Rapport Annuel au Parlement 2022-2023 : Loi sur la Protection des Renseignements Personnels

Création et croissance des nouveaux ministères

En juin 2019, la Loi sur le ministère des Relations Couronne-Autochtones et des Affaires du Nord et la Loi sur le ministère des Services aux Autochtones ont reçu la sanction royale. Cela a officialisé la création des deux nouveaux départements. La Direction de l'AIPRP fournit un service partagé pour supporter SAC et à RCAANC par le biais d'un protocole d'entente (PE) entre les lois habilitantes des ministères.

La délégation des responsabilités ministérielles au titre de la LPRP demeure particulière à l'organisation.

Mandat de Services aux Autochtones Canada

Le mandat principal de Services aux Autochtones Canada est d'améliorer la qualité des services offerts aux Premières Nations, aux Inuits et aux Métis. Le Ministère s'efforcera de combler les écarts socioéconomiques et, en fin de compte, de s'assurer que les peuples autochtones contrôlent leurs services et leurs programmes. Le ministère des Services aux Autochtones se concentrera, en partenariat avec les peuples autochtones, sur les cinq domaines prioritaires inter reliés suivants : la santé, l'éducation, les enfants et les familles, les infrastructures et une nouvelle relation financière.

SAC travaille en collaboration avec des partenaires pour améliorer l'accès à des services de haute qualité pour les Premières Nations, les Inuits et les Métis.

Notre vision est de soutenir et d'habiliter les peuples autochtones à fournir des services de manière indépendante et à répondre aux conditions socio-économiques de leurs communautés.

SAC s'est vu confier la responsabilité d'identifier les meilleurs modèles pour fournir des services améliorés aux peuples autochtones et d'améliorer la reddition de comptes aux peuples autochtones pour la qualité des services fournis par le Ministère.

Alors que le Canada se dirige vers une plus grande autonomie gouvernementale des Autochtones, SAC supervisera la prestation des services existants aux peuples autochtones, et en particulier aux Premières Nations en vertu de la Loi sur les Indiens, y compris la fourniture d'infrastructures communautaires, la gestion des urgences, l'eau, l'éducation, les fonds et les fiducies, et enregistrement.

Le Ministère travaille en collaboration avec ses partenaires pour créer un changement systémique dans la façon dont le gouvernement fédéral offre des services de santé aux peuples autochtones.

Demandes en vertu de la LPRP soumises à SAC

Par moyen du PE, la Direction de l'AIPRP du CIRNAC administre les demandes présentées à SAC en vertu de la Loi sur l'accès à l'information (LAI) et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP). Le Secrétariat général gère la PE pour SAC et fait rapport direct avec le député général. Le Secrétariat général est membre du Comité de la haute direction de SAC. La Direction coordonne et met également en œuvre des politiques, des lignes directrices et des procédures pour assurer la conformité du Ministère à la LAI et à la LPRP.

Des présentations en atelier, des cours de formation et des séances de sensibilisation conçus pour accroître l'accès à l'information et la capacité de protection des renseignements personnels dans l'ensemble du Ministère sont également offerts par la Direction de l'AIPRP.

En vertu d'un protocole d'entente sur les services partagés, tous les analystes de l'AIPRP ont traité les demandes de SAC et de RCAANC. Les analystes on traités des demandes de volumes et de complexités variantes en fonction de leur niveau de classification.

Les spécialistes en protection des renseignements personnels ont fourni des conseils importants sur la protection des renseignements personnels associés à de nouvelles initiatives et le partage formel de renseignements personnels découlant des programmes ministériels.

L'établissement de politiques et de procédures se poursuit, dans le contexte d'une réalité intergouvernementale en évolution, de sorte que des décisions stratégiques au sujet de la collecte, de la divulgation et de l'utilisation des renseignements personnels soient prises tout au long du cycle de vie des programmes de SAC.

