Programme de développement professionnel et institutionnel : Lignes directrices du programme 2015-2016
Table des matières
- Présentation
- Objectif du programme
- Projets admissibles
- Admissibilité — Qui peut présenter une demande?
- Phase de la demande
- Phase d'évaluation
- Phase d'approbation
- Phase de rapport
- Annexe A : Projets, activités et dépenses admissibles, et restrictions relatives aux approbations
- Annexe B : Programme de développement professionnel et institutionnel (PDPI) — Liste de vérification pour l'approbation d'un projet pour 2015-2016
- Annexe C : PDPI — Lettre d'approbation de projet — modèle
Présentation
Les présentes lignes directrices du Programme de développement professionnel et institutionnel d'Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) visent, par le truchement d'initiatives locales, régionales et nationales, à aider les communautés inuites et des Premières Nations à accroître leurs capacités en matière de gouvernance.
Le Programme de développement professionnel et institutionnel est un programme fondé sur des plans qui finance des projets de renforcement des capacités de gouvernance. Chacune des régions d'AADNC a un budget indépendant au titre du Programme de développement professionnel et institutionnel; ce budget sert à financer des projets qui amélioreront la capacité de gouvernance des communautés inuites et des Premières Nations se trouvant dans cette région.
En 2015-2016, afin d'être mieux informé des priorités de votre organisation, le Ministère fondera les demandes de financement au développement de la capacité sur les initiatives et projets contenus dans le plan de développement de capacité dont se sera doté le bénéficiaire. Afin d'avoir accès au financement, les projets devront obligatoirement provenir des plans de développement des capacités de ces récipiendaires.
Objectif du Programme
Financer des projets de gouvernance à l'échelle communautaire et institutionnelle afin d'améliorer la capacité des collectivités inuites et des Premières Nations d'exécuter les fonctions essentielles d'un gouvernement.
Projets admissibles
La bonne gouvernance communautaire sera appuyée au moyen de projets qui renforcent la capacité de gouvernance dans l'une ou l'autre des dix fonctions essentielles suivantes :
- le leadership
- appartenance
- compétence législative
- participation communautaire
- relations externes
- planification et gestion du risque
- gestion financière
- gestion des ressources humaines
- gestion de l'information/technologie de l'information
- administration de base
Voir l'annexe A pour une liste plus complète des projets, des activités et des dépenses admissibles, ainsi que des restrictions quant aux approbations.
L'autorisation du Conseil du Trésor « Contributions servant à la prestation de services publics dans le domaine du soutien aux gouvernements indiens et à l'établissement de systèmes solides de gouvernance, d'administration et de responsabilisation » se trouve sur le site Web d'AADNC.
Admissibilité — Qui peut présenter une demande?
Bénéficiaires admissibles
Pour être admissibles, les plans, ou propositions, si nécessaire, doivent servir à améliorer la capacité de gouvernance d'au moins un des groupes suivants :
- Premières Nations;
- conseils tribaux;
- collectivités inuites.
Les plans ou propositions visant à renforcer les capacités des organisations, comme les autorités compétentes en matière d'éducation ou les organismes de services à l'enfance et à la famille, qui gèrent des programmes de subventions et de contributions pour la prestation de services ne seront pas approuvés. De plus, les plans ou propositions ciblant la capacité d'exercice des pouvoirs d'organismes provinciaux/territoriaux ne sont pas admissibles au financement offert dans le cadre du Programme de développement professionnel et institutionnel.
Prestataires admissibles
Toute organisation dont un plan ou une proposition recevable a été approuvé par un comité du Programme de développement professionnel et institutionnel peut recevoir une contribution.
Phase de la demande
Les plans ou propositions doivent venir de l'organisation qui gérera la contribution.
Les plans de développement des capacités
Bien que sa forme soit laissée à la discrétion de chaque collectivité, le plan de développement des capacités doit tout de même présenter au minimum assez d'information pour permettre l'étude d'une initiative de gouvernance, d'un objectif de gouvernance, du coût d'une activité de gouvernance et de la mesure du rendement.
En voici des exemples, mais tous doivent comporter un volet de gouvernance :
- plan de développement de la capacité de gouvernance;
- plan d'action de la gestion (auparavant plan de redressement);
- plan d'action de la gestion (auparavant plan de redressement);
- plan communautaire global.
