Programme des partenariats en éducation : Volet Préparation structurelle : lignes directrices nationales de 2023 à 2024

5.1 Outil de planification organisationnelle de l'éducation

L'Outil de planification organisationnelle de l'éducation est à la disposition de ceux qui souhaitent présenter une demande dans le cadre du volet Préparation structurelle, mais son utilisation n'est toutefois pas obligatoire. Il comprend un guide qui vise à aider les organisations régionales des Premières Nations à évaluer, étape par étape, leur capacité à fournir du soutien et des services en éducation aux écoles administrées par une bande.

Des fonds associés à l'outil sont accessibles pour aider les organisations régionales des Premières Nations à réfléchir à leurs priorités courantes, à recenser leurs atouts, à évaluer leurs besoins et à élaborer un plan de renforcement de leur capacité.

5.2 Activités admissibles

Comme l'un des objectifs du volet « préparation structurelle » est de renforcer les capacités, les demandeurs récurrents doivent démontrer comment la proposition actuelle et les activités éligibles amélioreront ou seront une continuation des activités des années précédentes.

5.3 Critères d'évaluation

Les projets doivent porter sur un ou plusieurs des domaines suivants :

• les activités visant à renforcer la gouvernance et la capacité et des organisations des Premières Nations à offrir des services en éducation dans les écoles des Premières Nations;
• les activités visant à appuyer l'établissement d'un modèle d'école ou de système des Premières Nations auquel les communautés des Premières Nations délégueront partiellement ou entièrement la responsabilité de tous les aspects de l'éducation primaire et secondaire;
• les activités visant à appuyer l'établissement d'ententes de partenariat ou d'autres modèles de partenariat officiels qui définissent les priorités, les engagements, les rôles et les responsabilités communs. Le partenariat doit être formé du demandeur et d'au moins un des partenaires potentiels suivants :
  • les Premières Nations, y compris les organisations d'éducation des Premières Nations;
  • les conseils tribaux;
  • les entités de la catégorie des conseils scolaires;
  • le ministère de l'Éducation de la province ou du territoire concerné;
  • les conseils scolaires de la province ou du territoire concerné;
  • SAC.

Pour ce qui est des activités d'établissement de partenariat, les demandeurs doivent :

• désigner clairement les partenaires et indiquer les contributions en espèces ou en nature de la part de chacun des autres partenaires, par exemple, les coûts du demandeur peuvent être financés en tout ou en partie par le programme;
• déterminer les priorités communes devant figurer dans un plan d'action mixte ou tout autre mécanisme permettant de faciliter le partenariat.

Une fois qu'une entente de partenariat a été officialisée et signée, le demandeur peut présenter une demande dans le cadre du volet Partenariats du programme.

Les ententes de services en ce qui a trait à l'achat de services, peu importe la durée de l'entente, ne constituent pas un partenariat dans le cadre du présent programme.

Si vous soumettez une proposition d'activités dans le cadre du volet Préparation structurelle, vous pouvez y joindre des copies de votre plan de renforcement des capacités ou de l'outil de planification organisationnelle de l'éducation de SAC .

6.1 Dépenses admissibles

Sous réserve de l'article 6.2, les dépenses admissibles comprennent :

• les salaires et les avantages sociaux des employés à court terme;
• les frais de déplacement, y compris les frais d'hébergement, les indemnités kilométriques pour les véhicules privés et les indemnités de repas journalières. SAC fournira le financement conformément aux taux établis dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, à l'exclusion des indemnités de faux frais;
• les frais de réunion, y compris les frais de location d'installations, de salles de réunion, de matériel audiovisuel et d'accueil;
• les coûts des communications avec les Premières Nations et les partenaires en éducation comme les ministères de l'Éducation, les associations d'enseignants et les associations de conseils scolaires;
• les frais associés aux services professionnels, aux services de consultation ou à l'engagement d'un Aîné, les tarifs quotidiens et la durée du contrat doivent être énoncés;
• les honoraires versés aux Aînés, aux gardiens du savoir, aux danseurs et aux joueurs de tambour lors des activités culturelles et cérémoniales;
• les services de démarrage d'entreprise de TI. Les propositions doivent être accompagnées d'une stratégie et d'un plan de mise en œuvre de la technologie de l'information, ainsi que d'un devis. Les services de démarrage d'entreprise de TI peuvent comprendre :
  • l'achat de logiciels et de matériel informatique pour l'organisation seulement et non pour être utilisés en classe ou pour combler les besoins individuels des élèves;
  • les frais de TI, par exemple, la maintenance ou les licences, essentiels aux activités de l'organisation et dont le financement n'est pas disponible ailleurs;
• les frais associés à l'obtention de conseils juridiques, à l'exclusion des situations où il s'agit de litiges;
• le perfectionnement professionnel et la formation du personnel de l'organisation de la Première Nation sans compter la formation en salle de classe;
• l'achat de matériel didactique et d'apprentissage qui sera utilisé par l'organisation de la Première Nation;
• les coûts associés à l'établissement d'un conseil scolaire des Premières Nations qui sera responsable de l'enseignement primaire et secondaire dans les réserves, y compris de l'exploitation des écoles et de la gestion des ententes sur les droits de scolarité.

