Programme de développement professionnel et institutionnel : lignes directrices
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Présentation
Le Programme de développement professionnel et institutionnel (PDPI) :
- vise à développer la capacité des communautés inuites et des Premières Nations à exécuter les fonctions essentielles d'un gouvernement;
- finance des projets de gouvernance à l'échelle communautaire et institutionnelle;
- est un programme de contribution fondé sur des propositions, mis en œuvre grâce à des projets.
Le volet du développement de la capacité de gouvernance de « Contributions pour appuyer les gouvernements et les institutions autochtones, et pour bâtir une gouvernance solide » est l'autorisation utilisée pour verser le financement du PDPI.
Les présentes lignes directrices donnent des renseignements sur les projets admissibles, sur l'admissibilité, sur le processus de demande, sur l'évaluation, sur l'approbation et sur les exigences en matière de production de rapports. Chaque région a un budget indépendant pour le PDPI, dont elle se sert pour financer des projets qui amélioreront la capacité de gouvernance des communautés inuites et des Premières Nations qui s'y trouvent.
Projets admissibles
La bonne gouvernance communautaire sera favorisée au moyen de projets qui renforcent la capacité de gouvernance dans l'une ou l'autre des 10 fonctions gouvernementales essentielles suivantes :
- Le leadership
- L'appartenance
- Le pouvoir législatif
- La participation communautaire
- Les relations externes
- La planification et la gestion des risques
- La gestion financière
- La gestion des ressources humaines
- La gestion de l'information et les technologies de l'information
- L'administration de base
Exemples de projets admissibles et de projets non admissibles
Exemples de projets admissibles :
- Achat de matériel ou de logiciels qui seront utilisés pour l'administration financière générale d'une Première Nation
- Examen complet de la gouvernance portant sur plusieurs programmes ou sur la totalité des programmes, qui permettra de créer un plan stratégique à court ou à long terme pour une Première Nation
- Formation dans des domaines comme la gestion financière ou la gestion des ressources humaines pour le conseil, le chef et les gestionnaires de bande, ou pour le personnel du bureau du conseil de bande
Exemples de projets non admissibles :
- Achat de matériel ou de logiciels nécessaires à l'administration d'un seul programme (par exemple, logiciel de programme social)
- Examen d'un programme au terme duquel sera préparé un document qui servira à la gestion de ce programme (par exemple, un plan de logement ou un code de gestion des terres)
- Formation pour le personnel sur des logiciels qui portera essentiellement sur les activités d'un programme (par exemple, de la formation pour le personnel des services à l'enfance et à la famille [SEF] sur de nouveaux logiciels de SEF)
- Activités de développement de la capacité qui figurent déjà dans le plan de travail approuvé d'un conseil tribal et qui seront financées par le Programme de financement des conseils tribaux
Dépenses admissibles
Les dépenses proposées peuvent ouvrir à un financement si elles améliorent la capacité de gouvernance dans au moins une des fonctions du gouvernement.
