1.0 Politiques générales
Date d'entrée en vigueur : 4 décembre 2024
Les présentes politiques générales concernent l'équipement médical et les fournitures médicales (EMFM) du programme des services de santé non assurés (SSNA) pour les Premières Nations et Inuit admissibles de Services aux Autochtones Canada (SAC). Dans l'application des politiques générales, il faut tenir compte des politiques particulières qui se trouvent aux sections 2.0 à 13.0 du guide et des listes de prestations.
Table des matières
- 1.1 Introduction
- 1.2 Information pour les clients
- 1.3 Admissibilité des clients
- 1.4 Fournisseurs avec spécialités en EMFM
- 1.5 Modalités et conditions des services
- 1.6 Types d'articles d'EMFM
- 1.7 Exigences en matière d'ordonnance d'articles d'EMFM
- 1.8 Exigences en matière de prescripteur
- 1.9 Exigences en matière d'autorisation préalable
- 1.10 Autorisation spéciale
- 1.11 Couverture des fournitures, de l'entretien et des réparations de l'équipement médical financé par un autre régime de prestations ou acheté par le client
- 1.12 Lignes directrices suggérées pour le remplacement
- 1.13 Location
- 1.14 Réparations
- 1.15 Garanties
- 1.16 Politiques de soumission et de remboursement des demandes de paiement d'EMFM, en vigueur le 11 février 2025
- 1.16.1 Définitions : politiques de soumission et de remboursement des demandes de paiement d'EMFM
- 1.16.2 Trousse de soumission des demandes de paiement d'EMFM
- 1.16.3 Grilles tarifaires d'EMFM
- 1.16.4 Politiques de paiement au fournisseur
- 1.17 Remboursement aux clients
- 1.18 Livraison
- 1.19 Coupons et rabais
- 1.20 Coordination des prestations
- 1.21 Facturation du solde
- 1.22 Articles d'EMFM non réclamés
- 1.23 Énoncé de confidentialité
- 1.24 Processus d'appel
- 1.25 Programme de vérification des fournisseurs (PVF)
- 1.26 Coordonnées
1.1 Introduction
Le programme des services de santé non assurés (SSNA) de Services aux Autochtones Canada (SAC) est un programme national qui offre aux membres inscrits des Premières Nations qui sont admissibles et aux Inuit reconnus une couverture des frais associés à une gamme de soins de santé médicalement nécessaires qui ne sont pas financés par des régimes privés d'assurance ou par des programmes de santé provinciaux ou territoriaux, ou encore des programmes sociaux.
Les services offerts par le programme des SSNA comprennent entre autres les médicaments d'ordonnance et certains médicaments en vente libre (MVL), les soins dentaires, les soins de la vue, l'équipement médical et les fournitures médicales (EMFM), les services de counseling en santé mentale et le transport pour raison médicale afin d'accéder aux services de santé qui ne sont pas disponibles dans une réserve ou dans la collectivité où le client réside.
Les articles couverts par les prestations d'EMFM servent à répondre aux besoins médicaux des clients du programme des SSNA liés aux activités de la vie quotidienne (AVQ) de base comme manger, se laver, s'habiller, aller à la toilette et effectuer les transferts. Les articles d'EMFM sont couverts pour une utilisation à l'endroit où le client réside principalement.
Le programme des SSNA couvre l'équipement et les fournitures les plus rentables qui répondent aux besoins médicaux du client. Le terme « rentable » désigne l'équipement et les fournitures les moins coûteux qui sont médicalement nécessaires pour répondre aux besoins essentiels du client. Le programme demandera une justification médicale au prescripteur ou au fournisseur pour l'équipement le plus rentable, en fonction des besoins fonctionnels spécifiques du client.
Les politiques et les lignes directrices sont établies conformément au mandat du programme des SSNA et au mandat de la Direction générale de la santé des Premières Nations et des Inuit. Les modalités de couverture des articles dans le cadre du programme des SSNA sont fondées sur les recommandations de professionnels de la santé reconnus par le programme et sont conformes aux pratiques exemplaires qui s'appliquent à la prestation des services de santé et aux normes de soins fondées sur des données probantes.
Le guide et les listes de prestations contiennent les politiques relatives à la prestation des équipements médicaux et fournitures médicales du programme des SSNA. Les fournisseurs seront informés des changements par le biais de bulletins et communiqués, disponibles sur le site Web d'Express Scripts Canada destiné aux fournisseurs et aux clients du programme des SSNA. Les clients seront informés des changements dans la mise à jour du programme des SSNA.
Si vous souhaitez vous inscrire en tant que fournisseur du programme des SSNA, reportez-vous à la page Web d'inscription du fournisseur, disponible sur le site Web d'Express Scripts Canada destiné aux fournisseurs et aux clients du programme des SSNA.
Les fournisseurs et les clients qui n'ont pas accès à internet peuvent communiquer avec le Centre d'appel d'Express Scripts Canada du programme des SSNA pour demander une copie des documents mentionnés ci-dessus. Tous commentaires ou questions concernant la Trousse de soumission des demandes de paiement pour EMFM, disponible sur le site Web d'Express Scripts Canada destiné aux fournisseurs et aux clients du programme des SSNA, doivent aussi être adressés au Centre d'appel d'Express Scripts Canada du programme des SSNA en composant leur numéro sans frais 1-888-511-4666.
1.2 Information pour les clients
Les fournisseurs inscrits au programme des SSNA sont remboursés directement par le programme, de sorte que les clients n'ont pas à payer, de leur poche, les prestations admissibles. Si un client choisit d'acheter un article ou de payer pour un service, il doit confirmer tout ce qui suit :
- le fournisseur est inscrit au programme des SSNA;
- le fournisseur facturera directement le programme;
- l'article ou le service est admissible à la couverture;
- le fournisseur ne facturera pas de frais supplémentaires au client.
Pour obtenir des renseignements sur le remboursement des clients, veuillez consulter la section 1.17 Remboursement des clients.
1.3 Admissibilité des clients
Le fournisseur doit vérifier que la personne est admissible aux prestations du programme des SSNA de Services aux Autochtones Canada et identifier toute autre couverture disponible au client, le cas échéant.
Pour être admissible, un client doit être un résident du Canada et satisfaire l'une des conditions suivantes :
- être une personne des Premières Nations qui est inscrite conformément à la Loi sur les Indiens, plus communément appelée personne ayant le statut d'Indien;
- être un Inuit reconnu par l'une des organisations de revendication territoriale des Inuit, tel qu'il est indiqué dans Admissibilité des clients inuit pour le programme des SSNA;
- être un enfant âgé de moins de 2 ans, dont le parent est un client admissible au programme des SSNA.
Rapportez-vous à la page Web Admissibilité des clients du programme des SSNA ou communiquer avec le bureau régional du programme des SSNA pour obtenir de plus amples renseignements.
Vous trouverez plus de renseignements sur Identification et l'admissibilité des clients dans la section 4 de la Trousse de soumission des demandes de paiement pour EMFM sur le site Web d'Express Scripts Canada destiné aux fournisseurs et aux clients du programme des SSNA.
1.4 Fournisseurs avec spécialités en EMFM
- Les fournisseurs qui sont en mesure de distribuer des articles d'EMFM spécialisés doivent indiquer les articles spécialisés qu'ils souhaitent distribuer sur le formulaire d'entente de facturation du fournisseur. Les qualifications requises afin de distribuer ces articles spécialisés doivent être soumises à Express Scripts Canada, sur demande, dans le cadre du processus d'inscription. Cela comprend les permis d'exercice, les certificats et les diplômes qui appuient les critères requis pour ces articles spécialisés;
- Toutes les informations relatives aux articles spécialisés, y compris les qualifications des spécialistes reconnus qui fournissent les articles ou services spécialisés, doivent être conservées dans le dossier du client. Cela peut être demandé à tout moment, y compris pendant le processus d'autorisation préalable.
