Rapport annuel au Parlement 2017 à 2018 : Loi sur la Protection des renseignements personnels
- Introduction
Table des matières
- Statistiques
- Faits saillants
- Annexe A
- Annexe B
Introduction
I. Introduction
La Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) a pour objet de de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d'accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent.
Le Ministère des Services aux Autochtones Canada (SAC) a été créé suite à un décret le 30 novembre, 2017. Les décrets ont assujetti ce nouveau ministère à la LPRP en ajoutant celle-ci à la liste des institutions comprise dans l'Annexe de la LPRP.
Ce rapport reflète les activités de Services aux Autochtones Canada en matière d'accès à l'information du 30 novembre 2017 au 30 mars 2018.
Le rapport annuel, qui est présenté au Parlement conformément à l'article 72 de la Loi, décrit les activités Service aux Autochtones Canada (SAC) pour se conformer à la LPRP. Le rapport expose en détail les activités et les réalisations de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) du Ministère, y compris les éléments essentiels suivants :
- Manuel de l'agent de liaison de l'AIPRP; et
- la poursuite des initiatives de formation afin d'accroître la capacité et la sensibilisation du Ministère à l'égard de la LPRP.
Création de deux nouveaux ministères
En août 2017, le premier ministre a annoncé la dissolution d'Affaires Autochtones et du Nord Canada et la création de deux nouveaux ministères pour mieux répondre aux besoins et aux aspirations des peuples des Premières nations, des Inuits et des Métis. À l'époque, il nomma deux ministres pour diriger ces nouveaux ministères : un ministre des Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC) et un ministre des Services aux Autochtones Canada.
Le bureau l'AIPRP a soutenu un service partagé afin de supporter AANC et SAC au moyen de protocole d'entente entre les ministères.
Mandat de Services aux Autochtones Canada
Le mandat consiste à améliorer la qualité des services offerts aux membres des Premières Nations, aux Inuit et aux Métis. Le Ministère veillera à combler les écarts socio-économiques et, ultimement, fera en sorte que les peuples autochtones aient le contrôle des services et des programmes qui leur importent. En 2018-2019, en vue de combler ces écarts socio-économiques inacceptables qui persistent aujourd'hui, le ministère des Services aux Autochtones Canada mettra l'accent, en partenariat avec les peuples autochtones, sur cinq domaines prioritaires interconnectés : la santé, l'éducation, les enfants et les familles, l'infrastructure, et une nouvelle relation financière.
SAC a reçu comme mandat d'identifier de meilleurs modèles à utiliser afin d'offrir de meilleurs services aux peuples autochtones et améliorer la reddition de comptes aux peuples autochtones au sujet de la qualité des services fournis par le Ministère.
Alors que le Canada progresse vers une plus grande autonomie gouvernementale des autochtones, continuer de superviser la prestation des services actuellement offerts aux peuples autochtones, particulièrement aux Premières Nations visées par la Loi sur les Indiens, et qui portent entre autres sur les infrastructures communautaires, la gestion des urgences, l'approvisionnement en eau, l'éducation, la gestion des fonds et des comptes en fiducie, et les inscriptions.
Par ailleurs, le Ministère dirige également des travaux visant à générer un changement systémique dans la façon dont le gouvernement fédéral fournit les services de santé aux peuples autochtones, en collaboration avec la ministre de la Santé et la ministre des Relations Couronne-Autochtones et des Affaires du Nord.
II. Organisation
Direction de l'AIPRP à SAC
En vertu du décret C.P. 2017-1464 entré en vigueur le 30 novembre 2017, Services aux Autochtones Canada (SAC) a été créé. A partir de ce moment, le décret de transfert d'attributions C.P. 2017-1465 à déterminer que le Secteur des Opérations régionales (OR) et le Secteur des Programmes et partenariats en matière d'éducation et développement social (PPEDS) du ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien (AANC), ainsi que la Direction générale de la santé des Premières nations et des Inuits (DGSPNI) du ministère de Santé Canada (SC) soit transféré à ce nouveau Ministère.
En vertu des ententes en vigueur, AANC a effectué le traitement des demandes d'AIPRP relativement au secteur d'OR et PPEDS afin de maintenir ce service au publique. À partir du 1er avril 2018, SAC a commencé d'assumer la pleine responsabilité du traitement des demandes relatives aux programmes et secteur de PPEDS et d'OR reçues après le 30 novembre 2017.