La Direction de l'AIPRP fournit des conseils et une orientation au Ministère sur plusieurs sujets :

1. Application de la LAI et de la LPRP;
2. Communication de renseignements de nature délicate ou protégés au public;
3. Éducation et sensibilisation aux questions d'accès à l'information et de protection de la vie privée dans l'ensemble du Ministère;
4. Publications proactives;
5. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) ministérielles;
6. Divulgation autorisée de renseignements personnels en vertu du paragraphe 8(2) de la LPRP;
7. Énoncés pertinents de la LPRP sur les instruments de collecte de données (p. ex., formulaires, sondages et événements enregistrés);
8. Mises à jour dans Info Source et préparation et enregistrement des fichiers de renseignements personnels et des catégories de documents connexes; et
9. Protocoles entourant les atteintes à la vie privée.
10. Prestation de conseils sur la protection des renseignements personnels dans les protocoles d'entente, les ententes sur l'échange de renseignements et les ententes intergouvernementales sur l'échange de renseignements plus complexes.

L'équipe d'accueil trie et coordonne la réception des demandes d'information sous le contrôle du Ministère faites conformément à la LAI et à la LPRP.

L'équipe des opérations s'assure qu'une réponse est apportée dans les délais législatifs (30 jours). Toutes les demandes sont suivies à l'aide du système de suivi « Access Pro Case Management ».

Les analystes de l'AIPRP travaillent en étroite collaboration avec les secteurs de programme pertinents afin de s'assurer que tous les documents pertinents sont fournis et de s'assurer que les renseignements contenus dans ces documents sont traités conformément aux lois afin de permettre la divulgation sécuritaire des documents gouvernementaux au public canadien.

L'équipe des politiques et de la protection des renseignements personnels est disposée à prodiguer des conseils d'expert, à tenir à jour et à surveiller les risques liés à la vie privée, d'aider SAC à élaborer la formation sur la politique en matière de protection des renseignements personnels. Elle aide aussi SAC à élaborer des politiques ministérielles qui reflètent la relation unique du Ministère avec ses clients et ses partenaires autochtones, tout en veillant à ce que le Ministère s'acquitte des obligations que lui confère la Loi sur la protection des renseignements personnels.

En plus de la Direction de l'AIPRP, des agents de liaison de l'AIPRP se trouvent dans chacun des secteurs et des bureaux régionaux de SAC. Ces agents de liaison reçoivent les demandes de la Direction de l'AIPRP et confient celles-ci aux responsables compétents dans leur secteur. Les agents jouent un rôle essentiel en veillant à ce que des demandes claires soient envoyées aux personnes qui récupèrent les documents, et en faisant en sorte que les dossiers pertinents, les énoncés des répercussions et les approbations soient obtenus et communiqués aux fonctionnaires de la Direction de l'AIPRP en respectant les délais établis.

Bureau du directeur

Le Directeur (EX-01), à titre de Coordonnateur institutionnel de l'AIPRP, détient tous les pouvoirs délégués prévus par la Loi. Pour les fonctions administratives journalières, celui-ci est appuyé par un Directeur adjoint des Opérations (PM-06), un Directeur adjoint des Politiques et de la protection des renseignements personnels (PM-06), un Adjoint administratif (AS-01), ainsi que par un Administrateur des systèmes (AS‑04) pour la production de rapports.

1. Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

2. Demandes informelles

Aucune demande informelle n'a été reçue en vertu de la LPRP en 2022-2023.

3. Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

3.1 Disposition et délais de traitement

Des 298 demandes fermées pendant la période visée, SAC a pu divulguer entièrement ou partiellement les documents dans 217 cas, soit 73 % des demandes (tableau 3.1.1). Le résultat le plus fréquent des demandes traitées au cour de la période de rapport a été une divulgation partielle, pour 143 cas ou 47 % du temps. Des documents ont été divulgués dans leur intégralité dans 34 % des cas et il n'existait aucun document dans 38 cas ou 13 % des demandes. (tableau 3.1.1).

Équivalent textuel pour : Tableau 3.1.1 Pourcentage de dossiers complets pour chaque communication

Tableau 3.1.1 Pourcentage de dossiers complets pour chaque communication

Disposition	Pourcentage des demandes
Communication totale	25 %
Communication partielle	48 %
Exception totale	0 %
Exclusion totale	0 %
Aucun document n'existe	14 %
Demande abandonnée	13 %
Ni confirmée ni infirmée	0 %

Au cours de la période de référence actuelle, 53 demandes ont été traitées et fermées dans les 15 jours suivant leur réception et 111 autres ont été fermées entre 16 et 30 jours résultant en 55 % des demandes reçues ayant été complétées dans les 30 jours. 79 dossiers supplémentaires ont été complétés entre 31 et 60 jours après leur réception, avec ou sans prolongation consignée dans le dossier. Les 55 dossiers restants ont été traités en 61 jours ou plus.

