Guide de la PCG - Planification communautaire globale pour les Premières Nations de la Colombie-Britannique Quatrième Édition

Étape 1 : Évaluer le degré de préparation de la collectivité

Votre collectivité est-elle prête à se lancer dans le processus de planification globale? Avant toute chose, la collectivité doit déterminer si elle est ou non capable de se lancer dans le processus de planification au moment présent. Les gens, les capacités et les ressources nécessaires sont-ils disponibles?

On ne peut pas considérer la collectivité comme étant prête tant que ses membres et ses dirigeants ne sont pas favorables au processus. Si vous estimez que votre collectivité est prête à aller de l’avant, vous pouvez demander au conseil de souscrire au processus de planification sous la forme d’une résolution du conseil de bande ou d’un dispositif analogue. Dès le début, il est important de clarifier les choses et d’obtenir des appuis en informant la collectivité et ses leaders.

Si l’on décide de reporter à plus tard le processus de planification, vous pouvez envisager d’élaborer un plan d’action pour préparer la collectivité à une date ultérieure. (Voir l’annexe des ressources une liste de publications et d’autres ressources.)

Étape 2 : Établir un budget, trouver des fonds

Des fonds seront nécessaires tout au long du processus de planification. C’est à l’étape de la préplanification que l’on établit un budget pour l’ensemble du processus et que l’on détermine les sources de financement potentielles.

Comment les fonds seront ils utilisés? Ils seront peut-être nécessaires pour financer le travail d’un coordonnateur de la planification et la formation d’un stagiaire, le soutien technique, l’organisation de réunions communautaires, la rédaction et la reproduction de documents d’information réguliers, ou diverses autres activités dont le comité de planification juge qu’elles mériteront d’être financées pendant la durée du processus.

Lorsque vous avez décidé à quoi serviront les fonds, il faut :

• établir le budget du processus de planification (il n’est pas nécessaire d’avoir une version finale),
• définir les sources de financement potentielles (voir en annexe une liste de sources potentielles),et
• rédiger des propositions à l’intention de ces sources de financement.

Construire un plan de communication et d’engagement

Les membres de votre collectivité sont le fondement de votre PCG. Tenir les membres informés, obtenir leurs apports, et les encourager à participer aux réunions, aux événements et aux groupes de travail, sera essentiel à la réussite de votre processus de planification. Alors, comment allez-vous procéder?

Au début de l’étape de la planification, prenez un peu de temps pour élaborer un plan définissant la façon dont vous engagerez les membres dans le processus de PCG. Est-ce que vous organiserez de grandes réunions communautaires, de petites réunions plus simples, des séances familiales, des sondages et/ou des entrevues personnelles? Est ce que vous vous joindrez à des groupes existants et des processus de réunions réguliers pour joindre les gens là où ils sont?

Ensuite, ajoutez quelques idées sur la façon de tenir chacun au courant de l’évolution de la PCG. Est ce que vous communiquerez des mises à jour régulières par courriel, bulletin, site Web, Facebook et/ou en personne?

Est-ce que vous collerez des affiches dans la collectivité, livrerez des bulletins en mains propres et/ou ferez du porte à porte pour vous assurer que chacun entend la nouvelle?

La façon dont vous engagez les membres de la collectivité et communiquez avec ceux-ci dépendra de la taille de votre collectivité et de la façon dont ils sont susceptibles de recevoir l’information. Rappelez-vous qu’une collectivité informée et engagée est votre meilleur atout pour la réussite du processus de planification.

« Le plan n’appartient à personne en particulier. Il appartient à tout le monde. »

Étape 3 : Constituer une équipe de planification

Pour constituer une équipe de planification, vous devez réunir un groupe de personnes représentatives des diverses composantes et des divers secteurs de compétence de votre collectivité.

L’équipe de planification :

• dirige le processus de planification
• fait des recherches
• communique de l’information à la collectivité et aux autres partenaires
• fait régulièrement le point sur les activités de planification auprès de la collectivité et des leaders
• collecte des fonds
• travaille en étroite collaboration avec les partenaires stratégiques éventuels pour les besoins de l’élaboration du plan communautaire global
• révise les différentes versions du plan communautaire global et met au point la version finale

L’équipe de planification peut former des groupes de travail plus petits pour travailler sur différents aspects du processus.

Il sera peut être bon de rédiger le mandat de votre équipe de planification. Ce document doit résumer les principes directeurs de l’équipe — but et portée du processus de planification, façon dont vous engagerez les membres de la collectivité, échéancier envisagé et rôles et responsabilités des membres de l’équipe.

