Rapport sommaire sur la vérification de bénéficiaire concernant la Société de services à l'enfance et à la famille de Nlha'7 Kapmx
Nom : Société de services à l'enfance et à la famille de Nlha'7 Kapmx
Lieu : Colombie-Britannique
Population : S.O.
Situation de manquement au moment de la vérification : Pas de manquement
Situation de manquement actuelle : Pas de manquement
Dirigeant(s) actuel(s) : Conseil d'administration
Période visée par la vérification : Du 1er avril 2014 au 31 mars 2016
Montant du financement d'AANC visé par la vérification : 2 127 571 $
Contexte
Services aux Autochtones Canada (SAC), anciennement Affaires autochtones et du Nord Canada (AANC), a choisi la Société de services à l'enfance et à la famille de Nlha'7 Kapmx pour faire l'objet d'une vérification de bénéficiaire.
L'objectif de la vérification de bénéficiaire consistait à obtenir l'assurance que les fonds versés au bénéficiaire par le gouvernement du Canada ont été dépensés aux fins prévues et en conformité avec les modalités des ententes de financement de 2014–2015 et de 2015–2016. Cet objectif a été atteint par deux moyens :
- l'examen des pratiques de gestion de programme et de contrôle du cadre financier du bénéficiaire en ce qui concerne l'entente de financement;
- l'examen de la conformité concernant l'admissibilité des dépenses réclamées en vertu des modalités de l'entente de financement conclue avec SAC.
SAC a confié le mandat de procéder à la vérification du bénéficiaire à Samson et Associés, un cabinet de vérification indépendant. La vérification a été effectuée du 6 au 14 mars 2017. La vérification a été menée à bien et les vérificateurs ont examiné des éléments probants pertinents et suffisants pour appuyer leurs conclusions.
Constatations
La vérification a permis de cerner des pratiques exemplaires et de mettre en lumière des faiblesses en matière de contrôle dans la gouvernance et la gestion de la bande dans le cadre de l'administration des programmes, de la surveillance des dépenses et de la gestion financière. Si ces activités étaient bien conçues et fonctionnaient de manière efficace, elles permettraient de s'assurer que les fonds ont été consacrés aux fins prévues et conformément aux modalités de l'entente. Voici certaines des principales constatations et recommandations énoncées dans le rapport de vérification.
Administration des programmes
La structure de gouvernance de la Société de services à l'enfance et à la famille de Nlha'7 Kapmx est fondée sur un conseil d'administration de six (6) personnes, dont quatre (4) personnes constituent le quorum. Le directeur général relève du conseil d'administration et fournit des rapports sommaires informatifs sur les finances et les opérations à chaque réunion du conseil. Les rôles et les responsabilités au sein de l'organisme ont été clairement établis conformément à l'organigramme. L'équipe des finances fournit des budgets mensuels aux gestionnaires pertinents, au comité des finances et au conseil d'administration afin d'améliorer la responsabilité financière. La vérification a également permis de déceler des secteurs où il est possible d'améliorer la gouvernance et l'administration. L'examen du manuel des politiques et procédures, qui comprend les politiques et procédures relatives au personnel et aux finances, a révélé que les politiques et procédures n'étaient pas toujours suivies. Le bénéficiaire doit s'assurer de respecter les politiques et procédures décrites dans le manuel. Les politiques doivent être mises à jour régulièrement.
Gestion financière
Les systèmes et les procédures comptables nécessaires à la mise en œuvre de l'entente ont été en grande partie établis. La vérification a également permis de cerner des occasions d'améliorer les procédures de gestion financière de la bande. Les dépenses relatives aux programmes de financement préétabli ont été enregistrées dans le même compte du grand livre général. Le bénéficiaire doit s'assurer de modifier la structure du plan comptable pour veiller à ce que les dépenses relatives au programme de financement préétabli soient comptabilisées séparément selon les programmes. Comme le bénéficiaire n'était pas inscrit auprès de l'Agence du revenu du Canada (ARC) pour réclamer la TPS/TVH applicable, la TPS a été réclamée au Programme d'AANC. Le bénéficiaire doit s'inscrire auprès de l'ARC aux fins de la TPS/TVH, car cela permettrait à l'organisme de demander des crédits de taxe sur les intrants et des remises pour la TPS/TVH payée sur les achats admissibles. L'inscription auprès de l'ARC permettrait également d'augmenter le financement à la disposition de l'organisme. Les dépenses ont été traitées sans documentation suffisante et appropriée. Le bénéficiaire doit mettre en œuvre des contrôles pour s'assurer que tous les paiements sont appuyés par une documentation adéquate comme des factures, des reçus, etc.
Situation actuelle
Un exemplaire du rapport définitif a été envoyé au bénéficiaire. SAC et le bénéficiaire collaborent pour donner suite aux constatations formulées. De plus, on a présenté au bénéficiaire un compte rendu verbal des résultats de la vérification.
Avis de non-responsabilité : Le présent rapport sommaire de vérification a été préparé en fonction des renseignements contenus dans le rapport de vérification de bénéficiaire visant la Société de services à l'enfance et à la famille de Nlha'7 Kapmx pour le compte de SAC. Le rapport produit pour SAC est fourni uniquement à titre d'information et est réservé à l'usage du bénéficiaire et de la direction de SAC. Le rapport sommaire ne présente qu'un portrait limité des constatations générales tirées de la vérification et ne fournit pas de détail sur le processus de vérification ou les constatations. Par conséquent, il pourrait ne pas convenir au but et à l'utilisation visés par le lecteur.