Annexe 2 - Élaborer et évaluer des plans d'affaires

5.1. Sélection d’un gestionnaire de la construction

Selon la section 7.3.3.1 de la Politique d'appel d'offres, la gestion de la construction prend généralement deux formes :

• Soit le gestionnaire de la construction est embauché pour fournir uniquement des services et agit en tant que conseiller au responsable du projet. Le responsable du projet octroie directement des contrats aux entreprises. Le responsable du projet peut également assumer le rôle de gestionnaire de la construction.
• Soit le gestionnaire de la construction est embauché pour fournir des services et agir en tant qu'entrepreneur général.

Le gestionnaire de la construction fournit des services consultatifs au responsable du projet, ce qui suppose généralement :

• aider avec la planification préliminaire et la conception du projet, en tenant compte des besoins de la communauté en matière d'infrastructure;
• cerner et intégrer les possibilités socioéconomiques;
• fournir des conseils sur les calendriers, les contrôles budgétaires et le rapport coût-efficacité des différentes méthodes et matériaux;
• fournir des services techniques et de gestion des sites;
• coordonner les travailleurs, les travaux et les fournitures;
• planifier le projet et les activités des travailleurs;
• procéder à l'évaluation et à la gestion globales des risques du projet;
• superviser les activités des travailleurs.

Il est généralement recommandé d'établir un contrat avec le gestionnaire de la construction avant d'entamer la phase d'avant-projet/de conception, afin de soutenir le processus de conception et d'aider à assurer la continuité du projet.

Si le gestionnaire de la construction souhaite que ses services soient retenus après la phase d'avant-projet/de conception, il doit soumettre une proposition acceptable détaillant en quoi il possède les qualifications nécessaires pour entreprendre le projet, conformément aux exigences énoncées à l'Annexe A. Cette proposition doit être évaluée et approuvée par le bureau régional de SAC concerné avant que le budget du projet ne soit finalisé et que la construction ne commence.

Les services d'un gestionnaire de la construction peuvent être retenus jusqu'à l'achèvement d'un projet, ou seulement jusqu'au début de la construction, avec une possibilité de prolongation pour que les services soient alors offerts jusqu'à l'achèvement du projet. Les services du gestionnaire de la construction sont généralement retenus en fonction d'honoraires fixes ou de dépenses remboursables, selon les modalités du contrat.

Le gestionnaire de la construction ne peut fournir que les services consultatifs énumérés ci-dessus. Il doit rester indépendant de tous les soumissionnaires éventuels et ne sera pas autorisé à soumissionner pour les contrats de construction du projet ou à devenir un des sous-traitants ou un des fournisseurs participant au projet.

6.1. Quand un plan d’affaires est-il nécessaire et quand est-il évalué?

Conformément aux sections 7.3.3.1 et 7.3.3.2 de la Politique d'appel d'offres, un plan d'affaires est requis pour tout projet pour lequel la première forme de gestion de la construction est utilisée – c'est-à-dire lorsqu'un gestionnaire de la construction est embauché pour fournir uniquement des services et qu'un responsable de projet octroie directement des contrats aux entreprises, ou lorsqu'un responsable de projet assume aussi le rôle de gestionnaire de la construction.

Le plan d'affaires décrit la capacité de la communauté à réaliser les travaux et sert d'outil pour aider le responsable du projet à planifier, à gérer et à superviser le projet jusqu'à ce qu'il soit achevé. Le plan d'affaires final doit être inclus dans la soumission officielle présentée pour approbation du projet.

Les sections 6.2 et 6.3 précisent à quel moment le plan d'affaires initial peut être élaboré et à quel moment il doit être mis à jour pour prendre sa forme finale, ainsi que les informations que ces plans doivent contenir.

Les plans d'affaires doivent être soumis à SAC pour examen et évaluation aux étapes suivantes du projet :

• étape de la conception, dans le cadre de la demande d'approbation du projet
• avant le début des travaux, ou, le cas échéant, dans le cadre d'une demande de modification.

Les bureaux régionaux de SAC sont chargés de recommander des améliorations ou des modifications au plan, le cas échéant, pour assurer une exécution efficace des projets. Le bureau régional de SAC concerné et le responsable du projet doivent tous deux approuver le plan d'affaires avant qu'il ne soit inclus dans la soumission officielle.