Étape 4 : Faire les recherches nécessaires

Les plans existants sont essentiels à la PCG

Il se peut que votre collectivité dispose déjà de plans et de travaux de recherche qui dorment sur les étagères à la suite de projets antérieurs. Les renseignements contenus dans ces documents vous donneront, à vous-même ainsi qu’à votre équipe de PCG, un excellent point de départ. Les dossiers historiques, les cartes d’aménagement du territoire, et les buts et priorités précédemment identifiés peuvent tous être versés dans le processus de PCG. Personne ne veut faire un travail déjà fait, alors ne ratez pas l’occasion de montrer à la collectivité l’efficacité avec laquelle vous avez su réunir cette documentation dès le départ!

La forme de la planification communautaire globale dépend de chaque groupe et de sa situation. La recherche peut vous aider à adapter le processus à votre collectivité.

Informez-vous de l’actualité de la planification communautaire globale en discutant avec d’autres Premières Nations et avec les municipalités/districts avoisinants, en naviguant sur Internet et en consultant les références dont la liste se trouve dans l’annexe du présent guide.

La recherche vous permettra de trouver la réponse aux questions suivantes :

• Que signifie la planification communautaire globale?
• Quels sont les avantages de la planification communautaire globale?
• Quels sont les modèles existants de planification communautaire globale?
• Quel modèle, ou combinaison de modèles, convient le mieux à notre collectivité?
• Quels doivent être nos principaux champs de planification?
• Quelles techniques pouvons-nous utiliser pour garantir l’engagement de la collectivité et obtenir son appui durable au processus de planification?
• Quels principes devons-nous adopter pour guider le processus de planification?

Les principes de planification peuvent servir d’orientation ou de liste de vérification pour les besoins du processus de planification. Les principes sont des « vérités acceptées » — des choses que chacun considère comme vraies et qui, quand on les met en pratique, ajoutent de la valeur à ce que l’on fait.

Voici quelques exemples de principes : approche communautaire, représentativité, inclusion, respect, popularité, intégration, souci des résultats, facilité à comprendre et réalisme.

Étape 5 : Dresser un plan de travail

Sur la base de l’information recueillie au cours de l’étape de la recherche, l’équipe de planification définit les grandes lignes du processus de planification globale pour la collectivité.

Ce schéma général est ensuite étoffé pour devenir un plan de travail plus détaillé, précisant pour chaque phase de la planification :

• les choses à faire (activités),
• par qui (rôles et responsabilités),
• quand (échéanciers),
• à quel prix (budget).

Étape 1 : Recueillir de l’information générale

La première étape de la planification consiste à faire le point sur la situation présente de la collectivité, y compris les qualités qui la distinguent. L’équipe de planification doit résumer ses constatations dans un document général.

Cette étape peut consister à faire des recherches, à mener des activités de cartographie et à organiser des discussions et des réunions avec les membres. Il s’agit de recueillir des renseignements variés, y compris les plans et études qui existent déjà — une bonne partie de l’information dont vous avez besoin existe dans votre collectivité ou peut être obtenue de vos partenaires gouvernementaux. Les renseignements recueillis aideront l’équipe de planification à cerner les lacunes à combler dans le fonds documentaire et à prendre des décisions en meilleure connaissance de cause.

Sondage Communautaire

Vous pouvez créer des sondages pour recueillir des statistiques et des renseignements sur la collectivité relativement aux intérêts et aux préoccupations des membres. Les sondages peuvent être remplis à la main, par courriel ou en ligne sur un site Web ou une page Facebook. Certaines collectivités ont embauché des jeunes pour parcourir la collectivité avec des dispositifs mobiles (p. ex. des iPads ou des ordinateurs portables) ou des formulaires de sondage imprimés pour recueillir les réponses directement des membres.

Lorsque vous créez un sondage, songez soigneusement d’abord à ce que vous voulez apprendre, et à la façon de poser les questions. Par exemple, plutôt que de demander « Avons-nous besoin d’un centre pour jeunes dans la collectivité? » (question à laquelle il est probable que la plupart des gens répondront « oui »), envisagez la possibilité de reformuler la question comme suit : « Quel type d’activités ou de programmes pourrions-nous offrir aux jeunes dans notre collectivité? » pour obtenir une réponse plus générale.

Voici quelques sites Web que vous pouvez utiliser pour créer des sondages :

• FluidSurveys.com : Comme ce site Web est au Canada, vos données sont protégées aux termes de la loi canadienne (d’autres sites Web pourraient ne pas protéger vos données).
• SurveyMonkey.com : Ce site Web peut être utilisé gratuitement pour des sondages de 10 questions au maximum.