En vertu des ententes en vigueur, le ministère de Santé Canada a effectué le traitement des demandes relativement au secteur DGSPNI afin de maintenir ce service au publique. À partir du 1er avril 2018, SAC a commencé d'assumer la pleine responsabilité du traitement des demandes relatives au secteur DGSPNI reçues après le 30 novembre 2017.
La Direction de l'Accès à l'information et protection des renseignements personnels (AIPRP) est responsable de l'administration des demandes présentées en vertu de la LAI et la LPRP. Elle a été créée au sein du Secrétariat du Ministère et relève du secrétaire du Ministère qui, pour sa part, est directement responsable devant le sous-ministre et fait partie du Comité de la haute direction (CHD) de SAC. La Direction est aussi responsable de la coordination et de la mise en œuvre des politiques, des lignes directrices et des procédures que le Ministère doit suivre afin de respecter les dispositions de la LAI et de la LPRP. De plus, la Direction de l'AIPRP offre des ateliers, des formations et des séances de sensibilisation conçus afin d'améliorer la connaissance et la compréhension des questions liées à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels dans l'ensemble du Ministère.
L'ensemble des analystes de l'AIPRP ont complété des demandes pour RCAANC et SAC basée sur un protocole d'entente sur les services partagés. Ce rapport annuel ne couvre toutefois pas une année fiscale complète mais reflète plutôt quatre mois de travail, soit depuis la création de SAC.
Les analystes de l'AIPRP traitent des demandes complexes et de volume variables en fonction de leur niveau de classification. Ils fournissent également des conseils indispensables en matière de protection des renseignements personnels pour les nouvelles initiatives, dans le but d'assurer la protection des renseignements personnels au sein des programmes ministériels. Des politiques et procédures continuent d'être établies afin que la protection des renseignements personnels soit prise en compte tout au long du cycle de vie des programmes de SAC et que des décisions stratégiques éclairées soient prises en ce qui concerne la collecte, la diffusion et l'utilisation des renseignements personnels.
Les analystes fournissent des conseils et de l'orientation au Ministère sur plusieurs sujets :
- L'application de la LAI et de la LPRP;
- La divulgation de renseignements de nature délicate ou protégés au public;
- Les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée ministérielles (EFVP);
- La communication des renseignements personnels autorisée aux termes du paragraphe 8(2) de la LPRP;
- Les énoncés pertinents de la LPRP dans les instruments de collecte de données (ICD) (formulaires, sondages, etc.);
- Les mises à jour dans Info Source ainsi que la préparation et l'enregistrement de fichiers de renseignements personnels (FRP) et des catégories de documents connexes;
- Les protocoles entourant les atteintes à la vie privée;
- La formation et la sensibilisation à l'égard des questions touchant l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels à l'échelle du Ministère;
- La préparation de protocoles d'entente (PE).
Les agents de liaison de l'AIPRP se trouvent dans chacun des secteurs et des bureaux régionaux de SAC. Ils reçoivent les demandes de la Direction de l'AIPRP et par la suite, ils confient la demande aux secteurs appropriés de leur secteur. Les agents jouent un rôle essentiel en veillant à ce que des demandes claires soient envoyées aux personnes qui récupèrent les documents, et en faisant en sorte que les dossiers pertinents, les énoncés des répercussions et les approbations soient obtenus et communiqués aux fonctionnaires de la Direction de l'AIPRP en temps opportun.
L'équipe de l'accueil trie et coordonne la réception des demandes d'information relevant du Ministère qui sont présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L'équipe des opérations fait en sorte qu'il y soit donné suite dans le délai prescrit par les deux lois (qui est de 30 jours). Le suivi de toutes les demandes est effectué au moyen du système de suivi Access Pro Case Management. À cette fin, les analystes de l'AIPRP collaborent étroitement avec les secteurs de programmes compétents, afin de réunir tous les documents pertinents et de s'assurer que leur contenu est traité conformément aux dispositions législatives, pour que les dossiers gouvernementaux soient communiqués sans risque à tous les Canadiens.
Description de l'organigramme
Bureau de la Directrice
Le directeur (EX-01), à titre de coordonnateur institutionnel de l'AIPRP, détient tous les pouvoirs délégués prévus par la Loi. Pour les fonctions administratives journalières, le directeur est appuyé par un directeur adjoint (PM-06), un adjoint administratif (AS-01) et un analyste des rapports ministériels (PM-03) qui assure le soutien pour la communication de rapports et les initiatives reliées aux politiques.
