Rapport sommaire sur la vérification de bénéficiaires visant Obashkandagaang First Nation
Nom : Obashkandagaang First Nation
Population : 145 personnes sur la réserve; 330 personne inscrites au total
Lieu : Ontario
Situation de manquement au moment de la vérification : Séquestre-administrateur
Situation actuelle de manquement : Conseiller nommé par un bénéficiaire
Chef actuel : Marilyn Sinclair
Période visée par la vérification : Du 1er avril 2010 au 31 mars 2012
Montant du financement d'AANC vérifié : 2 892 270 $
Contexte
Services aux Autochtones Canada (SAC), anciennement Affaires autochtones et du Nord Canada (AANC), a choisi Obashkandagaang First Nation de la région de l'Ontario pour faire l'objet d'une vérification de bénéficiaires en 2012-2013 en raison de son résultat à l'évaluation des risques 2011-2012 et d'autres facteurs de risques.
L'objectif de la vérification du bénéficiaire consistait à fournir l'assurance que le financement fourni au bénéficiaire par SAC a été dépensé aux fins prévues et en conformité avec les modalités des ententes de financement de 2010-2011 et de 2011-2012. Cet objectif a été atteint par deux moyens:
- l'examen de l'efficacité des opérations du cadre de contrôle de la gestion financière en place à Obashkandagaang First Nation; et
- l'examen de la conformité concernant l'admissibilité des dépenses déclarées en vertu des modalités des ententes de financement conclues avec SAC.
SAC a mandaté Spearhead Management Canada Ltd, un cabinet de vérification indépendant, de procéder à la vérification du bénéficiaire. La vérification s'est déroulée du 14 au 23 janvier 2013. La vérification a été complétée et les vérificateurs ont obtenu des éléments probants suffisants et appropriés pour tirer leurs conclusions.
Constatations
Au cours de la vérification, on a révélé des faiblesses en matière de contrôle en ce qui a trait aux activités de gouvernance, d'administration des programmes, de surveillance des dépenses et de gestion financière. Si ces activités étaient bien conçues et fonctionnaient de manière efficace, elles permettraient de s'assurer que les fonds ont été dépensés aux fins prévues et conformément à l'entente. Voici certaines des pratiques exemplaires, constatations et recommandations principales énoncées dans le rapport de vérification.
Gouvernance par le Chef et les Conseillers
La vérification a permis de soulever les avenues possibles pour améliorer la gouvernance et l'administration des programmes de la bande, de renforcer les contrôles à l'échelle des entités et d'appuyer la gouvernance et l'administration avec l'entente de financement conclue avec les SAC. En ce qui concerne l'appui à la gouvernance et à la planification, le vérificateur suggère la mise à jour, l'élargissement, l'approbation et la mise en œuvre des manuels de politiques et de procédures nécessaires à la gestion appropriée des affaires de la bande, l'officialisation régulière des organigrammes des services et des descriptions de travail pour favoriser la reddition de comptes en général, la documentation de l'approbation des budgets, la rédaction de comptes rendus de réunions, la documentation de l'approbation des plans d'action en matière de gestion et l'élaboration d'un plan stratégique et opérationnel pour les programmes pertinents.
Administration de la bande
La vérification a aussi permis de formuler des observations et de soulever des points à améliorer quant aux procédures de gestion financière de la bande : envisager la mise sur pied de comités de gestion permanents relevant directement du chef et des conseillers pour régler les problèmes opérationnels découlant de l'administration des affaires de la bande, documenter et mettre en œuvre les politiques et procédures financières relatives à la gestion de la trésorerie, à la comptabilité, à la tenue des dossiers et à la gestion financière, mettre en place un système de classement des factures et des reçus des fournisseurs, créer des feuilles de temps pour faire le suivi des heures travaillées par programme, évaluer les besoins des programmes et déléguer officiellement la responsabilité de chaque programme et de la préparation des budgets annuels à des membres de la bande.
Situation actuelle
Une copie du rapport final a été envoyée au bénéficiaire. SAC et le Bénéficiaire travaillent conjointement pour donner suite à ces constatations.
Avertissement: Le présent rapport sommaire a été préparé en fonction des renseignements contenus dans le rapport de vérification du bénéficiaire visant Obashkandagaang First Nation pour les SAC. Le rapport produit pour les SAC est réservé à l'utilisation du bénéficiaire et de la direction des SAC. Le rapport sommaire ne présente qu'un portrait limité des constatations générales tirées de la vérification et ne fournit pas de détail sur le processus de vérification ou les constatations. Par conséquent, il pourrait ne pas convenir au but et à l'utilisation visés par le lecteur.