Voici un exemple d’une liste de contrôle pour assembler l’information :

Logement et développement des infrastructures

• ❑ Actifs
• ❑ Plan communautaire des moyens techniques
• ❑ Tous les plans existants, y compris ceux des autres gouvernements
• ❑ Concepts de logement
• ❑ Location c. propriété

Économie

• ❑ Taux d’emploi
• ❑ Ventilation de l’emploi (c.-à-d. saisonnier; secteurs)
• ❑ Organisations économiques
• ❑ Inventaire des ressources humaines
• ❑ Tous les plans existants, y compris ceux des autres gouvernements

Démographie

• ❑ Population
• ❑ Taux de croissance de la population
• ❑ Proportion des catégories d’âge et de sexe

Santé

• ❑ Statistiques — incidence des maladies, taux de mortalité, toxicomanie etc.
• ❑ Programmes et services
• ❑ Tous les plans existants, y compris ceux des autres gouvernements

Société

• ❑ Statistiques — questions sociales, taux de l’aide sociale, taux de réussite scolaire, etc.
• ❑ Programmes et services
• ❑ Organisations communautaires
• ❑ Tous les plans existants, y compris ceux des autres gouvernements

Culture

• ❑ Histoire/culture de la collectivité
• ❑ Rôle joué par la culture dans la collectivité
• ❑ Programmes et services
• ❑ Organisations communautaires
• ❑ Tous les plans existants

Terres et ressources (cartes)

• ❑ Emplacement (y compris sur les cartes)
• ❑ Lieux environnants
• ❑ Activités menées sur les terres, utilisation de celles-ci
• ❑ Ressources disponibles, avec leur utilisation
• ❑ Tous les plans existants, y compris ceux des autres gouvernements

Gouvernance

• ❑ Organisme de leadership central
• ❑ Autres organismes de leadership
• ❑ Relations intergouvernementales (municipalités, provinces, régions)
• ❑ Programmes et services offerts
• ❑ Niveaux de dotation
• ❑ Tous les plans existants

Étape 2 : Faire l’analyse de la collectivité

Vous êtes maintenant en mesure d’examiner l’information générale recueillie et de comprendre les choses qui doivent être changées ou exploitées compte tenu des difficultés et des possibilités propres à votre collectivité.

L’étape de l’analyse permet à la collectivité :

• de se demander à elle-même pourquoi sa situation est ce qu’elle est,
• de comprendre pourquoi les choses réussissent quand elles réussissent,
• de comprendre les causes fondamentales de ses problèmes,
• de cerner les façons d’améliorer les différents aspects de sa situation,
• de déterminer les possibilités qui s’offrent à elle.

L’analyse FFPM (forces, faiblesses, possibilités et menaces) constitue un outil utile d’analyse communautaire. La nation Ktunaxa a vu dans la FFPM une occasion pour elle de « vider son sac » et de prendre acte ouvertement et honnêtement des causes des difficultés qu’elle connaît.

La FFPM peut être appliquée à chacun des principaux champs de planification — la gouvernance, les terres et ressources, la santé, la société, la culture, l’économie et l’infrastructure.

Étape 3 : Créer un énoncé de vision et définir les valeurs

« Nous devons savoir qui nous sommes et comment nous nous portons. »

Dans l’énoncé de vision, les membres de la collectivité affirment leurs valeurs et leurs souhaits et décrivent ce à quoi ils veulent que leur collectivité ressemble un jour. La vision doit être un portrait audacieux mais réaliste de l’avenir de la collectivité, pas un rêve irréalisable. Pour les besoins de la planification communautaire globale, on suggère d’adopter un horizon de 25 ans.

La vision :

• fait référence aux éléments constitutifs de la collectivité, y compris les gens, les terres et ressources et l’infrastructure,
• est déterminée par la conscience que les membres ont de leurs aspirations, intérêts, valeurs, rêves, racines et potentiel.

Pour élaborer une vision, il faut réunir les gens dans des réunions communautaires ou dans des groupes de concertation pour décrire, dessiner, peindre ou illustrer de quelque autre façon leur vision de l’avenir collectif. Autre option : utiliser des photographies, des illustrations, des cartes ou des objets que les gens peuvent assembler sous forme de collages ou de maquettes.

Lorsque les membres de la collectivité ont exprimé leurs points de vue, il faut en extraire les principaux thèmes ou messages — les valeurs de la collectivité. Exemples de valeurs : la santé de la collectivité, le mode de vie traditionnel, l’honnêteté et l’intégrité, la transparence, et la responsabilité dans l’administration.

Inspirez-vous de ces valeurs pour rédiger quelques énoncés de vision généraux, en tenant compte du plus grand nombre de thèmes et de valeurs possible. Continuez de tenir des séances de participation communautaire pour examiner l’énoncé de vision et les valeurs communautaires et les modifier si nécessaire.

L’établissement d’une cartographie communautaire est une autre bonne manière de créer une vision, en particulier dans le contexte des groupes de concertation. Commencez avec une carte de votre territoire traditionnel. Inscrivez dessus l’emplacement des collectivités, des infrastructures et des lieux où se déroulent les activités. Ajoutez ensuite ce que la collectivité voudrait voir à l’avenir : nouvelles infrastructures, zones culturelles, zones de cueillette traditionnelle, aires de développement économique, etc.