Tableau 3.1.2 Décisions et délais de traitement

Décisions	Délais de traitement
	1 à 15	16 à 30	31 à 60	61 à 120	121 à 180	181 à 365	> 365	Total
Communication complète	9	48	15	1	1	0	0	74
Communication partielle	4	41	51	29	6	6	6	143
Exception totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Aucun document n'existe	8	18	11	5	1	0	0	43
Demande abandonnée	32	4	2	0	0	0	0	38
Ni confirmée ni rejetée	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	53	111	79	35	8	6	6	298

4. Communication en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5) de la LPRP

Le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels décrit les circonstances dans lesquelles des renseignements personnels relevant d'une institution fédérale peuvent être divulgués sans le consentement de la personne qu'ils concernent. En 2022-2023, SAC a fait 46 communications autorisées en vertu de alinéa 8(2) e) et aucune en vertu de l'alinéa 8(2) m). Le Conseil du Trésor du Canada exige que ces communications autorisées soient indiquées dans le rapport statistique.

Les communications autorisées en vertu de l'alinéa 8(2) e), suite aux demandes d'organisme d'enquête, ont été effectuées conformément à la LPRP. La Loi autorise la divulgation de renseignement personnelles à un organisme d'enquête identifié dans les règlements et qui en fait la demande par écrit, en vue de faire respecter des lois fédérales ou provinciales ou pour la tenue d'enquêtes licites, pourvu que la demande précise les fins auxquelles les renseignements sont destinés et la nature des renseignements demandés. Le Ministère a le contrôle d'une quantité importante de renseignements personnels nécessaires pour fournir des avantages et des services aux peuples autochtones.

Aucune communication n'a été autorisée en vertu des alinéa 8(2) m). La LPRP autorise la divulgation en vertu de l'alinéa 8(2) m) à toute fin lorsque, de l'avis du responsable de l'institution, des raisons d'intérêt public justifient nettement une éventuelle violation de la vie privée ou la communication procure un avantage certain à la personne concernée par les renseignements.

Le Commissariat à la protection de la vie privée doit être informé des communications conformément à l'alinéa 8(2) m) comme l'exige l'article 8(5) de LPRP. Cela n'a pas été nécessaire en 2022-2023.

5. Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Pendant la période visée par le rapport, il n'y a eu aucune demande de correction de renseignements personnels ou mention.

6. Prorogations

7. Demandes de consultation provenant d'autres institutions et organismes

SAC a reçu une (1) demande de consultation d'une autre institution en 2022-2023.

8. Délais de traitement des demandes de consultation des documents confidentiels du Cabinet

Au cours de la période visée par le rapport, aucune demande de consultation en vertu de l'article 70 de la LPRP n'a été transmise aux Services juridiques du Ministère concernant d'éventuels documents confidentiels du Cabinet.

9. Plaintes et avis d'enquête reçus

Au cours de la période de référence 2022-2023, aucune nouvelle plainte ou avis d'enquête concernant le traitement des demandes en vertu de la loi n'a été reçu. Toutefois, deux plaintes ont été reçues concernant des enquêtes sur des atteintes à la vie privée, qui n'étaient pas liées au traitement de demandes formelles.

10. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et fichiers de renseignements personnels

11. Atteintes à la vie privée

12. Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

12.2 Ressources humaines

En 2022-2023, SAC a alloué un total de 5,009 employés à temps plein (ETP), y compris les services d'un consultant, au cours de la période visée par le rapport (tableau 12.2).