6.2 Dépenses non admissibles

Les dépenses non admissibles comprennent, sans toutefois s'y limiter :

• les droits de scolarité provinciaux et territoriaux;
• les coûts associés aux activités liées à la négociation et à la mise en œuvre d'ententes sur l'autonomie gouvernementale;
• les coûts associés aux infrastructures, y compris en ce qui touche les tâches de planification, de construction, d'exploitation ou d'entretien en lien avec des installations scolaires fédérales ou des Premières Nations;
• les coûts associés à toute activité qui entraînerait un financement en double, obtenu de plus d'une source pour les mêmes dépenses dans le cadre d'une seule activité, y compris les frais et les services faisant l'objet d'ententes sur les droits de scolarité;
• les coûts associés à l'acquisition ou à l'entretien d'équipement ou de fournitures dans les écoles provinciales ou territoriales;
• les coûts associés à la prestation de services de perfectionnement professionnel, notamment les frais de déplacement, y compris les frais d'hébergement, les indemnités kilométriques pour les véhicules privés et les indemnités de repas journalières, le tout en fonction des taux fixés dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte à l'intention du personnel des provinces et des territoires;
• les activités associées aux problèmes de santé et de santé mentale, formation en secourisme, coordonnateurs en santé mentale, psychologues, prévention du suicide, retraites de mieux-être mental;
• les activités visées par la législation sur les langues autochtones du ministère du Patrimoine canadien, telles que :
  • le matériel linguistique et pédagogique;
  • le personnel chargé des programmes d'études;
  • les travailleurs et les Aînés chargés des activités culturelles et patrimoniales;
  • l'équipement des programmes d'éducation inspirés de la terre;
• les prix de présence, les sacs-cadeaux et les cadeaux.

Pour en savoir plus sur le programme financé dans le cadre de la législation sur les langues autochtones du ministère du Patrimoine canadien, consultez :

• Volet des langues autochtones — Programme des langues et cultures autochtones

Pour en savoir plus sur les programmes de financement de SAC, consultez le site :

• Programmes de financement

6.3 Frais d'administration maximaux

Les frais d'administration admissibles comprennent uniquement les frais réels associés directement à l'administration de la proposition et peuvent être calculés en fonction du financement total demandé pour les activités jusqu'à concurrence de 15 % du financement demandé.

L'instrument de collecte de données (ICD) calculera automatiquement ce montant.

Les frais d'administration admissibles comprennent les éléments suivants, sans toutefois s'y limiter :

• le soutien de bureau;
• les locaux à bureaux et les services publics;
• les frais généraux administratifs, notamment en ce qui concerne :
  • la papeterie et le matériel de bureau;
  • les téléphones cellulaires et les téléphones de bureau;
  • l'équipement informatique individuel;
• la collecte et la tenue à jour de données et de renseignements, ainsi que la production de rapports connexes, conformément aux exigences en matière de rapports financiers et de rapports sur le programme même;
• les coûts assumés afin que les renseignements personnels soient gérés et protégés adéquatement pendant leur collecte, leur période de conservation et leur utilisation, et lors de leur divulgation et de leur élimination.

Lorsqu'un bénéficiaire du financement redistribue à des tiers les fonds reçus dans le cadre de ce programme, la somme équivalente aux 15 % autorisés pour les frais d'administration engagés par toutes les parties doit être répartie entre les parties selon ce qui en a été convenu.