Catégorie | Spécialité | Spécialistes reconnus |
---|---|---|
Audiologie | Services d'audiologie et appareils auditifs |
|
Vêtements de compression | Vêtements de compression, vêtements pour cicatrices hypertrophiées (brûlure) et dispositifs de compression pour les cas de lymphoedème |
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Chaussures et orthèses plantaires faites sur mesure | Chaussures et orthèses plantaires faites sur mesure |
|
Orthèses pour le corps et les membres | Orthèses pour le corps et les membres – Classe 2, adaptées sur mesure, et classe 3, faites sur mesure |
|
Prothèses | Prothèses mammaires |
|
Prothèses de membres |
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|
Prothèses oculaires |
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Oxygène | Fournitures et équipement d'oxygénothérapie |
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Fournitures et équipement d'assistance respiratoire | Fournitures et équipement d'assistance respiratoire |
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Basse vision | Évaluations fonctionnelles et programmes de formation pour basse vision |
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1.5 Modalités et conditions des services
1.5.1 Publicité et promotions
En tant que fournisseur inscrit au programme des SSNA, les principes suivants s'appliquent en ce qui concerne la publicité et les promotions d'EMFM :
- l'utilisation des noms, logos, symboles, marques de service et marques de commerce de tout ministère ou direction générale du gouvernement du Canada est interdite;
- les prestations d'EMFM ne doivent être fournies qu'à la demande du client. Le matériel promotionnel sollicitant des clients pour obtenir des articles supplémentaires est interdit;
- les politiques de couverture des prestations d'EMFM du programme des SSNA ne seront pas utilisées dans le matériel promotionnel;
- aucune référence ne doit être faite à la couverture du programme des SSNA comme « gratuite ».
1.5.2 Responsabilités des fournisseurs
- respecter tous les critères et toutes les politiques :
- publiés dans les conditions d'utilisation à l'intention des fournisseurs du programme des SSNA dans le site Web d'Express Scripts Canada destiné aux fournisseurs et aux clients du programme des SSNA;
- figurant dans le Guide et listes des prestations d'équipement médical et de fournitures médicales pour les Premières Nations et les Inuit;
- indiqués dans la Trousse de soumission des demandes de paiement pour EMFM, disponible sur le site Web d'Express Scripts Canada destiné aux fournisseurs et aux clients du programme des SSNA;
- indiqués dans l'Entente de facturation de l'EMFM, disponible dans la Trousse d'inscription – Fournisseurs d'EMFM du programme des SSNA sur le site Web d'Express Scripts Canada destiné aux fournisseurs et aux clients du programme des SSNA;
- consulter régulièrement le site Web d'Express Scripts Canada destiné aux fournisseurs et aux clients du programme des SSNA pour les bulletins, les communiqués et les alertes;
- informer immédiatement Express Scripts Canada en cas de changement d'informations relatives au fournisseur en contactant le Centre d'appel d'Express Scripts Canada pour le programme des SSNA;
- vérifier que le client est admissible aux prestations du programme des SSNA et n'est pas déjà financé par un régime de prestation public ou privé;
- conserver tous les documents pertinents à l'appui de l'approbation des prestations, notamment les suivants :
- ordonnance ou recommandation écrite d'un prescripteur reconnut par le programme des SSNA;
- évaluations médicales;
- bons de commande;
- facture du fabricant;
- explication des prestations;
- autres documents requis par le programme des SSNA.
- évaluer le client ou revoir l'évaluation fournie par le prescripteur afin de fournir l'article le plus rentable qui répondra aux besoins médicaux du client;
- soumettre les formulaires d'autorisation préalable, disponible sur le site Web d'Express Scripts Canada destiné aux fournisseurs et aux clients du programme des SSNA, remplis en entier avec la documentation requise et obtenir l'autorisation préalable si nécessaire avant de distribuer l'article au client;
- ne fournir les articles qu'à la demande d'un client ou d'un proche aidant;
- ne fournir qu'un maximum de 3 mois de fournitures à la fois;
- demander un remboursement uniquement après que l'article ou le service a été fourni au client, en personne ou par livraison avec suivi, et qu'il a été confirmé que le ou les articles ont été reçus en parfait état de fonctionnement. De plus amples renseignements sont disponibles dans la Trousse de soumission des demandes de paiement pour EMFM, qui se trouve sur le site Web d'Express Scripts Canada destiné aux fournisseurs et aux clients du programme des SSNA;
- informer les clients du statut de la demande d'autorisation et diriger les clients vers le site Web d'Express Scripts Canada destiné aux fournisseurs et aux clients du programme des SSNA ou le site Web du programme des SSNA pour les Premières Nations et les Inuit pour obtenir des renseignements sur la couverture au besoin;
- conserver une assurance responsabilité qui est en norme avec l'industrie ou les organismes de réglementation;
- aider les clients à remplir les demandes d'appel;
- participer aux programmes et procédures d'assurance de la qualité établis par Express Scripts Canada ou demandés par Services aux Autochtones Canada (SAC), et collaborer sur ceux-ci, y compris, mais sans s'y limiter :
- l'examen par les pairs;
- fournir des processus d'accréditation ou de ré-accréditation;
- procédures de résolution des plaintes.
- respecter, se conformer et mettre en œuvre les décisions résultant de programmes ou de procédures d'assurance qualité;
- se conformer aux lois et aux normes de pratique exigées par leur organisme de réglementation professionnelle;
- donner des services aux clients admissibles du programme des SSNA à moins que, selon le jugement professionnel du fournisseur, ces services ne doivent pas être fournis. Dans ce cas, le fournisseur doit conserver tous les documents pertinents à l'appui de cette décision;
- conserver les dossiers ayant trait aux clients et à l'historique des articles et services d'EMFM reçus pour une période déterminée selon les lois applicables, mais qui ne doit pas être moins de 5 ans.
1.6 Types d'articles d'EMFM
1.6.1 Articles couverts sans restriction
L'équipement médical et les fournitures médicales couverts sans restriction peuvent être obtenus sans autorisation préalable.
Toutefois, l'admissibilité du client doit être établie avant la présentation d'une demande de paiement, quel que soit l'article. Le fournisseur doit communiquer avec le Centre d'appels d'Express Scripts Canada pour le programme des SSNA, sans frais au 1-888-511-4666, afin que soit confirmée l'admissibilité du client. Une fois l'admissibilité de ce dernier confirmée, les demandes de paiement peuvent être directement transmises à Express Scripts Canada à des fins de paiement. Pour obtenir des directives et des formulaires permettant de soumettre des demandes de paiement, consultez la page Web Remboursement au client du programme des SSNA sur le site Web d'Express Scripts Canada destiné aux fournisseurs et aux clients du programme des SSNA.
Les renseignements suivants doivent être conservés au dossier :
- ordonnance ou recommandation écrite d'un prescripteur reconnu par le programme des SSNA;
- numéro de code de produit du fabricant, numéro de série, marque et modèle de l'article d'EMFM;
- rapport d'évaluation ou de recommandation écrite d'un professionnel de la santé, le cas échéant.
1.6.2 Articles à usage restreint
Les articles à usage restreint sont des articles d'EMFM dont la couverture est assujettie à certains critères. Pour l'obtention de prestations de cette catégorie, une approbation préalable doit être obtenue du bureau régional du programme des SSNA.
1.6.3 Exceptions
Les articles d'exception sont des articles d'EMFM qui ne figurent pas actuellement dans le guide et les listes des prestations d'équipement médical et fournitures médicales pour les Premières Nations et les Inuit. Une couverture des articles est possible au cas par cas si ceux-ci ne font pas partie de la liste des exclusions. Une demande d'approbation préalable, accompagnée d'une justification médicale écrite, doit être présentée au bureau régional du programme des SSNA.
1.6.4 Exclusions
Les articles d'exclusion sont des articles d'EMFM qui ne figurent pas dans le guide et les listes des prestations d'équipement médical et fournitures médicales pour les Premières Nations et les Inuit et qui ne sont donc pas couverts et ne peuvent pas faire l'objet d'un appel. Les exclusions sont des articles qui ne correspondent pas au mandat des SSNA. Il s'agit, entre autres, de ceux qui suivent :
- les articles utilisés exclusivement à des fins sportives, professionnelles ou éducatives;
- les articles destinés à des fins esthétiques;
- l'équipement expérimental ou les thérapies expérimentales;
- les traitements thérapeutiques, par exemple, ergothérapie, physiothérapie, orthophonie, chiropratique, massothérapie, etc.;
- l'équipement thérapeutique, par exemple, tapis roulants, ballons d'exercice, etc.;
- les articles ou produits ménagers, par exemple, fournitures de nettoyage, meubles, systèmes de sécurité, internet, etc.;
- les articles nécessaires pour rénover un domicile, par exemple, rampe, monte-escalier, etc.;
- les traitements médicaux, par exemple, chirurgie, qu'il s'agisse d'un service assuré ou non;
- la réparation d'articles sous garantie;
- les contrôles environnementaux.
Les exemples énumérés pour chacune des catégories ne sont pas les seuls éléments exclus. Dans le doute quant à la couverture d'un article ou d'un service, veuillez communiquer avec le bureau régional du programme des SSNA. Chacune des listes d'articles peut aussi contenir des exclusions d'articles précis.
