Rapport annuel au Parlement 2019 à 2020 : Loi sur la protection des renseignements personnels

ISSN 2818-8519

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Cette publication est également disponible en anglais sous le titre : Privacy Act – Annual Report to Parliament 2019-2020.

Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Services aux Autochtones Canada
18e étage, salle 18A, Les Terrasses de la Chaudière
10, rue Wellington
Gatineau QC K1A 0H4

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Table des matières

Introduction
Statistiques
Faits saillants
- Répercussions de la pandémie de COVID-19
Annexe A
Annexe B

Introduction

I. Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) a pour objet de protéger les renseignements personnels sous la responsabilité et le contrôle d'une institution fédérale et de conférer aux Canadiens le droit d'accès aux documents.

Le présent rapport fait état des activités de protection des renseignements personnels de Services aux Autochtones Canada (SAC) du 1er avril 2019 au 31 mars 2020.

Le présent rapport, qui est présenté au Parlement conformément à l'article 72 de la LPRP, décrit les activités de SAC qui contribuent à assurer le respect des lois et règlements sur la protection des renseignements personnels. Le rapport présente en détail les activités et les réalisations de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de SAC, y compris les éléments essentiels suivants :

création de l'équipe des politiques et de la protection des renseignements personnels;
plus grand nombre d'initiatives de formation afin d'améliorer la capacité et la sensibilisation du Ministère en matière de protection des renseignements personnels.

Création de deux nouveaux ministères

En juin 2019, la Loi sur le ministère des Relations Couronne‑Autochtones et des Affaires du Nord et la Loi sur le ministère des Services aux Autochtones ont reçu la sanction royale, officialisant ainsi la création des deux nouveaux ministères. Le bureau de l'AIPRP fournit un soutien relatif aux services partagés entre Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC) et SAC, conformément à un protocole d'entente entre les ministères.

La délégation des responsabilités ministérielles au titre de la LPRP demeure particulière à l'institution.

Mandat de Services aux Autochtones Canada

Le mandat principal de SAC est d'améliorer la qualité des services offerts aux membres des Premières Nations, aux Inuits et aux Métis. Le Ministère veillera à combler les écarts socioéconomiques et, ultimement, fera en sorte que les peuples autochtones aient le contrôle des services et des programmes. SAC, en collaboration avec les peuples autochtones, axera ses efforts sur les cinq domaines prioritaires et inter-reliés suivants : santé, éducation, enfants et familles, infrastructure et nouvelle relation financière.

SAC travaille en collaboration avec ses partenaires pour améliorer l'accès à des services de haute qualité pour les Premières Nations, les Inuit et les métis.

Notre vision consiste à appuyer et habiliter les peuples autochtones afin qu'ils puissent offrir de façon indépendante des services et aborder les différentes conditions socioéconomiques au sein de leurs collectivités.

SAC s'est vu accorder la responsabilité d'identifier les meilleurs modèles de prestation de services aux peuples autochtones et d'améliorer la reddition de comptes envers eux pour ce qui est de la qualité des services offerts par le Ministère.

Alors que le Canada progresse vers une plus grande autonomie gouvernementale des Autochtones, SAC supervisera la prestation des services actuellement offerts aux peuples autochtones, particulièrement aux Premières Nations visées par la Loi sur les Indiens, et qui portent entre autres sur les infrastructures communautaires, la gestion des urgences, l'approvisionnement en eau, l'éducation, la gestion des fonds et des comptes en fiducie, et les inscriptions.

Le Ministère collabore avec ses partenaires afin de créer un changement systémique dans la façon dont le gouvernement fédéral offre des services de santé aux peuples autochtones.

II. Organisation

Direction de l'AIPRP de Services aux Autochtones Canada

La Direction de l'AIPRP est responsable de l'administration des demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information (LAI) et de la LPRP. Elle a été créée au sein du Secrétariat du Ministère et relève du secrétaire général qui, pour sa part, est directement responsable devant l'administrateur général et fait partie de l'équipe de la haute direction de SAC. La Direction est aussi responsable de la coordination et de la mise en œuvre des politiques, des lignes directrices et des procédures permettant de s'assurer que le Ministère respecte les dispositions de la LAI et de la LPRP. De plus, la Direction de l'AIPRP offre des ateliers, des formations et des séances de sensibilisation conçus afin d'améliorer la capacité en matière d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels dans l'ensemble du Ministère.

Conformément à un protocole d'entente de services partagés, tous les analystes de l'AIPRP ont traité des demandes pour SAC et RCAANC. Ces analystes traitent des demandes dont le volume et la complexité varient en fonction de leur niveau de classification. Ils offrent également d'importants conseils en matière de protection des renseignements personnels en ce qui a trait aux nouvelles initiatives, contribuant ainsi à la protection des renseignements personnels dans les programmes ministériels. Des politiques et procédures continuent d'être établies afin que la protection des renseignements personnels soit prise en compte tout au long du cycle de vie des programmes de SAC et que des décisions stratégiques éclairées soient prises en ce qui concerne la collecte, la communication et l'utilisation des renseignements personnels.

