Rapport sommaire sur la vérification du bénéficiaire visant Shoal Lake #40 First Nation
Nom : Shoal Lake #40 First Nation
Lieu : Ontario
Population : 641 personnes au total, dont 286 vivent dans la réserve
Situation de manquement au moment de la vérification : Pas de manquement
Situation de manquement actuelle : Pas de manquement
Chef actuel : Irwin Redsky
Période visée par la vérification : du 1er avril 2011 au 31 mars 2013
Montant du financement d'AADNC vérifié : 5 940 728 $
Contexte
Services aux Autochtones Canada (SAC), anciennement Affaires autochtones et du Nord Canada (AANC), a choisi Shoal Lake #40 First Nation, en Ontario, pour faire l'objet d'une vérification de bénéficiaires en raison de son résultat à l'évaluation des risques 2013-2014 et d'autres facteurs de risques.
L'objectif de la vérification consistait à fournir l'assurance que le financement accordé au bénéficiaire par le Canada avait été dépensé aux fins prévues et conformément aux modalités des ententes de financement de 2011-2012 et 2012-2013 conclues avec SAC. Cet objectif a été atteint par deux moyens :
- l'examen de l'efficacité des opérations du cadre de contrôle de la gestion financière en place à Shoal Lake #40 First Nation;
- l'examen de la conformité concernant l'admissibilité des dépenses déclarées en vertu des modalités des ententes de financement conclues avec SAC.
SAC a chargé le cabinet de vérification indépendant, Deloitte LLP, de procéder à la vérification du bénéficiaire. Cette dernière s'est déroulé du 10 au 13 mars 2014. La vérification a été effectuée avec succès, les vérificateurs ayant examiné suffisamment de données pour étayer leurs conclusions.
Constatations
Au cours de la vérification, on a relevé des faiblesses en matière de contrôle en ce qui a trait aux activités de gouvernance, d'administration des programmes, de surveillance des dépenses et de gestion financière. Si ces activités étaient bien conçues et fonctionnaient de manière efficace, elles permettraient de s'assurer que les fonds sont dépensés aux fins prévues et conformément aux modalités des ententes. Voici certaines des principales constatations et recommandations énoncées dans le rapport de vérification.
Gouvernance par le Chef et les membres du Conseil
La vérification a permis de cerner des pratiques exemplaires, ainsi que des possibilités d'améliorer la gouvernance et l'administration à l'appui des programmes financés par SAC. La vérification a relevé des pratiques exemplaires. Les documents justificatifs devraient continuer d'être examinés par au moins deux personnes autorisées et d'être conservés de façon organisée, en joignant les demandes de chèques aux factures et aux copies de chèques appropriées. Il est recommandé au bénéficiaire de continuer à préparer, en temps opportun, les rapprochements bancaires mensuels. Shoal Lake #40 devrait élaborer des politiques comptables officielles de manière à avoir un cadre de contrôle approprié afin d'assurer l'uniformité des rapports financiers et le respect des normes comptables pour le secteur public canadien, sur lesquelles s'appuie l'organisation pour préparer et présenter ses états financiers annuels.
Gestion par la bande
La vérification a permis de relever des points à améliorer en matière de procédures de gestion financière. Pour remédier à l'insuffisance de documents justificatifs, il est recommandé au bénéficiaire d'appuyer toutes les dépenses qu'ils réclament par des factures et des preuves d'exécution des travaux et de versement des paiements. Comme la répartition des tâches est également importante pour assurer l'efficacité des mesures de contrôle interne, il est recommandé de répartir les fonctions d'approbation, de comptabilité et rapprochement, et de garde des biens entre les employés.
Situation Actuelle
Une copie du rapport définitif a été envoyée au bénéficiaire. SAC et le bénéficiaire travaillent conjointement pour donner suite à ces constatations. De plus, on a présenté au bénéficiaire un compte rendu verbal des résultats de la vérification.
Avertissement: Le présent rapport sommaire a été préparé en fonction des renseignements contenus dans le Rapport de vérification du bénéficiaire visant la Shoal Lake #40 First Nation pour le compte des SAC. Le rapport produit pour les SAC est fourni uniquement à titre d'information et est réservé à l'usage exclusif du bénéficiaire et de la direction des SAC. Le rapport sommaire ne présente qu'un portrait limité des constatations générales tirées de la vérification et ne fournit pas de renseignements détaillés sur le processus de vérification ou les constatations. Par conséquent, il pourrait ne pas convenir au but et à l'utilisation visés par le lecteur.