Un plan de développement des capacités ne doit pas nécessairement être complexe ni être aussi exhaustif qu'un plan communautaire global. En fait, vous disposez peut-être déjà d'un plan qui peut servir à présenter une demande de financement au titre du Programme de développement professionnel et institutionnel. Si tel n'est pas le cas, vous pourriez envisager d'utiliser l'Outil de planification de la capacité de gouvernance accessible sur le site Web d'AADNC.
Si vous ne possédez pas déjà un plan de développement des capacités en place, s'il vous plaît utiliser le modèle d'application de la capacité du plan de développement, qui présentent un format interactif qui peut être rempli en ligne puis imprimé pour votre soumission.
Phase d'évaluation
Le processus d'évaluation fondé sur des critères, utilisé pour évaluer les plans ou propositions, fait en sorte que tous les plans ou propositions de projet soient évalués de façon objective par les comités du Programme de développement professionnel et institutionnel en fonction des modalités du Programme, des besoins des collectivités, du risque et de la disponibilité du financement. Les plans et propositions sont évalués, recommandés et approuvés selon les critères suivants :
Tous les plans ou propositions doivent :
- soit :
- mentionner un demandeur qui est le seul bénéficiaire, ou
- contenir une liste de tous les bénéficiaires éventuels et indiquer que ces derniers ont chargé le demandeur de gérer les activités proposées en leur nom;
- montrer que le demandeur possède, et conservera, les contrôles et les pratiques de gestion financière nécessaires pour gérer les activités proposées;
- décrire les objectifs, les activités, les produits et les résultats attendus du projet, y compris les critères de mesure de la réussite;
- fournir une proposition budgétaire indiquant les activités et les coûts du projet, accompagnée d'une prévision de trésorerie fondée sur cette proposition;
- déclarer toute source de financement potentielle, notamment les contributions d'autres ministères ou organismes gouvernementaux ou les fonds que le prestataire ou les bénéficiaires investiront dans les activités proposées;
- en cas d'exécution par une tierce partie, comme lorsque le demandeur a l'intention d'embaucher un autre organisme qui exécutera certaines des activités proposées, fournir une description de l'entente indiquant les responsabilités et les rôles de chacune des parties à l'entente.
Les évaluations seront suivies en utilisant la liste de vérification pour l'approbation d'un projet (voir l'annexe B), ou un document d'évaluation régional équivalent.
Avis aux demandeurs
Conformément à l'objectif que le Ministère s'est fixé de soutenir le cadre de développement des communautés et de renforcement des capacités (DCRC), il est possible que l'on communique des renseignements non personnels obtenus dans votre plan à des partenaires internes et à d'autres ministères (comme Santé Canada) afin de bonifier les investissements dans la capacité axés sur les collectivités et stimuler les partenariats.
Si le plan comprend des renseignements personnels, ceux-ci seront administrés conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Phase d'approbation
Au terme de l'évaluation et de l'approbation du plan ou de la proposition, les demandeurs sont avisés par écrit de la décision d'AADNC. Lorsqu'une activité proposée est approuvée par un comité, l'auteur de la proposition ou du plan reçoit une Lettre d'approbation de projet (voir les modèles à l'annexe C). Cette lettre détaillera les activités qui pourront être financées ainsi que les exigences en matière de rapports connexes. L'auteur du plan ou de la proposition et le Ministère concluront une entente de financement ou conviendront des changements à apporter à une entente en vigueur.
Phase de rapport
Rapport annuel
Chaque prestataire doit préparer et soumettre un Rapport sur les activités et les dépenses Tous les documents pertinents ainsi que tous les résultats attendus détaillés dans la Lettre d'approbation de projet doivent accompagner le rapport. Font partie des documents pertinents des preuves d'achat, des factures et des certificats de formation.
Les prestataires ne seront pas admissibles à recevoir d'autre financement dans le cadre du Programme de développement professionnel et institutionnel si leur rapport annuel est soumis en retard. Si un rapport complet n'est pas présenté dans un délai raisonnable, les fonds versés au prestataire feront l'objet d'un recouvrement pouvant aller jusqu'à la pleine valeur de la contribution.