La Direction de l'AIPRP offre des conseils et de l'orientation au Ministère sur bon nombre de sujets.

application de la LAI et de la LPRP;
communication de renseignements de nature délicate ou protégés au public;
évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) ministérielles;
communication des renseignements personnels autorisée en vertu du paragraphe 8(2) de la LPRP;
énoncés pertinents de la LPRP dans les instruments de collecte de données, p. ex. formulaires, sondages;
mises à jour dans Info Source ainsi que la préparation et l'enregistrement de fichiers de renseignements personnels et des catégories de documents connexes;
protocoles entourant les atteintes à la vie privée;
formation et sensibilisation en ce qui a trait aux questions touchant l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels à l'échelle du Ministère;
conseils relatifs aux protocoles d'entente et aux ententes d'échange de renseignements personnels.

L'équipe de réception coordonne la réception des demandes d'information relevant du Ministère qui sont présentées en vertu de la LAI et de la LPRP et en assure le tri. L'équipe des opérations veille à ce qu'une réponse soit fournie dans le délai réglementaire (30 jours). Le suivi de toutes les demandes est effectué au moyen du système de suivi Access Pro Case Management. À cette fin, les analystes de l'AIPRP collaborent étroitement avec les secteurs de programmes compétents afin de réunir tous les documents pertinents et de s'assurer que leur contenu est traité conformément aux dispositions législatives, pour que les dossiers gouvernementaux soient communiqués sans risque aux Canadiens.

L'équipe des politiques et de la protection des renseignements personnels assure la prestation de conseils d'expert, la surveillance des risques liés à la vie privée et la tenue à jour des mesures connexes ainsi que l'élaboration de la formation sur la politique en matière de protection des renseignements personnels. L'équipe des politiques et de la protection des renseignements personnels offre également un soutien à SAC en ce qui a trait à l'élaboration des politiques ministérielles afin que celles‑ci reflètent la relation unique qu'entretient le Ministère avec ses clients et ses partenaires autochtones tout en s'assurant que le Ministère respecte ses obligations en vertu de la LPRP.

En plus de la Direction de l'AIPRP, des agents de liaison de l'AIPRP se trouvent dans chacun des secteurs et des bureaux régionaux de SAC. Ces agents de liaison reçoivent les demandes de la Direction de l'AIPRP et confient celles‑ci aux responsables compétents dans leur secteur. Les agents jouent un rôle essentiel en veillant à ce que des demandes claires soient envoyées aux personnes qui récupèrent les documents, et en faisant en sorte que les dossiers pertinents, les énoncés des répercussions et les approbations soient obtenus et communiqués aux fonctionnaires de la Direction de l'AIPRP en respectant les délais établis.

III. Ordonnance de délégation de pouvoirs

En vertu de l'article 73 de la LPRP, le ministre peut déléguer à des responsables ministériels ses pouvoirs et responsabilités en ce qui concerne l'administration de la LPRP au sein de SAC.

L'ordonnance de délégation de pouvoirs signée par la ministre Jane Philpott le 4 janvier 2018 était en vigueur pendant la période visée par le rapport (annexe A).

En vertu de l'article 73 de la LPRP, l'ordonnance délègue la totalité des pouvoirs et des responsabilités d'application de la LPRP aux personnes suivantes :

Sous-ministre
Sous-ministre délégué
Secrétaire général
Coordonnateur de l'AIPRP du Ministère

Statistiques

IV. Interprétation du rapport statistique

Le rapport statistique de SAC a été présenté au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) le 10 juillet 2020 (annexe B). Le rapport supplémentaire a été présenté au SCT le 15 juillet 2020. Le rapport présente en détail divers aspects des demandes que SAC a reçues et traitées durant la période du 1er avril 2019 au 31 mars 2020.

Partie 1. Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Au cours de l'exercice 2019-2020, SAC a reçues 288 nouvelles demandes en vertu de la LPRP. La Direction de l'AIPRP a réglé 241 demandes au cours de la période visée par le rapport. Seulement 17 demandes avaient été reportées de la période précédente (tableau 1.1).

Au cours de l'exercice, les demandes de protection de la vie privée ont augmenté de 300 %. Cette augmentation reflète les ententes et ordonnances de règlement et d'ordonnances auxquelles le Ministère a été assujetti, et on peut s'attendre à ce qu'elle augmente au fur et à mesure que les activités liées à la réconciliation progressent.

Tableau 1.1 Nombre de demandes de 2018 à 2020
Nombre de demandes	2018-2019	2019-2020
Reçues	72	288
Reportées de l'année précédente	0	17
Total	72	305
Réglées cette année	61	241
Reportées à l'année suivante	11	64

Partie 2. Demandes réglées au cours de la période visée par le rapport

2.1 Issue des demandes et délai de traitement

Parmi les 241 demandes réglées pendant la période visée par le rapport, SAC a été en mesure de communiquer des renseignements, en partie ou en entier, dans 70 cas. Ainsi, 29 % du temps, lorsqu'une demande était présentée à SAC, les renseignements pertinents étaient communiqués. La majorité de ces demandes (c.‑à‑d. 185 ou 76,7 %) ont été réglées en moins de 30 jours. En 2019-2020, le délai de traitement a été de plus de 121 jours pour trois demandes.

