Rapport sommaire sur la vérification de bénéficiaires visant Sheshatshiu Innu First Nation
Nom : Sheshatshiu Innu First Nation
Lieu : Atlantique
Population : 1 520 personnes vivant sur la réserve; 1 714 personnes inscrites au total
Situation de manquement au moment de la vérification : Aucun
Situation actuelle de manquement : Aucun
Chef actuel : Eugene Hart
Période visée par la vérification : Du 1er avril 2015 au 31 mars 2017
Amount of AANDC funding audited : 11 184 677 $
Contexte
Services aux Autochtones Canada (SAC), anciennement Affaires autochtones et du Nord Canada (AANC), a choisi Sheshatshiu Innu First Nation dans la région de l'Atlantique pour faire l'objet d'une vérification de bénéficiaires en raison de son résultat à l'évaluation des risques 2017-2018 et d'autres facteurs de risques.
L'objectif de la vérification du bénéficiaire consistait à fournir l'assurance que le financement fourni au bénéficiaire par SAC a été dépensé aux fins prévues et en conformité avec les modalités des ententes de financement de 2015-2016 et 2016-2017. Cet objectif a été atteint par deux moyens :
- l'examen de l'efficacité des opérations du cadre de contrôle de la gestion financière en place à Sheshatshiu Innu First Nation; et
- l'examen de la conformité concernant l'admissibilité des dépenses déclarées en vertu des modalités des ententes de financement conclues avec SAC.
SAC a mandaté Spearhead Management Canada Ltd, un cabinet de vérification indépendant, de procéder à la vérification du bénéficiaire. La vérification s'est déroulée du 5 au 9 mars 2018. La vérification a été complétée et les vérificateurs ont obtenu des éléments probants suffisants et appropriés pour tirer leurs conclusions.
Constatations
Au cours de la vérification, on a révélé des faiblesses en matière de contrôle en ce qui a trait aux activités de gouvernance, d'administration des programmes, de surveillance des dépenses et de gestion financière. Si ces activités étaient bien conçues et fonctionnaient de manière efficace, elles permettraient de s'assurer que les fonds dépensés l'ont été aux fins prévues et conformément à l'entente. Voici certaines des principales constatations et recommandations énoncées dans le rapport de vérification.
Gouvernance par le Chef et les conseillers
Les procédures de vérification ont permis de cerner des pratiques exemplaires, ainsi que des domaines dans lesquels il est possible d'améliorer la gouvernance et la gestion des programmes financés par les SAC. Les pratiques exemplaires qui suivent ont été constatées. Sheshatshiu Innu First Nation est gouvernée par un Chef et des conseillers élus pour un mandat de trois ans durant lequel ils se réunissent toutes les quatre semaines. Les rôles et responsabilités du Chef et des conseillers sont décrits dans le manuel sur la gouvernance. Toutefois, il est recommandé que le directeur des opérations soumette la version à jour du manuel des politiques et procédures au chef et aux conseillers pour approbation lorsqu'elle est mise à jour. De plus, l'admissibilité et le versement de primes et d'incitatifs au rendement doivent être précisés dans les politiques et les procédures relatives au personnel ainsi que dans les manuels de gouvernance.
Administration de la bande
La vérification a permis de constater les pratiques exemplaires suivantes concernant les procédures de gestion financière de la bande. Parmi les pratiques exemplaires, les vérificateurs ont remarqué que tous les chèques examinés portaient deux signatures. Le bénéficiaire a également fourni des tableaux non audités des recettes et des dépenses pour chaque modèle de financement par secteur fonctionnel. Pour mieux appuyer le processus d'approvisionnement, il a été recommandé que les administrateurs joignent une justification à la documentation à l'appui en l'absence de soumissions officielles. De plus, le directeur des ressources humaines devrait soumettre des descriptions de travail et une grille salariale des employés à jour au chef et aux conseillers pour approbation une fois qu'elles seront terminées.
Situation actuelle
Une copie du rapport final a été envoyée au bénéficiaire. SAC et le bénéficiaire travaillent conjointement pour donner suite à ces constatations. De plus, le Bénéficiaire a reçu un exposé verbal sur les résultats de la vérification.
Avertissement : Le présent rapport sommaire a été préparé en fonction des renseignements contenus dans le rapport de vérification du bénéficiaire visant Sheshatshiu Innu First Nation pour les SAC. Le rapport produit pour les SAC est réservé à l'utilisation du bénéficiaire et de la direction des SAC. Le rapport sommaire ne présente qu'un portrait limité des constatations générales tirées de la vérification et ne fournit pas de détail sur le processus de vérification ou les constatations. Par conséquent, il pourrait ne pas convenir au but et à l'utilisation visés par le lecteur.