soutien à la mise en œuvre de l'ordonnance 2021 TCDP 41. Quoi qu'il en soit, les différents acteurs de SAC travailleront en collaboration pour rendre une décision.

Pour en savoir plus sur le fonctionnement du processus de demande et d'évaluation de financement en fonction de l'état et de la phase du cycle de vie du projet d'immobilisations, veuillez consulter le reste des sections 5 et 7.

5.2 Processus et scénarios du cycle de vie des projets

Le nombre de phases que doit achever chaque projet d'immobilisations dépend du type de proposition et de sa complexité. Par exemple, les demandes de financement simples (p. ex. unités modulaires) n'auront pas à passer par autant de phases d'approbation qu'un projet de construction de bâtiments polyvalents.

La complexité d'un projet dépend d'un ensemble de facteurs, notamment :

  • le type de projet;
  • le coût global prévu du projet;
  • le délai d'achèvement du projet;
  • s'il s'agit d'un projet conjoint avec d'autres Premières Nations ou d'autres partenaires;
  • s'il s'agit d'un bâtiment polyvalent destiné à offrir plusieurs types de services;
  • l'emplacement de l'immobilisation;
  • s'il y a des incidences en matière de santé et de sécurité;
  • si la propriété est reliée à une route, à un système d'approvisionnement en eau et de traitement des eaux usées et à une source d'électricité; et
  • s'il y a des répercussions sur l'environnement.

Les projets d'immobilisations peuvent être considérés comme complexes lorsque l'immobilisation fournit ou est destinée à fournir plusieurs services actuellement financés en vertu du principe de Jordan (c.-à-d. des services de santé et des services éducatifs) et d'autres services. Dans ces circonstances, le demandeur et SAC prendront en considération des facteurs comme les exigences en matière de conception ou d'immobilisations pour permettre la prestation de services multiples et le partage des coûts entre les secteurs de service (selon les proportions).

SAC enverra des avis au demandeur de financement au fur et à mesure que la demande de financement d'immobilisations progresse dans le processus d'évaluation et informera rapidement le demandeur de tout renseignement manquant. Pour en savoir plus sur les normes de service relatives au processus d'évaluation et les communications connexes, veuillez consulter la section 6.

A. Évaluation des besoins préalables en immobilisations, faisabilité et planification (le projet n'est pas encore entamé)

Lorsqu'il est logique de le faire, les Premières Nations et les fournisseurs de services autorisés par les Premières Nations pour le principe de Jordan pourraient trouver avantageux de collaborer à cette phase du processus pour discuter des besoins actuels des Premières Nations concernées et parvenir à une compréhension commune des priorités en matière de prestation de services (y compris les immobilisations) et des possibilités de collaboration.

Si la planification préalable à l'immobilisation n'est pas entièrement effectuée et que des travaux préliminaires sont nécessaires, l'unité de coordination du principe de Jordan prendra une décision sur la demande en fonction de la nécessité de réaliser des travaux préalables dans le cadre des normes de service décrites à la section 7 et versera des fonds au demandeur pour qu'il termine la planification préalable à l'immobilisation.

La phase de planification préalable à l'immobilisation et de faisabilité permet de déterminer les activités pour lesquelles des immobilisations sont nécessaires et de déterminer la meilleure approche – elle définit les options pour répondre au besoin de services et recommande la meilleure approche à prendre (p. ex. un bail commercial, une nouvelle construction, l'expansion ou la réparation d'un bien existant).

État de préparation

L'évaluation de l'état de préparation confirmera que les documents de planification préalable à l'immobilisation suivants ont été remplis (le cas échéant) à l'appui de la demande d'immobilisations :

