Rapport sommaire sur la vérification de bénéficiaires visant Tla’amin Nation (anciennement Sliammon Indian Band)
Nom : Tla'amin Nation
Lieu : Colombie-Britannique
Population : 603 personnes vivant sur la réserve et 1 121 personnes inscrites au total
Situation de manquement au moment de la vérification : Aucun
Situation actuelle de manquement : Aucun
Chef actuel : Clint Williams
Période visée par la vérification : Du 1er avril 2011 au 31 mars 2013
Montant du financement d'AANC vérifié : 9 606 940 $
Contexte
Services aux Autochtones Canada (SAC), anciennement Affaires autochtones et du Nord Canada (AANC), a choisi Tla'amin Nation de la région de la Colombie-Britannique pour faire l'objet d'une vérification de bénéficiaires en raison de son résultat à l'évaluation des risques 2013-2014 et d'autres facteurs de risques.
L'objectif de la vérification du bénéficiaire consistait à fournir l'assurance que le financement fourni au bénéficiaire par SAC a été dépensé aux fins prévues et en conformité avec les modalités des ententes de financement de 2014-2015 et de 2015-2016. Cet objectif a été atteint par deux moyens :
- l'examen de l'efficacité des opérations du cadre de contrôle de la gestion financière en place à Tla'amin Nation; et
- l'examen de la conformité concernant l'admissibilité des dépenses déclarées en vertu des modalités des ententes de financement conclues avec SAC.
SAC a mandaté Samson & Associés, un cabinet de vérification indépendant, de procéder à la vérification du bénéficiaire. La vérification s'est déroulée du 3 au 7 mars 2014. La vérification a été complétée et les vérificateurs ont obtenu des éléments probants suffisants et appropriés pour tirer leurs conclusions.
Constatations
La vérification a cerné des faiblesses en matière de contrôle en ce qui a trait aux activités de gouvernance, d'administration des programmes, de surveillance des dépenses et de gestion financière. Si ces activités étaient bien conçues et exploitées efficacement, elles permettraient de s'assurer que les fonds soient dépensés aux fins prévues et conformément aux conditions de l'entente.
La vérification a permis d'identifier les domaines, énumérés ci-dessous, où il a possibilités d'améliorer la gouvernance et l'administration, à l'appui des programmes financés par SAC.
Gouvernance par le Chef et les membres du Conseil
Tla'amin Nation n'a pas politique en matière de recouvrement de comptes débiteurs, d'approvisionnement et d'achat. Il est recommandé que le chef et les membres du Conseil veillent à ce que des politiques en matière de comptes débiteurs, d'approvisionnement et d'achat soient élaborées, approuvées et communiquées aux employés. Les politiques doivent être mises à jour régulièrement. L'information sur le coût unitaire lié au logement n'était pas disponible ; ce qui rend difficile la planification budgétaire des dépenses liées à l'entretien des logements. Il est recommandé que le DPF s'assure que le coût unitaire des dépenses pour le logement soit consigné, pour veiller à une planification financière adéquate et à l'établissement d'un budget convenable pour l'entretien du village. Finalement, l'organisation bénéficiaire n'effectue pas d'évaluation systématique du rendement des employés. Il est recommandé que le dirigeant principal s'assure que les employés obtiennent des commentaires constructifs sur leur rendement et qu'ils soient en mesure d'exprimer leurs préoccupations relativement à la formation, à la planification de perfectionnement professionnel, etc.
Gestion de la bande
La vérification a révélé des situations où, le remboursement de dépenses se faisait en fournissant très peu de documents justificatifs, voire aucun, pour étayer la dépense. Il est recommandé que le gestionnaire des finances s'assure que les documents adéquats sont obtenus avant de traiter la demande de remboursement et le paiement et qu'ils soient conservés par la suite. De plus, l'approbation de deux membres de la haute direction doit être obtenue avant de procéder au traitement d'une opération. Ces procédures de contrôle aideront à vérifier si les dépenses ont été codées sous le bon programme, à réduire le nombre d'erreurs et à appuyer la détection des erreurs commises en raison de renseignements inexacts. Des procédures financières devraient être élaborées par l'équipe chargée des finances et présentées au chef et aux membres du Conseil aux fins d'approbation par le DPF. Les procédures financières doivent être mises à jour régulièrement.
Situation actuelle
Une copie du rapport final a été envoyée au bénéficiaire. SAC et le bénéficiaire travaillent conjointement pour donner suite à ces constatations. De plus, le bénéficiaire a été informé verbalement des résultats de la vérification.
Avertissement : Le présent rapport sommaire a été préparé en fonction des renseignements contenus dans le rapport de vérification du bénéficiaire visant Tla’amin Nation. Le rapport produit pour les SAC est réservé à l’utilisation du bénéficiaire et de la direction des SAC. Le rapport sommaire ne présente qu’un portrait limité des constatations générales tirées de la vérification et ne fournit pas de détail sur le processus de vérification ou les constatations. Par conséquent, il pourrait ne pas convenir au but et à l’utilisation visés par le lecteur.