6.2. Préparation et évaluation d’un plan d’affaires initial

Le responsable du projet est tenu de préparer un plan d'affaires initial. Le coût associé à la préparation de ce plan est considéré comme une dépense de projet légitime.

Le plan d'affaires initial est généralement élaboré après la réalisation de l'étude de faisabilité. Le plan doit comprendre, au minimum, de l'information sur les points énoncés dans l'Annexe A ci-dessous, ainsi que de l'information sur les travaux qui seront attribués par voie concurrentielle et sur ceux qui seront réalisés au moyen d'effectifs locaux.

En ce qui concerne les travaux attribués par voie concurrentielle, le plan d'affaires doit s'en tenir à l'information nécessaire pour fournir le contexte; les appels d'offres et les appels de propositions fourniront aux soumissionnaires et aux promoteurs les renseignements détaillés sur le projet.

En ce qui concerne l'utilisation d'effectifs locaux, le plan d'affaires doit fournir des renseignements plus précis, plus particulièrement dans les sections portant sur le plan de mise en œuvre, le plan de ressources, le renforcement des capacités et les avantages sociaux et économiques.

Le plan d'affaires initial sera évalué en fonction de la liste de contrôle figurant à l'Annexe B.

6.3. Préparation et évaluation d’un plan d’affaires final

Avant le début des travaux, le plan d'affaires initial doit être revu afin de déterminer s'il doit faire l'objet d'une mise à jour, plus particulièrement en cas de modifications à la portée, au coût, au calendrier, aux ressources, aux exigences techniques ou aux résultats escomptés du projet. Si des modifications sont nécessaires, le responsable du projet doit réviser le plan et soumettre un plan d'affaires final dans le cadre de la soumission officielle. 

Le plan d'affaires final doit comprendre au minimum les renseignements exigés à l'Annexe C.

Le plan d'affaires final sera évalué en fonction de la liste de contrôle figurant à l'Annexe D.

7.1. Estimation des coûts – effectifs locaux

En l'absence d'un processus concurrentiel, la section 7.3.3.2 de la Politique d'appel d'offres prévoit une évaluation visant à déterminer la juste valeur marchande du coût total estimé des travaux réalisés au moyen d'effectifs locaux.

Si le coût total estimé des travaux réalisés au moyen d'effectifs locaux est inférieur à 300 000 $, une estimation détaillée des coûts est requise et doit être réalisée par le responsable du projet. Dans ce cas, SAC et le responsable du projet doivent convenir de la valeur des travaux réalisés au moyen d'effectifs locaux.

Si le coût total estimé est supérieur ou égal à 300 000 $, les services d'un économiste en construction agréé indépendant doivent être retenus pour fournir cette estimation.

Comme l'indique la section 7.3.3.2 de la Politique d'appel d'offres, les responsables du projet ne peuvent pas tirer profit du recours aux effectifs locaux. L'estimation ne doit donc pas comprendre un profit pour le responsable du projet.

Aperçu

Cette section comprend une brève description de l'objectif général du projet, de la méthode de mise en œuvre et des avantages escomptés pour la communauté.

Profil du responsable de projet

Le profil du responsable de projet doit comprendre des renseignements généraux sur ce dernier, et mettre l'accent sur la capacité financière et le bien-être de la communauté. Il doit présenter la structure hiérarchique utilisée par le responsable de projet, préciser la capacité des administrateurs, et contenir de l'information sur l'expérience acquise par le responsable du projet dans le cadre de projets d'immobilisations semblables ou de grands projets d'immobilisations.

Profil de l’équipe de projet

L'équipe de projet est chargée de la mise en œuvre du projet.

Le profil doit identifier tous les membres de l'équipe de projet, décrire les principaux rôles et responsabilités de chacun des membres ainsi que leurs qualifications professionnelles, techniques, administratives, financières et autres, et comprendre les documents justificatifs connexes appropriés.

Si un ou plusieurs représentants de SAC sont membres de l'équipe, leur rôle doit généralement se limiter à fournir des conseils techniques en fonction des besoins. Le niveau prévu de participation de SAC à l'équipe de projet doit être décrit dans cette section.

Bien que chaque projet ait des exigences particulières, les sous-sections suivantes fournissent un guide général pour la sélection des membres de l'équipe de projet.