Les dépenses mentionnées dans les propositions, les demandes ou les plans ne sont valables que si elles appuient une activité admissible pour le projet et qu'elles correspondent à au moins une des catégories suivantes :
- Frais de scolarité et de formation
- Salaires et traitements
- Voyages, transport et hébergement
- Télécommunications
- Autres communications
- Loyer de bureau et frais généraux
- Fournitures de bureau et impression
- Services professionnels
- Initiatives d'information communautaire
- Conception, mise en œuvre et entretien de systèmes
- Matériel et logiciels nécessaires à la collecte et à l'analyse de données et à la production de rapports
- Frais administratifs de base
Exemples de dépenses admissibles et de dépenses non admissibles
| Fonction du gouvernement | Exemples de dépenses admissibles | Exemples de dépenses non admissibles |
|---|---|---|
| Leadership | Codes de sélection des dirigeants, code électoral coutumier, orientation des chefs et des conseillers, politiques sur les rôles et les responsabilités des élus ou des personnes nommées | Coûts d'une élection, réunions régulières du chef et du conseil, coûts des résolutions du conseil de bande |
| Appartenance | Codes d'appartenance | Salaire du commis aux effectifs |
| Pouvoir législatif | Politiques sur les règlements | Frais de litige |
| Participation communautaire | Codes de consultation de la communauté, codes pour les appels et la résolution des différends | Réunions pour les affaires ordinaires de la communauté |
| Relations externes | Politiques ou codes sur la façon de faire affaire avec d'autres gouvernements ou avec le secteur privé | Frais de déplacement pour les réunions régulières avec d'autres gouvernements |
| Planification et la gestion des risques | Formation en planification stratégique | Plans de logement, plans d'utilisation des terres |
| Gestion financière | Codes financiers, ateliers de formation et de mise à niveau relatifs aux systèmes financiers | Coûts des vérifications |
| Gestion des ressources humaines | Codes de ressources humaines, élaboration d'échelles salariales et de descriptions de travail normalisées, politiques et formation en relations de travail | Coûts du recrutement ou salaires des employés |
| Gestion de l'information et technologies de l'information | Frais relatifs aux technologies ou aux logiciels pendant la durée du projet | Frais relatifs aux technologies ou aux logiciels après la fin du projet |
| Administration de base | Formation administrative pour le personnel de bureau, codes administratifs | Frais administratifs relatifs à d'autres secteurs de programme |
Admissibilité
Bénéficiaires admissibles
Pour être admissibles au financement, les propositions doivent servir à améliorer de façon directe la capacité de gouvernance dans au moins une des dix fonctions du gouvernement d'au moins un des groupes suivants :
- Premières Nations
- Conseils tribaux
- Communautés inuites
Les propositions ne seront pas approuvées si elles visent à renforcer les capacités d'organisations qui gèrent des programmes de subventions et de contributions pour la prestation de services, comme les autorités compétentes en matière d'éducation ou les organismes de services à l'enfance et à la famille.
De plus, les propositions qui ciblent la capacité de gouvernance d'organismes provinciaux ou territoriaux ne sont pas admissibles au financement du PDPI.
Prestataires admissibles
Toute organisation dont un plan ou un projet admissible a été approuvé par un comité du PDPI peut recevoir un financement.
Demande
Les propositions doivent être présentées par l'organisation qui gérera les fonds versés sous forme de contribution.
Les propositions liées à un plan de développement de la capacité peuvent comporter des plans de renforcement de la capacité stratégiques et la description des besoins du projet à toutes ses étapes.
Plans
Les plans doivent comporter un volet de gouvernance. Voici des exemples :
- Plans de développement de la capacité de gouvernance
- Plans d'action de la gestion
- Plans stratégiques
- Plans communautaires globaux
Le ministère recommande aux bénéficiaires d'utiliser un plan de développement de la capacité. Un tel plan :
- appuiera les priorités déterminées par les Premières Nations, par les communautés inuites et par les conseils tribaux;
- réduira le besoin d'effectuer de multiples propositions de financement détaillées.
Vous pouvez utiliser un plan existant pour le PDPI. Le plan ne doit pas nécessairement être complexe ni être aussi exhaustif qu'un plan communautaire global. L'Outil de planification de la capacité de gouvernance est un modèle utile.
La forme du plan de développement des capacités est laissée à la discrétion de chaque communauté. Celui-ci doit tout de même présenter au minimum assez d'information pour permettre l'étude d'une initiative de gouvernance, d'un objectif de gouvernance, du coût d'une activité de gouvernance et de la mesure du rendement.
Évaluation
Le processus d'évaluation permet de veiller à ce que toutes les propositions soient évaluées de manière objective par les comités régionaux d'évaluation, selon les critères suivants :
- Les présentes lignes directrices
- Les modalités du PDPI
- Les besoins communautaires
- Le risque
- La disponibilité des fonds
Les propositions sont évaluées, recommandées et approuvées selon les critères suivants :
- Soit :
- elles précisent le nom d'un demandeur qui est le seul bénéficiaire; ou
- elles contiennent une liste de tous les bénéficiaires éventuels et indiquent que ces derniers ont chargé le demandeur de gérer les activités proposées en leur nom.
