Directive 210 - Gestion des ententes de financement par un séquestre-administrateur

1.1 Considérations relatives à la transition

La stratégie de transition de la Politique d'intervention (2008) à la Politique de prévention et de gestion des manquements (en vigueur en juin 2011) prévoit ce qui suit à compter de JUIN 2011.

2.1

La présente directive s'applique aux gestionnaires d'Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) (ci-après désigné le Ministère) qui gèrent les paiements de transfert. La présente directive ne s'applique pas au financement dispensé en vertu des ententes sur l'autonomie gouvernementale ni aux ententes de financement découlant d'accords fédéraux-provinciaux.

2.2

La présente directive aidera à la mise en œuvre de la Politique de prévention et gestion des manquements par l'exécution des processus ministériels de détection des manquements. Les bénéficiaires seront tenus de prendre des mesures raisonnables, rapides et efficientes pour remédier aux manquements. Les programmes, services, activités et projets doivent continuer d'être exécutés à même les fonds prévus dans l'entente de financement.

3.1 Objectif

Lorsque juger nécessaire, le Ministère devrait remédier rapidement et efficacement aux manquements à risque élevé, lorsqu'il est déterminé par celui-ci que le bénéficiaire refuse de le faire ou en est incapable, et ce en recrutant un SAEF chargé d'administrer l'entente de financement signée par le Ministère, durant la période de temps que le bénéficiaire travaillera à remédier aux causes sous-jacentes du manquement et à réassumer l'administration du financement.

3.2 Résultats attendus

Les résultats attendus de la présente directive sont de :

• contribuer au succès des ententes de financement individuelles, c'est-à-dire assurer la prestation continue des services et la dépense adéquate des fonds, et notamment l'atteinte des résultats voulus;
• réduire la gravité, la durée et la fréquence des manquements;
• éclairer le processus d'allocation des ressources, dans une optique de correction des problèmes et d'amélioration constante; et,
• cerner les types de manquements chez les bénéficiaires et parmi les programmes, afin d'aider à cibler les investissements pour mettre au point, à titre de solutions communes, des politiques et des mesures opérationnelles.

5.1 Secteurs de programmes

Les Secteurs de programmes, responsables de la conception des programmes, doivent :

• examiner les manquements constatés dans leur secteur, afin de déterminer s'ils peuvent, pour en réduire la fréquence, apporter des rajustements à leurs programmes, à leurs systèmes opérationnels ou à leur soutien administratif et aux bénéficiaires.

5.2 Secteur des opérations régionales et Organisation des Affaires du Nord

Le Secteur des opérations régionales et l'Organisation des Affaires du Nord, afin d'assurer la mise en œuvre uniforme et efficiente de la présente directive dans toutes les régions, doivent :

• cerner les difficultés posées par la mise en œuvre de la présente directive dans les diverses régions et apporter des solutions communes, ou les recommander au secteur responsable;
• contrôler l'atteinte des normes de service;
• examiner la fréquence des manquements afin de déterminer les secteurs prioritaires nécessitant des améliorations nationales et collaborer au besoin à cette fin avec les autres secteurs;
• intégrer la mise en œuvre de la présente directive à celle des directives sur la gestion des risques et le développement des capacités.

5.3 DPF et Centre d'expertise des paiements de transfert (CEPT)

Le DPF et le Centre d'expertise des paiements de transfert (CEPT), vu leur rôle de direction des paiements de transfert, doivent :

• élaborer à l'appui de la présente directive des guides, outils de travail et formations, et définir les besoins des usagers liés à l'infrastructure nécessaire;
• assurer la mise en place de l'infrastructure habilitante nécessaire (p. ex., PTPNI);
• assurer la mise en place d'un bassin de SAEF préqualifiés;
• fournir continuellement interprétations et conseils sur la mise en œuvre de la Directive;
• définir la fonction de remise en question que doivent assumer les directeurs régionaux des Services ministériels (ou équivalents) et les outils connexes;
• établir les exigences d'un programme régional d'examen fonctionnel de la mise en œuvre de la Directive;
• maintenir la Directive.

5.4 Directeurs généraux régionaux et directeurs généraux à l'administration centrale responsables du financement de programmes

Les directeurs généraux régionaux et directeurs généraux à l'administration centrale responsables du financement de programmes, dans le cadre de leurs fonctions globales de coordination de leur région ou secteur, doivent :

• mettre en place les procédures d'exécution de la présente directive dans le contexte de la région/du secteur, et les examiner périodiquement;
• mettre en place une structure de gouvernance pour l'approbation des documents sur les décisions, structure qui pourrait comprendre un Comité de gestion des paiements de transfert (CGPT);
• mettre en œuvre la stratégie nationale de communication et de sensibilisation, afin de mieux faire connaître les exigences stratégiques et opérationnelles, et de sensibiliser le personnel et les bénéficiaires à l'importance de la gestion des manquements.

