Rapport annuel au parlement 2023-2024 : Loi sur l'accès à l'information

chiffre romain 1I. Introduction

L'objet de la Loi sur l'accès à l'information (LAI) est de fournir aux Canadiens l'accès aux documents sous le contrôle des institutions fédérales, à l'exception des documents faisant l'objet d'exceptions et d'exclusions limitées et précises.

Ce rapport reflète les activités d'accès à l'information de Services aux Autochtones Canada (SAC) en ce qui concerne la législation indiquée, pour la période du 1er avril 2023 au 31 mars 2024.

Le rapport annuel est déposé au Parlement conformément à l'article 94 de la LAI et conformément à l'article 20 de la Loi sur les frais de service. Le rapport décrit les activités de SAC en conformité à la législation sur l'accès à l'information.

chiffre romain 2II. Organisation

chiffre romain 3III. Ordonnance de délégation de pouvoirs

En vertu de l'article 95 de la LAI, le ministre peut déléguer à des responsables ministériels ses pouvoirs et responsabilités en ce qui concerne l'administration de la LAI au sein de SAC.

Pendant la période visée par le rapport, l'ordonnance de délégation de pouvoirs signée le 6 novembre 2020 par le ministre Marc Miller était en vigueur (Annexe A). L'ordonnance délègue la totalité des pouvoirs et des responsabilités d'application de la LAI aux personnes suivantes :

• Sous-ministre :
• Sous-ministre délégué :
• Secrétaire ministériel :
• Coordonnateur de l'AIPRP :
• Directeurs adjoints.

chiffre romain 4IV. Interprétation du rapport statistique

Le rapport statistique et le rapport supplémentaire de SAC ont été soumis au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) le 15 juillet 2024 (Annexe B). Le rapport détaille divers aspects des demandes reçues et traitées par SAC au cours de la période du 1er avril 2023 au 31 mars 2024.

1. Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes

En 2023-2024, SAC a reçu 363 demandes, ce qui représente une diminution d'environ 12 % par rapport aux 412 reçues en 2022-2023 (tableau 1.1). Avec l'ajout des 312 demandes reportées de l'année précédente, cela correspond à un total de 675 demandes à traiter au cours de la période de référence. Le Bureau de l'AIPRP a traité 421 demandes, soit 14 % (58 cas) de plus que le nombre reçu, et a reporté 254 demandes jusqu'à la prochaine période de rapport 2024-2025.

La liste des demandes d'accès à l'information complétées de SAC est publiée sur le site Web du gouvernement ouvert.

Tableau 1.1.1 Nombre de demandes 2020-2024

Nombre de demandes	2020-2021	2021-2022	2022-2023	2023-2024
Reçues pendant la période visée par le rapport	358	444	412	363
Reportées de la période précédente	359	377	335	312
Total	717	821	747	675

Tableau 1.1.2 2020-2024 Nombre de demandes fermées et reportées à la période de rapport suivante

Number of Requests	2020-2021	2021-2022	2022-2023	2023-2024
Fermées pendant la période visée par le rapport	342	484	435	421
Reportées à la période suivante	375	337	312	254

1.2 Sources des demandes

Parmi les 363 demandes reçues au cours de la période de référence, 110 (30 %) furent soumis par des membres du public, suivi par 95 demandes (26 %) soumis par des entreprises, et 84 (23 %) furent soumises par les médias (tableau 1.2). Dans les années de rapportage précédents, les individus désirant de ne pas s'identifier représentaient la source principale de demandes.

Description du tableau 1.2 Sources des demandes de 2020 à 2024

	Public	Médias	Entreprise	Organisation	Secteur universitaire	Refus de s'identifier
2020-2021	143	21	81	5	97	11
2021-2022	105	76	87	7	45	124
2022-2023	84	71	71	3	28	155
2023-2024	110	84	95	7	37	30

1.3 Modes des demandes

Les modes de présentation des demandes servent à déterminer le mécanisme utilisé par le public canadien pour demander des documents au Ministère : le Portail du gouvernement ouvert du Canada, courriel, courrier, téléphone ou télécopieur. Le Portail en ligne du gouvernement du Canada était le mécanisme le plus utilisé pour demander des documents au Ministère (Tableau 1.3)

Tableau 1.3 Modes des demandes

Mode	Nombre de demandes
En ligne	330
Courriel	20
Poste	12
En personne	0
Téléphone	0
Télécopieur	1
Total	363

2. Demandes informelles

Une demande informelle est définie comme une demande de copies de demandes d'accès à l'information précédemment traitées et divulguées. La politique du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) exige que les institutions affichent publiquement les sommaires de demandes formelles complétées mensuellement. C'est à partir de cette source publique que les Canadiens peuvent faire des demandes informelles pour des documents déjà divulgués par le Ministère. Les ministères ne facturent pas de frais pour les demandes informelles et il n'y a pas de délais législatifs pour répondre à ces demandes. De plus, les demandeurs n'ont aucun droit légal de déposer une plainte auprès du Commissariat à l'information du Canada (CIC).

