Rapport financier trimestriel pour le trimestre ayant pris fin le 30 septembre 2018

1.1 Pouvoir, mandat et résultats ministériels

SAC travaille en collaboration avec des partenaires en vue d'améliorer la qualité de vie des Autochtones et leur permettre d'avoir accès à des services de haute qualité. Notre vision est d'appuyer les Premières nations, les Inuits et les Métis afin qu'ils puissent concevoir, gérer et fournir des services à leurs communautés.

La ministre des SAC est responsable de cette organisation.

De plus amples détails sur les pouvoirs, le mandat et les résultats ministériels de SAC se trouvent dans la partie II du budget principal des dépenses et du plan ministériel.

1.2 Méthode de présentation

Le présent rapport trimestriel a été préparé par la direction au moyen d'une comptabilité axée sur les dépenses. L'état des autorisations joint à ce rapport inclut les autorisations de dépenser du Ministère accordées par le Parlement et celles utilisées par le Ministère de manière cohérente avec le budget principal des dépenses pour l'exercice financier 2018-2019 et les nouvelles dépenses annoncées dans le budget de 2018. Ce rapport trimestriel a été préparé en utilisant un référentiel à usage particulier conçu pour répondre aux besoins d'information financière à l'égard de l'utilisation des autorisations de dépenser.

Le gouvernement ne peut pas dépenser sans l'autorisation préalable du Parlement. Les autorisations sont accordées par l'entremise de lois de crédits, sous forme de limites annuelles, ou par l'entremise d'autres lois, sous forme de pouvoirs législatifs de dépenser à des fins déterminées.

Le Ministère utilise la méthode de la comptabilité d'exercice intégrale pour la préparation et la présentation de ses états financiers annuels qui font partie du processus de rapport sur les résultats ministériels. Toutefois, les autorisations de dépenser votées par le Parlement sont encore en fonction d'une comptabilité axée sur les dépenses.

3.1 Risques et incertitudes

En tant que ministère fédéral remplissant un mandat complexe dans une zone géographique qui englobe véritablement l'ensemble du Canada peuplé, SAC est influencé par de nombreux facteurs. Il s'agit notamment de situations politiques, de contextes sociétaux et historiques, ainsi que de conditions économiques et environnementales plus générales et de facteurs ministériels internes. Ces facteurs exposent le Ministère à divers risques : les risques juridiques, la capacité des RH, l'environnement, les relations avec les Autochtones, la mise en œuvre, les relations externes, l'information pour la prise de décisions et les partenariats gouvernementaux. Tous représentent des domaines à risque. La gestion du risque et la prise de décisions axée sur le risque sont devenues des composantes essentielles de l'établissement des priorités et du fonctionnement du Ministère. Les décisions prises concernant l'affectation des ressources se basent sur le risque, et le comité de la haute direction du Ministère examine systématiquement les principaux risques ministériels, ce qui permet d'améliorer l'affectation des ressources et, au bout du compte, d'améliorer les résultats. Les activités d'atténuation des risques ministériels et financiers sont prises en compte dans le profil ministériel de risque et sont surveillées tous les semestres par la haute direction, qui apporte des modifications au besoin.

Le Ministère continue de surveiller son exposition au risque et de prendre les mesures nécessaires pour atténuer le risque de ne pas atteindre les résultats escomptés ou de ne pouvoir faire face aux pressions émergentes. Pour que SAC puisse atteindre ses objectifs stratégiques et offrir ses programmes, il doit obtenir, au moment opportun, les autorisations et les niveaux de financement adéquats.

En ce qui concerne les risques associés aux programmes des paiements de transfert et bénéficiaires des paiements de transfert, le Ministère transfère des fonds aux bénéficiaires chaque année, tout en équilibrant les risques associés aux programmes et aux bénéficiaires afin de remplir son mandat. Le Ministère entreprend des évaluations des risques sur les programmes nouveaux, existants et modifiés, ainsi qu'une évaluation générale annuelle de chaque bénéficiaire pour identifier certains secteurs à risque. Le Ministère inclut également une section sur les risques dans chacun de ses profils d'information sur le rendement.

