Rapport sommaire sur la vérification de bénéficiaire concernant Anishinaabeg of Kabapikotawangag Resource Council Inc.
Nom : Anishinaabeg of Kabapikotawangag Resource Council Inc.
Lieu : Ontario
Population : 1 501 personnes dans la réserve; total de 3 314 personnes inscrites
Situation de manquement au moment de la vérification : gestion par le bénéficiaire
Situation de manquement actuelle : gestion par le bénéficiaire
Chef actuel : Conseil d'administration
Période visée par la vérification : du 1er avril 2014 au 31 mars 2016
Montant du financement d'AANC visé par la vérification : 1 998 296 $
Contexte
Services aux Autochtones Canada (SAC), anciennement Affaires autochtones et du Nord Canada (AANC), a choisi Anishinaabeg of Kabapikotawangag Resource Council Inc. pour faire l'objet d'une vérification de bénéficiaire.
L'objectif de la vérification de bénéficiaire consistait à fournir l'assurance que les fonds versés au bénéficiaire par le gouvernement du Canada ont été dépensés aux fins prévues et en conformité avec les modalités des ententes de financement de 2014-2015 et de 2015-2016 conclues avec SAC. Cet objectif a été atteint par deux moyens :
- l'examen des pratiques de gestion de programme et de contrôle financier du bénéficiaire en ce qui concerne les ententes de financement;
- l'examen de la conformité concernant l'admissibilité des dépenses réclamées en vertu des modalités des ententes de financement conclues avec SAC.
SAC a confié le mandat de procéder à la vérification du bénéficiaire à Samson et Associés, un cabinet de vérification indépendant. La vérification a été effectuée du 11 au 19 janvier 2017. La vérification a été menée à bien avec succès, les vérificateurs ayant examiné suffisamment d'éléments probants pour étayer leurs conclusions.
Constatations
La vérification a permis de constater que des processus internes de contrôle financier ont été instaurés, et qu'ils sont bien gérés. Toutefois, quelques procédures ont fait ressortir des faiblesses relativement à la gouvernance, à l'administration des programmes et à la gestion financière. Le redressement de ces contrôles internes permettra de consolider la façon dont le bénéficiaire gère et affecte ses fonds conformément aux ententes. Voici certaines des principales constatations et recommandations énoncées par le vérificateur dans le rapport de vérification.
Gouvernance du conseil d'administration
La vérification a permis de cerner des pratiques exemplaires utilisées par le conseil d'administration d'AKRC. Les axes de responsabilité au sein de l'organisme ont été établis au moyen de l'organigramme du bénéficiaire. La vérification a révélé qu'il existe des procédures formelles pour faire participer les membres aux décisions communautaires et que le conseil a maintenu un système d'imputabilité adéquat. La vérification a également permis de cerner des possibilités d'améliorer la gouvernance et l'administration. La vérification a indiqué que certaines dépenses réclamées n'étaient pas destinées aux programmes d'AANC et que, dans certains cas, les dépenses ont été traitées et payées sans qu'elles soient appuyées par la documentation appropriée. Le bénéficiaire doit mettre en œuvre des contrôles pour s'assurer que tous les paiements sont appuyés par la documentation appropriée et que toutes les dépenses réclamées concernent le programme de SAC.
Gestion de la bande
La vérification a permis de cerner les pratiques exemplaires suivantes. La vérification a révélé que la répartition des tâches de l'organisme bénéficiaire était appropriée. La vérification a également permis de cerner des possibilités d'améliorer les procédures de gestion financière de la bande. Le bénéficiaire enregistre les dépenses pour le financement fixe et préétabli, dans le même compte du grand livre général pour certains programmes de SAC. Les fonds fixes et préétablis qui n'ont pas été dépensés doivent être remboursés à SAC. Pour faciliter le rapprochement des dépenses à chaque source de financement, il est recommandé de modifier la structure du plan comptable pour s'assurer que le financement « préétabli » est comptabilisé séparément. De plus, les dépenses étaient traitées et payées sans les documents justificatifs appropriés. Le bénéficiaire doit également mettre en œuvre des contrôles pour s'assurer que tous les paiements sont appuyés par une documentation appropriée.
Situation actuelle
Un exemplaire du rapport définitif a été envoyé au bénéficiaire. SAC et le bénéficiaire collaborent pour donner suite aux constatations formulées. De plus, on a présenté au bénéficiaire un compte rendu verbal des résultats de la vérification.
Avis de non-responsabilité : Le présent rapport sommaire de vérification a été préparé en fonction des renseignements contenus dans le rapport de vérification de bénéficiaire visant Anishinaabeg of Kabapikotawangag Resource Council Inc. pour le compte de SAC. Le rapport produit par SAC est fourni uniquement à titre d'information et est réservé à l'usage du bénéficiaire et de SAC. Le rapport sommaire ne présente qu'un portrait limité des constatations générales tirées de la vérification et ne fournit pas de détail sur le processus de vérification ou les constatations. Par conséquent, il pourrait ne pas convenir au but et à l'utilisation visés par le lecteur.