Rapport financier trimestriel pour le trimestre ayant pris fin le 30 juin 2018

1.1 Pouvoir, mandat et résultats ministériels

Services aux Autochtones Canada (SAC) travaille en collaboration avec ses partenaires en vue d'améliorer la qualité de vie et l'accès à des services de haute qualité pour les Premières Nations, les Inuits et les Métis. Notre vision est d'appuyer les efforts des Premières Nations, des Inuits et des Métis pour concevoir et gérer des services à l'intention de leurs collectivités et d'en assurer la prestation.

C'est la ministre des Services aux Autochtones qui est responsable de cette organisation.

De plus amples renseignements sur les pouvoirs, le mandat et les résultats de SAC sont fournis dans la Partie II du Budget principal des dépenses et dans le Plan ministériel.

1.2 Méthode de présentation du rapport

Le présent rapport financier trimestriel a été préparé par la direction en utilisant une méthode de comptabilité fondée sur les dépenses. L'état des autorisations joint à ce rapport inclut les autorisations de dépenser accordées par le Parlement au Ministère et celles utilisées par ce dernier, conformément au Budget principal des dépenses de l'exercice 2018­2019 et aux nouvelles dépenses annoncées dans le budget de 2018. Le présent rapport trimestriel a été préparé en utilisant un référentiel à usage particulier conçu pour répondre aux besoins d'information financière à l'égard de l'utilisation des autorisations de dépenser.

Le gouvernement ne peut dépenser sans l'autorisation préalable du Parlement. Les autorisations sont accordées par l'intermédiaire de lois de crédits, sous forme de limites annuelles, ou par l'intermédiaire de lois, sous forme de pouvoirs législatifs de dépenser à des fins déterminées.

Le Ministère utilise la méthode de la comptabilité d'exercice intégrale pour préparer et présenter les états financiers ministériels annuels qui font partie de l'établissement des rapports sur les résultats ministériels. Toutefois, les pouvoirs de dépenser votés par le Parlement sont encore accordés en fonction d'une méthode de comptabilité fondée sur les dépenses.

3.1 Risques et incertitudes

La gestion du risque et la prise de décisions axée sur le risque sont devenues des composantes essentielles de l'établissement des priorités et du fonctionnement du Ministère. Les décisions d'allocation des ressources sont fondées sur le risque, et les principaux risques organisationnels du Ministère sont systématiquement examinés par le comité de direction, ce qui contribue à une meilleure affectation des ressources et, en fin de compte, à de meilleurs résultats.

Le Ministère continue de surveiller son exposition aux risques et de prendre les mesures nécessaires pour atténuer le risque de ne pas atteindre les résultats escomptés ou pour gérer les nouvelles pressions. La réalisation des responsabilités de base et la prestation des programmes stratégiques de SAC dépendent de l'accès en temps opportun aux autorisations et aux niveaux de financement appropriés.

En ce qui concerne les risques associés aux programmes des paiements de transfert et bénéficiaires des paiements de transfert, le Ministère transfère des fonds aux bénéficiaires chaque année, tout en équilibrant les risques associés aux programmes et aux bénéficiaires afin de remplir son mandat. Le Ministère entreprend des évaluations des risques sur les programmes nouveaux, existants ou modifiés, ainsi qu'une évaluation générale annuelle de chaque bénéficiaire pour cerner certains secteurs à risque. Le Ministère inclut également une section sur les risques dans chacun de ses profils d'information sur le rendement.

Cette année, le Ministère gère deux risques supplémentaires :

Premièrement, il y a les problèmes liés au système de paye du gouvernement du Canada dans la mesure où il continue d'y avoir des cas de sur et de sous-rémunération des employés. Le Ministère continuera de surveiller la situation de près et de régler ces questions au besoin.

Deuxièmement, SAC travaille actuellement à intégrer la DGSPNI de Santé Canada dans son système financier. Jusqu'à ce que les deux soient intégrés dans un seul système financier, les ressources sont gérées par deux systèmes financiers distincts, et l'information financière doit être regroupée pour former le rapport d'un seul ministère. En plus de la création de SAC, durant la transition, il est de plus en plus nécessaire d'assurer un contrôle et une coordination appropriés dans la gestion des ententes de financement communes entre Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord (anciennement AINC) et Services aux Autochtones Canada.

3.2 Stratégies d'atténuation des risques

Les activités d'atténuation des risques ministériels et financiers sont prises en compte dans le profil ministériel de risque et sont surveillées tous les semestres par la haute direction, qui apporte des modifications au besoin. Plusieurs pratiques et contrôles internes facilitent la gestion des risques à l'échelle du Ministère, notamment la gouvernance et la supervision assurées par la haute direction par l'intermédiaire de comités, de politiques et procédures garantissant un niveau de surveillance approprié, d'examens et de rapports.

Le Ministère gère son budget en harmonisant les ressources aux besoins, et il s'appuie sur une surveillance rigoureuse des objectifs relatifs aux ressources financières et humaines. La direction est proactive et systématique dans la gestion et la réponse aux risques afin de réduire au minimum les effets négatifs et de tirer profit des possibilités. Le budget et les tendances en matière de dépenses font l'objet d'un suivi régulier, y compris un examen et une analyse critique réalisés dans le cadre des rapports mensuels sur la situation financière à l'intention de la haute direction.

Afin d'assurer l'efficacité des mesures de contrôle, de transparence et de reddition de comptes, diverses approches régionales sont utilisées pour confirmer que les bénéficiaires ont atteint les résultats prévus du programme et que les fonds ont été utilisés aux fins prévues. De plus, la conduite de vérifications des bénéficiaires et des projets, selon les modalités de leurs ententes de financement, offrira une autre occasion de veiller à ce que les Premières Nations appliquent des mesures appropriées de contrôle financier, administratif et de gestion.

Le Ministère a mis en place des pratiques pour détecter, surveiller et signaler les paiements excédentaires ou insuffisants aux employés touchés dans le système de paye Phénix. Grâce à l'équipe d'intervention Phénix et à un projet pilote mené avec le Centre des services de paye de la fonction publique (CSPFP), le Ministère est en mesure d'offrir des paiements prioritaires aux employés qui ont été sous-payés à la suite d'une erreur de Phénix. De plus, en travaillant avec le CSPFP, le Ministère a obtenu un accès complet à la rémunération pour les agents de liaison ministériels, ce qui permet d'évaluer l'exactitude et l'intégralité de l'information sur la paye par employé.

Afin de réduire au minimum les risques associés au fait que le SOR et le SPPEDS (programmes de l'ancien AINC transférés à SAC) et la DGSPNI (programme de SC transféré à SAC) fonctionnent à partir de systèmes financiers distincts, le dirigeant principal des finances, des résultats et de l'exécution surveille continuellement la situation financière des deux entités pour s'assurer que des mesures de contrôle sont en place et que les autorisations sont respectées.

Tableau 1a : État des autorisations (non vérifié)

Tableau 2a : Dépenses budgétaires du Ministère par articles courants (non vérifié)