Équivalent textuel pour : Tableau 12.2 Ressources humaines

Tableau 12.2 Ressources humaines

Ressources	La quantité
Employés à temps plein	4,734
Experts-conseils et personnel d'agence	0,275

L'ordonnance de délégation de pouvoirs

Sections et pouvoirs, devoirs ou fonctions

8(2)

Communiquer des renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée

8(4)

Conserver des copies des demandes présentées en vertu de l'alinéa 8(2)e), tenir des registres des renseignements communiqués à la suite de ces demandes et mettre ces documents à la disposition du commissaire à la protection de la vie privée

8(5)

Aviser par écrit la commissaire à la protection de la vie privée de la communication en vertu de l'alinéa 8(2)m)

9(1)

Conserver un dossier d'utilisation des renseignements personnels

9(4)

Aviser la commissaire à la protection de la vie privée de l'utilisation uniforme des renseignements personnels et mettre à jour l'index en conséquence

10

Inclure des renseignements personnels dans des fichiers de renseignements personnels

11(a)

Publier annuellement un index de tous les fichiers de renseignements personnels et de leur contenu respectif

11(b)

Publier annuellement un index de tous les renseignements personnels détenus par l'institution qui ne fait pas partie d'une banque

14

Répondre à la demande d'accès, dans les délais prévus par la loi; donner accès ou donner un préavis

15

Proroger le délai et aviser le demandeur

16

Lorsque l'accès est refusé

17(2)(b)

Langue d'accès ou autre format d'accès

17(3)(b)

Accès aux renseignements personnels en média substitut

18(2)

Peut refuser de communiquer des renseignements contenus dans un fichier inconsultable

19(1)

Refuser de communiquer des renseignements obtenus à titre confidentiel d'un autre gouvernement

19(2)

Peut communiquer tout renseignement visé au 19(1) si l'autre gouvernement y consent ou les rend publiques

20

Peut refuser de communiquer des renseignements préjudiciables aux affaires fédérales-provinciales

21

Peut refuser de communiquer des renseignements préjudiciables aux affaires internationales ou à la défense

22

Peut refuser de communiquer des renseignements préjudiciables à l'application de la loi et aux enquêtes

23

Peut refuser de communiquer des renseignements préjudiciables aux autorisations de sécurité

24

Peut refuser de communiquer les renseignements recueillis par le Service canadien des pénitenciers, le Service national des libérations conditionnelles ou la Commission nationale des libérations conditionnelles

25

Peut refuser de communiquer des renseignements préjudiciables qui pourraient menacer la sécurité des personnes

26

Peut refuser de divulguer des renseignements sur d'autres personnes et refuser de divulguer de tels renseignements lorsque la divulgation est interdite en vertu de l'article 8

27

Peut refuser de communiquer des renseignements sous réserve du secret professionnel de l'avocat

28

Peut refuser de communiquer des renseignements relatifs à la santé physique ou mentale d'une personne lorsque la divulgation est contraire à l'intérêt supérieur de la personne

31

Recevoir un avis d'enquête de la commissaire à la protection de la vie privée

33(2)

Présenter des observations au commissaire à la protection de la vie privée au cours d'une enquête

35(1)

Recevoir le rapport de la commissaire à la protection de la vie privée sur les conclusions de l'enquête et donner avis des mesures prises

35(4)

Donner au plaignant l'accès aux renseignements après l'avis en date de l'alinéa 35(1)b)

36(3)

Recevoir le rapport de la commissaire à la protection de la vie privée sur les conclusions d'enquête des personnes exemptées

37(3)

Recevoir un rapport des conclusions de la commissaire à la protection de la vie privée après une enquête de conformité lorsque l'institution ne s'est pas conformée aux articles 4 à 8

51(2)(b)

Demander que l'affaire soit entendue et tranchée dans la région de la capitale nationale

51(3)

Demander et se voir accorder le droit de présenter des observations à l'audience en vertu de l'article 51

72(1)

Préparer un rapport annuel au Parlement

77

S'acquitter des responsabilités conférées au responsable de l'établissement par les règlements pris en vertu de l'article 77 qui ne sont pas inclus ci-dessus

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 2 – Demandes informelles

Section 3 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

Section 4 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 5 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 6 – Prorogations

Section 7 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

Section 8 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Section 9 – Avis de plaintes et d'enquêtes reçus

Section 10 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)

Section 11 – Atteintes à la vie privée

Section 12 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels