Rapport sommaire sur la vérification de bénéficiaire effectuée sur Tribal Chief Child and Family Services (East) Society
Nom : Tribal Chief Child and Family Services (East) Society
Lieu : Alberta
Population : 3 007 personnes vivant dans la réserve; 5 552 personnes inscrites au total
Situation de manquement au moment de la vérification : Aucun
Situation actuelle de manquement : Aucun
Directrice exécutive actuelle : Kathleen Gawda
Période visée par la vérification : Du 1er avril 2014 au 31 mars 2016
Montant du financement d'AANC vérifié : 9 665 085 $
Contexte
Services aux Autochtones Canada (SAC), anciennement Affaires autochtones et du Nord Canada (AANC), a choisi Tribal Chief Child and Family Services (East) Society de la région d'Alberta pour faire l'objet d'une vérification de bénéficiaire en raison de son résultat à l'évaluation des risques 2014-2015 et d'autres facteurs de risques.
L'objectif de la vérification du bénéficiaire consistait à fournir l'assurance que le financement fourni au bénéficiaire par SAC a été dépensé aux fins prévues et en conformité avec les modalités des ententes de financement de 2014-2015 et de 2015-2016. Cet objectif a été atteint par deux moyens :
- l'examen de l'efficacité des opérations du cadre de contrôle de la gestion financière en place à Tribal Chief Child and Family Services (East) Society; et
- l'examen de la conformité concernant l'admissibilité des dépenses déclarées en vertu des modalités des ententes de financement conclues avec SAC.
SAC a mandaté le cabinet de vérification indépendant, Ernst & Young (EY), de procéder à la vérification du bénéficiaire. La vérification s'est déroulée du 13 au 15 février 2017. La vérification a été complétée et les vérificateurs ont obtenu des éléments probants suffisants et appropriés pour appuyer leurs conclusions.
Constatations
Les procédures mises en œuvre ont indiqué que les processus de contrôle financier interne sont, pour la plupart, en place et bien gérés. Il y a cependant quelques procédures qui ont identifié des faiblesses de contrôle au sein de la gouvernance, de l'administration du programme et de la gestion financière. La prise en compte de ces contrôles internes renforcera la façon dont le bénéficiaire gère et alloue ses fonds conformément à l'accord.
Les procédures de vérification ont permis d'identifier les domaines clés, soulignés ci-dessous, où il existe des possibilités d'améliorer la gouvernance et l'administration des programmes financés par les SAC.
Gouvernance par le Conseil d'administration
Tribal Chief Child and Family Services (East) Society a ses Statuts dans l'ordre, car l'index inclut sa mission, ses valeurs, sa responsabilité, son code de conduite, etc. Il y a des procès-verbaux pour les réunions mensuelles du Conseil d'administration. Le bénéficiaire dispose également d'un organigramme, d'un manuel de l'employé et d'un manuel de politiques et de procédures d'administration financière. Il aborde les rôles et les responsabilités des membres, clarifie les responsabilités et la reddition de comptes et assure la bonne administration du programme. Les états financiers annuels vérifiés de 2015-2016 n'ont pas été soumis à temps à l'Administration centrale conformément à l'entente. Il est recommandé que le Conseil d'administration surveille les exigences et les dates limites de présentation de rapports afin de s'assurer que les documents et les contenus requis soient livrés aux SAC en temps opportun.
Gestion de la Bande
Le bénéficiaire a établi et maintenu les systèmes comptables et les procédures nécessaires à la mise en œuvre de l'accord. Les politiques financières sont bien documentées dans le manuel du bénéficiaire; ces dernières sont modifiées en conséquence si des difficultés opérationnelles l'exigent. Le manuel est revu et approuvé par le Conseil d'administration périodiquement. En outre, toutes les dépenses sont approuvées et signées par le Département des finances et le Directeur exécutif. Certaines dépenses encourues ont été jugées inadmissibles, car elles n'ont pas soutenu les objectifs du programme. Il est recommandé que l'agent principal des finances veille à ce qu'une documentation adéquate, comme les factures, reçus, approbations, etc., soit maintenue et conservée dans un dossier pour corroborer l'achat de biens et de services avant leur traitement et leur paiement.
Situation actuelle
Une copie du rapport final a été envoyée au bénéficiaire. SAC et le bénéficiaire travaillent conjointement pour donner suite à ces constatations.
Avertissement : Le présent rapport sommaire a été préparé en fonction des renseignements contenus dans le rapport de vérification du bénéficiaire visant Tribal Chief Child and Family Services (East) Society pour le compte des SAC. Le rapport produit pour les SAC est réservé à l'utilisation du bénéficiaire et de la direction des SAC. Le rapport sommaire ne présente qu'un portrait limité des constatations générales tirées de la vérification et ne fournit pas de détail sur le processus de vérification ou les constatations. Par conséquent, il pourrait ne pas convenir au but et à l'utilisation visés par le lecteur.