- Elles décrivent les objectifs, les activités, les produits et les résultats attendus du projet, y compris les critères de mesure de la réussite.
- Elles comprennent un budget décrivant les activités et les coûts du projet.
- En cas d'exécution par une tierce partie, comme lorsque le demandeur a l'intention d'embaucher un autre organisme qui exécutera certaines des activités proposées, elles fournissent une description de l'entente précisant les responsabilités et les rôles de chacune des parties.
Avis aux demandeurs
Il est possible que l'on communique des renseignements non personnels obtenus dans votre proposition, votre demande ou votre plan à des partenaires internes et à d'autres ministères afin de bonifier les investissements dans la capacité axée sur les communautés et de mettre à profit les partenariats. Si la proposition, la demande ou le plan comprend des renseignements personnels, ceux-ci seront administrés conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Approbation
Au terme de l'évaluation et de l'approbation de la proposition, les demandeurs seront avisés par écrit de la décision du ministère. Des détails sur les activités qui pourront être financées ainsi que des renseignements relatifs aux exigences en matière de rapports connexes leur seront communiqués. L'auteur de la proposition et le ministère concluront une entente de financement ou conviendront des changements à apporter à une entente en vigueur.
Restrictions relatives aux approbations
Répétition et prolongation de projets : Le PDPI ne finance généralement pas de projets identiques ayant le même bénéficiaire d'une année à l'autre. Un projet peut être répété si les bénéficiaires diffèrent, par exemple lorsqu'une organisation répète un projet de formation pour de nouveaux bénéficiaires qui n'ont pas suivi la formation.
Les prestataires et bénéficiaires ne doivent pas considérer le financement du PDPI pour l'année en cours comme une garantie que le ministère financera des activités connexes prévues pour les exercices suivants. Ils ne doivent pas non plus compter sur le financement du PDPI comme source de revenu stable.
Bénéficiaires visés par la gestion des manquements : Les bénéficiaires visés par la gestion des manquements sont invités à présenter une demande de financement au titre du PDPI pour des projets de renforcement de la capacité de gouvernance qui les aideront à achever et à mettre en œuvre leur plan d'action de la gestion. Les fonds du PPDI ne peuvent servir à assumer les coûts fixes liés à l'embauche de cogestionnaires ou d'administrateurs tiers.
Double emploi : Le PDPI est conçu de manière à être mis en œuvre avec souplesse. Il n'est cependant pas conçu pour que ses activités fassent double emploi avec celles financées par d'autres programmes ou pour compléter le financement dans d'autres domaines de programme. Les activités visant à fournir de la formation, des ressources ou des services à un programme ministériel précis ne sont pas admissibles au financement. Par contre, les activités qui ont des incidences indirectes sur plusieurs programmes ou sur la totalité des programmes parce qu'elles renforcent la capacité de gouvernance du bénéficiaire dans au moins une des 10 fonctions du gouvernement sont admissibles au financement.
Ressources existantes de gouvernance : Lorsque des ressources similaires à une activité de projet proposée sont disponibles, le financement du PDPI ne couvrira pas l'intégralité des coûts associés au développement d'un nouveau produit sans une nouvelle proposition de projet approuvée. Les fonds du PDPI peuvent également financer des coûts connexes tels que la planification, la mobilisation, la personnalisation des produits existants en fonction des besoins uniques du bénéficiaire, la ratification et la mise en œuvre.
Production de rapports
Rapport annuel
Chaque bénéficiaire doit préparer et soumettre un rapport d'activités et de dépenses, avec à l'appui les documents pertinents et les produits livrables dont la présentation est exigée.
Dans de nombreux cas, les projets financent la création de produits concrets, comme des codes, des politiques, des plans comptables, des gabarits, des cadres, des constitutions, des documents de formation et des plans supplémentaires. Pour que les produits livrables puissent devenir une ressource commune, les ententes de financement renferment des dispositions standards permettant au ministère de diffuser publiquement ces documents.