Rapport sommaire de la vérification de bénéficiaire concernant la Première Nation Nigigoonsiminikaaning
Nom : Première Nation Nigigoonsiminikaaning
Lieu : Ontario
Population : 168 personnes dans la réserve; 388 personnes inscrites au total
Situation de manquement au moment de la vérification : aucun manquement
Situation actuelle de manquement : aucun manquement
Grand chef actuel : William Windego
Période visée par la vérification : du 1 avril 2015 au 31 mars 2017
Montant du financement de SAC visé par la vérification : 4 836 301 $
Contexte
Services aux Autochtones Canada (SAC) a choisi la Première Nation Nigigoonsiminikaaning (bénéficiaire) pour faire l'objet d'une vérification de bénéficiaire.
Cette vérification de bénéficiaire avait pour objectif de s'assurer que les fonds versés au bénéficiaire par le gouvernement du Canada ont été dépensés aux fins prévues, conformément aux modalités des ententes de financement avec SAC pour l'exercice 2015-2016 et l'exercice 2016-2017. Cet objectif a été atteint par deux moyens :
- un examen des pratiques du bénéficiaire en matière de gestion des programmes et de contrôle financier par rapport aux ententes de financement;
- une vérification de l'admissibilité des dépenses réclamées en vertu des modalités des ententes de financement conclues avec SAC.
Pour procéder à cette vérification du bénéficiaire, SAC a retenu les services de Samson & Associés, un cabinet de vérification indépendant. La vérification s'est déroulée du 30 janvier au 10 février 2018. Les vérificateurs ont été en mesure d'obtenir suffisamment d'éléments de preuve pertinents pour étayer leurs conclusions.
Évaluation globale
Mis à part les observations et les ajustements indiqués dans le rapport de vérification, les vérificateurs ont conclu que le bénéficiaire s'était conformé aux modalités de l'entente.
Constations
La vérification a permis de déterminer que les processus internes de contrôle financier sont, pour la plupart, bien instaurés et bien gérés. Cependant, certaines faiblesses de contrôle ont été observées en ce qui a trait à l'administration des programmes et à la gestion financière. En corrigeant ces contrôles internes, le bénéficiaire sera en mesure de consolider sa façon de gérer et d'affecter les fonds conformément aux exigences de l'entente. Voici certaines des principales constatations et recommandations formulées dans le rapport de vérification.
Administration des programmes
Le bénéficiaire a établi un organigramme qui indique la structure de l'organisation et les relations entre les différents postes. Le conseil d'administration tient des réunions régulières. La direction participe à des réunions hebdomadaires afin de discuter de l'orientation stratégique des programmes et de tout autre soutien nécessaire pour lui permettre de s'acquitter de ses rôles et responsabilités. La vérification a également permis de cerner certaines améliorations possibles en matière de gouvernance et d'administration. Le chef et le conseil n'avaient pas établi leur mandat. Le bénéficiaire devrait s'assurer d'élaborer un mandat, d'y adhérer et de le communiquer clairement. L'examen des dossiers de l'ensemble des établissements a révélé que bien qu'il s'agissait d'établissements d'enseignement provinciaux admissibles et reconnus, les dossiers ne renfermaient aucune copie officielle des lettres d'inscription approuvées. Le bénéficiaire doit s'assurer que tous les dossiers étudiants comprennent une copie officielle de la lettre d'inscription approuvée, comme l'indique l'annexe 3 des lignes directrices de SAC sur les études postsecondaires. Aucune grille salariale n'était tenue à jour, contrairement aux exigences du Manuel des politiques et procédures du bénéficiaire. Le bénéficiaire devrait se conformer aux exigences énoncées dans son manuel des politiques et procédures concernant la tenue d'une grille salariale.
Gestion financière
Le bénéficiaire a établi une séparation des responsabilités, mais la vérification a permis de cerner certaines améliorations possibles des procédures de gestion financière de la bande. Les transactions liées aux dépenses des programmes de SAC qui sont financées selon les modes de financement par contribution fixe, souple, préétablie ou par subvention avaient été enregistrées dans un même compte du grand livre général. Le plan comptable du bénéficiaire devrait être modifié de façon à enregistrer les transactions effectuées pour chaque programme financé selon les modes de financement par contribution fixe et par subvention. Les dépenses réclamées étaient uniquement étayées, par exemple, par une demande d'indemnité de déplacement ou une demande de chèque, sans pièce justificative supplémentaire comme des factures ou des reçus à l'appui du montant payé. Le bénéficiaire devrait s'assurer de conserver les pièces justificatives appropriées à l'appui de toute dépense réclamée afin d'en assurer la validité.
Situation actuelle
Une copie du rapport final a été envoyée au bénéficiaire. SAC et le bénéficiaire travaillent ensemble pour donner suite aux constatations. Un compte rendu verbal des résultats de la vérification a été présenté au bénéficiaire.
Avis de non-responsabilité : Le présent sommaire de la vérification s'appuie sur les renseignements contenus dans un rapport de vérification du bénéficiaire produit pour le compte de SAC, lequel est réservé à l'usage du bénéficiaire et de la direction de SAC. Le présent sommaire ne présente qu'un portrait limité des constatations générales tirées de la vérification et ne fournit aucune information détaillée sur le processus de vérification ou les constatations. Par conséquent, ce sommaire pourrait ne pas convenir aux fins et à l'utilisation du lecteur.