Exemples d’énoncés de vision des Premières Nations de la Colombie-Britannique

« Une population et des collectivités vigoureuses, qui parlent leurs propres langues et qui sont fières de leurs origines, de leur histoire et de la tradition qu’elles ont développées sur leurs terres ancestrales, qui s’emploient à travailler ensemble et à gérer leurs terres et leurs ressources en tant que nation autosuffisante et autonome. »

« Nous sommes un cœur et un esprit. » 

« Nous sommes Syilx qui tire sa force de notre timix et englobe ce qui est bon pour notre existence. Nous sommes fidèles à notre langue et aux enseignements de notre captiklw et respectons le fait que chacun a une valeur et a pour but de s’unir aux autres pour former une seule entité. »

« Nous sommes une collectivité pourvu d’une culture forte et distincte, avec sa propre langue et ses propres traditions, et les enseignements de nos ancêtres demeurent impérissables d’une génération à l’autre. Nous continuons d’être les dépositaires de nos lieux sacrés et importants. Nous nous réunirons souvent pour célébrer et nous soutenir les uns les autres. »

« Notre créateur nous a placés sur cette terre pour prendre soin de notre peuple, de notre terre, de notre langue, de nos coutumes, de nos connaissances, de notre culture, de notre titre, pour qu’ils soient à nous à jamais. Nous ferons en sorte de vivre dans une collectivité sécuritaire, saine et autosuffisante où les valeurs culturelles et l’identité sont constamment promues et embrassées par tous. »

Étape 4 : Élaborer un cadre stratégique global

Le cadre stratégique global est la base du plan communautaire. Le cadre est divisé en champs de planification, chaque secteur faisant état des buts, objectifs, projets/activités et résultats espérés en fonction de la vision communautaire.

Pour que votre vision communautaire devienne réalité, il faut élaborer un cadre assez général pour que vous puissiez vous attaquer aux questions définies dans tous les champs de planification — notamment la gouvernance, la santé, l’éducation, l’infrastructure, l’environnement, la société, la culture, l’économie, etc.

En définissant ces champs de planification et en établissant entre eux les liens nécessaires, vous serez en mesure de dresser un plan de nature à permettre de travailler concrètement à la réalisation de la vision communautaire.

Pour établir le cadre stratégique :

• Identifier et organiser l’information en fonction des principaux champs de planification, tels que la gouvernance, les terres et ressources, la santé, la société, la culture, l’économie et l’infrastructure
• Déterminer les moyens techniques qui peuvent aider les organisations de la collectivité
• Veiller à ce que l’information reste de nature générale
• Être précis et concis
• Être à l’affût des exceptions — se concentrer sur les aspects qui ressortent
• Partager l’information avec la collectivité — organiser une exposition, une journée portes ouvertes ou un dîner communautaire, etc.

Les étapes suivantes permettront d’étoffer les champs de planification du cadre stratégique global en y ajoutant des buts, des objectifs, des projets/activités et des résultats précis.

Étape 5 : Fixer les buts et les objectifs

Cette étape consiste à fixer les buts généraux de la collectivité pour chaque champ de planification ainsi que les objectifs précis qu’il faudra atteindre pour réaliser ces buts. Les buts définissent le parcours stratégique que la collectivité entend suivre pour réaliser sa vision; les objectifs sont les pierres de guet qui rythment la marche de la collectivité sur ce parcours.

But :

• Un énoncé général de ce que la collectivité souhaite voir arriver
• Peut se situer à moyen terme
• Un «  tronçon » du chemin qui mène à la réalisation de la vision communautaire

Objectif :

• Un énoncé précis sur la façon de réaliser le but plus général
• Vise le court terme
• Décrit les mesures concrètes qui seront prises pour réaliser chaque but
• « SMART  » (voir l’encadré marginal)
• Un jalon sur la voie qui conduit à la réalisation de la vision communautaire

Les buts définis pour chaque champ de planification découlent de la vision communautaire et des besoins définis par la collectivité. Les objectifs, à leur tour, découlent des buts. La plupart des buts ont plusieurs objectifs. La collectivité doit fixer ses propres buts et objectifs dans le cadre d’un processus inclusif, permettant à tous les membres de s’exprimer.

Le processus de planification va du général au particulier : on part de la vision d’ensemble et on se rapproche progressivement d’actions et de résultats très précis.

Pour fixer les buts et les objectifs, commencez par les principaux champs de planification. Utilisez la vision de la collectivité, ses valeurs et ses besoins pour orienter la discussion.

Pour définir les buts de la collectivité dans chaque champ de planification, demandez :

• Que voulons-nous accomplir dans ce domaine au cours des 10, 15, 20 ou 25 prochaines années?
• Dans quelle mesure notre vision, nos valeurs et nos besoins peuvent-ils orienter la définition de nos buts dans ce champ de planification?

L’étape suivante consiste à définir les objectifs à atteindre pour réaliser un but. En général, plusieurs objectifs doivent être définis pour réaliser un but. Pour chaque but, demandez :

• Que devons-nous faire pour réaliser ce but?
• En quoi consistent les objectifs — combien de mesures devons-nous prendre?