Équipe de réception
L'équipe de réception des demandes est constituée de deux agents de réception (AS-01) et d'un commis (PM-02), qui saisissent toutes les demandes dans le système électronique de gestion des cas, accusent réception des demandes, assurent les services d'imagerie, interagissent et répondent aux demandes du grand public et se chargent d'autres tâches administratives.
Équipe des opérations
L'équipe des opérations est dirigée par quatre responsables d'équipe (PM-05) qui veillent au contrôle de l'administration des demandes par leur équipe, ce qui comprend l'examen des demandes traitées. L'équipe des opérations est constituée d'analystes de niveau PM-04, PM-03, PM-02 et de PM-01, qui traitent des demandes en vertu de la LAI et la LPRP, dont le volume et la complexité varient. Ils répondent aux questions sur la protection des renseignements personnels (telles les atteintes à la vie privée), donnent la formation et des conseils sur la LAI et la LPRP.
III. Ordonnance de délégation de pouvoirs
En vertu de l'article 73 de la LPRP, le ministre peut déléguer à des responsables ministériels ses attributions en ce qui concerne l'administration de la LPRP au sein de SAC.
Pendant la période du rapport, les ordonnances de délégation de pouvoirs signées par la ministre Jane Philpott, le 4 janvier 2018, étaient en vigueur (Annexe A). En vertu de l'article 73 de la Loi, l'ordonnance délègue la totalité des pouvoirs et des responsabilités d'application de la LPRP aux personnes suivantes :
- le sous-ministre;
- le sous-ministre délégué;
- la secrétaire du Mnistère;
- la coordonnatrice de l'AIPRP du Ministère.
Statistiques
IV. Interprétation du rapport statistique
Le rapport statistique de SAC a été présenté au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) le 25 mai, 2018 (Annexe B). Le rapport présente en détail tous les aspects des demandes que SAC a reçues et traitées durant la période du 30 novembre 2018 au 31 mars 2018.
Partie 1. Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Au cours de la période 2017-2018, SAC a reçu une seule demande sous la LPRP. La direction de l'AIPRP a complété cette demande au cours de la période de l'exercice. Il n'y a donc pas eu de demande reportée à la prochaine période de rapport.
| Nombre de demandes | 2017-2018 |
|---|---|
| Reçues pendant la période visée par le rapport | 1 |
| Demandes reportées de la dernière période | 0 |
| Total | 1 |
| Demandes traitées durant cette période | 1 |
| Demandes reportées à la période suivante | 0 |
Partie 2. Demandes fermées lors de la période de rapport
2.1 Disposition et délai de traitement
SAC a été en mesure d'effectué le traitement de cette demande à l'intérieur des trente premier jours, la disposition dans cette demande fut totale. (Tableau 2.1)
| Disposition | Délai de traitement | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communication totale | 0 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Aucun document n'existe | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande transférée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 |
2.2 Exceptions
Comme la demande reçue a fait l'objet d'une communication totale, aucune exception n'a été appliquée au cours de l'exercice touchant ce rapport. (Tableau 2.2).
| Article | Nombre de demandes |
|---|---|
| 18(2) | 0 |
| 19(1)a) | 3 |
| 19(1)b) | 0 |
| 19(1)c) | 0 |
| 19(1)d) | 0 |
| 19(1)e) | 0 |
| 19(1)f) | 0 |
| 20 | 0 |
| 21 | 0 |
| 22(1)a)(i) | 0 |
| 22(1)a)(ii) | 0 |
| 22(1)a)(iii) | 0 |
| 22(1)b) | 0 |
| 22(1)c) | 0 |
| 22(2) | 0 |
| 22.1 | 0 |
| 22.2 | 0 |
| 22.3 | 0 |
| 23a) | 0 |
| 23b) | 0 |
| 24a) | 0 |
| 24b) | 0 |
| 25 | 0 |
| 26 | 58 |
| 27 | 1 |
| 28 | 0 |
| Total | 62 |
2.3 Exclusions
Au cours de l'année 2017-2018, SAC n'a pas utilisé d'exclusions.
