Rapport sur la vérification de bénéficiaire concernant la Première Nation de Sunchild
Nom : Première Nation de Sunchild
Population : 904 personnes dans la réserve; total de 1 352 personnes inscrites
Lieu : Alberta
Situation de manquement au moment de la vérification : gestion par le bénéficiaire
Situation de manquement actuelle : cogestion
Chef actuel : Jonathan Frencheater
Période visée par la vérification : du 1er avril 2010 au 31 mars 2012
Montant du financement d'AADNC visé par la vérification : 15 726 348 $
Contexte
Services aux Autochtones Canada (SAC), anciennement Affaires autochtones et du Nord Canada (AANC), a choisi la Première Nation de Sunchild en Alberta pour faire l'objet d'une vérification de bénéficiaire en raison de son résultat à l'évaluation des risques 2012–2013 et d'autres facteurs de risque.
L'objectif de la vérification du bénéficiaire consistait à fournir l'assurance que les fonds versés au bénéficiaire par le gouvernement du Canada ont été dépensés aux fins prévues et en conformité avec les modalités des ententes de financement de 2010–2011 et de 2011–2012 conclues avec SAC. Cet objectif a été atteint par deux moyens :
- l'examen des opérations du cadre de contrôle de la gestion financière en place à la Première Nation de Sunchild;
- l'examen de la conformité concernant l'admissibilité des dépenses réclamées en vertu des modalités des ententes de financement conclues avec SAC.
SAC a confié le mandat de procéder à la vérification du bénéficiaire à Samson et Associés, un cabinet de vérification indépendant. La vérification a été réalisée du 18 au 28 février 2013. La vérification n'a donné que des résultats partiels, car les vérificateurs n'avaient pas suffisamment d'éléments probants pour appuyer leurs conclusions à l'égard de tous les programmes et activités et le bénéficiaire n'a pas été en mesure de fournir des renseignements à l'appui de l'activité financée dans certains cas. Il est grandement nécessaire de renforcer la capacité dans les domaines financiers. Si cette capacité n'est pas améliorée et si des modifications importantes ne sont pas apportées aux politiques et procédures, le vérificateur externe continuera d'avoir de la difficulté à exprimer une opinion de vérification sans réserve.
Constatations
La vérification a permis de cerner un besoin important de renforcer la capacité dans les domaines financiers et une absence de politiques, de procédures et de documents pour assurer une gouvernance adéquate.
Selon les échantillons prélevés, un certain nombre de dépenses inadmissibles ont été rajustées, étant donné qu'elles n'étaient pas appuyées par la documentation appropriée; il était donc impossible d'en vérifier la conformité. Le vérificateur n'a pas étendu la vérification et il n'a pas été en mesure de terminer la vérification puisqu'il manquait des éléments probants suffisants et appropriés pour certains échantillons sélectionnés.
Gouvernance par le chef et le conseil
La vérification a permis de révéler que le bénéficiaire avait très peu de documents de gouvernance en place. Au moment de la vérification, le bénéficiaire participait à un projet de renforcement des capacités avec un cabinet de services professionnels externe, ce qui comprenait l'élaboration de politiques clés pour la mise en œuvre d'un cadre de gouvernance efficace.
Gestion de la bande
La vérification a également permis de faire les observations suivantes et de déterminer les domaines d'amélioration suivants en ce qui concerne les procédures de gestion financière de la bande : assurer la création et l'approbation des principaux documents de gouvernance; créer une politique pour décrire en détail la gestion des comités; préparer des plans de travail annuels comportant des jalons mesurables afin d'évaluer le rendement de tous les programmes et officialiser le processus annuel de préparation des budgets et de production de rapports afin d'orienter la planification financière et les engagements chaque année et assurer une saine gestion budgétaire pour les activités financées par SAC.
Situation actuelle
Un exemplaire du rapport définitif a été envoyé au bénéficiaire. SAC et le bénéficiaire collaborent pour donner suite aux constatations formulées.
Avis de non-responsabilité : Le présent rapport sommaire de vérification a été préparé en fonction des renseignements contenus dans le rapport de vérification de bénéficiaire visant la Première Nation de Sunchild établi par SAC et est fourni uniquement à titre d'information et est réservé à l'usage du bénéficiaire et de la direction de SAC. Le rapport sommaire ne présente qu'un portrait limité des constatations générales tirées de la vérification et ne fournit pas de détail sur le processus de vérification ou les constatations. Par conséquent, il pourrait ne pas convenir au but et à l'utilisation visés par le lecteur.