Pour fixer les buts et les objectifs, vous devez savoir quels sont les résultats souhaités. Un résultat est un changement mesurable qui se produit à la suite de mesures prises pour atteindre un but et ses objectifs.

Des mesures doivent être prises pour atteindre les buts et les objectifs définis pour la collectivité, pour obtenir les résultats espérés et pour mesurer les progrès accomplis.

Étape 6 : Définir les activités et les projets

L’étape suivante de la planification consiste à définir les activités et les projets nécessaires pour atteindre les buts et les objectifs.

Les buts et les objectifs sont généralement à long terme, alors que les activités et les projets sont intégrés aux plans de travail annuels des gestionnaires et du personnel administratif au palier opérationnel. Il est important que chacun comprenne en quoi les activités précises prévues dans le champ de planification de sa compétence se rattachent à la vision d’ensemble, et comprenne de quelles activités il est responsable.

Pour définir les activités et les projets, commencez avec les objectifs définis pour chacun des grands champs de planification. Pour chaque objectif, demandez :

• Quelles activités permettraient d’atteindre cet objectif?
• Quels gestes mesurables devons-nous poser au cours de l’année qui vient pour progresser?
• De quelles ressources avons-nous besoin pour atteindre cet objectif?
  • Finances
  • Ressources humaines (y compris les compétences)
  • Appareil politique
  • Relations et partenaires stratégiques
  • Technologie
  • Communications et information du public
• Les ressources actuelles sont-elles suffisantes?
• Devons-nous réorganiser la façon dont nous utilisons nos ressources, ou devons-nous trouver de nouvelles ressources?
• Qui va diriger/mettre en œuvre les activités stratégiques?
• Qui sera responsable de la réalisation des plans de travail?

Pour que les activités et les projets soient menés à bien, il faut les intégrer dans les plans de travail des services administratifs et du personnel. Ne jamais oublier d’écrire qui sera responsable de l’application des plans de travail, et quand cette application doit prendre fin, et vérifier régulièrement les progrès accomplis.

Le tableau ci-dessous donne un exemple de processus de planification, de la vision aux résultats :

Plan de logement dans votre PCG

Le logement fait partie intégrante du développement communautaire et influe sur le bien-être des personnes. Si votre PCG comprend des buts et des objectifs généraux en matière de logement dans votre collectivité, vous pourriez envisager d’élaborer un plan de logement détaillé pour en appuyer la mise en œuvre. Voici quelques conseils :

• Pour être efficace, le plan de logement doit consister en une vision commune de ce à quoi le logement, dans la collectivité, ressemblera à l’avenir.
• Lorsque vous vous préparez à engager la collectivité dans le PCG, prévoyez parler des besoins de logement de la collectivité comme partie intégrante du processus.
• Ne pas oublier : Combien de gens louent leur logement et combien le possèdent? La collectivité a-t-elle besoin de maisons multifamiliales, de maisons unifamiliales, de logements pour les aînés et/ou de logements unifamiliaux?
• La qualité de la construction, les dimensions adéquates, le design et la viabilité financière sont d’importantes considérations dont il faut tenir compte pour que le logement soit sécuritaire et abordable dans la collectivité.
• Les plans de logement communautaire peuvent inclure des politiques, des conventions d’occupation, des processus administratifs, des exigences financières, des concepts de rechange et des besoins : d’infrastructure.

Pour plus de renseignements, veuillez consulter les ressources offertes par l’Assemblée des Premières Nations et la First Nations National Building Officers Association, ainsi que le Guide pratique du logement : Comment obtenir des subventions de logement, à la fin du guide.

Étape 7 : Créer une stratégie de mise en œuvre

Si tout marche bien, à la fin de l’étape 6, l’équipe de planification aura établi un cadre stratégique global comportant les buts, les objectifs, les actions/projets et les résultats escomptés pour chaque champ de planification. C’est alors le moment d’établir une stratégie de mise en œuvre décrivant la façon dont ce cadre deviendra réalité.

Une stratégie de mise en œuvre complète comprend les éléments suivants : des priorités, des indicateurs de réussite (les objectifs accomplis et les résultats obtenus), des responsabilités, des échéanciers et les ressources et les formes de soutien nécessaires à la mise en œuvre.

Pour créer une stratégie de mise en œuvre, la première chose à faire consiste à établir l’ordre de priorité entre les activités et les projets définis par la collectivité et à établir un calendrier d’action à court, à moyen et à long termes.