5.5 Les agents des Services de financement régionaux ou équivalents à l'administration centrale

Les agents des services de financement (ASF) régionaux ou leurs équivalents, qui sont les premiers points de contact entre AADNC et les bénéficiaires qui leur sont assignés, sont responsables de :

• gérer la documentation conformément aux normes et systèmes du Ministère.

5.6 Directeurs régionaux, Services ministériels

Les directeurs régionaux des Services ministériels, jouent un rôle de supervision autonome des opérations régionales. Ils doivent :

• d'offrir des conseils, du soutien et de l'aide pour l'élaboration des procédures régionales/sectorielles prescrivant la diligence raisonnable et de leur donner l'occasion d'en faire preuve;
• veiller à ce que les SAEF soient choisis conformément à la présente directive;
• mettre en œuvre les activités d'examen fonctionnel conformément aux exigences du CEPT.

6.1 Bassin de SAEF préqualifiés

Le CEPT établit un bassin de SAEF préqualifiés, lequel se fonde sur une estimation des services (nature, ampleur) que pourraient requérir les régions/secteurs. Les SAEF potentiels sont préqualifiés au terme du processus du MERX fédéral. Les régions/secteurs engagent les SAEF à partir de ce bassin, selon la procédure de commande subséquente énoncée dans le Manuel sur les subventions et les contributions.

6.2 Commande subséquente de SAEF préqualifiés

Les régions/secteurs déterminent la nature précise des services dont ils ont besoin aux termes de l'entente de gestion par le séquestre-administrateur, en fonction des résultats de l'évaluation des manquements, et dans la mesure du possible sur consultation du bénéficiaire.

La commande subséquente est envoyée à tous les SAEF préqualifiés sur la liste qui travaille du point géographique de départ. La soumission la plus compétitive est retenue, suite à l'application du processus d'évaluation mis au point par le CEPT.

6.3 Cessation de la nomination

L'entente conclue avec la SAEF peut être résiliée pour des raisons de commodité sur préavis de 30 jours, ou pour toute autre raison inscrite dans l'entente-cadre de gestion par un séquestre-administrateur.

8.1 Nécessité de recourir à la GEFSA

La nécessité de recourir à la GEFSA est déterminée en application du processus d'évaluation des manquements, énoncé dans la Directive sur la gestion des manquements. La GEFSA sera considérée comme la meilleure stratégie de gestion des manquements à suivre dans les circonstances suivantes :

• manquement à risque élevé : l'évaluation des manquements détermine que le niveau de risque global du manquement du bénéficiaire est élevé;
• le bénéficiaire refuse ou est incapable de rectifier le manquement;
• la mise en œuvre du plan d'action de la gestion, dans le délai requis, ne donne pas les résultats escomptés;
• d'autres circonstances extraordinaires dictent le recours à la GEFSA.

8.2 Préservation de la relation de financement

Dans la mesure du possible, les ententes de financement en place entre le Ministère et le bénéficiaire seront maintenues, même si une gestion d'entente de financement par un séquestre-administrateur est mise en place à condition que :

• la GEFSA est une mesure temporaire;
• la GEFSA peut s'appliquer à tout ou à une partie du financement;
• la GEFSA s'inscrit dans le rôle global d'administration conféré au bénéficiaire, et dans son rapport de responsabilité envers la population desservie. Par exemple :
• la collaboration avec le bénéficiaire facilitera l'administration de l'entente de financement au profit de la collectivité;
• le SAEF peut utiliser le personnel et les modes de prestation des services du bénéficiaire; le bénéficiaire demeure alors l'employeur;
• le SAEF pourra consulter les dossiers du bénéficiaire dans la mesure où celui-ci les lui présente;
• à la demande du bénéficiaire, le SAEF aidera à rectifier les manquements déjà existant dans l'entente de financement, qui pourrait aussi inclure l'établissement d'un PAG.

8.3 Entente conclue avec la GEFSA

La GEFSA sera composée :

• de l'entente-cadre de gestion par un séquestre-administrateur, qui est le cadre national utilisé pour la conclusion de toutes les ententes avec la GEFSA;
• de la commande subséquente du SAEF, rédigée par la région/le secteur responsable, où sont énoncées les exigences propres à la situation spécifique.

