Première Nation de Makwa Sahgaiehcan : Audit judiciaire - Résumé des conclusions et recommandations

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• But
• Conclusions
• Résumé des recommandations
• Suivi

Contexte

• En 2019, la Direction générale des services d'examen et d'enquête de Services aux Autochtones Canada (SAC) a reçu vingt-neuf allégations concernant des irrégularités financières, une mauvaise gestion du financement des programmes et une utilisation inappropriée du financement de SAC par la Première Nation Makwa Sahgaiehcan.
• SAC a reçu une résolution du conseil de bande de la Première Nation Makwa Sahgaiehcan pour mener une enquête sur ces allégations.
• Sur la base d'une évaluation préliminaire des allégations, menée par la Direction générale des services d'examen et d'enquêtes, il a été décidé qu'un audit judiciaire serait lancé.
• PricewaterhouseCoopers LLP (PwC) a été engagé par SAC pour effectuer un audit judiciaire des allégations et de l'utilisation connexe du financement de SAC fourni à la Première Nation Makwa Sahgaiehcan au cours de la période d'examen allant du 1er avril 2016 au 31 décembre 2020.
• Au cours de la période d'examen, la Première Nation de Makwa Sahgaiehcan a reçu environ 74,3 millions de dollars en financement de SAC et 311 895 dollars en financement de la Direction générale de la santé des Premières Nations et des Inuits qui faisait autrefois partie de Santé Canada, mais qui relève désormais de SAC, pour divers programmes.

But

L'objectif de l'audit judiciaire était de :

1. Mener une enquête indépendante sur les allégations reçu et, dans la mesure du possible, de déterminer si ces dernières étaient fondées ou non;
2. Répertorier toute dépense douteuse ou inadmissible de la Première Nation de Makwa Sahgaiehcan en vue d'un recouvrement par SAC;
3. Fournir à SAC toute observation supplémentaire concernant les secteurs de programme associés aux allégations, y compris des recommandations concernant les lacunes ou les déficiences relevées dans les contrôles internes ou les processus mis en place par la Première Nation de Makwa Sahgaiehcan; et
4. Remettre à SAC un rapport écrit sur les résultats de l'audit judiciaire.

Conclusions

L'audit a permis d'identifier :

• 20 062,72 $ de dépenses inadmissibles pour lesquelles des preuves documentaires ont été obtenues afin de confirmer que les dépenses n'étaient pas éligibles en vertu des exigences de financement spécifiques du programme de SAC.
• 523 783,64 $ de dépenses non justifiées pour lesquelles il n'y a pas eu de documentation suffisante à l'appui de leur admissibilité ou pour lesquelles nos constatations montrent que les dépenses pourraient ne pas être admissibles à un financement de la part de SAC.

Résumé des recommandations

Les recommandations résultant de l'audit judiciaire ont été communiquées à la Première Nation de Makwa Sahgaiehcan afin d'améliorer ses pratiques financières et ses contrôles internes. Les recommandations sont résumées ci-dessous :

• formaliser les pratiques du conseil de bande, veille à ce que toutes les ententes contractuelles soient écrites, élabore des politiques et des pratiques de financement, mettre en œuvre des politiques concernant les pratiques de signature et envisage de mettre en place une formation obligatoire destinée à tous les nouveaux chefs et membres de conseil de bande.
• élaborer une politique sur l'admissibilité aux avances de salaire, le remboursement des téléphones cellulaires et les voyages; mettre en œuvre des processus de documentation formels, un système centralisé d'avance de salaire et procède à une analyse coût-avantages des indemnités liées aux téléphones cellulaires.
• mettre en œuvre des politiques d'approvisionnement, demande plusieurs devis pour les contrats d'approvisionnement importants, conserve tous les documents justificatifs relatifs aux coûts et veille à ce qu'un employé soit responsable de la confirmation et de la signature des livraisons de biens et de services.
• créer et mettre en œuvre un système de bons de commande, approuve à l'avance les achats justifiés, obtienne des relevés de compte mensuels de la part des fournisseurs indépendants et s'assure que tous les biens et services ont été reçus avant de payer les fournisseurs.
• mettre en œuvre une politique de conservation et de tenue des dossiers, élargisse les processus de tenue des dossiers et conserve tous les dossiers et documents relatifs à l'admissibilité des étudiants au financement d'études postsecondaires.

Suivi

À la suite de l'audit judiciaire, les mesures suivantes ont été prises :

• Le bureau régional de SAC en Saskatchewan a récupéré le montant des dépenses non éligibles et poursuit ses discussions avec la Première Nation Makwa Sahgaiehcan sur l'éligibilité des dépenses non justifiées.
• Le bureau régional de SAC en Saskatchewan travaille avec la Première Nation Makwa Sahgaiehcan pour mettre en œuvre les recommandations de l'audit et des mises à jour régulières sont fournies à la Direction générale des services d'examen et d'enquêtes.