Étape 1 : Établir l’ordre de priorité des mesures (politiques, programmes et projets)

• Déterminer ce qu’il faut faire en premier lieu. Il existe de nombreux outils et des approches différentes qui peuvent être utilisés pour analyser les options, et pour vous aider à établir un consensus et à prendre des décisions collectives sur les priorités.
• Les premières mesures à prendre dépendent peut-être aussi du réalisme et du pragmatisme. Il faut déterminer les ressources dont vous disposez, ou que vous pouvez acquérir facilement, pour commencer au plus vite.
• Critères fréquents pour établir les priorités : impact, urgence, capacité, coût, risque et/ou soutien politique de la collectivité ainsi que du chef et du conseil.

Étape 2 : Définir l’équipe de gestion du projet

• La définition et le recrutement d’une équipe de gestion du projet contribue à susciter un appui général en faveur du projet et à faciliter l’engagement rapide des membres de la collectivité et du personnel. Ça peut également permettre au chef et au conseil ainsi qu’à l’administration de déléguer certaines responsabilités relatives aux projets.
• Veiller à ce que l’équipe possède les capacités nécessaires à la mise en œuvre du projet. En plus du champion et du personnel, il pourrait être nécessaire d’inclure des consultants et/ou des rédacteurs de demandes de subvention. Si la capacité nécessaire n’existe pas dans la collectivité, vous devrez peut-être envisager d’obtenir de la formation ou un soutien externe – ce qui peut être financé par des subventions ou par des prêts.

Étape 3 : Obtenir les approbations nécessaires et établir de bons plans de communications et de production de rapports

• Commencez par acquérir une bonne compréhension de la consistance du projet. Répondez à quelques questions de base. Quel est le projet? Pourquoi est-il une priorité? Qui va le mettre en œuvre? Qui, dans la collectivité, bénéficiera du projet? Où le projet sera-t-il réalisé? Quel est l’échéancier du projet? Combien le projet va-t-il coûter? De quelles ressources avez-vous besoin? Plus les réponses seront détaillées, plus grandes seront vos chances d’obtenir les approbations nécessaires pour vous mettre en marche.
• L’importance de ce travail préparatoire est qu’il constitue le fondement des rapports rédigés pour la collectivité, l’administration et le conseil. Il permet également de clarifier les ressources nécessaires, de cerner les lacunes, et de jeter les bases des propositions de financement.
• Il existe une responsabilité de continuer à communiqueravec les membres au sujet du plan et l’évolution de sa mise en œuvre. Prévoyez un lieu public où l’état d’avancement du projet peut être exposé. Créez un plan qui illustre le rôle que les membres peuvent jouer dans le projet.

Étape 4 : Déterminer les partenaires potentiels susceptibles d’appuyer le projet

• Travailler avec des partenaires à la réalisation de projets est une excellente façon de partager les coûts, d’obtenir un effet de levier pour amasser des fonds, de développer les capacités, de renforcer les résultats, et d’équilibrer la charge de travail tout en partageant les retombées positives.
• Partenariats internes : identifiez les autres ministères susceptibles de contribuer au projet et envisagez de mettre les ressources en commun (p. ex., les projets de santé et d’activités récréatives pourraient être appuyés par le Centre de la jeunesse ainsi que par les groupes d’aînés).
• Partenariats externes : étudiez la possibilité de faire appel aux autres Premières Nations adjacentes qui pourraient être intéressées à collaborer sur certains projets (p. ex., le développement des compétences pour exploiter les possibilités d’actions régionales). Les gouvernements, les établissements d’enseignement, et/ou les organismes à but non lucratif, peuvent également jouer un rôle de soutien.

Étape 5 : Identifier le financement d’autres sources

• Beaucoup de projets ont besoin de financement supplémentaire dépassant les capacités du budget de votre Première Nation. La section ressources à la fin du présent guide dresse la liste d’un certain nombre de sources potentielles de financement pour appuyer votre projet.
• À ce stade-ci, il est bon de faire une analyse de toutes les ressources dont vous disposez ou dont vous pourriez avoir besoin pour réaliser le projet – pas seulement les ressources financières, mais également humaines (capacités et compétences).
• Ne vous inquiétez pas si le montant complet de votre première demande de financement n’est pas approuvé. Apprenez à exploiter les effets de levier en utilisant les fonds déjà amassés pour appuyer d’autres demandes. Une fois que vous aurez obtenu du financement initial, il est probable que d’autres organismes s’engageront financièrement, leur risque se trouvant maintenant réduit.

Penser différemment : Tous les projets n’ont pas besoin de financement

Une Première Nation, qui voulait trouver le moyen d’aider des enfants à se rendre à l’école en toute sécurité en traversant une route à forte circulation, avait beaucoup de difficultés à amasser des fonds pour faire construire un pont pour piétons. Comme elle ne trouvait pas d’argent, elle a décidé d’adopter une approche complètement différente et a négocié avec le ministère des Routes, qui a fourni gratuitement un panneau d’arrêt pour passage pour piétons.