La de la GEFSA sera jusqu'à la fin de l'exercice financier en cours (soit jusqu'au 31 mars suivant), et prévoit deux prolongations optionnelles d'un an dont peut se prévaloir le Ministère.

Le Ministère pourra modifier l'entente conclue avec la GEFSA, sur son approbation, à mesure que se préciseront la situation de manquement et les exigences opérationnelles, ou si le bénéficiaire demande du SAEF de nouveaux services conformes à son mandat.

Les amendements à l'entente avec la GEFSA seront apportés conformément aux Entente-cadre de gestion par un séquestre-administrateur : guide de l'utilisateur.

8.4 Mandat du SAEF

Le SAEF peut avoir pour mandat :

• d'administrer, en tout ou en partie, l'entente de financement entre le Ministère et le bénéficiaire; ou l'entente de financement qui existerait normalement entre les parties si elle avait pu être conclue;
• à la demande du bénéficiaire, de faciliter la négociation du remboursement de ses dettes avec ses créanciers;
• à la demande du bénéficiaire, de l'aider à remédier à la situation de manquement qui a donné lieu à une nomination d'un séquestre-administrateur par le Ministère, soit par des conseils sur les correctifs à apporter, soit par le développement des capacités, afin que le bénéficiaire puisse assumer de nouveau l'administration des fonds.

8.5 Plan d'action de la GEFSA

Dans les 60 jours suivant sa nomination, le SAEF doit remettre au Ministère un plan d'action de la GEFSA, conformément à l'entente-cadre de gestion par un séquestre-administrateur.

Ce plan d'action du SAEF peut se fonder sur les évaluations ou plans réalisés antérieurement à l'occasion du manquement (p. ex., évaluation générale ou PAG), ou sur l'évaluation des capacités du bénéficiaire d'administrer l'entente de financement (p. ex., évaluation du degré de capacité).

L'annexe C — pièce 2.0 propose un processus d'élaboration du plan d'action du SAEF notionnel.

8.6 Plan d'action de gestion (PAG)

La Directive sur la gestion des manquements explique comment doit être élaboré le PAG, en réponse à la situation de manquement. Le PAG, doit être rédigé le plus rapidement possible une fois que la GEFSA est enclenchée. Ce plan expose comment le bénéficiaire entend reprendre l'administration du financement et gérer les risques (faibles) une fois la GEFSA terminé. Pour plus de détails sur le PAG, voir le Cahier de travail sur le plan d'action de gestion.

8.7 Déviation des fonds

Les fonds payables aux termes de l'entente de financement sont confiés, en tout ou en partie, au SAEF, qui les gérera selon les conditions énoncées dans l'entente de GEFSA signée avec le Ministère.

Au terme de la GEFSA, le niveau de financement peut être rajusté :

• par le processus normal de modification de l'entente de financement du bénéficiaire – avec modification correspondante de la commande subséquente de la GEFSA;
• par l'ajout du protocole de modification à l'entente de financement si celle-ci n'est pas encore signée par le bénéficiaire — la commande subséquente de la GEFSA est alors modifiée en conséquence.

8.8 Évaluation du SAEF

La commande subséquente du SAEF précise de quelle manière le rendement du SAEF sera évaluée, conformément au mandat approuvé.

Le rendement sera évalué trimestriellement, ou plus fréquemment selon le risque; seront simultanément évalués le rendement du SAEF et le PAG du bénéficiaire. Pendant l'évaluation du SAEF, on envisagera :

• de continuer ou non la GEFSA;
• de remplacer ou non le SAEF;
• si la GEFSA respecte les conditions de son entente;
• si on progresse vers le règlement des manquements à risque élevé;
• quelle est la relation de travail avec le bénéficiaire;
• de modifier ou non l'entente conclue avec la GEFSA;
• si on prépare le régime qui suivra la fin de la GEFSA (règlement des problèmes par le PAG, jusqu'à ce qu'il ne reste plus que des risques faibles);
• de prendre d'autres mesures éventuelles pour atteindre les résultats escomptés.

Pendant l'évaluation du bénéficiaire et de son PAG, on envisagera :

• de modifier le PAG pour l'améliorer;
• si on progresse vers l'élaboration et la mise en œuvre du PAG, et notamment le développement des capacités;
• si on prépare le régime qui suivra la fin de la GEFSA (règlement des problèmes par le PAG, jusqu'à ce qu'il ne reste plus que des risques faibles);
• de prendre d'autres mesures éventuelles pour atteindre les résultats escomptés.