Structure de l’équipe de projet

Cette section décrit la composition et la structure de l'équipe de projet. Les éléments suivants doivent être inclus :

• Structure organisationnelle de l'équipe de projet et rapports hiérarchiques
• Personne chargée de surveiller le budget du projet
• Personne chargée de surveiller le calendrier du projet
• Personne chargée de résoudre les écarts par rapport au budget et au calendrier et d'apporter les ajustements nécessaires
• Personne chargée de rendre régulièrement des comptes sur l'état d'avancement du projet
• Personne chargée d'analyser et d'évaluer les risques préliminaires du projet
• Personne chargée d'exécuter le projet dans le respect de la portée, du calendrier et du budget du projet

Gestionnaire de la construction

Cette section présente les qualifications du gestionnaire de la construction ou de l'entreprise de gestion de la construction proposé pour le projet.

Les responsables de projet doivent fournir de l'information sur le gestionnaire de la construction proposé ou une copie de la proposition reçue du gestionnaire de la construction proposé si les services de celui-ci sont retenus après la phase d'avant-projet/de conception. Il faut notamment que les renseignements suivants soient fournis :

• Curriculum vitae détaillés décrivant les qualifications et l'expérience du gestionnaire de la construction proposé et du personnel de soutien sur place et hors site;
• Information sur la structure organisationnelle soutenant le gestionnaire de la construction, y compris le personnel clé et les remplaçants, et la disponibilité d'un personnel pluridisciplinaire;
• Information sur les rôles et responsabilités du gestionnaire de la construction;
• Information sur les systèmes et procédures établis pour la planification, l'ordonnancement des travaux, l'estimation, l'analyse et le contrôle des coûts, les appels d'offres, les achats et l'administration de la construction;
• Preuve qu'il y a connaissance avérée du marché actuel en ce qui concerne les coûts et la disponibilité des matériaux, les conditions de travail, les conventions collectives, les coûts de l'équipement de construction et la disponibilité d'entrepreneurs qualifiés;
• Information sur la participation à des projets antérieurs des Premières Nations;
• Information sur la participation à des projets similaires en ce qui concerne le domaine, la portée ou la zone géographique;
• Information sur la charge de travail actuelle et sur l'historique immédiat quant au rendement atteint dans le cadre de projets.

Adjoint au gestionnaire de la construction de la Première Nation

Pour les grands projets d'immobilisations, le plan d'affaires peut inclure une section décrivant les qualifications et l'expérience d'un gestionnaire adjoint de la construction proposé par la Première Nation, ainsi que les rôles et responsabilités associés à ce poste.

Cette section doit préciser le temps que la personne concernée consacrera au projet, les tâches qu'elle sera chargée de mener à bien, ses liens hiérarchiques et la manière dont elle collaborera avec le gestionnaire de la construction.

Plan de mise en œuvre

Le plan de mise en œuvre doit fournir une description générale des travaux qui seront attribués par voie concurrentielle et de ceux qui seront réalisés au moyen d'effectifs locaux. La valeur totale de chaque composante et le pourcentage que cette valeur représente par rapport au coût total du projet seront inclus, ainsi que le calendrier prévu des activités du projet.

Le responsable du projet doit créer un répertoire de ressources pour la partie du projet qui sera réalisée au moyen d'effectifs locaux. Le répertoire doit notamment comprendre des détails sur les ressources humaines, l'équipement et les matériaux qui peuvent être utilisés dans le cadre du projet. Par exemple :

• Stagiaires de métiers spécialisés au sein de la communauté
• Personnes employées directement ou membres de la population active de la communauté
• Équipement communautaire
• Matériaux à acheter localement

Plan de ressources

Le plan de ressources pour les travaux réalisés au moyen d'effectifs locaux doit être élaboré en fonction de l'estimation de catégorie « C » et tenir compte des imprévus convenus. Les coûts des services applicables de gestion de la construction doivent être clairement identifiés et détaillés par type de travail et inclus dans leurs lots de travaux respectifs.

Le cas échéant, le plan de ressources doit indiquer les frais de conception pour la gestion de la construction et la gestion du projet, ainsi que les honoraires estimés pendant la construction.

Une provision pour le coût à assumer pour retenir les services d'un économiste en construction agréé indépendant doit être déterminée et incluse dans le plan d'affaires.

Le plan de ressources doit également comprendre des documents faisant état des qualifications de l'économiste en construction agréé. Ces documents peuvent être des diplômes, des CV ou d'autres pièces justificatives appropriées.