1.7 Exigences en matière d'ordonnance d'articles d'EMFM
Les ordonnances et les recommandations écrites des prescripteurs reconnus du programme des SSNA doivent :
- être rédigées pour un client en particulier;
- avoir été rédigées et datées au plus tard à la date de délivrance des articles, par exemple, la date à laquelle l'équipement ou les fournitures sont fournis ou livrés;
- ne pas avoir été rédigées par le fournisseur ou à son initiative, puis remises au prescripteur, qui ne ferait que les signer;
- être fournies pour les demandes initiales et de remplacement d'articles, sauf indication contraire dans le guide et les listes de prestations.
Les ordonnances et les recommandations doivent comprendre tous les renseignements suivants :
- le nom complet du client, le ou les prénoms et le ou les noms de famille;
- la date de naissance du client;
- la date d'émission de l'ordonnance, donc le jour, le mois et l'année;
- l'ordonnance est valide pour une durée de 12 mois, à compter de la date à laquelle elle a été émise, à moins d'indication contraire;
- la date à laquelle l'ordonnance a été faxée ou envoyée n'est pas la date de l'ordonnance.
- la quantité et le type d'articles ou de services prescrits;
- le nom du prescripteur en lettres moulées et le numéro de permis;
- la signature manuscrite ou électronique unique du prescripteur.
Prenez note que les signatures électroniques sans certificat numérique ou sans preuve que la signature a été apposée par le biais d'un processus d'authentification sécurisé, par exemple, un nom d'utilisateur et un mot de passe sont requis seront considérées comme invalides. Le fait de dactylographier un nom, en lettres attachées ou en caractères d'imprimerie, ou de copier-coller une image numérisée d'une signature manuscrite sans certificat numérique ou sans preuve que la signature a été apposée par l'intermédiaire d'un système de dossier médical électronique n'est pas considéré comme une signature non reproductible et ne sera pas accepté.
Veuillez vous référer à la section appropriée du Guide et listes des prestations d'équipement médical et fournitures médicales pour les articles spécifiques qui peuvent avoir des exigences supplémentaires en matière d'ordonnance.
Les ordonnances ou recommandations écrites ou transmises par télécopieur doivent être envoyées directement du professionnel de la santé au fournisseur et doivent comprendre un en-tête indiquant la date d'envoi et les coordonnées de l'expéditeur.
Si le programme des SSNA constate qu'une ordonnance ou recommandation ne répond pas aux exigences du programme, il peut demander des informations supplémentaires, y compris une nouvelle ordonnance ou recommandation.
Les ordonnances ne répondant pas à toutes les exigences seront considérées comme non valables.
1.8 Exigences en matière de prescripteur
Les prescripteurs doivent répondre aux critères suivants :
- être un membre enregistré d'un organisme de réglementation;
- être un prescripteur approuvé du programme des SSNA;
- exercer physiquement au Canada au moment de la rédaction de l'ordonnance ou recommandation.
1.9 Exigences en matière d'autorisation préalable
Afin que les clients reçoivent l'équipement et les fournitures appropriés, qui répondent à leurs besoins médicaux, certains articles d'EMFM nécessitent, pour être remboursés, une autorisation préalable. Les articles destinés aux clients admissibles pour lesquels une autorisation préalable est nécessaire ne doivent être fournis qu'une fois l'autorisation accordée par le bureau régional du programme des SSNA.
1.9.1 Étapes afin d'obtenir une autorisation préalable
Pour obtenir une autorisation préalable, le fournisseur doit faire ce qui suit :
- télécharger le formulaire d'autorisation préalable propre aux prestations pertinentes à partir du site Web d'Express Scripts Canada destiné aux fournisseurs et aux clients du programme des SSNA;
- remplir tout le formulaire d'autorisation préalable;
- présenter le formulaire d'autorisation préalable dûment rempli au bureau régional du programme des SSNA de sa région accompagné des documents suivants :
- l'ordonnance écrite ou le formulaire de recommandation ou de référence qu'a reçu le client d'un médecin, d'une infirmière praticienne ou d'un professionnel de la santé reconnu par le programme des SSNA pour l'article demandé;
- un relevé détaillé des prestations de toute tierce partie pour lequel le client serait admissible, par exemple, assurance automobile, Commission des accidents du travail, assurance privée, etc.;
- une copie de tous les examens et rapports pertinents demandés, conformément à ce qui est énoncé dans le guide et les listes de prestations ou dans le formulaire d'autorisation préalable;
- toute pièce justificative supplémentaire à l'appui du fait que le client a besoin de l'article d'EMFM.
Les formulaires d'autorisation préalable incomplets et les informations justificatives manquantes peuvent entraîner des retards dans le processus d'examen.
Des informations supplémentaires peuvent être demandées, si nécessaire, pour statuer sur une demande d'autorisation préalable. Aucuns frais ne seront remboursés pour avoir rempli des formulaires d'autorisation préalable ou des documents à l'appui de l'autorisation préalable.
1.9.2 Demandes d'autorisation préalable urgentes
Certains formulaires d'autorisation préalable comportent une case « Urgent ». Les fournisseurs doivent cocher la case « urgence » du formulaire d'autorisation préalable et indiquer la nature de l'urgence qu'en cas de nécessité, par exemple, le client a un besoin urgent, pour des raisons médicales ou de sécurité, d'obtenir un article.
1.10 Autorisation spéciale
Une autorisation spéciale (AS) est un type d'autorisation qui peut être fournie à l'égard d'articles qui est propre au client et qui permet aux fournisseurs de délivrer et de demander le paiement des articles d'EMFM autorisés conformément aux paramètres d'autorisation de l'AS et aux politiques de tarification. Une fois qu'un article est autorisé par AS, les fournisseurs peuvent soumettre des demandes de paiement directement à Express Scripts Canada, sans numéro d'autorisation.
Veuillez noter qu'une autorisation spéciale ne nécessite pas de numéro d'autorisation lors de la demande de paiement à Express Scripts Canada, car cela entraînera des erreurs de facturation.
1.11 Couverture des fournitures, de l'entretien et des réparations de l'équipement médical financé par un autre régime de prestations ou acheté par le client
Si l'équipement médical est financé par un autre régime de prestations ou acheté par le client, le programme des SSNA peut couvrir les fournitures, l'entretien ou les réparations connexes lorsque :
- les fournitures, l'entretien ou les réparations de l'équipement médical ne sont pas financés par un autre régime de prestations;
- l'équipement médical est une prestation admissible du programme;
- le client est admissible à l'équipement médical selon les critères du guide et des listes de prestations du programme et les exigences suivantes sont satisfaites :
- une ordonnance ou recommandation pour l'équipement médical a été obtenue auprès d'un prescripteur reconnu par le programme;
- l'équipement médical a été remis par un fournisseur reconnu par le programme des SSNA pour fournir l'article. Ce fournisseur n'a pas besoin d'être inscrit au programme des SSNA;
- les exigences d'autorisation préalable et les informations nécessaires doivent être soumises, par exemple, informations sur les tests ou évaluations, diagnostic, marque et modèle de l'appareil, justification médicale, etc.
- les informations supplémentaires à l'appui de la demande sont fournies, par exemple, preuve d'achat de l'équipement;
- la couverture des fournitures, de l'entretien et des réparations respecte les politiques énoncées dans le guide et les listes de prestations.
1.12 Lignes directrices suggérées pour le remplacement
Les lignes directrices suggérées pour le remplacement indiquent la quantité et la fréquence auxquelles une prestation est admissible à la couverture. Les lignes directrices suggérées pour le remplacement sont basées sur les besoins médicaux habituels du client et sur la durée de vie typique de l'article. Ces directives sont énumérées dans chaque liste de prestations.
1.12.1 Exigences en matière de remplacement précoce
Les demandes de couverture pour tout remplacement précoce d'articles nécessitent une autorisation préalable et peuvent être envisagées dans l'un des cas suivants :
- il y a un changement important dans l'état de santé du client, par exemple, un changement significatif de poids ou de croissance, un changement d'audition, etc. et l'article ne répond plus aux besoins du client;
- l'article ne fonctionne plus correctement ou s'est détérioré au cours de son utilisation habituelle;
- dans l'un ou l'autre de ces cas, un remplacement précoce peut être envisagé si l'article n'est plus sous garantie et si le coût de la réparation est supérieur au coût d'un nouvel article.
- articles endommagés ou volés : La couverture du coût des objets endommagés ou volés peut être évaluée au cas par cas uniquement si une justification et des documents à l'appui sont fournis, par exemple, un rapport d'incident, d'assurance ou un médical mentionnant l'incident.