  • Évaluation des besoins en immobilisations : Décrivant l'étendue des activités du service en vertu du principe de Jordan qui nécessitent l'immobilisation. L'évaluation des besoins en immobilisations permet généralement d'obtenir ou de déterminer des détails comme :
    • l'étendue des services approuvés en vertu du principe de Jordan;
    • le lien direct entre les services directs approuvés en vertu du principe de Jordan fournis aux enfants des Premières Nations admissibles et l'infrastructure demandée;
    • les besoins en personnel pour fournir les services directs approuvés en vertu du principe de Jordan aux enfants des Premières Nations admissibles;
    • l'estimation des besoins en matière d'espace de l'immobilisation pour les services approuvés en vertu du principe de Jordan;
    • la mesure dans laquelle ce type d'immobilisation est actuellement disponible pour la Première Nation ou le fournisseur de services autorisés par la Première Nation pour les services actuels offerts en vertu du principe de Jordan et l'état actuel de ces biens.
  • Programme fonctionnel (plan opérationnel des services ou « programme directeur »)  Décrivant la manière dont les services financés en vertu du principe de Jordan seront mis en œuvre, y compris l'occupation par des professionnels de la santé communautaires, des visiteurs, des techniciens, des représentants et d'autres membres du personnel de soutien.
  • Plan fonctionnel (espaces en m2) : Mettant directement en correspondance les services et leur occupation avec le nombre, la taille et le type d'espaces requis.
  • Étude de faisabilité technique : Préparée par un architecte ou un ingénieur professionnel autorisé à exercer sa profession dans la région où le projet proposé est entrepris, qui examine le mérite relatif et la faisabilité d'une ou plusieurs options de conception et de construction ou de rénovation pour répondre aux besoins en matière d'espace physique du bâtiment proposé. Une partie de l'étude doit déterminer si l'infrastructure de soutien communautaire existante doit être améliorée ou si de nouveaux systèmes doivent être mis en place pour répondre aux besoins du bâtiment proposé (p. ex. routes, systèmes d'approvisionnement en eau et de traitement des eaux usées, électricité).
  • Étude géotechnique : Rapport d'étude du sol des terrains sur lesquels la construction ou l'agrandissement du bâtiment est proposé (pour les nouvelles fondations ou les modifications apportées aux fondations structurelles), rédigé par un ingénieur géotechnicien autorisé à exercer sa profession dans la région où le projet est entrepris.
  • Levé du site : Levé effectué par un arpenteur agréé du terrain sur lequel le projet doit être construit afin de montrer l'interrelation de toutes les infrastructures et de tous les bâtiments proposés et existants.
  • Résolution du conseil de bande : Pour s'assurer qu'il y a une compréhension commune du projet proposé et qu'elle est soutenue par les chefs ou les conseils de bande des communautés directement concernées.
Étude de faisabilité
  • Si une étude de faisabilité n'a pas encore été effectuée et qu'elle est jugée nécessaire, l'unité de coordination du principe de Jordan travaillera avec le demandeur de financement pour déterminer le financement nécessaire à la réalisation de cette étude et pour s'assurer que le financement est transféré au demandeur.
  • Dans une étude de faisabilité terminée, l'une des options sera recommandée. Le demandeur de financement examinera cette recommandation et retiendra l'option qu'il préfère. L'unité de coordination du principe de Jordan travaille avec la table d'intervention des immobilisations à l'échelle régionale et l'équipe des immobilisations du bureau régional de SAC lorsque nécessaire pour évaluer l'option préférée du demandeur et déterminer si SAC doit soutenir le projet pour passer à la phase suivante.
  • Si l'unité de coordination du principe de Jordan détermine, après avoir examiné l'étude de faisabilité, que l'option préférée du demandeur est admissible, mais que d'autres documents sont encore nécessaires ou que le projet doit encore passer par une phase de conception avant qu'une décision de financement complète puisse être rendue, l'unité de coordination du principe de Jordan collaborera avec le demandeur afin de déterminer le financement nécessaire pour obtenir la documentation complète ou achever le plan. À ce stade, l'équipe de l'unité de coordination du principe de Jordan rendra une décision de financement partiel pour que le projet continue à progresser.

Remarque : La prise en compte des coûts d'immobilisations auxiliaires pour la construction ou l'achat de biens, tels que la viabilisation du terrain, le raccordement des bâtiments à l'eau, aux égouts et à l'électricité, et la garantie de l'accès routier, etc., doit être abordée dans le cadre de l'étude de faisabilité et du plan de conception du bien. Ces coûts d'investissement auxiliaires doivent être pris en compte dans la détermination de l'option la plus rentable dans son ensemble.