Les imprévus doivent être calculés en fonction des pratiques régionales appropriées et de la complexité du projet. Les responsables de projet doivent consulter leur bureau régional de SAC pour obtenir des conseils sur ce calcul.

Un calendrier prévu des besoins en ressources doit également être inclus.

Renforcement des capacités et avantages socioéconomiques

Cette section doit décrire, en termes généraux, la façon dont le projet renforcera les capacités de la communauté et générera des avantages socioéconomiques.

Elle doit décrire la relation de travail proposée entre le gestionnaire de la construction et les Premières Nations qui participeront au projet. Elle doit également établir des objectifs en matière de perfectionnement des compétences, de participation locale et de possibilités de développement économique futur, et décrire les activités précises qui soutiendront la réalisation de ces objectifs. Ces activités doivent être nécessaires au projet et contribuer directement à sa réussite.

Organisation du projet

• La structure hiérarchique, la capacité administrative et la capacité financière du responsable du projet doivent être suffisantes.
• Le gestionnaire du projet démontre qu'il a acquis de l'expérience en menant à bien des projets similaires ou en y contribuant.
• L'équipe de projet proposée répond aux exigences du projet.
• L'organigramme et le plan de dotation sont complets et donnent une vue d'ensemble des liens hiérarchiques.
• Les rôles et responsabilités des membres de l'équipe en lien avec les budgets, les calendriers, les rapports à produire sur le projet et l'atténuation des risques ont été définis et sont présentés.
• Sont inclus des renseignements ou une proposition provenant du gestionnaire de la construction ou de l'entreprise de gestion de la construction proposé faisant état des qualifications, de l'expérience, des connaissances et de la disponibilité des ressources, et portant sur les processus de planification, l'analyse des coûts, l'établissement du calendrier des travaux, les estimations, les mesures de contrôle des coûts et les processus d'appel d'offres, entre autres.

Plan de mise en œuvre

• Une description générale de la stratégie de mise en œuvre proposée pour les travaux attribués par voie concurrentielle et pour les travaux qui seront réalisés au moyen d'effectifs locaux a été fournie et contient suffisamment de détails.
• La valeur approximative de ces travaux et le pourcentage que chacun de ces types de travaux représente par rapport à l'ensemble du projet ont été fournis.
• Le répertoire des ressources pour la partie du travail qui sera réalisée au moyen d'effectifs locaux a été établi.

Plan de ressources

• Les estimations de catégorie « C » pour les travaux qui seront réalisés au moyen d'effectifs locaux, y compris les imprévus convenus et les prévisions de trésorerie, ont été fournies par l'entité appropriée et sont exactes. Conformément à la section 7.3.3.2 de la Politique d'appel d'offres, le responsable du projet ne peut tirer aucun profit des travaux réalisés au moyen d'effectifs locaux. Les estimations de coûts doivent également inclure, le cas échéant :
  • les frais de conception liés à la gestion de la construction et à la gestion du projet, ainsi que les frais estimés pendant la construction;
  • le coût des services d'un économiste en construction agréé, ou une estimation des coûts à assumer pour retenir ces services, comme convenu par le responsable du projet et le bureau régional concerné de SAC.
• Les documents faisant état des qualifications de l'économiste en construction agréé et du gestionnaire de la construction (p. ex. diplômes, CV ou autres documents appropriés) ont été fournis.
• Les coûts pour chaque contrat, ou la valeur des services obtenus au moyen d'effectifs locaux, ont été identifiés et détaillés dans leurs lots de travaux respectifs.
• Un calendrier prévu des besoins en ressources a été inclus et comprend suffisamment de détails.

Renforcement des capacités et avantages socioéconomiques

• La relation de travail proposée entre la main-d'œuvre locale et le gestionnaire de la construction ou le responsable du projet dans le cadre du projet a été établie.
• Une description des objectifs et des activités qui sont essentiels à la réussite du projet, qui permettront de renforcer les capacités de la communauté et qui soutiendront la réalisation d'avantages socioéconomiques a été fournie.

Aperçu

Cette section fournit une description générale du plan d'affaires final.

Équipe de projet

Dans le plan d'affaires final, les rôles et responsabilités de l'équipe de projet qui ont été proposés au cours de la phase de planification initiale doivent être confirmés en vue de la phase de construction.

Les responsabilités en matière de contrôle de la qualité de la construction, d'inspection du projet, de certification d'achèvement du projet et de production de rapports doivent être clairement définies.