Le programme ne couvre pas le remplacement précoce pour les articles qui ont été endommagés à la suite d'une mauvaise utilisation ou d'une négligence.
1.13 Location
La location est utilisée pour les conditions à court terme ou aiguës. Lorsqu'un article d'EMFM est loué, le contrat de location :
- ne peut pas excéder 3 mois sauf en cas d'indication contraire pour des articles spécifiques d'EMFM comme indiqué dans les listes de prestations;
- inclut la durée de la location demandée;
- indiquer que les frais de location sont inclus et comprennent :
- les accessoires, les fournitures, sauf si indication contraire dans le guide et les listes de prestations, l'entretien de tout l'équipement, le ramassage, l'installation, la formation, le nettoyage, les réglages, les pièces de rechange, les réparations et la main-d'œuvre;
- la livraison est incluse dans le prix de la plupart des articles de location d'EMFM, au cas par cas, à l'exception d'un groupe sélectionné d'équipements de location, voir la section 1.18.4 Livraison d'équipement de location pour plus de détails.
- fournir le coût mensuel de la location;
- doit prévoir que si l'achat de l'article devenait une option, les sommes payées pour la location seraient déduites du prix d'achat.
Veuillez noter que le remboursement du matériel de location ne dépassera pas le prix d'achat total du matériel équivalent.
1.14 Réparations
Il ne peut y avoir paiement d'une réparation que lorsque les critères suivants sont satisfaits :
- la garantie de l'article est expirée;
- l'article en réparation n'a pas déjà été remplacé par un nouvel article;
- la réparation est plus économique que le remplacement de l'article;
- la réparation permet de redonner à l'article son état d'origine, compte tenu de l'usure normale, et comprend une garantie conforme aux exigences du programme;
- une autorisation préalable a été obtenue.
Une ordonnance ou une recommandation écrite n'est pas requise pour procéder à une réparation.
Remarque : Les réparations ne sont pas couvertes si les articles sont endommagés en raison d'un mauvais usage et de négligence.
1.15 Garanties
À titre de fournisseur, vous êtes tenu d'exiger au nom du client que le fabricant ou son centre de service honore la garantie dont est assorti l'article.
Les fournisseurs doivent convenir du fait que, durant la période de la garantie :
- les réparations et les autres services devront être entièrement payés par le fournisseur, le fabricant ou la personne désignée et non par le programme;
- en cas de défaut technique récurrent, l'article, l'équipement ou la composante seront remplacés par le fournisseur, sans frais pour le programme des SSNA.
1.16 Politiques de soumission et de remboursement des demandes de paiement d'EMFM, en vigueur le 11 février 2025
Lorsque les fournisseurs soumettent une demande d'autorisation ou une demande de paiement, ils doivent respecter les politiques du modèle de remboursement des EMFM et la Politique des prix des SSNA. Ensemble, ces politiques sont connues sous le nom de politiques de paiement du fournisseur. Ces politiques précisent :
- la documentation qui doit être soumise lors de la demande d'autorisation;
- les étapes permettant de déterminer le montant total qui peut être demandé, aussi appelé montant admissible à la demande de paiement (MADP).
Des documents sont disponibles pour aider les fournisseurs à déterminer leur MADP et à comprendre comment soumettre les demandes de paiement. Pour être admissibles au paiement, les fournisseurs doivent respecter les conditions du programme des SSNA énoncées dans l'entente de facturation des fournisseurs d'EMFM, ainsi que dans :
- la Trousse de soumission des demandes de paiement pour l'EMFM, qui se trouve sur le site Web d'Express Scripts Canada destiné aux fournisseurs et aux clients du programme des SSNA;
- le Guide et les listes des prestations d'EMFM pour les Premières Nations et les Inuit;
- les grilles tarifaires d'EMFM, qui se trouvent sur le site Web d'Express Scripts Canada destiné aux fournisseurs et aux clients du programme des SSNA.
1.16.1 Définitions : Politiques de soumission et de remboursement des demandes de paiement d'EMFM
Les politiques de soumission et de remboursement des demandes de paiement d'EMFM utilisent des termes spécifiques qui sont définis dans le tableau ci-dessous.
Remarque : les termes sont classés par ordre alphabétique et s'appliquent à l'ensemble de la section 1.16 Politiques de soumission et de remboursement des demandes de paiement.
Terme | Définition |
---|---|
Autres coûts admissibles (ACA) | Les coûts du fournisseur associés à l'obtention d'un article d'EMFM, tel qu'ils figurent sur la facture d'achat. Le programme considère les ACA suivants :
D'autres coûts peuvent être pris en compte au cas par cas, à l'exclusion des taxes. La majoration ne peut être appliquée pour aucun ACA. |
Coût d'acquisition réel (CAR) | Le coût payé par un fournisseur pour obtenir un article d'EMFM auprès d'un fabricant ou un distributeur à l'exclusion des autres coûts admissibles (ACA), tel qu'il figure sur une facture d'achat, le montant réel payé par un fournisseur. Le CAR du fournisseur n'est pas un prix de détail ou un prix de détail suggéré par le fabricant (PDSF). |
Facture d'achatNote de Tabeau 1 | La facture du fabricant ou du distributeur au fournisseur pour l'acquisition d'EMFM, y compris le détail des prix de tous les articles vendus dans le cadre de la transaction, par exemple, le coût de l'article, le fret, les taxes, les droits de douane. |
Grilles tarifaires d'EMFM | Document publié qui énumère les prestations d'EMFM admissibles du programme et leur code d'article, le nom de l'article, le prix des SSNA, le type de prix et le modèle de remboursement. Il existe une grille tarifaire d'EMFM pour chaque région. |
Justification de l'article | Une justification documentée expliquant pourquoi l'article spécifiquement demandé est nécessaire pour répondre aux besoins des clients plutôt que d'autres options de produits dans le prix des SSNA. |
Justification de prix | Document qui justifie le prix demandé (MADP) pour une prestation d'EMFM précis. Le type de document requis varie en fonction du modèle de remboursement spécifique aux EMFM. Pour les articles avec le Modèle de remboursement général (MRG) :
Pour les articles avec le Modèle de remboursement du prix de détail suggéré par le fabricant (PDSF) : Documentation justifiant le PDSF : documentation du fabricant ou du distributeur identifiant le(s) article(s) d'EMFM demandé(s) et son(leur) PDSF correspondant. Il peut s'agir d'un bon de commande détaillé avec le prix de vente conseillé correspondant ou d'une autre forme de document justificatif du fabricant ou du distributeur indiquant clairement le prix et les informations relatives à l'article. Ceci ne s'applique qu'aux prestations d'EMFM avec le Modèle de remboursement du PDSF. Pour les articles avec le Modèle de remboursement du prix fixe ou le Modèle de remboursement sous condition d'autorisation : Les composants, les services, et une ventilation détaillée des coûts pour tous les articles seront demandés. |
Majoration | Le montant accepté par le programme en tant que majoration, dans les limites fixées par celui-ci. |
Montant admissible de la demande de paiement (MADP) | Le montant total qui peut être soumis pour autorisation ou paiement. Le MADP doit être calculé à l'aide du modèle de remboursement de l'article et en tenant compte du prix des SSNA, du type de prix et du prix habituel et coutumier (PHC) du fournisseur. |
Prix de détail suggéré par le fabricant (PDSF) | Le prix suggéré par le fabricant pour la vente au détail à la date du service. Les informations sur les prix doivent être produites par le fabricant en dollars canadiens pour être jugées acceptables par le programme. |
Prix des SSNA | Les prix des prestations d'EMFM indiqués dans les grilles tarifaires d'EMFM. |
Prix habituel et coutumier (PHC) | Le prix le plus bas d'un article d'EMFM facturé par un fournisseur à tout client dans le cadre de ses activités habituelles. Cela inclut toute réduction ou promotion en vigueur à la date du service. |
Taux de majoration (TM) | Le taux de pourcentage maximum, établi par le programme, utilisé dans le calcul du montant admissible de la demande de paiement (MADP). Le MADP ne s'applique qu'aux prestations d'EMFM avec le Modèle de remboursement général (MRG). |
|
1.16.2 Trousse de soumission des demandes de paiement d'EMFM
La Trousse de soumission des demandes de paiement d'EMFM décrit les responsabilités et les obligations des fournisseurs lorsqu'ils soumettent des demandes de paiement.
Les fournisseurs du programme des SSNA doivent lire et conserver une copie de la version la plus récente de la Trousse de soumission des demandes de paiement d'EMFM qui se trouve sur le site Web d'Express Scripts Canada destinée aux fournisseurs et aux clients du programme des SSNA. Lorsqu'une mise à jour de ce document est affichée, elle est mentionnée dans le bulletin d'information d'EMFM. Les avis de mise à jour sont affichés 30 jours civils avant la date de diffusion.