2.4 Support des documents communiqués
Au cours de la période de rapport, le requérant a reçu sa réponse sous format papier.
| Disposition | Papier | Électronique | Autres |
|---|---|---|---|
| Communication totale | 1 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 0 |
| Total | 1 | 0 | 0 |
2.5 Complexité
Les Articless suivantes décrivent en détail plusieurs facteurs qui affectent la complexité des demandes traitées en 2017-2018.
2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
Au cours de la période de rapport, la Direction de l'AIPRP a fermé une seule demande. Le traitement de cette demande a requis la revue de 170 pages par le département (Tableau 2.5.1). Au total c'est 164 pages qui ont été divulgué en totalité au requérant au cours de la période de 2017 à 2018.
| Disposition des demandes | Nombre de pages traitées | Nombre de pages communiquées | Nombre de demandes |
|---|---|---|---|
| Communication totale | 170 | 164 | 1 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 0 | 0 | 0 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 |
| Total | 170 | 164 | 1 |
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes
La taille de la seule demande reçue au cours de la période de l'exercice était moyenne (101 à 500 pages traitées) (Tableau 2.5.2). SAC n'a donc pas traité de demande volumineuse (501 à plus de 5000 pages) au cours de l'année 2017-2018.
| Disposition | Moins de 100 pages traitées | 101 à 500 pages traitées | 501 à 1 000 pages traitées | 1 001 à 5 000 pages traitées | Plus de 5 000 pages traitées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages divulguées | Nombre de demandes | Pages divulguées | Nombre de demandes | Pages divulguées | Nombre de demandes | Pages divulguées | Nombre de demandes | Pages divulguées | |
| Communication totale | 0 | 0 | 1 | 164 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 1 | 164 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
2.5.3 Autres complexités
La direction de l'AIPRP n'a pas effectué de consultations auprès d'institutions externe ou de d'autres organisations lors du traitement de ses demandes.
| Disposition | Consultation requise | Estimation des frais | Avis juridique | Autres | Total |
|---|---|---|---|---|---|
| Communication totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
2.6 Présomptions de refus
Dans aucun cas, SAC n'a pas rencontré les exigences relatives au temps de traitement des demandes au cours de la période de rapport.
2.7 Demandes de traductions
Pendant la période considérée, aucun demandeur n'a exigé que les dossiers demandés soient traduits dans une autre langue officielle.
Partie 3. Divulgations aux termes des alinéas 8(2) et 8(5) de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Les renseignements personnels qui relèvent d'une institution fédérale ne peuvent être communiqués, à défaut du consentement de l'individu qu'ils concernent, sous réserve d'autres lois fédérales, la communication des renseignements personnels qui relèvent d'une institution fédérale est autorisée si elle rencontre les mesures prescrites par l'article 8(2) de la LPRP.
Au cours de l'année 2017-2018, SAC n'a pas effectué de communication de renseignements personnels relativement aux alinéas 8(2)e), 8(2)m) et l'article 8(5) ou n'importe quelle autre communication portant sur l'article 8(2).
Partie 4. Demandes de correction de renseignements personnels et mention
Aucune demande de correction ni de notation de renseignements personnels n'a été soumise au cours la période de ce rapport.
Partie 5. Prorogations
5.1 Motifs de prorogation et disposition des demandes
SAC n'a pris aucune prorogation de temps afin d'effectuer le traitement de la demande au cours de la période de rapport (Tableau 5.1).
| Disposition des demandes nécessitant une prorogation | 15(a)(i) Entrave aux opérations | 15(a)(ii) Consultation | 15(b) Traduction | |
|---|---|---|---|---|
| Article 70 | Autres | |||
| Communication totale | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Aucun document n'existe | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 |
5.2 Durée des prorogations
SAC n'a pris aucune prorogation de temps afin d'effectuer le traitement de la demande au cours de la période de rapport (Tableau 5.2).
| Durée des prorogations | 15(a)(i) Entrave aux opérations | 15(a)(ii) Consultations | 15(b) Traduction | |
|---|---|---|---|---|
| Articles 70 | Autres | |||
| 1 à 15 jours | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 jours | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 |
Partie 6. Demandes de consultation reçues d'autres institutions et autres organisations
SAC n'a pas reçu de demande de consultation pour des renseignements personnels provenant de d'autres institutions fédérales et de d'autres organisations au cours de la période de rapport.
Partie 7. Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet.