7.1 Présentation des propositions

Toutes les propositions soumises à SAC doivent être préparées à l'aide de l'ICD officiel de l'exercice de 2023 à 2024, qui précise quels sont les renseignements obligatoires requis. Pour obtenir de l'aide, consultez le bouton « Afficher les instructions » de l'ICD.

L'administration centrale de SAC enverra par courriel l'ICD, ainsi que les instructions pour soumettre une demande, directement aux bénéficiaires admissibles antérieurs.

Les bureaux régionaux de SAC enverront par courriel l'ICD à toutes les autres Premières Nations de leur région respective avec les mêmes instructions pour la soumission de proposition.

Les demandeurs qui soumettent une demande dans le cadre du volet Préparation structurelle peuvent uniquement soumettre une proposition d'une durée d'un an.

Lorsque des lignes directrices propres à une région ont été établies, elles préciseront l'endroit où soumettre les propositions. Pour toute question, veuillez communiquer avec l'organisation désignée des Premières Nations de votre région. Si les propositions du volet Préparation structurelle ne sont pas soumises à une organisation régionale des Premières Nations, elles doivent l'être à SAC.

7.2 Critères d'évaluation

Les propositions seront évaluées en fonction de l'admissibilité des demandeurs, des activités admissibles et des critères de mérite décrits à l'article 5.

Des renseignements clairs doivent être inscrits dans les champs obligatoires de l'ICD. Si des renseignements sont manquants ou que le tout n'est pas suffisamment clair, cela pourrait avoir une incidence sur le processus d'évaluation des propositions et le niveau du financement accordé.

Les critères de mérite de la proposition qui sont décrits plus en détail dans l'ICD sont les suivants :

• capacité : les demandeurs doivent décrire l'expérience, l'expertise ou la capacité connexe qu'ils possèdent pour entreprendre les activités proposées;
• engagement et soutien : les demandeurs doivent confirmer que la proposition bénéficie de l'appui des communautés, des écoles et des partenaires;
• plan de mise en œuvre : la mesure dans laquelle les activités proposées s'harmonisent avec les objectifs du financement demandé;
• coûts des activités : le montant du financement demandé doit s'harmoniser clairement avec la nature de l'activité.

7.3 Options d'ordre administratif du programme

Chaque région détient 3 options d'administration du programme. S'il y a lieu, l'organisation désignée des Premières Nations informera SAC de l'option privilégiée par la région. Lorsque SAC n'est pas informé de l'existence d'une organisation désignée mandatée, l'option 3 sera l'option choisie par défaut.

7.4 Processus d'examen et d'approbation

Selon l'option d'ordre administratif choisie, les propositions seront examinées et approuvées par l'une ou l'autre des entités suivantes :

• l'organisation désignée des Premières Nations;

ou

• un comité directeur régional sur l'éducation des Premières Nations;

ou

• SAC.

Les demandeurs retenus recevront une confirmation écrite des décisions de financement.

9.1 Bénéficiaires du financement

On entend par bénéficiaire de financement un demandeur retenu qui a signé une entente de financement avec SAC.

9.2 Durée du financement

Le financement approuvé pour l'exercice de 2023 à 2024 sera fourni dans le cadre d'une entente de contribution d'une durée d'un an.

Le niveau du financement approuvé pour une année donnée ne garantit pas un financement ou un même niveau de financement au cours des années ultérieures.

Les bénéficiaires doivent déclarer les fonds reportés ou excédentaires prévus à SAC d'ici le 15 février 2024 au moyen du « Plan de financement différé/excédentaire » annexé à leur lettre de décision de financement pour 2023 à 2024.

9.3 Approches de financement

Les paiements de transfert destinés aux bénéficiaires d'un financement dans le cadre du volet Préparation structurelle seront versés sous forme de contribution fixe.

Une contribution préétablie peut être utilisée si le bénéficiaire le souhaite.

Les agents régionaux de SAC peuvent fournir des renseignements sur les critères d'admissibilité à ces différents modes de financement ainsi qu'au sujet des exigences liées à la gestion des fonds.

Le mode de financement utilisé pour le transfert de fonds à un bénéficiaire est indiqué dans l'entente de financement signée par le bénéficiaire.