1.16.3 Grilles tarifaires d'EMFM
Les grilles tarifaires d'EMFM énumèrent les prestations d'EMFM admissibles. Elles sont organisées par région et se trouvent sur le site Web d'Express Scripts Canada destiné aux fournisseurs et aux clients du programme des SSNA.
Les grilles tarifaires d'EMFM comprennent les renseignements suivants pour chaque prestation d'EMFM :
- nom et code de l'article;
- modèle de remboursement;
- prix des SSNA et type de prix, s'il y a lieu.
Les fournisseurs doivent utiliser ces informations lorsqu'ils calculent le montant admissible à la demande de paiement (MADP) à soumettre pour autorisation et paiement.
1.16.4 Politiques de paiements des fournisseurs
Les prestations d'EMFM sont répertoriées sous des noms d'articles génériques, sans spécifier les marques ou les modèles. Cette approche permet au programme d'offrir une couverture nationale pour une large gamme d'articles afin :
- de répondre aux différents besoins des clients;
- de permettre la disponibilité des produits;
- d'offrir une gamme de produits similaires sous un seul code de prestation.
Les politiques de paiement des fournisseurs sont élaborées en tenant compte de ces facteurs.
Les politiques de paiement des fournisseurs comprennent les politiques du modèle de remboursement d'EMFM et la Politique des prix des SSNA. Ces politiques sont utilisées pour déterminer le montant admissible à la demande de paiement (MADP) qui peut être soumis pour autorisation ou paiement. Ces politiques n'ont pas d'incidence sur les exigences en matière d'autorisation préalable pour les critères de couverture du programme ou l'admissibilité du client.
1.16.4.1 Étapes de détermination du montant admissible à la demande de paiement (MADP)
Les étapes suivantes donnent un aperçu général de la façon de déterminer le MADP. Pour obtenir des directives précises, consultez les politiques du modèle de remboursement d'EMFM et la Politique des prix des SSNA.
Étape 1 : Consulter les grilles tarifaires d'EMFM, qui se trouvent sur le site Web d'Express Scripts Canada destiné aux fournisseurs et aux clients du programme des SSNA, pour :
- identifier l'article ou le service que vous souhaitez soumettre à l'autorisation ou à la demande de paiement;
- identifier le modèle de remboursement de l'article.
Étape 2 : Déterminer le MADP à l'aide du modèle de remboursement de l'article.
Pour plus de détails, consultez la section 1.16.4.2 Politiques du modèle de remboursement d'EMFM.
Étape 3 : Consultez les grilles tarifaires d'EMFM pour comparer le MADP au prix et au type de prix des SSNA, s'il y a lieu. Si le MADP que vous avez calculé est :
- inférieur au prix des SSNA :
- procéder à la soumission pour autorisation ou paiement;
- soumettez une justification du prix ou une justification de l'article lorsque le programme la demande.
- supérieur au prix des SSNA :
- utiliser l'information sur le type de prix pour déterminer si une demande dépassant le prix des SSNA sera prise en considération;
- déterminer quels documents justificatifs doivent être soumis avec la demande.
Pour plus de détails, consultez la section 1.16.4.3 Politique des prix des SSNA.
1.16.4.2 Politiques du modèle de remboursement d'EMFM
Le programme spécifie un modèle de remboursement pour chaque prestation d'EMFM répertoriée dans les grilles tarifaires d'EMFM, qui se trouvent sur le site Web d'Express Scripts Canada destiné aux fournisseurs et aux clients du programme des SSNA. Chaque modèle de remboursement détaille les instructions que les fournisseurs doivent suivre pour calculer le montant admissible à la demande de paiement (MADP).
Les modèles de remboursement sont les suivants :
- le Modèle de remboursement général (MRG);
- le Modèle de remboursement du prix de détail suggéré par le fabricant (PDSF);
- le Modèle de remboursement du prix fixe;
- le Modèle de remboursement sous condition d'autorisation.
Pour les prestations d'exception, le programme informera les fournisseurs du modèle de remboursement à utiliser pour calculer le MADP. Le programme informera également les fournisseurs des documents justificatifs requis qui doivent être soumis.
Remarque : dans les cas où une autorisation préalable (AP) est demandée et accordée, la valeur en dollars indiquée dans la lettre de confirmation de l'AP est le montant maximum qu'un fournisseur peut demander pour le paiement. Les fournisseurs doivent respecter les politiques de paiement au fournisseur lorsqu'ils soumettent une demande de paiement.
1.16.4.2.1 Politique du modèle de remboursement général (MRG)
Cette politique spécifie les exigences du programme que les fournisseurs doivent respecter pour calculer leur MADP pour les articles avec le MRG. Le modèle de remboursement pour chaque prestation d'EMFM est indiqué dans les grilles tarifaires d'EMFM, qui se trouvent sur le site Web d'Express Scripts Canada destiné aux fournisseurs et aux clients du programme des SSNA.
Le Modèle de remboursement général (MRG) base le paiement sur le coût d'acquisition réel d'un article par le fournisseur en plus d'un taux de majoration spécifié par les SSNA. Le modèle prend également en compte le paiement des coûts supplémentaires du fournisseur.
Le taux de majoration du MRG est de 45 %. Le montant maximal de la majoration pour chaque article d'EMFM est de 4 500 $. Le taux de majoration ne s'applique qu'aux articles avec le MRG.
Pour déterminer la CAR d'un article avec le MRG, les fournisseurs doivent utiliser la formule et les instructions détaillées ci-dessous :
MADP = Coût d'acquisition réel (CAR) + Majoration + Autres coûts admissibles (ACA)
Étape 1 : Déterminer le CAR de l'article demandé, tel qu'il figure sur la facture d'achat.
Étape 2 : Calculer la majoration à l'aide de la formule suivante : Majoration = (CAR * TM).
- la majoration ne doit pas dépasser 4 500 $ par article;
- la majoration ne doit pas être calculée pour les ACA.
Étape 3 : Déterminer les ACA par unité, le cas échéant.
Étape 4 : Calculer le MADP à l'aide de la formule ci-dessus en introduisant les valeurs des étapes 1, 2 et 3.
Étape 5 : Comparer le MADP au prix PHC, y compris toute réduction ou promotion applicable.
- si le MADP est supérieur au prix PHC, c'est ce dernier qui devient le MADP.
Étape 6 : Comparer le MADP avec le prix et le type de prix des SSNA, s'il y a lieu. Pour plus de détails, consultez la section 1.16.4.3 Politique des prix des SSNA.
Remarque :
- les fournisseurs ne peuvent soumettre les ACA que lorsqu'ils figurent sur une facture d'achat et doivent soumettre la facture d'achat à la demande du programme;
- les fournisseurs doivent présenter une justification de prix ou une justification d'article lorsqu'elles sont demandées.
- lorsqu'une justification de prix ou une justification d'article ne sont pas soumises à la demande, le programme déterminera le prix pourrait orienter le client vers un autre fournisseur.
1.16.4.2.2 Politique du modèle de remboursement du prix de détail suggéré par le fabricant (PDSF)
Cette politique spécifie les exigences du programme que les fournisseurs doivent respecter pour calculer leur MADP pour les articles avec un PDSF. Le modèle de remboursement pour chaque prestation d'EMFM est indiqué dans les grilles tarifaires d'EMFM, qui se trouvent sur le site Web d'Express Scripts Canada destiné aux fournisseurs et aux clients du programme des SSNA.
Le Modèle de PDSF base le paiement sur le prix de détail suggéré par le fabricant. Le PDSF inclut la majoration et les coûts supplémentaires du fournisseur.
Pour déterminer le MADP pour un article avec le Modèle de remboursement avec un PDSF, les fournisseurs doivent :
Étape 1 : Identifier le PDSF de l'article.
Étape 2 : Utiliser le PDSF de l'article comme MADP.
Étape 3 : Comparer le MADP de l'article avec le prix PHC, y compris toute réduction ou promotion applicable.
- si le PDSF est supérieur au prix PHC, c'est le prix PHC qui devient le MADP.
Remarque :
- la majoration ou les ACA supplémentaires ne doivent pas être ajoutés aux articles dont le modèle de remboursement est basé sur le PDSF;
- le PDSF ne doit pas dépasser les montants financés par un régime provincial ou territorial de prestations de santé publique pour la prestation spécifique d'EMFM;
- les fournisseurs doivent soumettre une justification du prix ou une justification de l'article lorsque le programme la demande.