Au cours de la présente période de rapport, aucune consultation touchant l'application de l'article 70 de la LPRP n'a été envoyé aux Services Juridiques et portant sur de potentielles Confidences au Cabinet.
Partie 8. Plaintes et enquêtes
Au cours de la période de rapport 2017-2018, aucune plainte n'a été portée à l'attention du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) contre SAC (Tableau 8.1). Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada exige que les établissements suivent dans le rapport statistique les articles 33 et 35 de la Loi sur la protection des renseignements personnels
| Article 31 | Article 33 | Article 35 | Recours judiciaire | Total |
|---|---|---|---|---|
| 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Partie 9. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (Annexe A du Rapport Statistiques du SCT)
L'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) sert à repérer les risques d'atteinte à la vie privée qui pourraient être associés aux programmes et aux services du gouvernement fédéral, qu'ils soient nouveaux ou remaniés. Elle contribue aussi à éliminer ces risques ou à les ramener à un niveau acceptable.
Il n'y a eu aucun EFVP complété au cours de l'exercice de 2017 à 2018.
Énoncé de la protection des renseignements personnels
La direction de l'AIPRP effectue la révision et la supervision de tous les programmes de SAC dans l'écriture d'énoncé de confidentialité à inclure dans les formulaires et/ou lors de la collecte de renseignements personnels lors de consultation avec ses partenaires. Les énoncés de confidentialité indiquent aux individus ce qui est fait avec leurs informations personnelles. Au cours de l'année 2017-2018, la direction de l'AIPRP a répondu à de nombreuses demandes de révisions d'énoncé de confidentialité.
La direction de l'AIPRP continue de travailler avec tous les secteurs et programmes de SAC afin de mettre à jour les énoncés de confidentialité pour tous les instruments de collecte de données en ligne, les formulaires et les processus de consultation en cours.
Questions sur les politiques de la vie privée
La direction de l'AIPRP répond également à des questions touchant des protocoles de confidentialité, sur des directives et politiques, et sur d'autres questions touchant la collecte, l'utilisation, la conservation, le partage et la destruction de renseignements personnels. Au cours de l'année 2017-2018, la direction de l'AIPRP a répondu à de nombreuses demandes d'opinion concernant application des politiques sur la vie privée.
Atteintes à la vie privée
Santé Canada a identifié 8 atteintes à la vie privée entre le 1er décembre 2017 et le 31 mars 2018.
Partie 10. Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels
10.1 Coûts
La direction de l'AIPRP a opéré dans un environnement de services partagés et dans son ensemble a dépensé 1 131 661$ en salaires, bien et services et a eu recours à un équivalent temps plein (ETP) de 15.21 ressources humaines.
Les dépenses de ce rapport annuel reflètent le niveau d'effort nécessaire au support des responsabilités législatives d'AIPRP de SAC.
En 2017-2018, SAC a dépensé 32 830$ pour l'administration de la LPRP pour un total de 0.45 ETP en ressource humaines.
| Dépenses | Montant |
|---|---|
| Salaires | 31 959 $ |
| Temps supplémentaires | 200 $ |
| Biens et services | 671 $ |
| Contrats de services professionnels | 0 $ |
| Autres | 671 $ |
| Total | 32 830 $ |
10.2 Ressources humaines
La Articles des opérations portant sur l'administration de la LPRP comptait 0.39 équivalents à temps plein (ETP) (Tableau 10.2). Au cours de la période de référence, SAC a embauché 0.05 ETP étudiants ou consultants et 0.01 employés à temps partiels/occasionnels.
| Ressources | Années-personnes consacrées aux activités liées à l'accès à l'information |
|---|---|
| Employés à temps plein | 0,39 |
| Employés à partiel et occasionnels | 0,01 |
| Employés régionaux | 0,00 |
| Experts-conseils et personnel d'agence | 0,00 |
| Étudiants | 0,05 |
| Total | 0,45 |
Faits saillants
V. Points d'intérêt pour l'exercice financier de 2017-2018
La Direction de l'AIPRP a effectué l'analyse d'un nombre important de demande pour l'année 2017-2018 et a su maintenir un taux de conformité de 100% pour les demandes reçues sous la Loi sur la protection des renseignements personnels .
