Rapport sommaire sur la vérification de bénéficiaires de MAMU Tshishkutamashutau/Innu Education Inc.
Nom : MAMU Tshishkutamashutau/Innu Education Inc.
Lieu : Atlantique
Population : S.O.
Situation de manquement au moment de la vérification : Pas de manquement
Situation de manquement actuelle : Pas de manquement
Directrice de finances et du conseil d'administration : Maria Boland
Période couverte par la vérification : 1er avril 2014 au 31 mars 2016
Montant du financement d'AADNC vérifié : 20 716 541 $
Contexte
Services aux Autochtones Canada (SAC), anciennement Affaires autochtones et du Nord Canada (AANC), a choisi MAMU Tshishkutamashutau/Innu Education Inc. dans la région de l'Atlantique, pour faire l'objet d'une vérification du bénéficiaire en raison de son résultat à l'évaluation des risques de 2016-2017 et d'autres facteurs de risques.
L'objectif de la vérification était de fournir l'assurance que le financement versé au bénéficiaire par le Gouvernement du Canada avait été dépensé aux fins prévues et conformément aux modalités des ententes de financement conclues en 2014-2015 et en 2015-2016 avec SAC. Pour ce faire, on a procédé à :
- l'examen de l'efficacité des opérations du cadre de contrôle de la gestion financière en place pour MAMU Tshishkutamashutau/Innu Education Inc.; et
- l'examen de la conformité concernant l'admissibilité des dépenses déclarées en vertu des modalités des ententes de financement conclues avec SAC.
SAC a mandaté le cabinet de vérification indépendant, Samson et Associés, de procéder à la vérification du bénéficiaire. La vérification a été exécutée du 30 janvier 2017 au 10 février 2017, et les vérificateurs ont été en mesure d'examiner suffisamment de données pour étayer leurs conclusions.
Constatations
La vérification a relevé des faiblesses en matière de contrôle en ce qui a trait aux activités de gouvernance, d'administration des programmes, de surveillance des dépenses et de gestion financière. Si ces activités étaient bien conçues et fonctionnaient de manière efficace, elles permettraient de s'assurer que les fonds ont été dépensés aux fins prévues et conformément à l'entente. La vérification a permis de cerner des pratiques exemplaires, ainsi que des domaines qui présentent des possibilités d'améliorer la gouvernance et l'administration à l'appui des programmes financés par SAC.
Gouvernance par le Chef et les membres du conseil
Les pratiques exemplaires suivantes ont été relevées. La structure de gouvernance de Mamu Tshishkutamashutau/Innu Education Inc. (MTIE) consiste en un conseil d'administration de huit personnes nommé par le Chef et les membres du conseil de Sheshatshiu et de Natuashish pour un mandat de trois ans. Le conseil d'administration est responsable de la supervision et de la gestion du MTIE. Le MTIE a établi un organigramme comportant des liens hiérarchiques clairement définis et des descriptions d'emploi détaillées. Cependant, les vérificateurs ont noté que les postes essentiels n'étaient pas tous dotés et que les employés n'avaient pas tous de contrat de travail officiel dûment signé. MTIE a établi plusieurs politiques et procédures; toutefois, les politiques devraient être finalisées et approuvées par le conseil afin de fournir au personnel de MTIE des directives appropriées.
Gestion de la bande
La vérification a aussi permis de cerner les pratiques exemplaires en ce qui a trait aux activités de gestion de la bande. Des plans de travail ont été élaborés conformément aux ententes de financement et ont été mis en œuvre. Les écarts sont discutés avec l'équipe de direction et des mesures correctives sont prises. La vérification a également permis de cerner des lacunes en matière de contrôle dans le domaine de la conservation des dossiers pour les appels d'offres et la gestion des immobilisations. De plus, il convient d'établir des politiques, des procédures et des exigences documentaires clairement définies en matière de documentaires devraient être établies en ce qui a trait aux honoraires versés.
Situation actuelle
Un exemplaire du rapport final a été envoyé au bénéficiaire. SAC et le bénéficiaire collaborent pour donner suite aux constatations formulées. De plus, on a présenté au bénéficiaire un compte rendu verbal des résultats de la vérification.
Avertissement: Le présent rapport sommaire a été rédigé conformément aux renseignements contenus dans le rapport de vérification effectué pour le compte des SAC au sujet du bénéficiaire MAMU Tshishkutamashutau/Innu Education Inc. Le rapport produit pour SAC est réservé à l'utilisation du bénéficiaire et de la direction des SAC. Le rapport sommaire ne présente que peu d'information sur les constatations générales tirées de la vérification et ne fournit pas de détail sur le processus de vérification ou les constatations. Par conséquent, il pourrait ne pas convenir au but et à l'utilisation visés par le lecteur.