Dans de nombreux cas, les projets financent la création de produits concrets, comme des codes, des politiques, des plans comptables, des gabarits, des cadres, des constitutions, des documents de formation et des plans. Afin que les produits à livrer puissent devenir une ressource commune, les ententes de financement renferment des dispositions standard permettant au Ministère de diffuser publiquement ces documents. Les conditions relatives aux droits d'auteur et à la propriété intellectuelle visent à permettre la réalisation d'économies d'échelle en rendant tous les produits à livrer accessibles aux futurs demandeurs. Il s'agit de fournir aux bénéficiaires, qui pourront les examiner et les adapter à leurs propres besoins, une base de connaissances toujours d'actualité sur les ressources en renforcement de la capacité de gouvernance.
Annexe A : Projets, activités et dépenses admissibles, et restrictions relatives aux approbations
| Exemples de projets admissibles | Exemples de projets non admissibles |
|---|---|
|
|
Activités admissibles*
Les activités proposées peuvent recevoir du financement si elles améliorent la capacité d'exercer les pouvoirs relatifs à au moins une des fonctions du gouvernement.
| Fonction du gouvernement | Exemples d'activités de développement de la capacité de gouvernance admissibles** | Exemples d'activités non admissibles |
|---|---|---|
| Leadership | Codes de sélection des dirigeants, code électoral coutumier, orientation des chefs et des conseillers, politiques sur les rôles et les responsabilités des élus/personnes nommées | Coûts d'une élection, réunions régulières du chef et du conseil, coûts des résolutions du conseil de bande |
| Appartenance | Codes d'appartenance | Salaire du commis aux effectifs |
| Compétence législative | Politiques sur les règlements | Frais de litige |
| Participation communautaire | Codes de consultation de la collectivité, codes pour les appels et la résolution des différends | Réunions pour les affaires ordinaires de la collectivité |
| Relations externes | Politiques ou codes sur la façon de faire affaire avec d'autres gouvernements ou avec le secteur privé | Frais de déplacement pour les réunions régulières avec d'autres gouvernements |
| Planification et gestion du risque | Formation en planification stratégique | Plans de logement, plans d'utilisation des terres |
| Gestion financière | Codes financiers, formation et mise à niveau relatifs aux systèmes financiers | Coûts d'une vérification |
| Gestion des ressources humaines | Codes de ressources humaines, élaboration d'échelles salariales et de descriptions de travail normalisées, politiques et formation en relations de travail | Coûts du recrutement et salaires des employés |
| Gestion de l'information/technologie de l'information | Politiques relatives à la sécurité de l'information, mise à niveau de la technologie de l'information du bureau de la bande | Coût des services Internet |
| Administration de base | Formation pour le personnel de bureau, codes administratifs | Frais d'exploitation qui existeraient même sans le financement du projet |
| **Les activités admissibles énumérées pour chaque fonction sont présentés à titre d'exemples. Elles ne limitent en rien les types de projets autorisés et il n'est pas certain que des projets semblables seront approuvés en prévision d'un financement. | ||
Dépenses admissibles
Les dépenses mentionnées dans les plans ou propositions ne sont valables que si elles appuient une activité admissible et qu'elles correspondent à une ou plusieurs des catégories suivantes :
- Frais de scolarité et de formation
- Salaires et traitements
- Voyages, transport et hébergement
- Télécommunications
- Autres communications
- Loyer de bureau et frais généraux
- Fournitures de bureau et impression
- Services professionnels
- Initiatives d'information communautaire
- Conception, mise en œuvre et entretien de systèmes
- Matériel et logiciels nécessaires au soutien de la collecte, de l'analyse et de la déclaration des données
Les demandes de fonds supplémentaires pour les frais d'« administration » généraux d'un projet (10 % du coût du projet, par exemple) ne sont pas recevables. Le coût de l'administration des projets du Programme de développement professionnel et institutionnel doit être intégré aux dépenses proposées plutôt que de s'y ajouter.
Le Programme de développement professionnel et institutionnel peut seulement servir au remboursement des frais qui étaient soumis dans une proposition avant que les dépenses soient engagées.
Restrictions relatives aux approbations
Financement de projet seulement : Le Programme de développement professionnel et institutionnel n'offre pas de fonds opérationnels de base. Les prestataires doivent savoir qu'ils ne doivent pas compter sur le financement du Programme de développement professionnel et institutionnel comme source de revenu stable.