Veuillez lire les scénarios ci-dessous pour en savoir plus sur le cycle de vie des projets d'immobilisations.

Scénario 1 : Le projet n'est pas encore entamé

Dans ce scénario, le processus d'évaluation complet décrit dans ce chapitre s'applique à la demande.

Scénario 2 : Le projet est déjà en cours avant la soumission du formulaire de demande de financement

Dans ce scénario, le demandeur de financement soumet un formulaire de demande de financement d'immobilisations accompagné de documents démontrant son admissibilité, les phases achevées à ce jour et la façon dont il a satisfait à toutes les exigences applicables.

La demande sera évaluée et les renseignements importants seront communiqués au demandeur de la même manière que celle décrite pour le scénario 1. Une fois que l'unité de coordination du principe de Jordan aura confirmé que le projet est admissible et que tous les documents ont été fournis, elle informera le demandeur de financement par écrit de la décision de financement approuvée et versera les fonds pour les coûts engagés le 26 août 2021 ou après. Les demandes de remboursement relatives aux dépenses engagées par le demandeur au cours d'un exercice peuvent être présentées jusqu'au 30 septembre de l'exercice suivant. Au fur et à mesure que les phases restantes sont achevées, que la documentation connexe est fournie et que l'exhaustivité est confirmée, l'unité de coordination du principe de Jordan continuera à rendre des décisions de financement pour chaque phase et à s'assurer que les fonds sont fournis au demandeur afin de faire progresser le projet jusqu'à son achèvement ou jusqu'à ce qu'il ne soit plus possible de financer d'autres phases.

Scénario 3 : Le projet est déjà terminé avant la soumission du formulaire de demande de financement

Dans ce scénario, la demande sera évaluée de la même manière que celle décrite pour le scénario 1. Une fois que l'unité de coordination du principe de Jordan aura confirmé que le projet est admissible et que tous les documents ont été fournis, elle informera le demandeur par écrit de la décision de financement et veillera à ce que les fonds pour les coûts engagés le 26 août 2021 ou après soient versés. Les demandes de remboursement relatives aux dépenses engagées par le demandeur au cours d'un exercice peuvent être présentées jusqu'au 30 septembre de l'exercice suivant.

B. Phase de conception

L'élaboration d'un plan de conception est une pratique courante pour de nombreux projets d'immobilisations après l'achèvement d'une étude de faisabilité. La nécessité d'un plan de conception est toutefois propre à chaque projet, en fonction de la phase, de la nature et de la complexité du projet d'immobilisations.

Le plan de conception explique en détail la solution préférée pour répondre au besoin de services, y compris des facteurs comme la viabilisation du terrain, l'accès aux services et les infrastructures de soutien (eau, eaux usées, Internet, électricité, routes).

Le plan de conception est le dernier élément potentiel dont SAC a besoin pour confirmer si un projet important est « prêt à être mis en œuvre » pour passer à la phase de construction et prendre une décision de financement complet. Une fois le plan de conception soumis, l'examen du plan confirmera que le projet est conforme aux normes et codes fédéraux, provinciaux et territoriaux applicables à la conception, à la construction et à l'exploitation de biens matériels similaires, et que la conception du projet est approuvée et certifiée par un ingénieur ou un architecte professionnel autorisé à exercer sa profession dans la province ou le territoire où les travaux proposés seront entrepris.

Si, après examen du plan de conception, le projet demandé est confirmé comme étant « prêt à être mis en œuvre », le bénéficiaire du financement lancera également une procédure d'appel d'offres pour la construction. Les projets d'immobilisations financés par le gouvernement fédéral et administrés par les Premières Nations doivent être conformes aux politiques d'appel d'offres de la Première Nation ou, en l'absence de telles politiques, être conformes à la politique d'appel d'offres pour les projets d'immobilisations des Premières Nations dans les réserves financés par le gouvernement fédéral. Les projets d'immobilisations financés par le gouvernement fédéral et administrés par des fournisseurs de services autorisés par les Premières Nations doivent s'aligner sur les pratiques d'appel d'offres du secteur public. Les bénéficiaires admissibles lanceront un appel d'offres afin de s'assurer que le bâtiment est adapté à son usage et que le projet présente un bon rapport qualité-prix, une prudence, une probité et une bonne gestion des contrats. Le rapport qualité-prix peut inclure la prise en compte des possibilités d'obtenir des avantages socioéconomiques pour la communauté.

