Rapport sommaire sur la vérification de bénéficiaires visant Annapolis Valley Band Council
Nom : Annapolis Valley band Council
Lieu : Nouvelle-Écosse
Population : 119 personnes vivant sur la réserve; 292 personnes inscrites au total
Situation de manquement au moment de la vérification : Aucun
Situation actuelle de manquement : Aucun
Chef actuel : Gerald B. Toney
Période visée par la vérification : Du 1er avril 2014 au 31 mars 2016
Montant du financement d’AANC vérifié : 1 692 034 $
Contexte
Services aux Autochtones Canada (SAC), anciennement Affaires autochtones et du Nord Canada (AANC), a choisi Annapolis Valley Band Council dans la région de la Nouvelle-Écosse pour faire l’objet d’une vérification de bénéficiaires en raison de son résultat à l’évaluation des risques 2015-2016 et d’autres facteurs de risques.
L’objectif de la vérification du bénéficiaire consistait à fournir l’assurance que le financement fourni au bénéficiaire par SAC a été dépensé aux fins prévues et en conformité avec les modalités des ententes de financement de 2014-2015 et 2015-2016. Cet objectif a été atteint par deux moyens :
- l’examen de l’efficacité des opérations du cadre de contrôle de la gestion financière en place à Annapolis Valley Band Council; et
- l’examen de la conformité concernant l’admissibilité des dépenses déclarées en vertu des modalités des ententes de financement conclues avec SAC.
SAC a mandaté Samson & Associés, un cabinet de vérification indépendant, de procéder à la vérification du bénéficiaire. La vérification s’est déroulée du 11 au 19 janvier 2017. La vérification a été complétée et les vérificateurs ont obtenu des éléments probants suffisants et appropriés pour tirer leurs conclusions.
Constatations
Les procédures mises en œuvre ont permis d’identifier que les processus de contrôle financier interne sont généralement en place et bien gérés. Cependant, des faiblesses ont été identifiées en matière de gouvernance, d’administration de programmes et de gestion financière. Si ces activités étaient bien conçues et fonctionnaient de manière efficace, elles permettraient de s’assurer que les fonds dépensés l’ont été aux fins prévues et conformément à l’entente. Voici quelques constatations et recommandations clés identifiées dans le rapport de vérification.
Gouvernance par le chef et le conseil
Annapolis Valley a tenu des réunions du Conseil d'administration régulièrement et des procès-verbaux sont maintenus. La structure de gouvernance est clairement établie à travers un organigramme qui montre les relations entre les différentes fonctions du personnel. Conformément aux exigences de sa politique relative au personnel, le Bénéficiaire n’a pas effectué l’évaluation de la performance de son personnel. Il est recommandé que le Chef et les conseillers s’assurent que le personnel respecte la politique du personnel, que l’évaluation de la performance de cet employé est effectuée chaque année et documentée correctement dans le dossier de chaque employé. La politique du personnel devrait être mise à jour régulièrement.
Administration de la bande
Le Bénéficiaire n'a pas pu fournir au vérificateur des feuilles de présence pour son personnel. Par conséquent, l’auditeur a émis une opinion sans avis sur les salaires et avantages pour les employés à temps plein pour la période vérifiée. Il est recommandé que le contrôleur des finances veille à ce que les feuilles de présence et les formulaires de congés soient conservés aux fins d’examen et de vérification ultérieurs. Les documents doivent être conservés pendant une période de cinq (5) à sept (7) ans. La TPS remboursable a été réclamée aux programmes des SAC puisque le Bénéficiaire n'était pas inscrit auprès de l'Agence du revenu du Canada (ARC) pour avoir demandé la TPS. Il est recommandé que le Bénéficiaire s’inscrive auprès de l’ARC pour obtenir un numéro de TPS et demander le remboursement de la TPS approprié. Cela augmentera le montant disponible à dépenser sur les programmes des SAC.
Situation actuelle
Une copie du rapport final a été envoyée au bénéficiaire. SAC et le bénéficiaire travaillent conjointement pour donner suite à ces constatations.
Avertissement : Le présent rapport sommaire a été préparé en fonction des renseignements contenus dans le rapport de vérification du bénéficiaire visant Annapolis Valley Band Council pour les SAC. Le rapport produit pour les SAC est réservé à l’utilisation du bénéficiaire et de la direction des SAC. Le rapport sommaire ne présente qu’un portrait limité des constatations générales tirées de la vérification et ne fournit pas de détail sur le processus de vérification ou les constatations. Par conséquent, il pourrait ne pas convenir au but et à l’utilisation visés par le lecteur.