Répétition et prolongation de projets : Le Programme de développement professionnel et institutionnel ne peut pas financer de projets identiques ayant le même bénéficiaire d'une année à l'autre. Un projet peut être répété si les bénéficiaires diffèrent, par exemple lorsqu'une organisation répète un projet de formation pour des bénéficiaires qui n'ont pas suivi la formation.
Les bénéficiaires et prestataires ne doivent pas interpréter le financement reçu du Programme de développement professionnel et institutionnel pour l'année en cours comme une garantie qu'AADNC financera les activités prévues pour les exercices suivants.
Bénéficiaires visés par la gestion des défauts de conformité : Les bénéficiaires visés par la gestion des défauts de conformité sont invités à présenter une demande de financement au titre du Programme de développement prof cités de gouvernance qui les aideront à compléter leur plan d'action de la gestion. Les fonds du Programme de développement professionnel et institutionnel ne peuvent servir à régler le coût de la cogestion ou des séquestres-administrateurs.
Double emploi : Le Programme de développement professionnel et institutionnel est conçu de manière à être mis en œuvre avec souplesse ainsi qu'à éviter que ses activités ne fassent pas double emploi avec celles que financent d'autres programmes et qu'il ne complète pas le financement dans d'autres secteurs de programme. Les activités visant à fournir de la formation, des ressources ou des services à un programme précis d'AADNC ne sont pas admissibles au financement. Par contre, les activités qui ont des incidences indirectes sur une bonne partie ou sur la totalité des programmes, parce qu'elles renforcent la capacité de gouvernance du bénéficiaire en ce qui concerne au moins une des dix fonctions du gouvernement, sont admissibles au financement.
Ressources existantes de gouvernance : Lorsqu'il existe des ressources qui se rapprochent de celles d'une activité proposée dans le cadre d'un projet, le Programme de développement professionnel et institutionnel ne finance pas en totalité le coût de l'élaboration d'un nouveau produit. Dans les cas de ce genre, le Programme de développement professionnel et institutionnel pourra financer les coûts associés à la planification, à la participation, à l'adaptation de produits existants aux besoins particuliers du bénéficiaire, à la ratification et à la mise en œuvre.
L'Administration centrale d'AADNC a réuni des exemples des nombreux produits et gabarits généralement créés grâce aux fonds du Programme de développement professionnel et institutionnel. Ils sont accessibles au public à l'adresse suivante : Outils pour la gouvernance.
Annexe B : Programme de développement professionnel et institutionnel (PDPI) — Liste de vérification pour l'approbation d'un projet pour 2015-2016
Partie A : Renseignements généraux
- Nom du demandeur :
- Nom et numéro du prestataire :
- Région :
- Titre de la proposition :
- Description :
Total du financement demandé au titre du PDPI : _____________ $
Partie B : Analyse du projet
| Exigences (O = Obligatoire. Les propositions qui ne satisfont pas à toutes les conditions obligatoires ne recevront aucun financement.) |
Oui, non ou S.O. |
|---|---|
| Montre que le demandeur a mis et pourra maintenir en place les pratiques et les contrôles de gestion financière nécessaires pour la gestion des activités proposées. | O |
| Décrit les objectifs, les activités, les produits et les résultats attendus du projet, entre autres, les critères de mesure de réussite. | O |
| Fournit une proposition budgétaire indiquant les activités et les coûts du projet, accompagnée d'une prévision de trésorerie fondée sur cette proposition budgétaire. | O |
| Déclare toutes les sources de financement éventuelles, comme les contributions d'autres ministères ou organismes gouvernementaux, ou les fonds que le destinataire du financement ou les bénéficiaires du projet affecteront aux activités proposées. | O |
| En cas d'exécution par une tierce partie, fournit une description de l'entente indiquant les responsabilités et les rôles de chacune des parties à l'entente. |
| Admissibilité des bénéficiaires Si la réponse aux questions A) et B) est négative, la proposition doit être refusée et l'examen doit prendre fin. |
Oui, non ou S.O. |
|---|---|
| A) Le demandeur est-il une Première Nation, un conseil tribal ou une collectivité inuite qui est le seul bénéficiaire du projet? Si la réponse est « non », passer à la question B. | |
| B) Le demandeur a fourni une lettre d'approbation de deux Premières Nations ou collectivités inuites ou plus qui témoignent de l'approbation des activités proposées ou du projet. | O |
Résultat de l'évaluation générale
Quel a été le résultat de la plus récente évaluation générale du demandeur?