La Direction a su maintenir un taux de conformité excellent pour les demandes reçues sous la LPRP tout en fournissant un service partagé pour RCAANC et SAC. Les employés de la direction de l'AIPRP ont su gérer le risque de non-conformités en délivrant des formations et un support aux employés des deux ministères et autres parties prenantes, ceci le but de facilité le rôle de la direction dans la gestion face aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
La direction a continué à reconnaître l'importance de facilité l'accès à la documentation, en plus d'assister les requérants en respectant la LPRP, la règlementation et les politiques établis par le Secrétariat du Conseil du Trésors du Canada (SCT).
Formation, sensibilisation et dévelopement professionel
La Direction de l'AIPRP a des séances de formation sur les principes fondamentaux et les concepts clés de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces formations régulières ont permis aux employés d'en apprendre plus sur leur rôle et responsabilités individuels en ce qui attrait à l'accès de la documentation, venant contribuer à une plus grande ouverture et une plus grande transparence du gouvernement. La Direction reconnaît l'importance de fournir une formation adéquate à l'ensemble du personnel du ministère afin de répondre, de manière précise et à l'intérieur de délais raisonnable, chacune des demandes.
Le Ministère offre de manière continue une formation de sensibilisation aux employés du bureau central et aux employés localisés en région. Lors de la création du nouveau département de SAC et du transfert de certains secteurs, la Direction a assisté et soutenu les membres de la gestion des programmes et secteurs à effectuer la cueillette de la documentation à l'intérieur de délais raisonnable et en respectant les critères établis par la Direction.
La Direction continue d'offrir une formation personnalisée à ses employés de l'AIPRP afin de former et de développer l'ensemble des autres employés des deux ministères afin qu'ils puissent utiliser les divers outils et politiques disponibles afin de répondre de manière efficaces aux demandes d'accès à l'information. Ces séances d'information forment les employés dans l'application des exemptions et des exclusions conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.
VI. Changement à l'Organisation, Politiques, Directives et Procédures
Changement à l'Organisation
La création du nouveau ministère du Services aux Autochtones Canada et les nouvelles responsabilités, visions et mandats des deux ministres sont venus changer la structure organisationnelle de la direction. Au cours de la période de transition, les employés à temps plein, temps partiel et les étudiants ont travaillé et effectuer le traitement des demandes d'information pour RCAANC et SAC.
SAC a été créée par amalgamation du Secteur des Opérations régionales (OR) et du Secteur des Programmes et partenariats en matière d'éducation et développement social (PPEDS) du ministère des Affaires Autochtones et du Nord du Canada, et la Direction générale de la santé des Premières nations et des Inuits (DGSPNI) du ministère de Santé Canada (SC), afin d'aligner le nouveau mandat et vision du ministère SAC et d'améliorer les services rendu aux premières nations et communautés autochtones. La Direction a su mitiger l'impact du transfert des secteurs au nouveau ministère ainsi que les risques de présomption de refus en mitigeant l'impact, grâce au développement de plans de gestion et protocoles de conformité, tel que le manuel AIPRP de l'agent de liaison, afin de mieux le contrôler et de le vérifier.
La Direction a continué d'embaucher des étudiants à temps partiels grâce au Programme fédéral d'expérience de travail étudiant et leurs a fourni une formation et du soutien afin d'effectuer le traitement des dossiers complexe et sensible. Ceux-ci ont eu l'opportunité de suivre de manière quotidienne les employés seniors lors de rencontres et d'évènements corporatifs afin de mieux comprendre leurs rôles et responsabilités de même que les plans et priorités du ministère.
Politique, directives et procédures
La création de SAC a amené des changements dans le traitement des demandes et au niveau des procédures en place dans l'équipe de la Direction. Celle-ci a fourni un appui et des directives claires aux agents de liaison sur la manière de clarifier les demandes vagues dans le but d'assister les requérants. La Direction a mis l'emphase sur son équipe de réception afin de communiquer avec les requérants pour obtenir plus de renseignements sur le sujet de leurs demandes et ainsi répondre adéquatement à ceux-ci dans un temps raisonnable.
La Direction à mise en place de meilleures pratiques afin de prévenir et limiter les atteintes à la vie privée en s'assurant de fournir plus de ressources et d'outils aux agents de programmes sur les mesures appropriés afin de protéger et de transporter les documents contenant des renseignements personnels.
Annexe A
Délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels signée le 4 janvier 2018 dernier.
Description de la Délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels signée le 4 janvier 2018 dernier.
