Rapport sommaire sur la vérification de bénéficiaires visant la Bande autochtone d'Inuvik
Nom : Bande autochtone d'Inuvik
Lieu : Territoires du Nord-Ouest
Population : 4 personnes vivant dans la réserve; 631 personnes inscrites au total
Situation de manquement au moment de la vérification : Aucune
Situation de manquement actuelle : Aucune
Chef par intérim actuelle : Bernice Furlong
Période visée par la vérification : Du 1er avril 2015 au 31 mars 2017
Montant du financement d'AANC visé par la vérification : 460 074 $
Contexte
Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC), anciennement Affaires autochtones et du Nord Canada (AANC), a choisi la Bande autochtone d'Inuvik pour faire l'objet d'une vérification de bénéficiaire.
L'objectif de la vérification de bénéficiaire consistait à fournir l'assurance que le financement versé au bénéficiaire par le gouvernement du Canada a été dépensé aux fins prévues et en conformité avec les modalités des ententes de financement de 2015-2016 et 2016-2017. Cet objectif a été atteint par deux moyens :
- l'examen des pratiques de gestion de programme et de contrôle financier du bénéficiaire en ce qui concerne les ententes de financement;
- l'examen de la conformité concernant l'admissibilité des dépenses déclarées en vertu des modalités des ententes de financement conclues avec RCAANC.
RCAANC a chargé Deloitte LLP, un cabinet de vérification indépendant, de procéder à la vérification du bénéficiaire. La vérification s'est déroulée du 9 au 23 mars 2018. Les vérificateurs n'ayant pas été en mesure d'obtenir les pièces justificatives appropriées pour un certain nombre de transactions sélectionnées aux fins de la vérification, ils ont donc été dans l'impossibilité d'exprimer une opinion dans le rapport de vérification.
Constatations
La vérification a permis de constater que des processus internes de contrôle financier ont, en général, été instaurés, et qu'ils sont bien gérés. Toutefois, quelques procédures mettent en lumière des faiblesses sur le plan du contrôle en ce qui a trait à l'administration des programmes et à la gestion financière. Le redressement des contrôles internes permettra de consolider la façon dont le bénéficiaire gère et affecte ses fonds conformément aux ententes. Voici quelques-unes des principales constatations et recommandations énoncées dans le rapport de vérification.
Administration du programme
Les rôles et les voies hiérarchiques sont clairement établis dans l'organigramme. Le gestionnaire de bande travaillait auparavant pour AANC et possède les connaissances et l'expérience nécessaires pour mettre en œuvre le financement de façon appropriée, présenter une demande de financement et fournir des conseils au chef et au conseil nouvellement élus. Il existe un code de conduite à l'intention des employés et des politiques relatives aux finances et au personnel. Le gestionnaire de bande et le gestionnaire des finances rencontrent régulièrement le chef et le conseil pour discuter des dépenses et les optimiser. Le chef et le conseil nouvellement élus ont tenu des réunions officielles mensuelles pour lesquelles des procès-verbaux sont disponibles et conservés. La vérification a également permis de cerner des possibilités d'améliorer la gouvernance et l'administration. La vérification a permis de constater l'absence d'un plan de travail. Le bénéficiaire doit mettre en œuvre un plan de travail comme il est stipulé dans l'entente, en comparant les résultats réels avec les activités prévues au budget, et noter tout écart par rapport au plan de travail.
Gestion financière
La vérification a révélé que la séparation des tâches du bénéficiaire était appropriée et que ce dernier avait mis en place certaines conventions comptables (seuils de capitalisation, procédures de présentation de rapports financiers annuels, critères de comptabilisation des débours dans le grand livre général, entre autres). La vérification a également permis de cerner des possibilités d'améliorer les procédures de gestion financière de la bande. Dans le cas de plusieurs dépenses, les pièces justificatives étaient insuffisantes. Le bénéficiaire doit s'assurer que toutes les pièces justificatives sont conservées de façon organisée, en joignant les factures et les copies de chèque. Les écritures au journal ne sont pas revues avant d'être comptabilisées. Le bénéficiaire doit s'assurer que toutes les dépenses sont examinées avant d'être enregistrées dans le système et que les écritures de journal sont revues. Tous les décaissements relatifs à la paie se font par chèque émis manuellement. Le bénéficiaire doit examiner les retenues à la source, le cas échéant, pour en assurer l'exactitude et la vraisemblance, tant à l'échelon de l'employé individuel que de celui du montant global des versements.
Situation actuelle
Une copie du rapport final a été envoyée au bénéficiaire. RCAANC et le bénéficiaire travaillent conjointement pour donner suite à ces constatations. De plus, on a présenté au bénéficiaire un compte rendu verbal des résultats de la vérification.
Avis de non-responsabilité : Le présent rapport sommaire a été rédigé conformément aux renseignements contenus dans le rapport sur la vérification de bénéficiaires visant la Bande autochtone d'Inuvik. Le rapport produit pour RCAANC est réservé à l'utilisation du bénéficiaire et de la direction de RCAANC. Le rapport sommaire ne présente qu'un portrait limité des constatations générales tirées de la vérification et ne fournit pas de renseignements détaillés sur le processus de vérification ou les constatations. Par conséquent, il pourrait ne pas convenir au but et à l'utilisation visés par le lecteur.