Commentaires du vérificateur :
Commentaires de l'ASF :
Partie C : Recommandations de financement du Comité du PDPI
| Activité proposée | Activité admissible | Planification | Financement admissible demandé | Recommandation Type de financement et montant |
|---|---|---|---|---|
| (Brève description) | (Vise-t-elle au moins une des dix fonctions du gouvernement?) | (L'activité est-elle énoncée dans un plan de développement des capacités?) | (Pour les contributions fixes, fournir une justification dans la section des commentaires) | |
| Exemple : Code des RH | O | O | 30 000 $ | 25 000 $ Préétablie |
Financement total recommandé : __________________ $
Commentaires du Comité du PDPI :
Partie D : Décision de financement
- Fonds d'autres sources (préciser) :
- __________$ de _______________
- __________$ de _______________
- __________$ de _______________
- Aucun bénéficiaire admissible
- Aucune activité admissible
- Autre _______________
Résumé des activités approuvées
Cette information figurera dans la Lettre d'approbation de projet.
A) Activités à financer :
(p. ex. : élaboration d'un code des ressources humaines, tenue d'ateliers sur la gouvernance avec des Premières Nations membres du conseil tribal les 5 et 6 août, achat d'un nouveau logiciel de comptabilité et de deux ordinateurs)
B) Documents pertinents devant accompagner le rapport annuel du PDPI :
(p. ex. : reçus et factures, listes de participants, procès-verbal de réunions, certificats)
C) Produits livrables devant accompagner le rapport annuel du PDPI :
(p. ex. : codes, politiques, documents de formation, plans, rapports)
Approbation du financement : Conformément à la délégation du pouvoir de signer des documents financiers d'AADNC. Les ententes de financement existantes ont été vérifiées afin que le prestataire ne reçoive pas plus de 1 500 000 $ de fonds au total en 2015-2016 en vertu de l'autorisation « Contributions servant à la prestation de services publics dans le domaine du soutien aux gouvernements indiens et à l'établissement de systèmes solides de gouvernance, d'administration et de responsabilisation ».
Un centre financier doit signer la présente liste de vérification avant qu'une Lettre d'approbation de projet puisse être envoyée ou que les fonds pour ce projet puissent être versés.
Nom
Signature
Date
GCR
_______________________ $
Annexe C : PDPI — Lettre d'approbation de projet — modèle
Nom et adresse du prestataire
Objet : Approbation du projet aux termes du Programme de développement professionnel et institutionnel
Je vous écris en réponse à votre proposition du [jour mois année] intitulée « Titre de la proposition ». Les activités énumérées ci-dessous ont été approuvées en vue d'un financement au titre du Programme de développement professionnel et institutionnel (PDPI)
| Activité de développement de la capacité de gouvernance | Financement approuvé |
|---|---|
| Activité | Montant |
| Activité | Montant |
| Total | Montant |
Pour être admissibles, toutes les dépenses liées à ces activités devront avoir été faites avant le 31 mars 2016.
Conformément aux lignes directrices du Programme de développement professionnel et institutionnel, vous devez produire un Rapport sur les activités et les dépenses final. Celui-ci doit comprendre un résumé des activités exercées, les résultats obtenus et les détails financiers des activités. Il doit également être assorti de la documentation suivante :
- Documentation (p. e.x. reçu, facture, procès-verbal, certificat, liste des participants)
- Documentation (p. e.x. reçu, facture, procès-verbal, certificat, liste des participants)
Une copie des produits livrables suivants doit être jointe à votre rapport annuel
- Produit livrable (p. e.x. code, règlement administratif, modèle)
- Produit livrable (p. e.x. code, règlement administratif, modèle)
Si vous acceptez les exigences en matière d'exécution et de reddition de comptes liées à ce projet, veuillez communiquer avec [nom de la personneressource du Programme], [titre], au [numéro de téléphone], au plus tard le [date], afin de coordonner la signature d'une nouvelle entente de financement ou la modification de votre entente de financement existante.
Cordialement,
[Nom et titre du signataire]