« Il n’y a pas de mise en œuvre quand il n’y a pas d’habilitation des membres de la collectivité. »

Étape 6 : Créer les plans de travail, les budgets, les études de faisabilité et les plans d’affaires

• Il est probable que vous demanderez à votre collectivité, à votre chef et conseil, à vos partenaires, à vos bailleurs de fonds et à vos banques de participer et de courir un beau risque avec votre projet. Vous devrez donc être prêt à démontrer dès les premières étapes que votre projet est un investissement sûr de temps et d’argent. Vous pouvez atteindre ce résultat avec ce qui suit :
  • des études de faisabilité qui montrent que le projet fonctionnera;
  • des plans d’affaires qui montrent que le projet est financièrement viable;
  • des plans de travail contenant des détails concrets et des échéanciers précis des activités jusqu’à la fin de la mise en œuvre; et/ou
  • des budgets faisant état des coûts d’immobilisation et de fonctionnement.

Étape 7 : Gestion du projet

• Lorsque toutes les étapes ci-dessus sont achevées (c.-à-d. que vous disposez du financement, que les études sont approuvées, que la collectivité a donné son accord et qu’une équipe de gestion de projet est en place), vous êtes probablement prêts à démarrer. De grands projets d’immobilisation et des programmes pluriannuels exigeront souvent des gestionnaires de projet et des consultants spécialisés, la gestion et le suivi quotidien professionnel du projet revêtant une importance cruciale à cette étape. Il est important de tenir des réunions régulières sur l’état d’avancement du projet avec l’équipe de gestion, les consultants et les partenaires.
• Une attention spéciale doit être portée à ce qui suit :
  • Contrôle des coûts : veiller à ce que le projet respecte le budget et à ce que le flux de trésorerie soit suffisant pour payer les factures rapidement.
  • Calendrier : vérifier que chacun respecte les échéanciers qu’il s’est engagé à respecter.
  • Modifications de projet : essayer d’anticiper les difficultés (p. ex., les mauvaises conditions météorologiques), les retards (p. ex., les pénuries d’approvisionnement) et les coûts inattendus (p. ex., des conditions inusitées dans le sol).
  • Contrôle de la qualité : surveiller constamment la qualité des travaux. Ne supposez pas que les consultants et les entrepreneurs font nécessairement du travail de qualité : vérifier ce qu’ils font.
  • Rapports : faire des rapports d’avancement à l’intention de la bande (à l’interne) et à l’intention des partenaires et des bailleurs de fonds (à l’externe).
• N’oubliez pas de consulter l’administration, le chef et le conseil et, si nécessaire, les bailleurs de fonds, avant d’approuver des changements importants aux coûts, à l’échéancier, à la nature ou à la qualité des travaux.

Étape 8 : Tirer les leçons, définir les meilleures pratiques et célébrer!

Au fur et à mesure que les activités et projets sont mis en œuvre, il est important de faire rapport régulièrement à la collectivité et aux dirigeants sur les progrès accomplis et sur la façon dont les projets bénéficient à la collectivité, y compris :

• Les leçons tirées : apprendre des erreurs et des réussites. Qu’est-ce qui a fonctionné, qu’est-ce qui n’a pas fonctionné, et pourquoi?
• Meilleures pratiques : réinjecter les acquis dans le cycle de planification. Comment pourrez-vous améliorer le processus de mise en œuvre la prochaine fois?
• Célébrer – souvent! N’oubliez pas de célébrer vos réussites. Inviter toute la collectivité à se joindre à vous – après tout, elle était là au début du cycle de planification et mérite de voir les résultats du travail collectif. Les célébrations sont une façon de rendre hommage aux efforts accomplis et de prendre acte de la réussite et d’encourager la collectivité à passer à des projets plus ambitieux.

Étape 9 : Exploiter au maximum la formation communautaire, le mentorat, le développement des capacités et l’emploi

Beaucoup de Premières Nations voient dans les nouveaux projets une occasion de développer les capacités, d’offrir de la formation et du mentorat, et d’attirer des ressources dans la collectivité, y compris des emplois.

• Les écoles, les collèges et les universités sont souvent désireuses d’établir des partenariats avec les Premières Nations et d’aider les membres individuels à obtenir de la formation et des certificats dans des domaines de nature à aider leurs collectivités à atteindre leurs buts.
• Si des consultants ou des entrepreneurs externes deviennent nécessaires, il faut les encourager à inclure la formation, le développement des capacités et les possibilités d’emploi pour les membres de votre collectivité dans leur travail.
• Lorsqu’elles négocient des partenariats avec les entreprises, les Premières Nations peuvent demander de la formation, des emplois et des marchés.

Étape 1 : Analyser les résultats

L’analyse aide à comprendre les progrès accomplis et les difficultés rencontrées pendant la mise en œuvre.

Pour évaluer les résultats du plan, le comité de mise en œuvre doit :

• examiner les rapports de projet,
• analyser le degré d’avancement de la mise en œuvre du projet en fonction des plans de travail annuels, des critères d’évaluation et des indicateurs de succès en parlant avec les gens responsables de la mise en œuvre du projet ou participant à celle-ci, et en recueillant les points de vue des membres de la collectivité.