2.1 Nombre de demandes informelles

Au cours de la période de rapport 2023-2024, SAC a reçu 327 demandes informelles, une diminution de 64 % comparativement aux 915 demandes reçues en 2022-2023. Avec l'ajout de 489 demandes reportées de l'année précédente, cela représente un total de 816 demandes informelles à traiter. Le Ministère a traité 737 demandes informelles (soit 90 % du total des demandes reçues) et a reporté 79 demandes à la prochaine période de rapport 2024-2025. Ceci représente une diminution de 84 % au nombre de demandes informelles reportés à la prochaine année de reportage.

Description du tableau 2.1 Nombre de demandes informelles

Année	Nombre de demandes
2020-2021	144
2021-2022	231
2022-2023	915
2023-2024	327

2.2 Mode des demandes informelles

Les modes de présentation des demandes servent à déterminer le mécanisme utilisé par le public canadien pour demander des documents au Ministère : le portail du gouvernement ouvert du Canada, courriel, courrier, téléphone ou télécopieur. Le mode de demandes informelles est une nouvelle exigence de déclaration établie au cours de cette période de rapport. Au cours de la dernière période visée par le rapport, toutes des demandes informelles ont été reçues par l'entremise du portail en ligne du gouvernement du Canada ou par courriel.

Tableau 2.2 Mode des demandes informelles

Mode	Nombre de demandes
En ligne	295
Courriel	32
Poste	0
En personne	0
Téléphone	0
Télécopieur	0
Total	327

2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles

Le tableau 2.3 suivant présente le nombre de demandes informelles reçues et le délai de traitement pour les 737 demandes informelles fermées au cours de la période de rapport 2023-2024. Le tableau démontre le numero de demandes informelles fermées au cours de la période de référence selon le nombre de jours requis pour les traiter et les fermer.

Description du tableau 2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles

Jours	nombre de demandes
De 1 à 15 jours	50
De 16 à 30 jours	36
De 31 à 60 jours	51
De 61 à 120 jours	64
De 121 à 180 jours	53
De 181 à 365 jours	367
Plus de 365 jours	116

2.4 Pages communiquées informellement

Cette section fournit des informations sur le nombre de demandes informelles fermées par rapport aux pages communiquées. Le tableau 2.4 fournit des informations sur le nombre de demandes informelles qui ont été fermées au cours de la période de rapport 2023-2024 et qui relèvent de chaque pallier de nombre de pages communiquées. Parmi les 737 demandes informelles complétés, 416 représentaient des demandes pour des copies de documents traités dans le contexte d'un dossier posée précédemment en vertu de la LAI.

Table 2.4 Pages communiquées informellement

Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées
Moins de 100	330	4 671
De 100 à 500	66	15 240
De 501 à 1 000	10	7 406
De 1 001 à 5 000	10	17 714
Plus de 5 000	0	0
Total	416	45 031

2.5 Pages recommuniquées informellement

Parmi les 737 demandes informelles reçues, 321 de celles-ci représentent des demandes ou les documents furent recommuniqués informellement. Ces demandes représentent des requêtes pour des copies de documents traités dans le contexte d'un dossier en vertu de la LAI, et que celles-ci ont aussi étés traités informellement de par le passé.

Tableau 2.5 Pages recommuniquées informellement

Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées
Moins de 100	220	5 980
De 100 à 500	70	17 167
De 501 à 1 000	21	13 505
De 1 001 à 5 000	9	19 828
Plus de 5 000	1	54 622
Total	321	111 102

4. Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport

4.1 Disposition et délai de traitement

Sur les 421 demandes officielles d'accès à l'information fermées au cours de la période visée, SAC a pu divulguer entièrement ou partiellement les documents dans 268 cas (64 % des demandes) (tableau 4.1.1).

Description du tableau 4.1.1 Pourcentage des dossiers fermés, en fonction de la divulgation

Dispositions	Pourcentage
Communication totale	15 %
Communication partielle	49 %
Exception totale	1 %
Exclus totale	0 %
Aucun document n'existe	21 %
Demande transférée	0 %
Demande abandonnée	14 %

Environ 14 % des demandes ont été abandonnées ou transférées à l'institution gouvernementale appropriée (soit 60 cas). Dans seulement 7 cas (2 % de toutes les demandes), les documents pertinents étaient entièrement exemptés en vertu des dispositions de la Loi. Enfin, aucun document n'existait en réponse à 86 cas, soit 20 % des demandes (tableau 4.1.2).

Tableau 4.1.2 Divulgation et délai de traitement

Divulgation	Délai de traitement (jours)
	1 à 15	16 à 30	31 à 60	61 à 120	121 à 180	181 à 365	> 365	Total
Communication totale	2	13	19	16	4	5	3	62
Communication partielle	1	4	20	41	31	52	57	206
Exception totale	0	0	1	2	1	1	1	6
Exclusion totale	0	0	0	0	0	0	1	1
Aucun document n'existe	23	38	15	6	3	1	0	86
Demande transférée	1	0	0	0	0	0	0	1
Demande abandonnée	31	10	5	2	1	1	9	59
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0	0	0	0	0	0
Refus d'agir avec l'approbation de la Commissaire à l'information	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	58	65	60	67	40	60	71	421

4.2 Exceptions

Les exceptions les plus couramment utilisées étaient en vertu de l'article 20(1) (tiers) qui a été appliqué dans 278 cas. La deuxième exception la plus couramment appliquée était en vertu de l'article 21(1) (avis ou délibérations) qui a été appliqué 199 fois. La troisième exception la plus appliquée était en vertu de l'article 19(1) (information personnelle) qui a été appliqué dans 164 cas. Dans le nombre total d'exceptions, un dossier peut avoir plus d'une exception appliquée (Tableau 4.2).

Tableau 4.2 Nombre de demandes réglées lorsque des dispositions d’exceptions ont été invoquées

Disposition	Nombre de demandes
13(1)(c)	10
13(1)(d)	2
13(1)(e)	6
14	6
14(a)	10
14(b)	1
16(1)c)	1
16(2)	15
16(2)(c)	14
16(3)	1
16.1(1)(c)	2
18(a)	3
18(b)	2
18(d)	1
19(1)	164
20(1)(a)	2
20(1)(b)	129
20(1)(b.1)	57
20(1)(c)	45
20(1)(d)	45
20.1	7
21(1)(a)	71
21(1)(b)	85
21(1)(c)	40
21(1)(d)	3
22	1
22.1(1)	3
23	33
26	1

4.3 Exclusions

En 2023-2024, le Ministère a appliqué 7 dispositions d'exclusion obligatoire sur les demandes complétées (Tableau 4.3).

Tableau 4.3 Nombre de demandes réglées lorsque des dispositions d’exclusion ont été invoquées

Disposition	Nombre de demandes
68(a)	1
68.1	1
68.2(a)	1
68.2(b)	1
69(1)	1
69(1)(a)	1
69(1)(e)	1

4.4 Format des documents communiqués

Au cours de la période visée par le rapport, la majorité des réponses ont été communiquées aux demandeurs par voie électronique, au moyen du service Connexion Postel ou par courriel. À deux (2) reprises, des individus qui n'avaient pas accès à la récupération de documents par voie électronique ont reçu des copies papier envoyés par la poste (tableau 4.4).

Tableau 4.4 Format des documents communiqués

Papier	Voie électronique				Autres
	Document électronique	Ensemble de données	Vidéo	Audio
2	266	0	0	0	0

4.5 Complexité

Les sections suivantes décrivent en détail plusieurs éléments ayant une incidence sur la complexité des demandes traitées en 2023-2024.

4.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et document électronique

Sur les 421 demandes réglées, 334 demandes ont généré un total de 150 566 pages à traiter. Le nombre total de pages communiquées au cours de la période visée par le rapport fut 71 741, soit une diminution de 35 % des 110 811 pages communiqués lors de la période de rapport précédente (tableau 4.5.1)

Tableau 4.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et électronique

Nombre de pages traitées	Nombre de pages communiquées	Nombre de demandes
150 556	71 741	334

4.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes en formats papier et document électronique par disposition des demandes

Sur les 334 demandes, 192 (57 %) ont requis le traitement de 100 pages ou moins. 101 demandes contenaient 101-1 000 pages à traiter. Cependant, 41 demandes (12 %) comptaient plus de 1 001 pages à examiner, représentant un total de 109 023 pages traités (Tableau 4.5.2).

Tableau 4.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes en formats papier et document électronique par disposition des demandes

Disposition	< 100 pages		101-500 pages		501-1 000 pages		1 001-5 000 pages		> 5 000 pages
	Demandes	Pages	Demandes	Pages	Demandes	Pages	Demandes	Pages	Demandes	Pages
Communication totale	44	1 048	8	1 479	6	3 889	4	6 668	0	0
Communication partielle	93	3 067	62	15 288	18	12 703	32	67 933	1	10 485
Exception totale	5	233	0	0	1	728	0	0	0	0
Exclusion totale	1	7	0	0	0	0	0	0	0	0
Demande abandonnée	49	102	3	872	3	2 117	3	6 555	1	17 382
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Refus d'agir avec l'approbation de la Commissaire à l'information	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	192	4 457	73	17 639	28	19 437	39	81 156	2	27 867

4.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio

Aucun fichier audio n'a été fourni au bureau de l'AIPRP de SAC en réponse à une demande de l'ATIA.

4.5.4 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format audio par disposition des demandes

Aucun fichier audio n'a été fourni au bureau de l'AIPRP de SAC en réponse à une demande de l'ATIA.

4.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo

Aucun fichier vidéo n'a été fourni au bureau de l'AIPRP de SAC en réponse à une demande de l'ATIA

4.5.6 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format vidéo par disposition des demandes

Aucun fichier vidéo n'a été fourni au bureau de l'AIPRP de SAC en réponse à une demande de l'ATIA

4.5.7 Autres complexités

Au cours de la période visée par le rapport, le Ministère a consulté d'autres institutions fédérales à 49 reprises et avec des institutions gouvernementales non-fédérales à 57 reprises. Les institutions les plus fréquemment consultées étaient le Ministère de la Justice Canada, Sécurité publique Canada et le Bureau du Conseil Privé. Des consultations auprès de tiers partis furent requises à 516 reprises auprès des Premières Nations, des organisations et des entreprises. Plus d'une institution peut être consultée par demande. D'autres complexités incluent la soumission de demandes dont le sujet traité est de haut-profil, des demandes pour le contenu de bases de données, ainsi que des incidents ou les documents nécessitaient la récupération par d'autres régions  (tableau 4.5.7).

Tableau 4.5.7 Autres complexités

Disposition	Consultation requise	Avis juridique	Autres	Total
Communication totale	10	0	20	30
Communication partielle	98	17	59	174
Exception totale	6	0	0	6
Exclusion totale	0	1	0	1
Demande abandonnée	5	0	20	25
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0	0
Refus d'agir avec l'approbation de la Commissaire à l'information	0	0	0	0
Total	119	18	99	236

4.6 Demandes fermées

4.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

La section suivante indique le nombre et le pourcentage de demandes fermées dans les délais prescrits par la loi avec ou sans prolongation au cours de la période de rapport en cours. Au total, 245 demandes, soit 58 % des 421 demandes reçues, ont été fermées dans les délais législatifs. Le taux de conformité a diminué avec une variance de 17 % en comparaison avec la période de rapport précédente.

Tableau 4.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi	245
Pourcentage de demandes fermées dans les délais prévus par la loi (%)	58,19

4.7 Présomptions de refus

4.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

Au cours de la période visée par le rapport, SAC n'a pas répondu dans les délais législatifs à 176 reprises. La majorité des présomptions de refus (tardifs) résultaient de difficultés dans la capacité du Ministère à récupérer les documents et de son habileté de traiter les demandes existantes avec le niveau de ressources présentement disponible. Parmi les autres difficultés rencontrées par le Bureau de l'AIPRP se retrouvent : la recherche et le recrutement de personnel débutant pour le programme de développement répondant aux exigences de base : un grand nombre de documents à traiter pour seulement quelques dossiers ainsi qu'un grand nombre de dossiers reçus dans un court laps de temps. Tout ces facteurs ont contribués à des augmentations de la charge de travail qui n'étaient pas gérables avec les ressources existantes.  La réception d'ordonnances de la part du commissaire à l'information nécessitent la réaffectation d'analystes principaux et de spécialistes sectoriels.  En outre, les consultations externes avec les organisations autochtones et d'autres institutions créent des pressions supplémentaires. Tous ces facteurs ont eu une incidence sur la charge de travail et le rendement global du Ministère.

Tableau 4.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi	Motif principal
	Entrave au fonctionnement / Charge de travail	Consultation externe	Consultation interne	Autres
176	114	44	5	13

4.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi (y compris toute prorogation prise)

Les demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi comprennent les dossiers pour lesquels une demande de prorogation a été demandée. Au cours de la période visée par le rapport en cours, le nombre total de demandes fermées qui ont été considérées comme des refus (en retard) est repartie en fonction du nombre de jours qui se sont écoulés au-delà des délais prévus par la Loi. Au cours de la période visée par le rapport, 60 demandes ont fait l'objet d'aucune demande de prorogation dans le dossier et ont été fermées au-delà des délais prévus par la Loi, et 116 ont été fermées au-delà des délais avec une prolongation prise sur le dossier en vertu de la section 9(1) de la Loi.

Tableau 4.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi (y compris toute prorogation prise)

Nombre de jours de retard au-delà des délais prévus par la Loi	Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi où aucune prolongation n'a été prise	Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi où une prolongation a été prise
1 à 15 jours	8	12
16 à 30 jours	6	8
31 à 60 jours	9	13
61 à 120 jours	14	18
121 à 180 jours	4	10
181 à 365 jours	8	15
Plus de 365 jours	11	40
Total	60	116

4.8 Demandes de traduction

Au cours de la période visée par le rapport, il n'y a eu aucun cas où un demandeur a demandé que des documents pertinents soient traduits dans une autre langue officielle.

6. Frais

Conformément aux modifications apportées à la LAI qui sont entrées en vigueur le 21 juin 2019, SAC ne peut facturer que des frais de demande de 5 $, tel qu'énoncé au paragraphe 7(1) a) du Règlement.

Conformément à l'article 11 de la LAI, les institutions peuvent dispenser ces frais de demande s'ils le jugent approprié.

En novembre 2023, SAC a pris la décision d'éliminer le frais de 5 $ pour tout requérant lorsque ceux-ci soumettent une demande en vertu de la LAI, avec le but d'avancer la Réconciliation des peuples autochtones. Dès le 1er décembre 2023, ceci fut mis en œuvre, voulant dire que toute demande posée avec le ministère par moyen du Portail en ligne du gouvernement du Canada n'ont eu aucun frais à payer.

En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la LAI, les renseignements ci-dessous sont déclarés conformément aux exigences de l'article 20 de la Loi sur les frais de service.

Sous l'autorité de la LAI, avant que la décision fur prise d'éliminer tout frais de demande, le Ministère a perçu des frais de demande de 5 $ pour 219 demandes, représentant un total de 1 095 $ (Tableau 6). 144 demandes n'ont pas requis de frais de demande, représentant un total de 720 $ ayant été dispensés. 

Description du tableau 6. Frais perçus et dispenses

Droits perçus	Frais Dispensés
1 095,00 $	720,00 $

7. Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée communique avec d'autres ministères afin de s'assurer que les délais législatifs sont respectés.

7.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et autres organisations

Le Ministère a reçu 71 consultations pour un total de 2 966 pages provenant d'autres institutions gouvernementales et 16 consultations provenant d'autres organisations, avec 1 358 autres pages à examiner. Douze (12) dossiers de l'année précédente ont été reportés, pour un total de 99 consultations à traiter en 2023-2024 (tableau 7.1). Au total, 92 consultations ont été menées à bien, comprenant l'examen et la divulgation de 6 345 pages.

Les consultations reçues des autres institutions du gouvernement du Canada sont d'autres institutions gouvernementales assujetties à la Loi et les autres organisations comprennent les gouvernements provinciaux, les territoires et les municipalités, en plus des consultations reçues d'autres pays.

Tableau 7.1a Consultations reçues et reportés de la période de rapport précédente provenant d’autres organisations et institutions du gouvernement du Canada

Consultations	Autres institutions du gouvernement	Pages à traiter	Autres organisations	Pages à traiter
Reçues pendant la période d'établissement de rapport	71	2 966	16	1 358
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente	12	2 765	0	0
Total	83	5 731	16	1 358

Tableau 7.1b Consultations reçues par d’autres organisations et institutions du gouvernement du Canada fermés et reportés à la prochaine période de rapport

Consultations	Autres institutions du gouvernement	Pages à traiter	Autres organisations	Pages à traiter
Fermées pendant la période d'établissement de rapport	78	5 084	14	1 261
Reportés à la prochaine période de rapport	5	647	2	97

7.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada

En 2023-2024, sur les 78 consultations complétés pour d'autres institutions du Gouvernement du Canada, 57 consultations (soit 73 % des cas), ont été recommandées par le Ministère pour une divulgation complète (tableau 7.2). Soixante-deux (62) consultations (soit 79 % des cas), ont été complétés dans les 60 jours suivant leur réception. Il y a eu 9 cas (soit 12 %) où le Ministère a requis plus de 120 jours pour répondre à la demande.

Description du tableau 7.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada

	1 à 15	16 à 30	31 à 60	61 à 120	121 à 180	181 à 365	> 365
Communiquer en entier	12	21	15	3	4	2	0
Communiquer en partie	3	3	4	1	1	0	0
Exempter en entier	0	1	0	1	1	0	0
Exclure en entier	0	0	0	0	0	0	0
Consulter une autre institution	2	0	1	2	1	0	0
Autre	0	0	0	0	0	0	0

7.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations à l'extérieur du gouvernement du Canada

En 2023-2024, le Ministère a reçu 16 nouvelles demandes de consultation d'autres organisations et un total 14 consultations ont été fermées au cours de la même période. Parmi ces 14 consultations, 11 (soit 78 % des cas) ont été recommandées pour une divulgation complète par le Ministère.

Description du tableau 7.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations à l'extérieur du gouvernement du Canada

	1 à 15	16 à 30	31 à 60	61 à 120	121 à 180	181 à 365	> 365
Communiquer en entier	0	4	5	0	2	0	0
Communiquer en partie	1	1	0	0	0	0	0
Exempter en entier	0	0	1	0	0	0	0
Exclure en entier	0	0	0	0	0	0	0
Consulter une autre institution	0	0	0	0	0	0	0
Autre	0	0	0	0	0	0	0

chiffre romain 6VI. Formation et sensibilisation

Au cours de la période considérée, le Bureau de l'AIPRP a organisé les séances de formation AIPRP 101 et 102, qui portent respectivement sur la sensibilisation et l'information en matière d'AIPRP et sur la formation spécifique de l'agent de liaison en matière d'AIPRP. Ces sessions de formation fournissent des informations générales sur l'AIPRP, telles que l'objectif des lois sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, l'historique, ainsi que les applications générales des lois. Elles comprennent également des informations spécifiques aux départements, telles que les exemptions les plus couramment appliquées et des informations sur la manière de travailler efficacement avec les partenaires Autochtones. La formation des agents de liaison de l'AIPRP aborde les pratiques et les processus communs à chaque secteur, ainsi que les normes de conformité et de service interne. Outre ces séances de formation, le Bureau de l'AIPRP rencontre deux fois par an les agents de liaison de l'AIPRP pour une séance de discussion ouverte afin d'établir une communication ouverte et transparente avec nos partenaires internes. Au cours de l'exercice écoulé, 160 membres du personnel de SAC ont été formés dans le cadre des sessions AIPRP 101 et 102.

Les chefs d'équipe de l'AIPRP et les directeurs adjoints organisent souvent des séances de formation ad hoc à l'intention de tous les niveaux de personnel, y compris, mais sans s'y limiter, les cadres supérieurs, les cabinets des vice-ministres et des ministres. Il peut s'agir de séances de sensibilisation à l'AIPRP, de séances d'information informelles sur les lois ou sur des sujets d'intérêt liés à l'AIPRP. Des séances de formation individuelles sont également organisées avec les cadres supérieurs, le directeur et les directeurs adjoints. Ces types de formation et de sensibilisation visent à assurer la cohérence de l'application des lois et à créer un dialogue ouvert et transparent au sein du ministère.

chiffre romain 7VII. Politiques, lignes directrices et procédures

Le Bureau de l'AIPRP s'efforce de mettre à jour ses politiques et procédures internes afin de se conformer aux nouvelles directives et politiques du Conseil du Trésor du Canada. Au cours de l'exercice écoulé, le Bureau de l'AIPRP a mis à jour ses procédures de publication proactive afin de rationaliser le processus. En raison de l'afflux d'ordonnances reçues par le Commissariat à l'information du Canada, le processus d'information du sous-ministre et de réponse aux ordonnances a été mis à jour. Les lignes directrices relatives au traitement des dossiers médicaux, aux demandes simples de protection de la vie privée et aux demandes d'externat ont également été mises à jour au cours de la période couverte par le présent rapport. Le manuel de l'AIPRP, qui contient toutes les politiques et procédures de l'unité, a également été mis à jour. Les procédures mises à jour sont les suivantes :  Clôture des demandes,  Procédure de plainte, Chapitres des demandes informelles, et Procédures relatives aux fiches de sortie.

chiffre romain 8VIII. Divulgation proactive en vertu de la partie 2 de la LAI

La divulgation proactive est un effort à l'échelle du ministère, avec des contributions de plusieurs secteurs dans le SAC et le RCAANC, y compris le Secrétariat ministériel, les Ressources humaines et les services en milieu de travail, et le Secteur du dirigeant principal des finances, des résultats et de l'exécution. Certaines publications, dont les reliures d'information, les listes de titres des notes d'information et les trousses de documents d'information, sont examinées par le bureau de l'AIPRP avant leur publication. Le tableau ci-dessous présente chaque exigence législative, section de la Loi, calendrier de publication, lien vers la publication et conformité globale pour l'année 2023-2024 (tableau 12.1).

chiffre romain 9IX. Points d’intérêt 2023-2024

Depuis le 30 novembre 2017, le bureau de l'AIPRP administre la Loi sur l'accès à l'information (LAI) en tant que service partagé pour Services aux Autochtones Canada (SAC) et Relations Couronne-Autochtone et Affaires du Nord Canada (RCAANC). L'exercice financier précédent (2023-2024) représente la sixième année complète de production de rapports pour SAC en vertu de la LAI.

Le département a reçu 363 demandes sous la LAI et en a fermé 421. Il a traité 150 556 pages de documents en vertu de la Loi et a reporté 254 dossiers à la prochaine année fiscale (2024-2025).

Au cours de cette période de rapport, il y a eu une augmentation considérable du nombre de requérants qui se sont identifiés comme étant membres du public, ce qui représente 30 % des demandes reçues. Les demandes provenant des entreprises ont suivi à 26 % puis à 23 % provenant des médias.

De plus, 87 demandes de consultation ont été reçues d'autres institutions et organisations fédérales pour un total de 6 345 pages traitées.

En outre, 737 demandes informelles ont été traitées au cours de la période de référence 2023-2024. Ceci représente une augmentation de 41 % par rapport à l'exercice précédent où 435 demandes informelles ont été traitées.

La majorité des exceptions appliquées en vertu de la LAI furent en vertu de l'article 20, pour les renseignements de partis tiers. La deuxième exception la plus appliquée était le paragraphe 21(1) pour les conseils ou les délibérations et la troisième la plus appliquée était le paragraphe 19(1) pour les renseignements personnels.

Les prorogations demandées au-delà de 30 jours, conformément à la LAI, ont été appliquées en vertu de l'article 9(1)(a) pour entrave aux opérations en raison de demandes et de charges de travail supérieures à la normale.

Le Ministère a reçu 40 plaintes du Commissariat à l'information, en a fermé 41 et a traité 22 846 pages sous plaintes.

En vertu de la loi C-58 et les amendement subséquents requérant la divulgation proactive obligatoire de rapports spécifiques produits par les ministères du gouvernement fédéral, le Bureau de l'AIPRP y en a resté conforme et assure la publication de tout document requis, et ce par moyen du site-web du Ministère ou le Site web du gouvernement ouvert.

Au cours de l'exercice, le bureau de l'AIPRP a formulé des recommandations aux secteurs concernant la divulgation proactive de leurs documents. Au total, 32 dossiers ont été traités et 2 992 pages ont été examinées.

Le Bureau de l'AIPRP a également formé un total de 160 employés sur la LAI et la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) en 2023-2024.

Le bureau de l'AIPRP surveille de manière constante l'avancement de tous les dossiers de la LAI. Des rapports sont préparés mensuellement pour assurer le respect des délais législatifs. Des rapports trimestriels sont également extraits sur le rendement du Ministère dans le respect des délais législatifs et sont communiqués à la table de la haute direction.

En décembre 2023, le département a pris l'initiative de renoncer les frais de demande pour la totalité des nouvelles demandes en vertu de la LAI.

En 2023-2024, SAC a dépensé un total de 2 058 891 $ en personnel et en biens et services à l'appui de la LAI. De ce total, 667 426 $ comprenaient l'achat d'un nouveau système de gestion de dossiers.

Au total, 17,289 employés furent dédiés aux activités en lien avec la LAI. Ceci inclut 15 employés à temps plein (ETP), 0,278 employés occasionnels, ainsi que deux (2) consultants afin de réduire le nombre de dossiers arriérés.

Ordonnance de délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur l'accès à l'information signée le 6 novembre 2020

Désignation en Vertu de l'Article 73 de la Loi sur l'Accès à l'Information

6

Informer les demandeurs que nous avons besoin de renseignements supplémentaires pour donner suite à leur demande

7(a)

Aviser par écrit le demandeur que nous pouvons donner suite à la demande

8(1)

Demande de transfert à une autre institution ou accepter le transfert d'une autre institution

9

Proroger les délais

10

Refuser de reconnaître ou de nier l'existence de documents

11

Facturer des frais supplémentaires

12

Fournir l'accès en média substitut

13

Renseignements exemptés obtenus à titre confidentiel

14

Renseignements exemptés relatifs aux affaires fédérales-provinciales

15

Renseignements exemptés relatifs aux affaires internationales et/ou à la défense

16

Renseignements exemptés relatifs à l'application de la loi et aux enquêtes

17

Renseignements exemptés relatifs à la sécurité des personnes

18

Renseignements exemptés relatifs aux intérêts économiques du Canada

19

Renseignements personnels protégés

20

Exempter ou divulguer des renseignements de tiers

21

Exempter les renseignements relatifs aux conseils, aux processus décisionnels des plans et des postes gouvernementaux, etc.

22

Renseignements exemptés relatifs aux procédures d'essai ou aux vérifications

23

Renseignements exemptés relatifs au secret professionnel de l'avocat

24

Renseignements exemptés assujettis à des interdictions législatives ou à d'autres lois du Parlement

25

Séparer les informations

26

Renseignements exemptés à publier dans les 90 jours

27(1)(4)

Aviser les tiers de leurs droits de fournir des commentaires ou des observations concernant la divulgation de leurs dossiers

28

Recevoir des représentations de tiers; prendre la décision de communiquer ou non le document ou une partie de celui-ci; et aviser le tiers du droit d'interjeter appel devant la Cour fédérale

29(1)

Divulguer de l'information sur la recommandation du commissaire à l'information

33

Informer le commissaire à l'information de toute participation d'un tiers

35(2)

Présenter des observations au commissaire à l'information au cours d'une enquête

37(4)

Communiquer des renseignements au plaignant

43(1)

Émettre un avis à un tiers d'une demande de révision judiciaire

44(2)

Émettre un avis à un demandeur indiquant qu'un tiers a présenté une demande de révision par le tribunal

52

Demander des règles spéciales pour les audiences

69

Exclure les documents confidentiels du Cabinet

71

Inspecter et exempter les renseignements dans les manuels

72(1)

Préparer un rapport annuel au Parlement

77

S'acquitter des responsabilités conférées au responsable de l'institution par les règlements pris en vertu de l'article 77 qui ne sont pas inclus dans ce qui précède

Veuillez consulter Loi sur l'accès à l'information pour obtenir de plus amples renseignements sur la Loi sur l'accès à l'information.

Désignation en Vertu de l'Article 73 de la Loi sur la Protection des Renseignements Personnels

Sections et pouvoirs, devoirs ou fonctions

8(2)

Communiquer des renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée

8(4)

Conserver des copies des demandes présentées en vertu de l'alinéa 8(2)e), tenir des registres des renseignements communiqués à la suite de ces demandes et mettre ces documents à la disposition du commissaire à la protection de la vie privée

8(5)

Aviser par écrit la commissaire à la protection de la vie privée de la communication en vertu de l'alinéa 8(2)m)

9(1)

Conserver un dossier d'utilisation des renseignements personnels

9(4)

Aviser la commissaire à la protection de la vie privée de l'utilisation uniforme des renseignements personnels et mettre à jour l'index en conséquence

10

Inclure des renseignements personnels dans des fichiers de renseignements personnels

11(a)

Publier annuellement un index de tous les fichiers de renseignements personnels et de leur contenu respectif

11(b)

Publier annuellement un index de tous les renseignements personnels détenus par l'institution qui ne fait pas partie d'une banque

14

Répondre à la demande d'accès, dans les délais prévus par la loi; donner accès ou donner un préavis

15

Proroger le délai et aviser le demandeur

16

Lorsque l'accès est refusé

17(2)(b)

Langue d'accès ou autre format d'accès

17(3)(b)

Accès aux renseignements personnels en média substitut

18(2)

Peut refuser de communiquer des renseignements contenus dans un fichier inconsultable

19(1)

Refuser de communiquer des renseignements obtenus à titre confidentiel d'un autre gouvernement

19(2)

Peut communiquer tout renseignement visé au 19(1) si l'autre gouvernement y consent ou les rend publiques

20

Peut refuser de communiquer des renseignements préjudiciables aux affaires fédérales-provinciales

21

Peut refuser de communiquer des renseignements préjudiciables aux affaires internationales ou à la défense

22

Peut refuser de communiquer des renseignements préjudiciables à l'application de la loi et aux enquêtes

23

Peut refuser de communiquer des renseignements préjudiciables aux autorisations de sécurité

24

Peut refuser de communiquer les renseignements recueillis par le Service canadien des pénitenciers, le Service national des libérations conditionnelles ou la Commission nationale des libérations conditionnelles

25

Peut refuser de communiquer des renseignements préjudiciables qui pourraient menacer la sécurité des personnes

26

Peut refuser de divulguer des renseignements sur d'autres personnes et refuser de divulguer de tels renseignements lorsque la divulgation est interdite en vertu de l'article 8

27

Peut refuser de communiquer des renseignements sous réserve du secret professionnel de l'avocat

28

Peut refuser de communiquer des renseignements relatifs à la santé physique ou mentale d'une personne lorsque la divulgation est contraire à l'intérêt supérieur de la personne

31

Recevoir un avis d'enquête de la commissaire à la protection de la vie privée

33(2)

Présenter des observations au commissaire à la protection de la vie privée au cours d'une enquête

35(1)

Recevoir le rapport de la commissaire à la protection de la vie privée sur les conclusions de l'enquête et donner avis des mesures prises

35(4)

Donner au plaignant l'accès aux renseignements après l'avis en date de l'alinéa 35(1)b)

36(3)

Recevoir le rapport de la commissaire à la protection de la vie privée sur les conclusions d'enquête des personnes exemptées

37(3)

Recevoir un rapport des conclusions de la commissaire à la protection de la vie privée après une enquête de conformité lorsque l'institution ne s'est pas conformée aux articles 4 à 8

51(2)(b)

Demander que l'affaire soit entendue et tranchée dans la région de la capitale nationale

51(3)

Demander et se voir accorder le droit de présenter des observations à l'audience en vertu de l'article 51

72(1)

Préparer un rapport annuel au Parlement

77

S'acquitter des responsabilités conférées au responsable de l'établissement par les règlements pris en vertu de l'article 77 qui ne sont pas inclus ci-dessus

Veuillez consulter Loi sur la protection des renseignements personnels pour obtenir de plus amples renseignements sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Section 2 – Demandes informelles

Section 3 – Demandes à la Commissaire à l'information pour ne pas donner suite à la demande

Section 4 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapports

Section 5 – Prorogations

Section 6 – Frais

Section 7 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

Section 8 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

Section 9 – Enquêtes et compte rendus de conclusion

Section 10 – Recours judiciaire

Section 11 – Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information