L'issue la plus fréquente des demandes traitées pendant la période visée par le rapport a été « Aucun document n'existe », soit pour 98 demandes (42,65 %). Dans 72 cas, le demandeur a abandonné sa demande, probablement parce que la demande initiale était incomplète ou parce que l'autorisation suffisante pour la communication n'a pas été obtenue (tableau 2.1).

Tableau 2.1 Issue des demandes et délai de traitement
Issue des demandes	Délai de traitement
Issue des demandes	1 à 15 jours	16 à 30 jours	31 à 60 jours	61 à 120 jours	121 à 180 jours	181 à 365 jours	Plus de 365 jours	Total
Communication totale	0	22	3	1	1	0	0	27
Communication partielle	7	14	13	8	1	0	0	43
Exception totale	0	1	0	0	0	0	0	1
Exclusion totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Aucun document n'existe	14	56	24	3	1	0	0	98
Demande abandonnée	60	11	1	0	0	0	0	72
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	81	104	41	12	3	0	0	241

2.2 Exceptions

Des 241 demandes réglées pendant la période visée par le rapport, 43 ont fait l'objet d'une communication partielle avec une exception appliquée en vertu des articles 26 et 27 (tableau 2.2).

Tableau 2.2 Nombre de demandes réglées pour lesquelles des dispositions d'exception ont été invoquées
Disposition législative	Nombre de demandes
18(2)	0
19(1)a)	0
19(1)b)	0
19(1)c)	0
19(1)d)	0
19(1)e)	0
19(1)f)	0
20	0
21	0
22(1)a)(i)	0
22(1)a)(ii)	0
22(1)a)(iii)	0
22(1)b)	0
22(1)c)	0
22(2)	0
22.1	0
22.2	0
22.3	0
23a)	0
23b)	0
24a)	0
24b)	0
25	0
26	46
27	3
28	0
Total	49

2.3 Exclusion

Aucune disposition relative à l'exclusion n'a été appliquée aux demandes réglées au cours de l'exercice 2019-2020.

2.4 Mode de communication

Au cours de la période visée par le rapport, un plus grand nombre de demandeurs ont reçu leurs réponses par voie électronique. SAC a transmis les documents à communiquer en format électronique (CD ou courriel) pour 57 demandes (81,4 %), et en format papier pour 13 demandes (18,6 %) (tableau 2.4).

Tableau 2.4 Mode de communication
Issue des demandes	Papier	Électronique
Communication totale	5	22
Communication partielle	8	35
Total	13	57

2.5 Complexité

Les sections suivantes décrivent en détail plusieurs facteurs ayant une incidence sur la complexité des demandes traitées en 2019-2020.

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

Au cours de la période visée par le rapport, la Direction de l'AIPRP a réglé 241 demandes. Le traitement de ces demandes a donné lieu à l'examen de 24 483 pages de documents relevant du Ministère. En tout, 7 220 pages ont été communiquées au cours de l'exercice 2019-2020 (tableau 2.5.1).

Tableau 2.5.1 Traitement et communication des pages pertinentes
Issue des demandes	Nombre de pages traitées	Nombre de pages communiquées	Nombre de demandes
Communication totale	1 238	987	27
Communication partielle	23 245	6 233	43
Exception totale	0	0	1
Exclusion totale	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	72
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0
Total	24 483	7 220	143

2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes

Pendant la période visée par le rapport, la majorité des demandes (125 ou 87,4 %) appartenaient à la catégorie « de petite taille » au vu du nombre de pages traitées (moins de 100 pages traitées) (tableau 2.5.2).

Tableau 2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes
Issue des demandes	Moins de 100 pages traitées		De 101 à 500 pages traitées		De 501 à 1 000 pages traitées		De 1 001 à 5 000 pages traitées		Plus de 5 000 pages traitées
Issue des demandes	Demandes	Pages communiquées	Demandes	Pages communiquées	Demandes	Pages communiquées	Demandes	Pages communiquées	Demandes	Pages communiquées
Communication totale	24	301	3	686	0	0	0	0	0	0
Communication partielle	28	442	5	785	4	1 668	5	3 297	1	41
Exception totale	1	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Demande abandonnée	72	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	126	743	8	1 471	4	1 668	5	3 297	1	41

2.5.3 Autres éléments de complexité

La Direction de l'AIPRP n'a pas été tenue d'effectuer de consultations externes auprès d'autres organisations.

Tableau 2.5.3 Autres éléments de complexité liés aux demandes réglées pendant la période du rapport
Issue des demandes	Consultation requise	Avis juridique	Renseignements inter-reliés	Autre	Total
Communication totale	0	0	0	0	0
Communication partielle	0	0	0	0	0
Exception totale	0	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	0	0	0
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0	0	0
Total	0	0	0	0	0

2.6 Présomptions de refus

Les sections suivantes indiquent le nombre et le motif des demandes pour lesquelles il y avait présomption de refus au cours de l'exercice 2019-2020.

2.6.1 Motif de non-respect des échéances prévues par la Loi

Au cours de la période visée par le rapport, 15 demandes ont été réglées après l'échéance prévue par la Loi avec comme motif une charge de travail excessive pour 14 de ces demandes. Une demande a été réglée après l'échéance prévue par la Loi pour d'autres motifs (tableau 2.6.1).

Tableau 2.6.1 Motifs de non-respect des échéances prévues par la Loi
Nombre de demandes réglées après l'échéance prévue par la Loi	Motif principal
	Charge de travail	Consultation externe	Consultation interne	Autre
15	14	0	0	1

2.6.2 Nombre de jours de retard

Parmi les 15 demandes réglées après les échéances prévues par la Loi, cinq demandes ont été réglées en 1 à 15 jours (tableau 2.6.2).

Tableau 2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours de retard	Nombre de demandes réglées en retard pour lesquelles le délai n'a pas été prorogé	Nombre de demandes réglées en retard pour lesquelles le délai a été prorogé	Total
De 1 à 15 jours	3	2	5
De 16 à 30 jours	2	1	3
De 31 à 60 jours	1	2	3
De 61 à 120 jours	1	3	4
De 121 à 180 jours	0	0	0
De 181 à 365 jours	0	0	0
Plus de 365 jours	0	0	0
Total	7	8	15

2.7 Demandes de traduction

Pendant la période visée par le rapport, aucun demandeur n'a exigé la traduction des documents en cause dans l'autre langue officielle.

Partie 3. Communication en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La communication autorisée conformément au paragraphe 8(2) de la LPRP décrit les circonstances dans lesquelles des renseignements personnels relevant d'une institution fédérale peuvent être communiqués sans le consentement de la personne qu'ils concernent. En 2019-2020, SAC a effectué 52 communications autorisées en vertu des alinéas 8(2) e) et 8(2) m) et du paragraphe 8(5). Le Conseil du Trésor exige que ces trois types de communication autorisée soient indiqués dans le rapport statistique.

Communications en vertu de l'alinéa 8(2) e) – Un total de 48 communications ont été effectuées en vertu de l'alinéa 8(2) e) conformément à la demande présentée par les organismes d'enquête comme il est indiqué aux annexes II et III de la LPRP.

Communications en vertu de l'alinéa 8(2) m) – Dans le but de l'intérêt public. SAC a autorisé quatre communications en vertu de l'alinéa 8(2) m).

Communications en vertu du paragraphe 8(5) – Les institutions doivent signaler au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada les communications effectuées en vertu de l'alinéa 8(2) m). Les communications effectuées en vertu de l'alinéa 8(2) m) indiquées ci‑dessus ont été signalées au Commissariat à la protection de la vie privée.

D'autres communications autorisées ne figurant pas dans le rapport statistique comprennent les suivantes :

Communications en vertu de l'alinéa 8(2) a) – SAC a effectué trois communications qui ont été obtenues par le Ministère et communiquées aux fins d'usage compatible.

Communications en vertu de l'alinéa 8(2) c) – SAC a effectué deux communications aux fins de conformité à un subpoena, un mandat ou une ordonnance du tribunal.

Communications en vertu de l'alinéa 8(2) d) – SAC a effectué 45 communications au procureur général du Canada en vertu de poursuites judiciaires.

Communications en vertu de l'alinéa 8(2) f) – Communications effectuées en vertu d'accords ou d'ententes conclus entre le gouvernement du Canada et les gouvernements provinciaux en vue de l'application des lois ou de la tenue d'enquêtes licites. SAC a effectué 466 communications de renseignements personnels.

Communications en vertu de l'alinéa 8(2) k) – Permet la communication de renseignements personnels aux chercheurs dont les travaux portent sur le règlement de revendications autochtones. SAC a effectué trois communications à l'intention de chercheurs pour des travaux liés au règlement de revendications autochtones.

Partie 4. Demandes de correction de renseignements personnels et notations

Aucune demande de correction ni de notation de renseignements personnels n'a été présentée au cours de la période visée par le rapport.

Partie 5. Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et issue des demandes

Au cours de l'exercice 2019-2020, 37 prorogations ont été appliquées en vertu de l'alinéa 15a) de la LPRP, soit 35 prorogations en vertu du sous alinéa 15a) (i) (entrave au fonctionnement de l'institution) et 2 prorogations en vertu du sous alinéa 15a) (ii) (consultation). Pendant la période visée par le rapport, 2 demandes ont fait l'objet d'une communication totale, tandis que 20 demandes ont fait l'objet d'une communication partielle (tableau 5.1).

Tableau 5.1 Motifs de prorogation et issue des demandes
Issue des demandes nécessitant une prorogation	15a)(i) Entrave au fonctionnement	15a)(ii) Consultation		15b) Traduction ou transfert
Issue des demandes nécessitant une prorogation	15a)(i) Entrave au fonctionnement	Article 70	Autre	15b) Traduction ou transfert
Communication totale	2	0	0	0
Communication partielle	20	0	2	0
Exception totale	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0
Aucun document n'existe	13	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	0	0
Total	35	0	2	0

5.2 Durée des prorogations

SAC a appliqué 11 prorogations au cours de la période visée par le rapport et parmi celles-ci, huit prorogations étaient d'une durée de 16 à 30 jours (tableau 5.2).

Tableau 5.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations	15a)(i) Entrave au fonctionnement	15a)(ii) Consultation		15b) À des fins de traduction
Durée des prorogations	15a)(i) Entrave au fonctionnement	Article 70	Autre	15b) À des fins de traduction
De 1 à 15 jours	2	0	0	0
De 16 à 30 jours	33	0	2	0
Total	35	0	2	0

Partie 6. Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

SAC n'a pas reçu de demande de consultation d'une autre institution ou organisation au cours de la période visée par le rapport.

Partie 7. Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Au cours de la période visée par le rapport, aucune consultation sur l'application de l'article 70 de la LPRP n'a été envoyée aux Services juridiques aux fins d'une consultation sur les documents confidentiels du Cabinet.

Partie 8. Avis de plainte et d'enquête reçus

Au cours de la période visée par le rapport, deux plaintes ont été reçues du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Ces articles ne sont pas cumulatifs.

Tableau 8.1 Plaintes et enquêtes
Article 31	Article 33	Article 35	Poursuites judiciaires	Total
1	0	1	0	2

Partie 9. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (annexe A du Rapport statistique du SCT)

L'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) est une évaluation du risque inhérent à la circulation des renseignements personnels détenus au sein d'un programme ou d'un service donné. Ce processus permet au Ministère de déterminer si les nouvelles technologies, les systèmes d'information, les initiatives et les programmes ou politiques proposés, nouveaux ou considérablement modifiés, sont conformes aux exigences du gouvernement fédéral en matière de protection des renseignements personnels.

Une EFVP a été réalisée au cours de l'exercice 2019-2020 visé par le rapport.

Énoncés de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La Direction de l'AIPRP aide tous les programmes de SAC à élaborer les énoncés de confidentialité à inclure dans les formulaires ou devant être communiqués lors d'un processus de consultation dans le cadre duquel on recueille des renseignements personnels, en plus d'examiner ces énoncés. Les énoncés de confidentialité informent adéquatement les particuliers du traitement qui est fait de leurs renseignements personnels. En 2019-2020, la Direction de l'AIPRP a traité de nombreuses demandes d'énoncés de confidentialité.

La Direction de l'AIPRP continuera de travailler avec tous les secteurs de programme de SAC au cours des exercices à venir afin de mettre à jour les énoncés de confidentialité pour tous les instruments de collecte de données, les formulaires et les processus de consultation imprimés et en ligne.

Questions sur les politiques de protection des renseignements personnels

La Direction de l'AIPRP répond également à des questions portant sur les protocoles, les politiques, les directives et les enjeux en matière de protection des renseignements personnels ainsi qu'à d'autres demandes liées à la collecte, à l'utilisation, à la conservation, à l'élimination et à la communication de renseignements personnels. Pendant l'exercice 2019-2020 visé par le rapport, la Direction de l'AIPRP a répondu à de nombreuses demandes provenant de clients du Ministère à l'égard de questions touchant la protection des renseignements personnels à SAC. De plus, la Direction de l'AIPRP a mis en place un compte rendu de décision aux fins du respect du critère d'usage compatible des communications énoncé à l'alinéa 8(2) a) de la LPRP, à l'intention des fournisseurs de soins de santé et des professionnels participant directement aux soins et au traitement de patients. Cette pratique, initiée par Santé Canada, est maintenant reconnue à SAC pour permettre la communication de renseignements personnels sur les clients de SAC aux fournisseurs de soins de santé faisant partie du cercle de soins d'un client, afin d'assurer la prestation de services de santé en temps opportun ou la prestation de services de santé critiques.

Atteintes à la vie privée

SAC a signalé 24 atteintes à la vie privée du 1er avril 2019 au 31 mars 2020. Toutes les atteintes à la vie privée étaient de nature peu délicate et ne sont pas révélées être des atteintes substantielles à la vie privée. Par conséquent, le Commissariat à la protection de la vie privée n'a pas été avisé conformément aux politiques du SCT.

Partie 10. Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

10.1 Coûts

La Direction de l'AIPRP a exercé ses activités selon un modèle de services partagés à l'appui de SAC et de RCAANC. Dans son ensemble, elle a consacré 1 840 301 $ à la dotation en personnel et aux biens et services, et elle a eu recours à 23,29 ressources humaines.

Les dépenses figurant dans ce rapport annuel reflètent le niveau d'effort nécessaire à l'appui des responsabilités législatives de SAC. En 2019-2020, SAC a dépensé 350 439 $ pour l'administration de la LPRP, avec l'aide de 4,07 ressources humaines.

Tableau 10.1 Données budgétaires liées à l'administration de la LPRP
Dépenses	Montant
Salaires	299 469 $
Heures supplémentaires	2 550 $
Biens et services	48 420 $
Contrats de services professionnels	48 420 $
Autre	0 $
Total	350 439 $

10.2 Ressources humaines

L'unité responsable des opérations liées à la protection des renseignements personnels de la Direction de l'AIPRP comptait l'équivalent de quatre employés à temps plein (tableau 10.2). Au cours de la période visée par le rapport, SAC a embauché 0.17 employé à temps partiel ou occasionnel.

Tableau 10.2 Ressources humaines liées à l'administration de la LPRP
Ressources	Années-personnes consacrées aux activités liées à l'accès à l'information
Employés à temps plein	3,40
Employés à temps partiel et occasionnels	0,07
Employés régionaux	0,00
Experts-conseils et personnel d'agence	0,50
Étudiants	0,10
Total	4,07

Faits saillants

V. Points d'intérêt pour l'exercice 2019-2020

Le dernier exercice (2019-2020) est le deuxième exercice complet de production de rapport pour SAC en vertu de la LAI et de la LPRP.

En tout, 288 nouvelles demandes liées à la protection des renseignements personnels ont été reçues et 241 d'entre elles ont été réglées. Un total de 24 483 pages a été traitées en vertu de la LPRP. En comparaison, lors de l'exercice précédent, seules 72 nouvelles demandes liées à la protection des renseignements personnels avaient été reçues. Au cours de l'exercice visé par le présent rapport, on a observé une augmentation de 300 % du nombre de demandes liées à la protection des renseignements personnels. Cette augmentation s'explique par les accords de règlement et de résolution et par les ordonnances dont a fait l'objet le Ministère, et elle pourrait s'accentuer sous l'effet de la délégation des services ministériels et de la progression des activités liées à la réconciliation.

L'exception la plus fréquente en vertu de la LPRP est celle au titre de l'article 26, relativement aux renseignements personnels.

Un total de 592 demandes de communication de renseignements personnels autorisée a été traitées en vertu du paragraphe 8(2) de la LPRP, qui permet la communication de renseignements personnels sans consentement.

La relation qui existe entre les peuples autochtones, les provinces, les territoires et le Ministère fait en sorte qu'il y a un important volume de demandes de communication de renseignements personnels autorisée en vertu du paragraphe 8(2) de la LPRP et requiert l'élaboration continue d'ententes d'échange de renseignements et de protocoles d'entente.

Il convient de noter que parmi ces communications de renseignements personnels, trois communications ont été faites en vertu de l'alinéa 8(2) k) de la LPRP aux fins de la recherche sur les revendications, les conflits ou les griefs d'Autochtones au Canada ou de validation de ces revendications, de ces conflits ou de ces griefs.

Une plainte a été reçue du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada en 2019-2020, alors que 2 plaintes avaient été déposées au cours de l'exercice précédent.

La Direction de l'AIPRP veille à l'administration de la LAI et de la LPRP au sein d'un environnement de services partagés pour SAC et RCAANC depuis le 30 novembre 2017.

De façon générale, en 2019-2020, il y a eu pour les deux ministères une diminution de 14 % du nombre de nouvelles demandes d'accès à l'information reçues et une augmentation de 583 % du nombre de demandes liées à la protection des renseignements personnels reçues, par rapport à l'exercice précédent.

En 2019-2020, pour les deux ministères, un total de 38 865 pages a été traitées en vertu de la LPRP, par rapport à 15 066 pages traitées en 2018-2019.

La Direction de l'AIPRP a également assuré la formation de 860 employés (651 employés de SAC et 209 employés de RCAANC) en ce qui a trait à la LIA et à la LPRP en 2019-2020.

Pour l'exercice 2019-2020, les dépenses de SAC relatives à la protection des renseignements personnels s'élèvent à 350 039 $ et ces activités ont été appuyées au moyen de 4,07 ressources humaines.

Afin d'appuyer l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels, la Direction de l'AIPRP de SAC a consacré un total de 1 350 625 $ à la dotation en personnel et aux biens et services, et ces activités ont été appuyées au moyen de 16,84 ressources humaines.

Au sein d'un environnement de services partagés, la Direction de l'AIPRP, dans son ensemble, a consacré un total de 1 841 301 $ à la dotation en personnel et aux biens et services, et ces activités ont été appuyées au moyen de 23,29 ressources humaines.

Répercussions de la pandémie de COVID-19

Le 16 mars 2020, SAC et RCAANC ont mis en œuvre leurs plans de continuité des activités en raison du coronavirus. Ainsi, seuls les services essentiels seraient dès lors offerts aux Canadiens. Les employés offrant des services non essentiels ont reçu la directive de travailler à distance jusqu'à nouvel ordre.

La Direction de l'AIPRP n'a pas été désignée comme étant un service essentiel.

Afin de mieux servir les Canadiens, la Direction de l'AIPRP a mis en œuvre un service de transmission électronique pour permettre l'envoi des documents à communiquer et éviter une interruption de service.

La Direction de l'AIPRP a également offert un soutien au Ministère en préparant et transmettant des mises à jour et des directives aux agents de liaison de l'AIPRP afin de faciliter la récupération des documents.

La Direction de l'AIPRP, en collaboration avec ses partenaires du ministère de la Justice et de la Direction générale de la santé des Premières nations et des Inuits, ont entrepris l'examen et l'évaluation des outils de surveillance ministériels existants afin d'appuyer les activités de planification et d'intervention en cas de pandémie COVID-19 pour les communautés autochtones appuyées par le Ministère. Des recommandations relatives à la communication de renseignements sur les cas de COVID-19 ont également été élaborées simultanément.

Annexe A

Ordonnance de délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels signée le 4 janvier 2018.

Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels – Ordonnance de délégation de pouvoirs

Je, Ministre des Services aux Autochtones, conformément à l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, désigne les titulaires des postes figurant à l'annexe A, ci-jointe, et les titulaires de ces postes par intérim, pour exercer les attributions prévues par ces deux lois et les règlements connexes, comme indiqué à l'Annexe A.

Document original signé le 4 janvier, 2018

L'honorable Jane Philpott, C.P., députée
Ministre des Services aux Autochtones

Annexe A
Annexe de délégation de pouvoirs
Poste	Loi sur l'accès à l'information et règlements	Loi sur la protection des renseignements personnels et règlements
Sous-ministre	Authorité absolue	Authorité absolue
Sous-ministre délégué(e)	Authorité absolue	Authorité absolue
Secrétaire général	Authorité absolue	Authorité absolue
Directeur(trice), Accès à l'information et protection des renseignements personnels	Authorité absolue	Authorité absolue
Directeur(trice) adjoint(e), Accès à l'information et protection des renseignements personnels	Authorité absolue	Authorité absolue sauf : Articles : 8(2)(j), 8(2)(m), 9(1), 9(4), 10

Annexe B

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution : Services aux Autochtones Canada

Période d'établissement de rapport : 4/1/2019 au 3/31/2020

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

	Nombre de demandes
Reçues pendant la période d'établissement de rapport	288
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente	17
Total	305
Fermées pendant la période d'établissement de rapport	241
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport	64

Section 2 : Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition des demandes	Délai de traitement
Disposition des demandes	1 à 15 jours	16 à 30 jours	31 à 60 jours	61 à 120 jours	121 à 180 jours	181 à 365 jours	Plus de 365 jours	Total
Communication totale	0	22	3	1	1	0	0	27
Communication partielle	7	14	13	8	1	0	0	43
Exception totale	0	1	0	0	0	0	0	1
Exclusion totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Aucun document n'existe	14	56	24	3	1	0	0	98
Demande abandonnée	60	11	1	0	0	0	0	72
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	81	104	41	12	3	0	0	241

2.2 Exceptions
Article	Nombre de demandes
18(2)	0
19(1)(a)	0
19(1)(b)	0
19(1)(c)	0
19(1)(d)	0
19(1)(e)	0
19(1)(f)	0
20	0
21	0
22(1)(a)(i)	0
22(1)(a)(ii)	0
22(1)(a)(iii)	0
22(1)(b)	0
22(1)(c)	0
22(2)	0
22.1	0
22.2	0
22.3	0
23(a)	0
23(b)	0
24(a)	0
24(b)	0
25	0
26	46
27	3
28	0

2.3 Exclusions
Article	Nombre de demandes
69(1)(a)	0
69(1)(b)	0
69.1	0
70(1)	0
70(1)(a)	0
70(1)(b)	0
70(1)(c)	0
70(1)(d)	0
70(1)(e)	0
70(1)(f)	0
70.1	0

2.4 Support des documents communiqués
Disposition	Papier	Électronique
Communication totale	5	22
Communication partielle	8	35
Total	13	57

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
Disposition of requests	Number of pages processed	Number of pages disclosed	Number of requests
Communication totale	1 238	987	27
Communication partielle	23 245	6 233	43
Exception totale	0	0	1
Exclusion totale	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	72
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0
Total	24 483	7 220	143

2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes
Disposition	Moins de 100 pages traitées		101 à 500 pages traitées		501 à 1 000 pages traitées		1 001 à 5 000 pages traitées		Plus de 5 000 pages traitées
Disposition	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées
Communication totale	24	301	3	686	0	0	0	0	0	0
Communication partielle	28	442	5	785	4	1 668	5	3 297	1	41
Exception totale	1	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Demande abandonnée	72	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	125	743	8	1 471	4	1 668	5	3 297	1	41

2.5.3 Autres complexités
Disposition	Consultation requise	Avis juridique	Renseignements entremêlés	Autres	Total
Communication totale	0	0	0	0	0
Communication partielle	0	0	0	0	0
Exception totale	0	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	0	0	0
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0	0	0
Total	0	0	0	0	0

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la loi
Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi	Motif principal
	Entrave au fonctionnement / Charge de travail	Consultation externe	Consultation interne	Autres
15	14	0	0	1

2.6.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi (y compris toute prolongation prise)
Nombre de jours au-delà des délais prévus par la loi	Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi où aucune prolongation n'a été prise	Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi où une prolongation a été prise	Total
1 à 15 jours	3	2	5
16 à 30 jours	2	1	3
31 à 60 jours	1	2	3
61 à 120 jours	1	3	4
121 à 180 jours	0	0	0
181 à 365 jours	0	0	0
Plus de 365 jours	0	0	0
Total	7	8	15

2.7 Demandes de traduction
Demandes de traduction	Acceptées	Refusées	Total
De l'anglais au français	0	0	0
Du français à l'anglais	0	0	0
Total	0	0	0

Section 3 : Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Alinéa 8(2)e)	Alinéa 8(2)m)	Paragraphe 8(5)	Total
48	4	4	56

Section 4 : Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Disposition des demandes de correction reçues	Nombre
Mentions annexées	0
Demandes de correction acceptées	0
Total	0

Section 5 : Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Nombre de demandes pour lesquelles une prorogation a été prise	15(a)(i) Entrave au fonctionnement de l'institution	15(a)(ii) Consultation		15(b) Traduction ou transfert
	15(a)(i) Entrave au fonctionnement de l'institution	Article 70	Autres	15(b) Traduction ou transfert
Communication totale	2	0	0	0
Communication partielle	20	0	2	0
Exception totale	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0
Demande abandonnée	13	0	0	0
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0	0
Total	35	0	2	0

5.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations	15(a)(i) Entrave au fonctionnement de l'institution	15(a)(ii) Consultation		15(b) À des fins de traduction
Durée des prorogations	15(a)(i) Entrave au fonctionnement de l'institution	Article 70	Autres	15(b) À des fins de traduction
1 à 15 jours	2	0	0	0
16 à 30 jours	33	0	2	0
Total	35	0	2	0

Section 6 : Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et organisations
Consultations	Autres institutions du gouvernement du Canada	Nombre de pages à traiter	Autres organisations	Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d'établissement de rapport	0	0	0	0
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente	0	0	0	0
Total	0	0	0	0
Fermées pendant la période d'établissement de rapport	0	0	0	0
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport	0	0	0	0

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada
Recommandation	Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
Recommandation	1 à 15 jours	16 à 30 jours	31 à 60 jours	61 à 120 jours	121 à 180 jours	181 à 365 jours	Plus de 365 jours	Total
Communication totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Communication partielle	0	0	0	0	0	0	0	0
Exception totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Consulter une autre institution	0	0	0	0	0	0	0	0
Autre	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	0	0	0	0	0	0	0	0

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations
Recommandation	Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
Recommandation	1 à 15 jours	16 à 30 jours	31 à 60 jours	61 à 120 jours	121 à 180 jours	181 à 365 jours	Plus de 365 jours	Total
Communication totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Communication partielle	0	0	0	0	0	0	0	0
Exception totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Consulter une autre institution	0	0	0	0	0	0	0	0
Autre	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	0	0	0	0	0	0	0	0

Section 7 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques
Nombre de jours	Moins de 100 pages traitées		De 101 à 500 pages traitées		De 501 à 1 000 pages traitées		De 1 001 à 5 000 pages traitées		Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de jours	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées
1 à 15	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
16 à 30	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
31 à 60	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
61 à 120	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
121 à 180	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
181 à 365	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Plus de 365 jours	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
Nombre de jours	Moins de 100 pages traitées		De 101 à 500 pages traitées		De 501 à 1 000 pages traitées		De 1 001 à 5 000 pages traitées		Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de jours	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées
1 à 15	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
16 à 30	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
31 à 60	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
61 à 120	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
121 à 180	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
181 à 365	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Plus de 365 jours	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0

Section 8 : Plaintes et enquêtes

Article 31	Article 33	Article 35	Recours judiciaire	Total
1	0	1	0	2

Section 9 : Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Nombre d'ÉFVP terminées
1

Section 10 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

10.1 Coûts
Dépenses	Montant
Salaires	299 469 $
Heures supplémentaires	2 550 $
Biens et services	48 420 $
Contrats de services professionnels	48 420 $
Autres	0 $
Total	350 439 $

10.2 Ressources humaines
Ressources	Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein	3,40
Employés à temps partiel et occasionnels	0,07
Employés régionaux	0,00
Experts-conseils et personnel d'agence	0,50
Étudiants	0,10
Total	4,07

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Veuillez fournir plus de détails

Vous ne recevrez aucune réponse. N'incluez pas de renseignements personnels (téléphone, courriel, NAS, renseignements financiers, médicaux ou professionnels)
Maximum de 300 caractères

Date de modification :: 2020-11-30