Rapport sommaire sur la vérification de bénéficiaire effectuée sur Prophet River First Nation
Nom : Prophet River First Nation
Lieu : Colombie-Britannique
Population : 95 personnes vivant dans la réserve; 279 personnes inscrites au total
Situation de manquement au moment de la vérification : Aucun
Situation actuelle de manquement : Aucun
Chef actuel : Lynette Tsakoza
Période visée par la vérification : Du 1er avril 2012 au 31 mars 2014
Montant du financement d'AANC vérifié : 2 384 966 $
Contexte
Services aux Autochtones Canada (SAC), anciennement Affaires autochtones et du Nord Canada (AANC), a choisi Prophet River First Nation pour faire l'objet d'une vérification de bénéficiaires en raison de son résultat à l'évaluation des risques 2011-2012 et d'autres facteurs de risques.
L'objectif de la vérification du bénéficiaire consistait à fournir l'assurance que le financement fourni au bénéficiaire par Canada a été dépensé aux fins prévues et en conformité avec les modalités des ententes de financement de 2012-2013 et de 2013-2014. Cet objectif a été atteint par deux moyens :
- l'examen de l'efficacité des opérations du cadre de contrôle de la gestion financière en place à Prophet River First Nation; et
- l'examen de la conformité concernant l'admissibilité des dépenses déclarées en vertu des modalités des ententes de financement conclues avec SAC.
SAC a mandaté le cabinet de vérification indépendant, Samson & Associés, de procéder à la vérification du bénéficiaire. La vérification s'est déroulée du 2 au 6 mars 2015. La vérification a été complétée et les vérificateurs ont obtenu des éléments probants suffisants et appropriés pour appuyer leurs conclusions.
Constatations
Les procédures mises en place ont identifié certaines faiblesses de contrôle dans la gouvernance, l'administration du programme, la supervision des dépenses et la gestion financière qui, si bien conçues et gérées, permettraient de s'assurer que les fonds soient dépensés aux fins prévues et conformément aux conditions de l'entente. Vous trouverez ci-dessous quelques conclusions et recommandations clés identifiées dans le rapport de vérification.
Gouvernance par le Chef et les membres du Conseil
Les procédures effectuées, ont identifié les meilleures pratiques et les domaines dans lesquels il existe des opportunités d'améliorer la gouvernance et l'administration des programmes financés par les SAC. La structure de gouvernance du bénéficiaire a été clairement établie; les lignes de responsabilités ont été établies au moyen d'un organigramme et les budgets sont fournis aux gestionnaires lors de réunions officielles fréquentes. La vérification a identifié certaines faiblesses. Le manuel des ressources humaines du bénéficiaire est en ébauche. Il est recommandé que le Chef et les membres du Conseil veillent à ce que le manuel des ressources humaines soit examiné, approuvé et finalisé. Le manuel devrait être mis à jour régulièrement. Il n'y a pas de procédures ou de directives écrites pour soutenir l'achat de biens ou de services. Il est recommandé que le gestionnaire des opérations élabore une politique d'achat pour l'approbation du Chef et des membres du Conseil; les employés et les superviseurs doivent comprendre et respecter les exigences de cette politique. Les politiques devraient être revues et mises à jour régulièrement.
Gestion de la Bande
Les procédures ont permis d'identifier les meilleures pratiques et les points à améliorer concernant la gestion financière de la bande. Des procédures formelles existent dans l'organisation bénéficiaire pour impliquer les membres dans les décisions de la communauté. Le Conseil a maintenu un système adéquat de reddition de comptes à ses membres. De plus, il y avait une séparation appropriée des tâches dans l'approbation, le paiement et l'enregistrement des dépenses ainsi que dans la fonction d'embauche et de paye. La vérification a identifié quelques faiblesses. Dans certains cas, les paiements pour dépenses ont été traités sans pièces justificatives adéquates ou sans approbation appropriée. Il est recommandé que le gestionnaire des opérations implémente des contrôles pour s'assurer que les paiements sont supportés par une documentation adéquate (reçus, factures, etc.) et des approbations. La comptabilisation des fonds identifiés par le bénéficiaire comme « Préétabli » n'est pas séparée par programme. Il est recommandé que le Chef et les membres du Conseil veillent à ce que la structure du plan comptable soit modifiée pour s'assurer que le financement « Préétabli » soit comptabilisé séparément par programme.
Situation actuelle
Une copie du rapport final a été envoyée au bénéficiaire. SAC et le bénéficiaire travaillent conjointement pour donner suite à ces constatations.
Avertissement : Le présent rapport sommaire a été préparé en fonction des renseignements contenus dans le rapport de vérification du bénéficiaire visant Prophet River First Nation pour le compte des SAC. Le rapport produit pour les SAC est réservé à l'utilisation du bénéficiaire et de la direction des SAC. Le rapport sommaire ne présente qu'un portrait limité des constatations générales tirées de la vérification et ne fournit pas de détail sur le processus de vérification ou les constatations. Par conséquent, il pourrait ne pas convenir au but et à l'utilisation visés par le lecteur.