Les questions à poser pour réaliser cette analyse pourraient être les suivantes :

• Quel progrès avons-nous fait par rapport à nos buts et objectifs?
• Les résultats sont-ils à la hauteur des indicateurs de succès que nous avons définis pour chaque partie de notre plan de travail?
• Les enjeux sont-ils abordés efficacement?
• La vision est-elle réalisée?
• Les buts et les objectifs sont-ils réalisés?
• Qu’est-ce qui change dans la collectivité, et pourquoi?
• Quelles améliorations peuvent être faites?

Tout en réalisant le suivi et l’évaluation, garder les principes suivants en tête :

• Être constructif et objectif. N’attaquez pas les efforts des autres – l’évaluation est un outil pour améliorer.
• Rester proactif. Tenter d’anticiper les problèmes et les questions lors de la phase de la mise en œuvre avant qu’ils se produisent.
• Favoriser l’inclusion. Veiller à ce que chacun, y compris le personnel et les membres de la collectivité, se sente accueilli et offre des suggestions et des idées d’amélioration. Tenir compte de toutes les opinions.
• Rendre des comptes et être responsable envers la collectivité. Le processus d’évaluation, y compris les rapports et les mises à jour, doit être accessible à tous les membres de la collectivité.

Étape 2 : Examiner et recommander

Après avoir analysé les résultats du plan, le comité de mise en œuvre doit élaborer un rapport à l’intention de la direction et de la collectivité, rapport résumant les résultats de son évaluation et désignant les réussites et les difficultés.

Ce rapport comprendra probablement des recommandations d’amélioration et d’ajustement ou des révisions au plan communautaire global ou à la stratégie de mise en œuvre.

Envisager de faire des rapports de rendement annuels à l’intention de la collectivité pour démontrer et célébrer les réalisations.

Étape 3 : Réviser et mettre à jour

Des révisions mineures et des mises à jour du plan communautaire global et de la stratégie de mise en œuvre peuvent être faites selon les recommandations de l’équipe de mise en œuvre, avec l’apport de la collectivité. Cependant, de temps à autre, il faudra probablement réviser le plan en profondeur car les circonstances externes et internes ainsi que les influences changent.

Une révision et une mise en œuvre du plan pourraient s’imposer si :

• Au cours du processus d’évaluation, la collectivité indique que le plan communautaire global ne reflète plus ses buts et ses objectifs,
• Un événement important se produit, qui introduit toute une série de nouvelles préoccupations et questions, par exemple la conclusion d’un traité ou l’apparition de nouvelles occasions rendues possibles par de nouvelles initiatives de gouvernement à gouvernement,
• La stratégie de mise en œuvre vient à expiration,
• Cela fait au moins 10 ans que la collectivité a refondu le plan communautaire global.

Si l’on décide d’un réexamen en profondeur, la collectivité passera de nouveau par les quatre étapes du cycle de planification. Mais cette fois-ci, le processus sera sans doute beaucoup plus rapide que la première fois, les éléments de base étant déjà fixés, l’expérience de planification étant acquise, et les processus de mise en œuvre étant déjà en place.

Étape 4 : Faire connaître et célébrer les réalisations de votre collectivité

La planification communautaire globale est un processus continu, mais prenez le temps de réfléchir sur la signification de cet événement dans votre cheminement sur la voie de la planification. Votre collectivité a travaillé dur pour déterminer quel doit être son avenir et a obtenu des résultats importants en cours de route. Cette réussite est due à la participation continue des membres au processus de planification, et au dévouement de l’équipe de planification, de l’administration et des leaders lors du processus de mise en œuvre.

Pour tirer partie de vos réalisations :

• Organisez des célébrations annuelles au cours desquelles la collectivité revient sur les réalisations de l’année écoulée.
• N’oubliez pas de faire connaître les résultats de chaque projet, programme ou politique achevé par l’intermédiaire de votre site Web communautaire, groupe Facebook ou bulletin mensuel.
• Prenez beaucoup de photographies au cours de l’évolution d’un projet, car cela permet d’illustrer votre propos.
• Prenez note de tous les projets réalisés dans un relieur à feuilles mobiles – chaque fois que quelque chose est réalisé, le relieur prendra du volume!

Conseils sur la façon de noter les révisions et les mises à jour de votre PCG

• Lorsque vous apportez des révisions, utilisez des notes en bas de page pour préciser la date de révision et tout autre renseignement pertinent.
• Utiliser des relieurs à feuilles mobiles plutôt que des carnets pour pouvoir ajouter ou retrancher des pages si nécessaire.
• Plutôt que de numéroter les pages, numérotez les sections pour faciliter les révisions.
• Créer une copie du document dans un programme dont d’autres peuvent se servir pour le modifier.