- lorsque les documents justificatifs du PDSF ne sont pas soumis à la demande du programme, ce dernier appliquera le Modèle de remboursement général (MRG) pour déterminer le MADP.
1.16.4.2.3 Politique du modèle de remboursement du prix fixe
Cette politique spécifie les exigences du programme que les fournisseurs doivent respecter pour calculer le MADP pour les articles dont le modèle de remboursement est le prix fixe. Le modèle de remboursement pour chaque prestation d'EMFM est indiqué dans les grilles tarifaires d'EMFM, qui se trouvent sur le site Web d'Express Scripts Canada destiné aux fournisseurs et aux clients du programme des SSNA.
Le Modèle de remboursement du prix fixe base le paiement sur le prix habituel et coutumier (PHC) du fournisseur, jusqu'au prix des SSNA. Les articles relevant de ce modèle ont toujours un prix fixe des SSNA qui ne doit pas être dépassé.
Pour déterminer le MADP d'un article remboursé selon le Modèle de remboursement du prix fixe, les fournisseurs doivent :
- utiliser le prix PHC, y compris toute réduction ou promotion applicable, comme MADP, jusqu'au prix des SSNA.
Remarque :
- le MADP ne doit pas dépasser le prix des SSNA;
- les fournisseurs doivent soumettre une justification du prix ou une justification de l'article à la demande du programme.
1.16.4.2.4 Politique du modèle de remboursement sous condition d'autorisation
Cette politique spécifie les exigences du programme que les fournisseurs doivent respecter pour calculer le MADP pour les articles dont le modèle de remboursement est sous condition d'autorisation. Le modèle de remboursement pour chaque prestation d'EMFM est indiqué dans les grilles tarifaires d'EMFM, qui se trouvent sur le site Web d'Express Scripts Canada destiné aux fournisseurs et aux clients du programme des SSNA.
Le Modèle de remboursement sous condition d'autorisation base le paiement sur les coûts habituels et coutumiers (PHC) du fournisseur pour tous les articles ou services.
Pour déterminer le MADP d'un article soumis à le Modèle de remboursement sous condition d'autorisation, les fournisseurs doivent :
- utiliser le prix PHC, y compris toute réduction ou promotion applicable, pour soumettre tous les articles ou services demandés;
- présenter une justification du prix ou une justification de l'article à la demande du programme.
1.16.4.3 Politique des prix des SSNA
Les prix des SSNA sont les montants en dollars indiqués dans les grilles tarifaires d'EMFM, qui se trouvent sur le site Web d'Express Scripts Canada destiné aux fournisseurs et aux clients du programme des SSNA. Ils sont établis par le programme en tenant compte de la liste des articles génériques du programme à des montants qui permettent un large choix de produits dans chaque code d'article générique. Chaque prestation d'EMFM n'a pas nécessairement un prix des SSNA. Les montants publiés comprennent toutes les majorations applicables.
Lorsqu'un article a un prix des SSNA, il ne doit pas être réclamé par défaut. En revanche, les fournisseurs sont tenus de calculer le montant admissible de la demande de paiement (MADP) à soumettre à l'aide du modèle de remboursement de l'article. Une fois le MADP calculé, il est comparé au prix et au type de prix des SSNA.
1.16.4.3.1 Type de prix des SSNA
Lorsqu'un prix des SSNA est établi pour un article, un type de prix est également attribué. Le type de prix précise si un MADP supérieur au prix des SSNA peut être envisagé et énumère les documents que les fournisseurs doivent soumettre à l'appui du prix demandé ou de l'article.
Chaque prestation d'EMFM ayant un prix des SSNA est classée dans l'un des types de prix suivants :
- Type chiffre romain 1 ;
- Type chiffre romain 2 ;
- Type chiffre romain 3 .
Les prestations d'EMFM sans prix des SSNA n'ont pas de type de prix.
1.16.4.3.1.1 Type chiffre romain 1
Les prix de Type chiffre romain 1 sont des prix de référence établis par le programme à un niveau qui permet de réclamer un large éventail d'options de produits disponibles dans le prix des SSNA. Lorsqu'on présente une demande pour un article faisant partie d'un type de prix, il n'est pas nécessaire de fournir des documents supplémentaires, comme une justification du prix ou une justification de l'article, à moins que le programme ne l'exige.
Pour les prestations d'EMFM pour lesquels le prix des SSNA est de Type chiffre romain 1 , les fournisseurs doivent :
Étape 1 : Calculer le MADP à l'aide du modèle de remboursement de l'article.
Étape 2 : Comparer le MADP calculé au prix des SSNA pour l'article demandé.
- si le MADP est inférieur au prix des SSNA, les fournisseurs doivent :
- conserver la justification du prix ou la justification de l'article dans leurs dossiers et la soumettre sur demande.
- si le MADP est supérieur au prix des SSNA, les fournisseurs :
- peuvent soumettre une demande d'autorisation préalable pour réclamer un montant supérieur au prix des SSNA pour considération;
- doivent soumettre une justification du prix ou une justification de l'article, si le programme la demande.
Dans les cas où une autorisation préalable (AP) est demandée et accordée, la valeur en dollars indiquée sur la lettre de confirmation de l'AP est le montant maximum qu'un fournisseur peut demander pour le paiement. Les fournisseurs doivent respecter les politiques de paiement au fournisseur lorsqu'ils soumettent une demande de paiement.
1.16.4.3.1.2 Type chiffre romain 2
Les prix de Type chiffre romain 2 sont des prix de référence établis par le programme à un niveau qui permet de réclamer un large éventail d'options de produits pour les clients des SSNA. Dans des circonstances exceptionnelles seulement, le programme examinera les demandes lorsque le MADP dépasse le prix des SSNA.
Pour les prestations d'EMFM pour lesquels le prix des SSNA est de Type chiffre romain 2 , les fournisseurs doivent :
Étape 1 : Calculer le MADP à l'aide du modèle de remboursement de l'article.
Étape 2 : Comparer le MADP calculé au prix des SSNA pour l'article demandé.
- si le MADP est inférieur au prix des SSNA, les fournisseurs doivent :
- conserver la justification du prix ou la justification de l'article dans leurs dossiers et la soumettre sur demande.
- si le MADP est supérieur au prix des SSNA, les fournisseurs :
- peuvent soumettre une demande d'autorisation préalable pour réclamer un montant supérieur au prix des SSNA pour considération;
- doivent soumettre une justification du prix ou une justification de l'article.
Remarque : les demandes dépassant le prix de Type chiffre romain 2 sont examinées dans des circonstances exceptionnelles seulement. Lorsqu'une demande dépassant le prix de Type chiffre romain 2 n'est pas autorisée, mais répond par ailleurs aux critères d'admissibilité et de couverture du programme, elle peut être autorisée jusqu'au prix des SSNA.
Dans les cas où une autorisation préalable (AP) est demandée et accordée, la valeur en dollars indiquée sur la lettre de confirmation de l'AP est le montant potentiel maximal qu'un fournisseur peut demander pour le paiement. Les fournisseurs doivent respecter les politiques de paiement au fournisseur lorsqu'ils soumettent une demande de paiement.
1.16.4.3.1.3 Type chiffre romain 3
Les prix de Type chiffre romain 3 sont des prix maximums établis par le programme. Les demandes dépassant le prix de Type chiffre romain 3 ne seront pas prises en considération.
Pour les prestations d'EMFM où le prix des SSNA est de Type chiffre romain 3 , les fournisseurs doivent :
Étape 1 : Calculer le MADP en utilisant le modèle de remboursement de l'article.
Étape 2 : Comparer le MADP calculé au prix des SSNA pour l'article demandé.
- si le MADP est inférieur au prix des SSNA, les fournisseurs doivent :
- conserver la justification de prix ou la justification de l'article dans leurs dossiers et la soumettre sur demande.
- si le MADP est supérieur au prix des SSNA :
- la demande dépassant le prix des SSNA ne sera pas prise en considération.
Remarque : Lorsqu'une demande répond aux critères d'admissibilité et de couverture du programme, elle peut être autorisée jusqu'au prix des SSNA. Les fournisseurs doivent toujours soumettre une justification de prix ou une justification de l'article, lorsque demandé par le programme.
Dans le cas où une autorisation préalable (AP) est demandée et accordée, la valeur en dollars sur la lettre de confirmation de l'AP est le montant potentiel maximal qu'un fournisseur peut demander pour le paiement. Les fournisseurs doivent respecter les politiques de paiement au fournisseur lorsqu'ils soumettent une demande de paiement.
