Rapport sommaire sur la vérification de bénéficiaires visant Eskasoni First Nation
Nom : Eskasoni First Nation
Lieu : Atlantic
Population : 3 863 personnes vivant sur la réserve; 4 543 personnes inscrites au total
Situation de manquement au moment de la vérification : Aucun
Situation actuelle de manquement : Aucun
Chief actuel : Leroy Denny
Période visée par la vérification : Du 1er avril 2015 au 31 mars 2017
Montant du financement d'AANC vérifié : 38 713 770 $
Contexte
Services aux Autochtones Canada (SAC), anciennement Affaires autochtones et du Nord Canada (AANC), a choisi Eskasoni First Nation de la région de l'Atlantique pour faire l'objet d'une vérification de bénéficiaires en raison de son résultat à l'évaluation des risques 2017-2018 et d'autres facteurs de risques.
L'objectif de la vérification du bénéficiaire consistait à fournir l'assurance que le financement fourni au bénéficiaire par SAC a été dépensé aux fins prévues et en conformité avec les modalités des ententes de financement de 2015-2016 et 2016-2017. Cet objectif a été atteint par deux moyens :
- l'examen de l'efficacité des opérations du cadre de contrôle de la gestion financière en place à Eskasoni First Nation; et
- l'examen de la conformité concernant l'admissibilité des dépenses déclarées en vertu des modalités des ententes de financement conclues avec SAC.
SAC a mandaté Spearhead Management Canada Ltd, un cabinet de vérification indépendant, de procéder à la vérification du bénéficiaire. La vérification s'est déroulée du 26 février au 2 mars 2018. La vérification a été complétée et les vérificateurs ont obtenu des éléments probants suffisants et appropriés pour tirer leurs conclusions.
Constatations
Au cours de la vérification, on a révélé des faiblesses en matière de contrôle en ce qui a trait aux activités de gouvernance, d'administration des programmes, de surveillance des dépenses et de gestion financière. Si ces activités étaient bien conçues et fonctionnaient de manière efficace, elles permettraient de s'assurer que les fonds ont été dépensés aux fins prévues et conformément à l'entente. Voici certaines des pratiques exemplaires, constatations et recommandations principales énoncées dans le rapport de vérification.
Gouvernance par le Chef et les Conseillers
Les procédures de vérification ont permis de cerner des pratiques exemplaires, ainsi que des domaines dans lesquels il est possible d'améliorer la gouvernance et la gestion des programmes financés par les SAC. Les pratiques exemplaires suivantes ont été constatées. Le contrôleur a confirmé que le bénéficiaire a mis en œuvre un plan financier à l'appui de la prestation de ses programmes. De plus, le bénéficiaire a mis en œuvre un processus de préparation budgétaire soutenu par une surveillance rigoureuse. Toutefois, il est recommandé que le bénéficiaire continue d'élaborer et de réviser des politiques internes et des manuels de procédures afin d'en assurer la pertinence et d'obtenir l'approbation du chef et des conseillers. Les politiques et procédures devraient être révisées en temps opportun. De plus, le bénéficiaire doit s'assurer que toutes les dépenses réclamées sont accompagnées des reçus appropriés.
Administration de la bande
La vérification a permis de définir les pratiques exemplaires suivantes concernant les procédures de gestion financière de la bande. Parmi les pratiques exemplaires, les vérificateurs ont remarqué que le contrôleur télécharge les dépenses réelles du système financier dans Excel pour faciliter la préparation des rapports. Ces rapports sont également présentés chaque mois au chef et aux conseillers, et les mesures correctives sont consignées dans le procès-verbal. Le rapport de vérification indique également que le bénéficiaire maintient un système de classement efficace. Tous les documents à l'appui des opérations financières étaient disponibles à l'arrivée, en temps opportun.
Situation actuelle
Une copie du rapport final a été envoyée au bénéficiaire. SAC et le Bénéficiaire travaillent conjointement pour donner suite à ces constatations. De plus, le Bénéficiaire a reçu un exposé oral sur les résultats de la vérification.
Avertissement : Le présent rapport sommaire a été préparé en fonction des renseignements contenus dans le rapport de vérification du bénéficiaire visant Eskasoni First Nation pour les SAC. Le rapport produit pour les SAC est réservé à l'utilisation du bénéficiaire et de la direction des SAC. Le rapport sommaire ne présente qu'un portrait limité des constatations générales tirées de la vérification et ne fournit pas de détail sur le processus de vérification ou les constatations. Par conséquent, il pourrait ne pas convenir au but et à l'utilisation visés par le lecteur.