Les dépenses des services internes sont actuellement comptabilisées aux Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord (RCAAN) au T2. À la fin de l'année, tous les services internes seront répartis entre SAC et RCAAN. D'ici là, il existe un risque que les dépenses ne soient pas réparties et suivies adéquatement et que les dépenses des services internes soient mal réparties entre les ministères. Pour atténuer ce risque, SAC et RCAAN procèdent à des vérifications mensuelles pour s'assurer que les dépenses des services internes sont correctement saisies et suivies en vue d'une affectation future.

Le Ministère gère son budget en harmonisant les ressources aux besoins, et il s'appuie sur une surveillance rigoureuse des objectifs relatifs aux ressources financières et humaines. La direction gère les risques de façon proactive et systématique et intervient à leur égard pour réduire au minimum les conséquences négatives et tirer profit des occasions. Les tendances en matière de dépenses et de budget sont régulièrement surveillées, y compris une fonction d'examen et de critique, grâce à des rapports d'étape mensuels sur la situation financière à l'intention de la haute direction.

Afin d'assurer l'efficacité des contrôles, la transparence et la responsabilisation, diverses approches régionales sont utilisées pour confirmer que les bénéficiaires ont atteint les résultats prévus du programme et que les fonds ont été utilisés aux fins prévues. De plus, le fait de veiller à ce que les Premières Nations aient la capacité d'effectuer la vérification des bénéficiaires et des projets, selon les termes de leurs ententes de financement, permet de s'assurer qu'elles disposent de contrôles adéquats en matière de gestion, mais aussi sur les plans administratif et financier.

Le Ministère a mis en place des pratiques pour détecter, surveiller et signaler les paiements reçus en trop ou en moins par les employés concernés par le système de paye Phénix. Grâce à l'équipe d'intervention Phénix et à un projet pilote avec le Centre des services de paye de la fonction publique, le Ministère peut offrir des paiements prioritaires aux employés qui ont été sous-payés ou surpayés en raison d'une erreur de Phénix. De plus, en travaillant avec le Centre des services de paye de la fonction publique, le Ministère a obtenu des accès complets à la rémunération pour les agents de liaison ministériels, ce qui permet d'évaluer l'exactitude et l'exhaustivité des renseignements sur la paye par employé.

Afin de minimiser les risques associés aux opérations régionales (OR), au secteur des programmes et des partenariats en matière d'éducation et de développement social (SPPEDS) – les programmes des AANC ont été transférés à SAC –  et à la Direction générale de la santé des Premières Nations et des Inuits (le programme de Santé Canada a été transféré) qui fonctionnent à partir de deux systèmes financiers distincts, le dirigeant principal des finances, des résultats et de l'exécution surveille continuellement la situation financière des deux entités pour s'assurer que des contrôles sont en place et que les pouvoirs sont respectés.

Conformément à ce qui précède, SAC travaille actuellement à intégrer la DGSPNI de Santé Canada (SC) dans son système financier. Jusqu'à ce que les deux soient intégrés en un seul système financier, les ressources sont gérées par deux systèmes financiers distincts et les renseignements financiers doivent être regroupés pour former un seul ministère. En plus de la création de SAC, au cours de la transition, il y a un besoin accru d'assurer un contrôle et une coordination appropriés dans la gestion des ententes de financement communes entre RCAAN (anciennement appelé AANC) et SAC.

Le Ministère a réalisé une évaluation des risques de fraude et met actuellement en œuvre un plan d'atténuation des risques qui comprend une formation sur la prévention de la fraude.

Tableau 1 : État des autorisations (non vérifié)

Tableau 2a : Dépenses budgétaires du Ministère par articles courants (non vérifié)