Les orientations de programme précises qui suivent pour la gestion des paiements de transfert viennent compléter les orientations fournies dans l'entente de financement signée par le bénéficiaire et doivent être lues conjointement avec l'entente de financement.

Financement par contribution préétablie

Réaffectation de fonds :

La réaffectation de fonds transférés sous forme de contribution préétablie n'est pas permise.

Financement par contribution fixe

Réaffectation de fonds :

Au cours de l'exercice financier, les bénéficiaires peuvent réaffecter un pourcentage raisonnable de fonds parmi les activités et les dépenses admissibles de leur proposition approuvée par SAC pour le volet Préparation structurelle du programme.

Les bénéficiaires doivent toutefois obtenir l'approbation du gestionnaire du programme de leur bureau régional de SAC avant de réaffecter les fonds.

Fonds non dépensés :

Les bénéficiaires peuvent reporter les fonds non dépensés restants à la fin de l'exercice et les utiliser au cours du prochain exercice pour des activités et des dépenses admissibles, telles qu'elles sont énoncées dans les présentes lignes directrices.

Dans des circonstances exceptionnelles où les fonds ne peuvent pas être dépensés pour des activités et des dépenses admissibles décrites dans les présentes lignes directrices, les bénéficiaires pourraient être autorisés à utiliser les fonds non dépensés au cours du prochain exercice pour des activités et des dépenses d'un autre volet du programme.

Les bénéficiaires doivent démontrer à l'agent de SAC responsable du programme dans leur région qu'ils sont admissibles à l'autre volet du programme et fournir un plan complet en ce qui a trait à l'utilisation des fonds.

Financement sous forme de contribution souple

Réaffectation de fonds :

Au cours de l'exercice financier, les bénéficiaires peuvent réaffecter des fonds parmi les activités et les dépenses admissibles de leur proposition approuvée par SAC.

Fonds non dépensés :

Les bénéficiaires peuvent conserver les fonds non dépensés à la fin de chaque exercice pour les utiliser au cours d'un exercice suivant afin d'atteindre les objectifs de leur plan de travail approuvé par SAC. Les fonds non dépensés qui restent après la réalisation de toutes les activités obligatoires de la proposition approuvée par SAC peuvent uniquement être utilisés pour les activités et les dépenses admissibles décrites dans les présentes lignes directrices.

9.4 Aucune duplication du financement

Le volet Préparation structurelle est conçu pour permettre une certaine souplesse de façon à ce qu'on puisse donner suite aux priorités communes liées au partenariat. Ce volet ne vise pas à compléter ou à reproduire le financement de diverses activités déjà accordé dans le cadre d'autres programmes y compris les programmes de l'enseignement élémentaire et secondaire de SAC.

10.1 Exigences en matière de rapports

Les exigences en matière de rapports, comme les rapports sur le programme même et les rapports financiers, et leurs échéances respectives sont indiqués dans l'entente de financement du bénéficiaire. Des précisions sur ces exigences sont fournies dans le Guide de présentation des rapports.

Les bénéficiaires doivent rendre des comptes sur l'ensemble du financement reçu et dépensé, y compris les fonds non dépensés qu'ils ont pu conserver afin de les utiliser au cours d'un exercice ultérieur. Consulter la rubrique « Approches de financement » des présentes lignes directrices donne des renseignements détaillés sur l'utilisation des fonds non dépensés.

Les bénéficiaires ayant accès au Portail des services de SAC peuvent accéder aux formulaires de rapport en ouvrant une session dans le portail. Les bénéficiaires qui n'ont pas accès au portail devraient communiquer avec leur bureau régional.

10.2 Surveillance et suivi

Toutes les exigences en matière de rapports que les bénéficiaires doivent respecter font l'objet d'activités de surveillance et de suivi visant à vérifier l'exactitude de l'information fournie à SAC.

Pour veiller à ce que les résultats et les objectifs des programmes ou des stratégies en cause soient atteints et à ce que les occasions d'amélioration continue des résultats qu'obtiennent les peuples autochtones soient définies, des activités peuvent être menées en collaboration avec les bénéficiaires, notamment des vérifications, des évaluations ainsi qu'un examen ciblé des programmes ou des stratégies, par exemple des examens des dossiers sur place ou non.