C. Phase de construction

Un contrat est attribué à l'entreprise de construction. SAC verse les fonds au demandeur conformément aux processus normalisés du Programme des établissements de santé et la construction commence.

D. Phase d'achèvement

Une fois la construction terminée, le cabinet professionnel délivre un certificat d'achèvement du projet.

5.3 Incidence de l'éloignement ou d'autres circonstances exceptionnelles sur le processus de demande de financement

L'examen des projets d'immobilisations pour la prestation de services approuvés en vertu du principe de Jordan dans des régions éloignées ou des régions qui font face à des circonstances exceptionnelles (p. ex. disponibilité limitée dans le temps d'une route de glace, Premières Nations situées dans des régions rurales ou des régions qui ont été fortement touchées par de récentes inondations) tiendra compte du fait que certains aspects d'un projet peuvent devoir être approuvés avant que la faisabilité complète ou le travail de conception ne soit achevé en raison de facteurs comme l'accès saisonnier à la Première Nation ou la disponibilité limitée des entrepreneurs.

6. Documents à l'appui d'une demande de financement d'immobilisations

Le cas échéant, les politiques de programme existantes de SAC (p. ex. les politiques relatives au Programme d'immobilisations et d'entretien et au Programme des établissements de santé) et d'autres politiques (p. ex. la Politique sur les paiements de transfert) seront utilisées pour soutenir la mise en œuvre des demandes d'immobilisations admissibles. Dans les cas où les demandes ne relèvent pas des politiques existantes, SAC travaillera avec le demandeur de financement pour déterminer les exigences selon les normes et les pratiques exemplaires de l'industrie.

Pour appuyer l'examen de la proposition de projet par SAC, il faut fournir des documents justificatifs préalables à l'immobilisation qui :

Chacune de ces étapes s'appuie sur la précédente, et l'ensemble du processus de planification respecte cette séquence pour garantir l'élaboration et la mise en œuvre d'un plan d'installation intégré et réfléchi.

Lorsque les travaux de conception sont terminés, il faut fournir des documents justificatifs qui :

6.1 Conseils techniques accessibles auprès des équipes régionales

Lors de la préparation de votre demande de financement, veuillez noter que le personnel des bureaux régionaux de SAC peut aider les demandeurs dans les domaines suivants :

  • remplir le formulaire;
  • évaluer l'admissibilité;
  • optimiser le cycle de vie des biens matériaux;
  • atténuer les risques pour la santé et la sécurité;
  • s'assurer que les biens sont conformes aux codes et aux normes applicables;
  • s'assurer que les biens sont gérés de manière rentable et efficace;
  • analyser ou réviser la portée des projets;
  • établir des contrats de services professionnels;
  • mettre à jour les renseignements financiers (devis du projet).

Veuillez communiquer avec votre bureau régional si vous avez besoin d'aide.

7. Processus de transmission aux paliers supérieurs et procédure d'appel

Jusqu'à ce qu'une approche à plus long terme soit établie, toutes les demandes en vertu du principe de Jordan seront approuvées par le sous-ministre adjoint ou le décideur délégué responsable de la Division de la capacité, de l'infrastructure et de l'imputabilité. Avant qu'une décision soit prise pour refuser totalement ou partiellement une demande, dans le cadre du processus de transmission aux paliers supérieurs, la demande peut être examinée par le sous-ministre adjoint principal ou le décideur délégué responsable du principe de Jordan. Des détails sur le processus de transmission aux paliers supérieurs peuvent être trouvés à l'Annexe D.

Après avoir pris une décision finale, l'unité de coordination du principe de Jordan communiquera par écrit au demandeur la décision relative à la demande, au plus tard dans les 30 jours ouvrables suivant la réception de la demande complète.