Access to Information Act, and Privacy Act – Delegation Order
Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels – Ordonnance de délégation de pouvoirs. Je, Ministre des Services aux Autochtones, conformément à l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et à l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, désigne les titulaires des postes figurant à l'annexe A, ci-jointe, et les titulaires de ces postes par intérim, pour exercer les attributions prévues par ces deux lois et les règlements connexes, comme indique à l'annexe A.
Document original signé le 4 janvier, 2018
L'honorable Jane Philpott, C.P., députée Ministre des Services aux Autochtones
Access to Information Act, and Privacy Act – Delegation Order - Delegation Order
I, Minister of Indigenous Services, pursuant to section 73 of the Access to Information Act and section 73 of the Privacy Act, hereby designate the persons holding the positions set out in the schedule attached as Annex "A", and the persons occupying on an acting basis those positions, to exercise or perform such powers, duties and functions under the provisions of the Acts and related regulations as are set out in the schedule attached as Annex "A"..
Original document signed on January 4, 2018
The Honourable Jane Philpott, P.C., M.P. Minister of Indigenous Services
Schedule/Annex A
Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels – Ordonnance de délégation de pouvoirs.
Je, Ministre des Services aux Autochtones, conformément à l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et à l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, désigne les titulaires des postes figurant à l'annexe A, ci-jointe, et les titulaires de ces postes par intérim, pour exercer les attributions prévues par ces deux lois et les règlements connexes, comme indique à l'annexe A.
Document original signé le 4 janvier, 2018 L'honorable Jane Philpott, C.P., députée Ministre des Services aux Autochtones
Access to Information Act, and Privacy Act – Delegation Order
I, Minister of Indigenous Services, pursuant to section 73 of the Access to Information Act and section 73 of the Privacy Act, hereby designate the persons holding the positions set out in the schedule attached as Annex "A", and the persons occupying on an acting basis those positions, to exercise or perform such powers, duties and functions under the provisions of the Acts and related regulations as are set out in the schedule attached as Annex "A".
Original document signed on January 4, 2018
The Honourable Jane Philpott, P.C., M.P. Minister of Indigenous Services
Annexe B
Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
Nom de l'institution : Services aux Autochtones Canada
Période d'établissement de repport : 2017-04-01 au 2018-03-31
Partie 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
| Nombre de demandes | |
|---|---|
| Reçues pendant la période d'établissement de rapport | 1 |
| En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente | 0 |
| Total | 1 |
| Fermées pendant la période d'établissement de rapport | 1 |
| Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport | 0 |
Partie 2 : Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport
| Disposition des demandes | Délai de traitement | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communication totale | 0 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Aucun document n'existe | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 |
| Article | Nombre de demandes |
|---|---|
| 18(2) | 0 |
| 19(1)a) | 0 |
| 19(1)(b) | 0 |
| 19(1)c) | 0 |
| 19(1)d) | 0 |
| 19(1)e) | 0 |
| 19(1)f) | 0 |
| 20 | 0 |
| 21 | 0 |
| 22(1)a)(i) | 0 |
| 22(1)a)(ii) | 0 |
| 22(1)a)(iii) | 0 |
| 22(1)b) | 0 |
| 22(1)c) | 0 |
| 22(2) | 0 |
| 22.1 | 0 |
| 22.2 | 0 |
| 22.3 | 0 |
| 23a) | 0 |
| 23b) | 0 |
| 24a) | 0 |
| 24b) | 0 |
| 25 | 0 |
| 26 | 0 |
| 27 | 0 |
| 28 | 0 |
| Total | 0 |
| Articles | Nombre de demandes |
|---|---|
| 69(1)(a) | 0 |
| 69(1)(b) | 0 |
| 69.1 | 0 |
| 70(1) | 0 |
| 70(1)(a) | 0 |
| 70(1)(b) | 0 |
| 70(1)(c) | 0 |
| 70(1)(d) | 0 |
| 70(1)(e) | 0 |
| 70(1)(f) | 0 |
| 70.1 | 0 |
| Disposition | Papier | Ékectronique | Autres |
|---|---|---|---|
| Communication totale | 1 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 0 |
| Total | 1 | 0 | 0 |
2.5 Complexité
| Disposition des demandes | Nombre de pages traitées | Nombre de pages communiquées | Nombre de demandes |
|---|---|---|---|
| Communication totale | 170 | 164 | 1 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 0 | 0 | 0 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 |
| Total | 170 | 164 | 1 |
| Disposition | Moins de 100 pages traitées | 101 à 500 pages traitées |
501 à 1000 pages traitées |
1001 à 000 pages traitées |
Plus de 5000 pages traitées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | |
| Communication totale | 0 | 0 | 1 | 164 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 1 | 164 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Disposition | Consultation requise | Avis juridique | Renseignements entremêlés | Autres | Total |
|---|---|---|---|---|---|
| Communication totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