En fonction des résultats des examens trimestriels décrits ci-haut, le responsable pourra demander une nouvelle évaluation des manquements afin de recommander :

• la cessation de la GEFSA (si les progrès — ou leur absence — le justifient);
• le remaniement de la stratégie de gestion des manquements, pour mieux atténuer les risques cernés dans l'évaluation des manquements, et rectifier les manquements actuels à l'entente de financement.

8.9 Fichier de vérification

Les documents doivent être conservés conformément aux directives, normes et pratiques de gestion des documents du Ministère, afin que soit documentée la diligence raisonnable exercée tout au long du processus de la GEFSA.

9.1 Renseignements confidentiels ou privés

Aux fins de la présente directive, les parties (le Ministère, le SAEF, le bénéficiaire, ses membres) pourraient avoir à mettre en commun des renseignements obtenus confidentiellement. Dans de telles circonstances, les parties doivent alors se conformer en tout temps aux processus et procédures en place, dont ceux décrits dans l'entente de financement et l'entente-cadre de gestion par un séquestre-administrateur.

10.1 Processus opérationnels du Ministère

Recours aux processus, lignes directrices et outils de travail nationaux, pour un traitement uniforme et cohérent de tous les secteurs/régions et catégories de bénéficiaires :

• possibilité pour les régions/secteurs de mettre au point des processus de mise en œuvre de la présente directive, en énonçant notamment leurs rôles et responsabilités;
• le système de paiement de transfert du Ministère, (PTPNI) régit le suivi des obligations des bénéficiaires; et s'assure que l'information est accessible pour les évaluations des manquements et les analyses des tendances;
• comparaison des renseignements sur les bénéficiaires avec les données de référence fournies par les outils d'évaluation des risques, ce qui permet de déterminer le niveau de risque et de tirer des conclusions fidèles, objectives et reproductibles;
• examen des décisions par plusieurs supérieurs, conformément à une délégation de l'autorité fondée sur le risque, ce qui permet l'évaluation des recommandations et uniformise le traitement des divers bénéficiaires;

• conformément à l'entente de financement, envoi d'un avis sur l'enclenchement des stratégies de gestion immédiate des manquements, et leur motif;
• possibilité pour les bénéficiaires de communiquer au Ministère des renseignements qui pourront influer sur le choix de la stratégie de gestion immédiate du manquement, et révision éventuelle de la stratégie par le Ministère en conséquence.

10.2 Soutien du personnel

Le Ministère aide le personnel à acquérir les compétences requises par :

• la formation sur le cadre de contrôle de gestion des paiements de transfert et les processus opérationnels connexes;
• l'aide des centres d'expertise nationaux et régionaux.

10.3 Recrutement du SAEF

• par un processus d'appel d'offres public, on pré qualifie un bassin de SAEF qui ont les compétences requises;
• les SAEF préqualifiés sont invités à soumissionner lorsqu'un contrat est offert, et la soumission la moins coûteuse est choisie;
• l'entente signée avec le séquestre-administrateur énonce le rendement attendu de lui, sur consultation du personnel, du bénéficiaire et du SAEF lui-même;
• les résultats du SAEF et son respect des exigences sont évalués trimestriellement.

10.4 Supervision

Le dirigeant principal des finances et les Services de vérification et d'évaluation supervisent le cadre de contrôle de gestion des paiements de transfert et le traitement des transactions.

10.5 Participation du bénéficiaire

L'agent responsable s'assurera qu'il incombe toujours au bénéficiaire de remédier à la situation de manquement; pour ce faire, le responsable :

• garde en place l'entente de financement avec le bénéficiaire;
• consulte le bénéficiaire sur l'entente conclue avec le séquestre-administrateur;
• consulte le bénéficiaire sur les rapports d'évaluation du SAEF;
• exige du bénéficiaire qu'il rédige et exécute un PAG;
• encourage le développement des capacités du bénéficiaire, afin que celui-ci puisse assumer de nouveau l'administration des fonds et ne plus manquer à ses obligations.

10.6 Évaluation continue des outils d'évaluation

La fiabilité des outils d'évaluation (EM, EG, EDC) sera elle-même évaluée à la lumière des énoncés des problèmes contenus dans les plans d'action du SAEF et du bénéficiaire; on déterminera ainsi si les outils d'évaluation peuvent être améliorés pour mieux prédire et régler les difficultés constatées.