Si la demande est jugée partiellement ou totalement inéligible, la communication comprendra une explication détaillée de la décision et des renseignements sur la procédure d'appel. L'unité de coordination du principe de Jordan s'efforcera de désigner d'autres possibilités de financement pour répondre aux besoins du demandeur.

Jusqu'à ce qu'une procédure d'appel permanente soit approuvée par les parties, tous les appels suivront la procédure existante par l'intermédiaire du secrétariat des appels du principe de Jordan. Il s'agit d'un processus indépendant préalablement approuvé par les parties à la plainte du Tribunal canadien des droits de la personne.

8. Processus pour l'entente de financement et le paiement

8.1 Exhaustivité et complexité

Exhaustivité : SAC financera le coût total d'une demande d'immobilisations qui répond aux critères énoncés à la section 3.2. Veuillez fournir tous les documents justificatifs tels que les factures, les devis, les propositions, les documents financiers, les prévisions de trésorerie, la planification communautaire pluriannuelle, les feuilles de temps, la grille salariale provinciale ou tout autre renseignement susceptible de faciliter l'examen de votre demande.

Complexité : Les projets d'immobilisations deviennent plus complexes lorsqu'ils comprennent une quantité importante de travaux de construction. Dans ces circonstances, le demandeur et SAC doivent prendre en compte et évaluer de nombreux facteurs tels que la viabilisation du terrain, l'accès aux services et aux infrastructures de soutien (eau, eaux usées, Internet, électricité, routes), les appels d'offres, la validation des coûts, le rapport qualité-prix, la conformité de la construction aux codes, les répercussions des changements climatiques, les plans d'aménagement du territoire, la taille, etc.

8.2 Ententes de financement et paiements

SAC travaillera avec les bénéficiaires de financement par le biais d'ententes de financement nouvelles ou existantes afin de fournir des fonds à différentes phases d'un projet d'immobilisations.

9. Exigences en matière de production de rapports

Toutes les exigences en matière de production de rapports, notamment les rapports financiers annuels vérifiés, doivent être décrites dans l'entente de financement conclue entre le bénéficiaire et le Canada. Les autres exigences en matière de production de rapports feront l'objet de discussions avec le bénéficiaire lors de l'évaluation de la demande de financement.

Le cas échéant, une fois qu'un bien est construit, il sera enregistré dans les systèmes de gestion de l'information de SAC. Les données permettront de générer des formulaires utilisés pour l'inspection des biens. Les inspections permettent de relever les problèmes des biens et de prévoir les besoins futurs en immobilisations. Ce processus permet d'effectuer des travaux préventifs ou d'anticipation afin de garantir que l'infrastructure puisse continuer à fournir des services.

10. Exploitation et entretien

SAC encourage une approche du cycle de vie des biens. Tous les biens doivent être :

11. Contributions remboursables

Si l'un de ces biens est vendu ou cédé d'une autre manière ou si, d'une manière qui relève du contrôle du bénéficiaire du financement, les biens ne sont plus disponibles pour fournir les services financés en vertu du principe de Jordan, SAC peut se réserver le droit à un remboursement proportionnel à la contribution apportée au projet. Dans les cas où une Première Nation ou un fournisseur de services autorisé par les Premières Nations pour les services en vertu du principe de Jordan reçoit des fonds résultant de l'aliénation des biens du projet, SAC peut récupérer les coûts auprès de la Première Nation ou du fournisseur de services autorisé par les Premières Nations.

Lorsque le bien est vendu, loué, affecté ou éliminé dans les : Remise de la contribution à SAC
(en dollars courants)
2 ans après l'achèvement du projet 100 %
2 à 5 ans après l'achèvement du projet 55 %
5 à 10 ans après l'achèvement du projet 10 %

12. Coordonnées

Les Premières Nations ou les fournisseurs de services autorisés par les Premières Nations peuvent communiquer avec SAC à l'adresse chrt41-tcdp41@sac-isc.gc.ca pour toute question relative à ce chapitre.

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