2.6 Présomptions de refus
| Nombre de demandes fermées après le délai statutaire | Motif principal | |||
|---|---|---|---|---|
| Charge de travail | Consultation externe | Consultation interne | Autres | |
| 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Nombre de jours de retard | Nombre de demandes en retard où le délai n'a pas été prorogé | Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé | Total |
|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 jours | 0 | 0 | 0 |
| 31 à 60 jours | 0 | 0 | 0 |
| 61 à 120 jours | 0 | 0 | 0 |
| 121 à 180 jours | 0 | 0 | 0 |
| 181 à 365 jours | 0 | 0 | 0 |
| Plus de 365 jours | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 |
| Demandes de traduction | Acceptées | Refusées | Total |
|---|---|---|---|
| De l'anglais au français | 0 | 0 | 0 |
| Du français à l'anglais | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 |
Partie 3 : Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)
| Alinéa 8(2)(e) | Alinéa 8(2)(m) | Paragraphe 8(5) | Total |
|---|---|---|---|
| 0 | 0 | 0 | 0 |
Partie 4 : Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
| Disposition des demandes de correction reçues | Nombre |
|---|---|
| Mentions annexées | 0 |
| Demandes de correction acceptées | 0 |
| Total | 0 |
Partie 5 : Prorogations
| Disposition des demandes où le délai a été prorogé | 15(a)(i) Entrave au fonctionnement | 15(a)(ii) Consultation | 15(b) Traduction ou conversion | |
|---|---|---|---|---|
| Article 70 | Autres | |||
| Communication totale | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Aucun document n'existe | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Length of extension | 15(a)(i) Entrave au fonctionnement | 15(a)(ii) Consultation | 15(b) Traduction ou conversion | |
|---|---|---|---|---|
| Article 70 | Autres | |||
| 1 à 15 jours | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 jours | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 |
Partie 6 : Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations
| Consultations | Autres institutions du gouvernement du Canada | Nombre de pages à traiter | Autres organisations | Nombre de pages à traiter |
|---|---|---|---|---|
| Reçues pendant la période d'établissement de rapport | 0 | 0 | 0 | 0 |
| En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Fermées pendant la période d'établissement de rapport | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Recommandation | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total |
| Communication totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Consulter une autre institution | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Autre | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Recommandation | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communication totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Consulter une autre institution | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Autre | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Partie 7 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet
| Nombre de jours | Moins de 100 pages traitées | De 101-500 pages traitées |
De 501-1000 pages traitées |
De 1001-5000 pages traitées |
Plus de 5 000 pages traitées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | |
| 1 à 15 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 31 à 60 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 61 à 120 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 121 à 180 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 181 à 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Plus de 365 jours | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Nombre de jours | Moins de 100 pages traitées | De 101-500 pages traitées |
De 501-1000 pages traitées |
De 1001-5000 pages traitées |
Moins de 5000 pages traitées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | |
| 1 to 15 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 16 to 30 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 31 to 60 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 61 to 120 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 121 to 180 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 181 to 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Plus de 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Partie 8 : Plaintes et enquêtes
| Article 31 | Article 33 | Article 35 | Recours judiciaire | Total |
|---|---|---|---|---|
| 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Partie 9 : Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)
| Nombre d'ÉFVP terminées |
|---|
| 0 |
Partie 10 : PARTIE 10 - Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels
| Dépenses | Montant |
|---|---|
| Salaires | 31 959 $ |
| Heures supplémentaires | 200 $ |
| Biens et services | 671 $ |
| Contrats de services professionnels | 0 $ |
| Autres | 671 $ |
| Total | 32 830 $ |
| Ressources | Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels |
|---|---|
| Employés à temps plein | 0,39 |
| Employés à temps partiel et occasionnels | 0,01 |
| Employés régionaux | 0,00 |
| Experts-conseils et personnel d'agence | 0,00 |
| Étudiants | 0,05 |
| Total | 0,45 |