1.16.4.3.2 Sans prix des SSNA
Ce ne sont pas toutes les prestations d'EMFM qui ont un prix des SSNA répertoriés dans les grilles tarifaires d'EMFM, qui se trouvent sur le site Web d'Express Scripts Canada destiné aux fournisseurs et aux clients du programme des SSNA. Lorsqu'une prestation d'EMFM n'a pas de prix des SSNA, il n'a également pas de type de prix.
Pour les prestations d'EMFM sans prix des SSNA, les fournisseurs doivent :
Étape 1 : Calculer le MADP en utilisant le modèle de remboursement de l'article.
Étape 2 : Soumettre une justification de prix ou une justification de l'article, lorsque demandé par le programme.
Dans les cas où une autorisation préalable (AP) est demandée et accordée, la valeur en dollars sur la lettre de confirmation de l'AP est le montant potentiel maximal qu'un fournisseur peut demander pour le paiement. Les fournisseurs doivent respecter les politiques de paiement au fournisseur lorsqu'ils soumettent une demande de paiement.
1.17 Remboursement aux clients
Les fournisseurs sont remboursés directement par le programme; ainsi, les clients n'ont pas à payer pour les prestations admissibles. Avant d'obtenir un article ou un service, le client doit confirmer :
- que le fournisseur est inscrit au programme des SSNA et qu'il facturera le programme directement;
- que le fournisseur n'exigera pas de vous des frais supplémentaires;
- que l'article ou le service est admissible à la couverture des SSNA.
Le client qui décide de payer le coût total d'un article et de demander un remboursement au programme doit communiquer avec le Centre d'appels d'Express Scripts Canada pour le programme des SSNA ou le bureau régional du programme des SSNA avant l'achat pour confirmer l'admissibilité de la couverture de l'article et le montant couvert par le programme.
Veuillez noter :
- pour être admissible au remboursement, l'équipement médical doit être admissible à la couverture du programme et le client doit répondre aux critères du programme pour cet article, conformément au guide et aux listes des prestations;
- la prescription doit être obtenue auprès d'un prescripteur reconnu par le programme avant l'achat;
- l'équipement médical doit être obtenu par un fournisseur qui est reconnu par le programme des SSNA pour fournir l'article. Ce fournisseur n'a pas besoin d'être inscrit au programme des SSNA;
- un remboursement sera accordé pour les montants qui correspondent à la tarification comme indiqué dans les grilles tarifaires d'EMFM, disponibles sur le site Web d'Express Scripts Canada destiné aux fournisseurs et aux clients du programme SSNA;
- si un client est admissible à la couverture d'un autre régime d'avantages sociaux, seul le montant résiduel non couvert par ce régime peut être remboursé jusqu'à concurrence de la couverture maximale du programme;
- les demandes de paiement conjoint pour un article de qualité supérieure ne seront pas acceptées;
- les articles achetés dans une boutique canadienne en ligne ou d'un vendeur tiers utilisant une plateforme de cybercommerce avec un domaine canadien seront pris en considération s'ils répondent aux conditions suivantes :
- le vendeur a une entreprise qui est enregistrée au Canada;
- l'entreprise a une adresse située au Canada;
- le magasin en ligne a une adresse Web canadienne;
- l'article est payé en dollars canadiens.
- sauf indication contraire, le programme des SSNA ne rembourse que les articles neufs.
Les documents suivants doivent être soumis pour que le remboursement soit considéré :
- prescription ou recommandation;
- les exigences relatives à l'autorisation préalable, y compris les renseignements propres à l'article, par exemple, renseignements sur les tests et évaluations, diagnostic, marque et modèle de l'appareil, justification médicale du prescripteur, etc.;
- une copie des reçus originaux est fournie comme preuve d'achat, sauf en cas de coordination des prestations (CDP), dans ce cas, une copie est acceptable avec un relevé de prestations de l'autre régime.
Vous trouverez des renseignements supplémentaires dans Remboursement aux clients du programme des SSNA.
1.18 Livraison
La livraison au client est définie comme le transport d'équipement médical et de fournitures médicales autorisés depuis l'établissement du fournisseur jusqu'au lieu de résidence du client. Il peut s'agir de livraisons effectuées par le fournisseur ou par un service de livraison, messagerie ou poste, tel que Postes Canada.
La livraison d'articles de basse vision est envisagée au cas par cas pour une livraison locale ou à l'extérieur de la ville avec une grille tarifaire spécifique.
1.18.1 Livraison locale
Définie comme les livraisons effectuées dans un rayon de 30 kilomètres autour du lieu d'activité du fournisseur. La couverture ne sera envisagée que si la livraison locale est une charge habituelle pour les clients privés du fournisseur.
Critères de couverture :
- la couverture sera envisagée uniquement pour les livraisons effectuées par le fournisseur;
- l'autorisation se fait au cas par cas si l'une des conditions suivantes s'applique :
- l'article fait partie d'un groupe sélectionné d'articles énumérés dans le tableau 1 ci-dessous;
- le client n'est pas en mesure d'aller chercher l'article en raison d'un problème de santé ou d'un état pathologique, par exemple, le client est alité, il souffre d'un trouble neurologique, etc.
1.18.1.1 Tableau 1: Articles admissibles à la couverture des frais de livraison locale
Code de l'article | Nom de l'article | Catégorie de service |
---|---|---|
99400953 | Accessoires pour lève personne, sur rail, au plafond | Usage restreint |
99401384 | Barrières de lit d'hôpital, paire | Usage restreint |
99400952 | Batterie pour lève personne, sur rail, au plafond, remplacement | Usage restreint |
99400817 | Lève personne, hydraulique, moteur recyclé | Usage restreint |
99400816 | Lève personne, hydraulique, recyclé | Usage restreint |
99401382 | Lit d'hôpital électrique | Usage restreint |
99401125 | Lit d'hôpital électrique avec barrières | Usage restreint |
99401126 | Lit d'hôpital électrique avec barrières bariatrique | Usage restreint |
99401383 | Lit d'hôpital électrique bariatrique | Usage restreint |
99401130 | Matelas à réduction de pression | Usage restreint |
99401131 | Matelas à réduction de pression bariatrique | Usage restreint |
99401129 | Matelas de lit bariatrique | Usage restreint |
99401128 | Matelas de lit d'hôpital régulier | Usage restreint |
99400321 | Poteau d'appui, du plancher au plafond | Usage restreint |
99401132 | Surmatelas alimenté | Usage restreint |
99400314 | Surmatelas non alimenté | Usage restreint |
1.18.2 Livraison à l'extérieur de la ville
Il s'agit des livraisons effectuées à 30 kilomètres ou plus du lieu d'activité du fournisseur. La couverture est assurée pour un aller seulement, du lieu d'activité du fournisseur au client, et seulement si la livraison à l'extérieur de la ville est un frais habituel pour le client privé du fournisseur.
Critères de couverture :
La couverture sera envisagée au cas par cas si toutes les conditions suivantes sont respectées :
- le client habite à l'extérieur de la ville ou en région éloignée et n'est pas en mesure d'aller chercher l'article, par exemple, éloigné : le client habite dans une région qui n'a pas d'accès routier ou d'autres moyens de transport, ou habite dans une région qui est très éloignée, à 30 kilomètres ou plus d'un fournisseur de l'article prescrit, etc.;
- le client réside dans une région où les articles ne sont pas disponibles localement;
- la couverture sera envisagée pour les livraisons effectuées par le fournisseur ou par une société de messagerie ou de livraison.
1.18.3 Livraison pour réparation
Le programme couvrira, au cas par cas, les livraisons locales et à l'extérieur de la ville pour la réparation des équipements.
Critères de couverture :
La couverture sera envisagée au cas par cas si toutes les conditions suivantes sont respectées :
- il est plus rentable que d'autres approches, par exemple, il est plus rentable de couvrir les frais de livraison d'un article à réparer que les frais de transport médical d'un client dont l'équipement doit être réparé;
- l'article ne peut être transporté dans un véhicule personnel ou par les services de transport conventionnels disponibles, par exemple, aucun véhicule accessible n'est disponible pour transporter un fauteuil roulant électrique, et le fournisseur ne peut pas ou ne veut pas se déplacer pour effectuer les réparations sur place;
- l'article ne peut pas être réparé sur le lieu de résidence du client;
- la couverture sera prise en considération pour les livraisons effectuées par le fournisseur.
1.18.4 Livraison d'équipement en location :
Le programme fournira une couverture d'équipement de location, au cas par cas, uniquement pour un groupe d'articles sélectionnés parmi les 3 catégories énumérées ci-dessous. La livraison de tout autre équipement de location n'est pas couverte.
