Rapport sommaire de la vérification de bénéficiaire portant sur la Première Nation Acho Dene Koe
Nom : Première Nation Acho Dene Koe
Lieu : Territoires du Nord-Ouest
Population : 1 personne dans la réserve; 709 personnes inscrites au total
Situation de manquement au moment de la vérification : pas de manquement
Situation de manquement actuelle : pas de manquement
Chef actuel : Chef Gene Hope
Période visée par l'audit : du 1er avril 2015 au 31 mars 2017
Montant du financement d'AANC visé par la vérification : 1 374 959 $
Contexte
Le ministère des Affaires Autochtones et du Nord Canada (AANC), qui exerce actuellement ses activités sous les noms de Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC) et de Services aux Autochtones Canada, a retenu la Première Nation Acho Dene Koe aux fins d'une vérification de bénéficiaire.
L'objectif de la vérification de bénéficiaire consistait à obtenir l'assurance que les fonds versés au bénéficiaire par le gouvernement du Canada ont été dépensés aux fins prévues et en conformité avec les modalités des ententes de financement pour 2015-2016 et 2016-2017. Cet objectif a été atteint par deux moyens :
- l'examen des pratiques de gestion de programme et de contrôle financier du bénéficiaire en ce qui concerne les ententes de financement;
- examen de la conformité concernant l'admissibilité des dépenses déclarées en vertu des modalités des ententes de financement conclues avec RCAANC.
RCAANC a chargé le cabinet de vérification indépendant Deloitte de procéder à la vérification du bénéficiaire. La vérification a été effectuée du 16 au 19 juillet 2018. Les vérificateurs n'ont pas été en mesure d'obtenir des éléments probants pertinents et suffisants pour appuyer leurs conclusions. Ils ont donc formulé une mise en garde sur l'impossibilité d'exprimer une opinion sur le rapport de vérification.
Constatations
La vérification a permis de constater que des processus internes de contrôle financier ont en général été instaurés, et qu'ils sont bien gérés. Toutefois, quelques procédures ont fait ressortir des faiblesses sur le plan du contrôle dans l'administration des programmes et la gestion des finances. Le redressement de ces contrôles internes permettra de consolider la façon dont le bénéficiaire gère et affecte ses fonds conformément aux ententes. Voici certaines des principales constatations et recommandations énoncées dans le rapport de vérification.
Administration du programme
Pour la période visée par la vérification, il n'y avait pas d'organigramme officiel pour décrire les rôles et les responsabilités. Sous la nouvelle direction, des réunions mensuelles ont eu lieu, des procès-verbaux ont été publiés à compter de mai 2017 et un nouvel organigramme a été créé. Il n'y a aucune trace de réunion officielle entre le chef et le conseil avant mai 2017. La vérification a permis de cerner des possibilités d'améliorer l'administration des programmes. Il n'y avait pas de politique officielle en matière de finances ou de personnel. Sous la nouvelle direction, l'administrateur de bande et le conseiller en finances mettaient la touche finale aux politiques, qui font actuellement l'objet d'un examen de la part de KPMG. Le bénéficiaire devrait parachever et communiquer les politiques et procédures au personnel. Il n'y avait aucun plan de travail en place. Le bénéficiaire devrait mettre en œuvre un plan de travail et un processus pour comparer les résultats réels avec les activités prévues au budget, et noter tout écart par rapport au plan de travail. Il n'y avait pas de processus officiel en ce qui concerne l'évaluation des objectifs des programmes et du respect des modalités. Le bénéficiaire devrait assurer une surveillance régulière des programmes et préparer des rapports à l'appui de l'examen financier et non financier. Ces rapports devraient être présentés et approuvés par le chef et le conseil.
Gestion financière
Sous la nouvelle direction, l'administrateur de bande et le conseiller en finances ont utilisé le logiciel comptable Sage 300, y compris le module de paie, pour enregistrer les transactions. Les principales mesures de contrôle liées au processus de paie comprenaient l'examen des feuilles de temps, la comparaison entre les dépenses prévues et les dépenses réelles ainsi que des doubles signatures sur les chèques. La vérification a également permis de cerner des possibilités d'améliorer les procédures de gestion financière de la Bande. Il y a eu de nombreux cas de demandes pour lesquelles il manquait des documents. Le bénéficiaire doit s'assurer que tous les documents justificatifs sont conservés, y compris les demandes de chèques, les bons de commande, les factures et les copies de chèques en pièces jointes. La séparation des tâches n'était pas adéquate compte tenu de la taille de l'organisation bénéficiaire. Le bénéficiaire devrait séparer les rôles de préparateur et d'examinateur. Cela pourrait se faire en mettant à contribution le conseiller en finances et le chef. Le chef devrait examiner les factures et l'examen financier mensuel.
Situation actuelle
Une copie du rapport final a été envoyée au bénéficiaire. RCAANC et le bénéficiaire travaillent ensemble en réponse aux constatations présentées. On a présenté au bénéficiaire un compte rendu verbal des résultats de la vérification.
Avertissement : Le présent rapport sommaire a été préparé en fonction des renseignements contenus dans le rapport de vérification du bénéficiaire visant la Première Nation Acho Dene Koe. Le rapport produit pour RCAANC est réservé à l'utilisation du bénéficiaire et de la direction de RCAANC. Le rapport sommaire ne présente qu'un portrait limité des constatations générales tirées de la vérification et ne fournit pas de renseignements détaillés sur le processus menant aux constatations. Par conséquent, il pourrait ne pas convenir au but et à l'utilisation visés par le lecteur.