Rapport sommaire sur la vérification de bénéficiaires visant la Première Nation Pehdzeh Ki
Nom : Première Nation Pehdzeh Ki
Lieu : Territoires du Nord-Ouest
Population : personne ne vit dans une réserve; 350 personnes inscrites au total
Situation de manquement au moment de la vérification : aucun
Situation de manquement actuelle : aucun
Chief actuel : Maurice Moses
Période visée par la vérification : du 1er avril 2014 au 31 mars 2016
Montant du financement d’AANC visé par la vérification : 521 735 $
Contexte
Affaires autochtones et du Nord Canada (AANC), désormais Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC) et Services aux Autochtones Canada (SAC), a choisi la Première Nation Pehdzeh Ki, des Territoires du Nord-Ouest, pour faire l’objet d’une vérification de bénéficiaire en raison de son résultat lors de l’évaluation des risques 2014-2015 et d’autres facteurs de risque.
L’objectif de la vérification était de fournir l’assurance que le financement versé au bénéficiaire par le Canada avait été dépensé aux fins prévues et conformément aux modalités des ententes de financement de 2014-2015 et de 2015-2016 conclues avec RCAANC. Cet objectif a été atteint grâce à deux moyens :
- l’examen de l’efficacité des opérations du cadre de contrôle de la gestion financière en place dans la Première Nation Pehdzeh Ki;
- l’exécution de procédures de vérification sur l’admissibilité des dépenses déclarées en vertu des modalités des ententes de financement conclues avec RCAANC.
RCAANC a chargé le cabinet de vérification indépendant Samson et Associés de procéder à la vérification du bénéficiaire. La vérification a été effectuée du 27 au 30 mars 2017. À l’issue de la vérification, les vérificateurs ont indiqué qu’il leur était impossible d’exprimer une opinion en ce qui concerne l’exercice 2014-2015, et ils ont émis une opinion sans réserve en ce qui concerne l’exercice 2015-2016.
Constatations
La vérification a permis de constater certaines faiblesses en ce qui a trait aux contrôles en matière de gouvernance, d’administration des programmes, de surveillance des dépenses et de gestion financière. Si ces contrôles étaient bien conçus et fonctionnaient efficacement, ils permettraient de veiller à ce que les fonds soient dépensés aux fins prévues et conformément aux modalités de l’entente. Voici certaines des principales constatations et recommandations énoncées dans le rapport de vérification.
Gouvernance par le Chef et les conseillers
La vérification a permis de cerner des secteurs où des améliorations sont possibles en matière de gouvernance et d’administration des programmes financés par RCAANC. La Première Nation Pehdzeh Ki possède un organigramme que le gestionnaire de la Bande n’a pas été en mesure de fournir aux vérificateurs. Le bénéficiaire doit s’assurer que la structure de gestion et la hiérarchisation des responsabilités sont facilement accessibles et communiquées à l’ensemble des employés. Rien ne prouve qu’une orientation stratégique a été fournie aux gestionnaires et au personnel de programme. Le bénéficiaire doit veiller à ce que la haute direction donne une orientation stratégique adéquate aux gestionnaires et au personnel de programme. Étant donné les pratiques de classement médiocres, le bénéficiaire n’a pas été en mesure de fournir au vérificateur les documents à l’appui des dépenses sélectionnées dans l’échantillon de vérification pour 2014-2015. Le bénéficiaire doit investir dans un système de classement approprié afin d’organiser les dossiers actuels et antérieurs de l’organisation. Le bénéficiaire ne disposait d’aucune politique ou procédure en ce qui a trait au personnel, aux finances et à l’administration, et d’aucune politique officielle sur les conflits d’intérêts. Le bénéficiaire doit élaborer et mettre en œuvre des politiques et des procédures relativement au personnel, aux finances et à l’administration, ainsi qu’une politique officielle en matière de conflits d’intérêts. Par ailleurs, les politiques doivent être mises à jour de façon courante.
Administration de la bande
La vérification a permis de cerner des secteurs où des améliorations sont possibles en ce qui concerne le processus de gestion financière de la bande. D’après les renseignements communiqués par le bénéficiaire, l’examen des contrôles financiers internes a révélé certaines lacunes au chapitre de la répartition des tâches, des approbations, etc. Le bénéficiaire doit élaborer des processus pour corriger les lacunes susmentionnées à l’égard des contrôles internes. Dans le cadre des pratiques financières en place, des fournisseurs ont reçu des paiements pour lesquels aucune pièce justificative appropriée n’est disponible. Le bénéficiaire doit mettre en œuvre des contrôles pour veiller à ce que les coûts déclarés soient étayés adéquatement par des pièces justificatives à l’appui. La vérification a révélé que des mesures appropriées n’avaient pas été prises en 2015-2016 pour donner suite à 16 des 23 observations formulées pour 2014-2015; par conséquent, ces observations ont de nouveau été présentées dans la lettre de recommandations pour 2015-2016. Les observations mettaient en relief d’importantes faiblesses dans les pratiques financières du bénéficiaire. Ce dernier doit s’assurer de donner suite à toutes les observations des vérificateurs.
Situation actuelle
Une copie du rapport final a été envoyée au bénéficiaire. RCAANC et le bénéficiaire travaillent ensemble pour donner suite aux constatations. De plus, le bénéficiaire a reçu un compte rendu verbal à propos des résultats de la vérification.
Avis de non-responsabilité : Le présent rapport sommaire a été rédigé conformément aux renseignements contenus dans le rapport de vérification du bénéficiaire visant la Première Nation Pehdzeh Ki pour le compte de RCAANC. Le rapport produit pour RCAANC est réservé à l’usage du bénéficiaire et de la direction de RCAANC. Le rapport sommaire de vérification ne présente que des informations limitées sur les constatations générales fondées sur les procédures de vérification effectuées et ne fournit pas de renseignements détaillés sur le processus menant aux constatations. Par conséquent, le présent résumé pourrait ne pas convenir au but et à l’utilisation visés par le lecteur.