- location d'équipement respiratoire : CPAP et BPAP, pour commencer un essai de traitement;
- équipement d'oxygénothérapie : bouteilles d'oxygène et concentrateurs d'oxygène;
- équipement de soins personnels : lits d'hôpitaux et matelas.
La couverture sera envisagée pour les livraisons effectuées par le fournisseur ou par une société de messagerie ou de livraison, pour les livraisons locales et à l'extérieur de la ville, et uniquement si la livraison est un frais habituel pour les clients privés du fournisseur.
1.18.5 Informations requises
Les informations suivantes sont requises pour les livraisons effectuées par un service de livraison, messagerie ou poste :
- un formulaire d'autorisation préalable (AP) dûment rempli et signé énumérant les articles à livrer;
- l'adresse complète du lieu où l'article sera livré;
- les détails concernant le poids et les dimensions du colis, non requis pour les articles de basse vision;
- le coût estimé de la livraison;
- lorsque l'article est livré, le fournisseur doit présenter un bordereau d'expédition de la société de livraison, par exemple, Postes Canada, Purolator, etc., qui doit inclure :
- le nom, l'adresse et le numéro d'identification du client;
- une liste détaillée des articles livrés;
- le coût final de la livraison.
Les informations suivantes sont requises pour les livraisons effectuées par un fournisseur :
- un formulaire d'autorisation préalable (AP) dûment rempli et signé énumérant le(s) article(s) à livrer;
- l'adresse complète du lieu où l'article sera livré;
- le coût estimé de la livraison;
- lorsque l'article est livré, le fournisseur doit soumettre une facture pour la livraison de l'article au client, et elle doit inclure :
- le nom, l'adresse et le numéro d'identification du client;
- une liste détaillée des articles livrés;
- la distance parcourue, itinéraire le plus direct entre le fournisseur et le client;
- le coût final de la livraison.
Le fournisseur doit confirmer que le ou les articles ont été reçus par le client et qu'ils sont en parfait état de fonctionnement avant de présenter une demande de paiement, par exemple, signature du client, numéro d'identification du centre de santé, etc.
1.19 Coupons et rabais
Les clients admissibles ne peuvent en aucun cas, de façon directe ou indirecte, profiter de promotions ou d'incitatifs offerts par les fournisseurs.
Jusqu'à concurrence des limites établies par ces promotions et les lois applicables en vigueur, le programme des SSNA doit bénéficier de la totalité de ces avantages. Par conséquent, le montant admissible de la demande de paiement (MADP) est le montant résiduel établi après la déduction.
1.20 Coordination des prestations
Les clients qui sont couverts par un régime d'assurance maladie, public ou privé, doivent d'abord présenter une demande de paiement à ce régime.
Le programme des SSNA :
- coordonnera le paiement avec l'autre payeur concernant les articles admissibles, de façon manuelle ou électronique;
- aura besoin d'une copie du formulaire d'explication des prestations fournie par l'autre régime, qui confirmera que le client a touché toutes les prestations auxquelles il avait droit;
- se conformera aux exigences concernant l'ordonnance de l'autre régime ou programme;
- continuera d'appliquer ses propres critères en ce qui concerne la couverture;
- coordonnera le paiement d'une somme pouvant atteindre la pleine couverture de l'article admissible;
- aura besoin d'une copie du message du régime de soins de santé indiquant le refus de la coordination des demandes si l'autre régime refusait la coordination avec le programme des SSNA.
Si le client ne bénéficie plus d'une autre couverture, le client ou le fournisseur doit communiquer avec le Centre d'appel d'Express Scripts Canada du programme des SSNA ou le bureau régional du programme des SSNA pour que le dossier du client soit mis à jour.
1.21 Facturation du solde
Les articles qui satisfont aux critères d'admissibilité seront entièrement couverts selon les politiques de remboursement d'EMFM du programme des SSNA. La couverture n'est pas fournie pour obtenir un article de qualité supérieure.
Pour un article couvert par le programme des SSNA, les fournisseurs ne doivent pas :
- facturer un copaiement ou des frais supplémentaires au client;
- recueillir un acompte;
- exiger un paiement d'un client;
- assujettir la prestation des services à un paiement de la part d'un client;
- avoir de recours contre un client ou une personne agissant au nom du client.
Dans certaines situations, le fournisseur doit facturer le client à l'avance, par exemple dans le cas d'une demande de coordination des prestations ou lorsqu'un article n'est pas couvert par le programme des SSNA. Le client doit être informé par le fournisseur que si un article n'est pas couvert par le programme des SSNA, le client devra le payer sans possibilité de remboursement client de la part du programme.
1.22 Articles d'EMFM non réclamés
Dans les cas où le client ne récupère pas un article, le fournisseur doit faire tous les efforts nécessaires pour le contacter. Les tentatives de contacter le client doivent être documentées dans le dossier du client. Lorsqu'un article autorisé n'est pas récupéré après 30 jours, celui-ci doit être retourné à l'inventaire du fournisseur. Le fournisseur peut soumettre une demande de paiement seulement lorsque l'équipement ou la fourniture est livré au client.
Un remboursement partiel peut être demandé pour des articles faits sur mesure ou issus d'une commande spéciale si l'une des situations suivantes se produit :
- le client ne réclame pas l'article;
- le client ne peut pas utiliser l'article en raison d'une détérioration ou d'une amélioration de sa condition;
- le client est décédé après que la commande a été passée, mais avant que l'article soit livré.
Dans de tels cas, l'article fait sur mesure est démonté et une demande de paiement est présentée pour les pièces faites sur mesure qui ne peuvent être réutilisées et les honoraires associés à la fabrication de l'article, selon l'autorisation préalable.
Dans le cas d'un article issu d'une commande spéciale :
- une demande de paiement est présentée pour tous les frais de remise en stock et d'expédition associés au renvoi de l'article au fabricant;
- l'article doit être retourné au fabricant ou distributeur si le client ne peut pas être contacté avant la fin de la période prévue par la politique de retour du fabricant ou distributeur.
Chaque demande sera examinée au cas par cas. Veuillez communiquer avec le bureau régional du programme des SSNA pour soumettre une demande de paiement des frais de remise en stock (code 99401097).
1.23 Énoncé de confidentialité
Le programme des SSNA de Services aux Autochtones Canada est responsable de protéger les renseignements qu'il détient en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et la politique et les directives connexes du Conseil du Trésor et est responsable de veiller à ce que l'utilisation des renseignements personnels recueillis se limite aux fins nécessaires pour administrer le programme.
Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec le coordonnateur de l'Accès à l'information et protection des renseignements personnels de Services aux Autochtones Canada au 819-997-8277 ou aadnc.atiprequest-aiprpdemande.aandc@canada.ca. Vous avez le droit de déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada si vous jugez que des renseignements personnels vous concernant ont été traités de façon inappropriée.
1.24 Processus d'appel
Les clients du programme des SSNA peuvent faire appel au refus d'une prestation dans la mesure où elle correspond au mandat du programme ou ne porte pas sur un article exclu ou un service assuré. De plus amples informations sont disponibles sur la page Web Appel d'une décision dans le cadre du programme des SSNA.
1.25 Programme de vérification des fournisseurs (PVF)
Dans le cadre des activités de gestion des risques du programme des SSNA, Services aux Autochtones Canada a mandaté le responsable du traitement des demandes de paiement pour maintenir un ensemble de processus de prépaiement et post paiement, y compris des activités de vérification des demandes de paiement.
Cette fonction comprend l'examen des demandes de paiement par rapport aux dossiers des clients afin d'assurer la conformité aux modalités du programme des SSNA. Si, en toutes circonstances, il s'avère qu'un fournisseur a facturé le programme de manière inappropriée, les paiements seront recouvrés; soit par paiement direct du fournisseur, soit retenu des relevés de demandes de paiement futures du fournisseur.
Des informations détaillées sur le Programme de vérification des fournisseurs et les procédures peuvent être trouvées dans la section 6 de la Trousse de soumission des demandes de paiement pour EMFM, disponible sur le site Web d'Express Scripts Canada destiné aux fournisseurs et aux clients du programme des SSNA.
1.26 Coordonnées
Pour obtenir des renseignements sur la facturation, communiquez avec le Centre d'appels d'Express Scripts Canada pour le programme des SSNA.
Numéro de téléphone pour les fournisseurs (sans frais) :
1-888-511-4666
Numéro de téléphone pour les clients (sans frais) :
1-888-441-4777
Pour obtenir de plus amples renseignements, contactez le bureau régional du programme des SSNA.