Les ressources et services supplémentaires fournis par le gestionnaire de la construction dans le cadre de la mise en œuvre du projet doivent être explicitement identifiés.

Plan de mise en œuvre final

Cette section décrit la manière dont le projet sera mis en œuvre et toute disposition particulière prévue pour garantir sa réussite.

Le répertoire des effectifs locaux doit être mis à jour au besoin et préciser la disponibilité et l'état de préparation des ressources humaines, de l'équipement et du matériel des Premières Nations qui sont prévus pour le projet. L'estimation de catégorie « B » pour le coût des travaux réalisés au moyen d'effectifs locaux et le pourcentage que celui-ci représente par rapport au coût total du projet doivent être fournis.

Une description générale des travaux qui feront l'objet d'un appel d'offres, y compris la valeur de ces travaux et le pourcentage que cette valeur représente par rapport au coût total du projet, peut également être fournie à titre indicatif.

Un calendrier des activités proposées pour le projet doit être fourni, et il doit préciser les étapes clés (p. ex. passation de marchés et approbations) et la manière dont le calendrier sera respecté.

Plan de ressources final

Évaluation des risques et plan d’atténuation

Cette section présente une analyse des risques liés aux responsabilités que doit assumer le responsable du projet pour gérer le projet. Les risques, y compris ceux liés à la disponibilité et à l'état de préparation des effectifs locaux, doivent être identifiés et accompagnés de mesures d'atténuation appropriées. 

Renforcement des capacités et avantages socioéconomiques

Cette section doit fournir une description des activités de renforcement des capacités prévues et des avantages sociaux et économiques directs dont bénéficiera la communauté grâce à la partie du projet pour laquelle les travaux seront réalisés au moyen d'effectifs locaux.

Les détails inclus dans la description, comme les renseignements sur les participants, les plans de travail et les résultats escomptés, doivent permettre d'évaluer les avantages pour la communauté.

Les avantages pour la communauté et les risques identifiés doivent être évalués afin d'étayer la décision de recourir à des effectifs locaux ou non pour réaliser les travaux.

Équipe de projet

• L'équipe de projet a été confirmée.
• L'organigramme, le plan de dotation et les liens hiérarchiques ont été révisés ou confirmés, le cas échéant.
• Les rôles et les responsabilités de l'équipe de projet ont été révisés ou confirmés, le cas échéant.
• Les révisions à l'arrangement en matière de gestion de la construction ont été incluses, le cas échéant.

Plan de mise en œuvre

• Une description des stratégies de mise en œuvre du projet a été fournie.
• Les ressources locales disponibles et prêtes pour l'exécution des travaux ont été confirmées.
• La valeur des travaux à réaliser au moyen d'effectifs locaux et le pourcentage de cette valeur par rapport au coût total du projet ont été confirmés.
• Une description suffisamment détaillée du calendrier de toutes les activités du projet et de la manière dont ce calendrier sera respecté a été fournie. 

Plan de ressources

• Les estimations des coûts de catégorie « B », y compris les imprévus et les prévisions de trésorerie pour les travaux à réaliser au moyen d'effectifs locaux, ont été fournies par l'entité appropriée et sont exactes.
• Le cas échéant, les coûts de gestion de la construction pendant les travaux, les détails relatifs aux cautionnements et aux garanties, et les autres coûts du projet (p. ex. frais de gestion du projet) doivent également être fournis.
• Au besoin, les estimations de coûts de catégorie « A » sont fournies.

Évaluation des risques et plan d’atténuation

• Une description des risques liés aux responsabilités de gestion qui incombent au responsable du projet et un plan d'atténuation des risques sont inclus.
• Les risques, y compris ceux liés à la disponibilité et à l'état de préparation des effectifs locaux, doivent être identifiés et accompagnés de mesures d'atténuation appropriées.

Renforcement des capacités et avantages socioéconomiques

• La description de la relation de travail proposée avec les Premières Nations participant au projet a été mise à jour, le cas échéant.
• La valeur des travaux qui seront réalisés au moyen d'effectifs locaux a été fournie.
• Un résumé portant sur les activités de renforcement des capacités et sur les avantages sociaux et économiques directs dont bénéficiera la communauté a été inclus.
• Une comparaison des avantages sociaux et économiques directs par rapport aux risques, exigée à l'annexe C, a été fournie.