Rapport sur la vérification du bénéficiaire Indian Business Corporation
Nom : Indian Business Corporation (site Web non disponible en français)
Lieu : Alberta
État des manquements au moment de la vérification : pas de manquement (2011-2012)
Situation de manquement à l'heure actuelle : pas de manquement (2015-2016)
Période couverte par la vérification : 1er avril 2008 au 31 mars 2012
Montant du financement d'AADNC vérifié : 2 225 800 $
Contexte
Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) a décidé de soumettre Indian Business Corporation (IBC) à une vérification du bénéficiaire en 2012-2013 en raison des résultats obtenus lors de l'évaluation du risque de 2011-2012 et d'autres facteurs de risque.
Cette vérification visait à :
- Assurer la conformité aux modalités de l'entente de financement d'AADNC;
- Assurer la conformité des politiques et directives du Conseil du Trésor et d'AADNC;
- Évaluer l'efficience et l'efficacité du cadre de gestion financière du bénéficiaire pour gérer les programmes, ainsi que la capacité organisationnelle du bénéficiaire;
- Évaluer la pertinence des mesures de contrôle financier et des mécanismes mis en place pour gérer efficacement les risques.
La firme de vérification indépendante Samson & Associates a été chargée d'entreprendre la vérification du bénéficiaire. Elle a examiné trois ententes de financement et une lettre d'offre. La vérification a été effectuée en février 2013. (La lettre d'offre est un accord juridique qu'utilisait Entreprise autochtone Canada pour verser des fonds, avant d'intégrer AADNC).
Indian Business Corporation a été mis sur pied en 1987 dans le but d'offrir des possibilités de financement aux Premières Nations.
Indian Business Corporation est l'une des quelque 30 sociétés de financement des Autochtones du Canada qui reçoit du financement d'Affaires autochtones et Développement du Nord Canada. Les sociétés de financement des Autochtones offrent des prêts de perfectionnement à des clients autochtones, pour des emprunts qui représentent habituellement des profils de risque plus élevés que ceux acceptables par les institutions financières conventionnelles. Indian Business Corporation est une entreprise possédée en propriété exclusive d'une fiducie dont les bénéficiaires sont les Premières Nations d'Alberta visées par les traités no6, no7 et no8.
Le mandat d'Indian Business Corporation est de fournir aux agriculteurs, grands éleveurs et entreprises des Premières Nations, sur et hors réserve de l'Ouest canadien, un accès à des capitaux. Indian Business Corporation offre aussi du financement pour l'acquisition d'équipement commercial comme de gros camions et des pelles rétrocaveuses. Il offre aussi des prêts aux consommateurs et des prêts à des fins commerciales. Le portefeuille de prêts d'Indian Business Corporation s'élève actuellement à 10 millions de dollars.
Constatations
La vérification n'a révélé aucun montant récupérable.
La vérification a révélé que le bénéficiaire s'est conformé aux modalités et conditions de l'entente et de la lettre d'offre, à l'exception de deux articles de la lettre d'offre.
Administration du programme
Problème no1 : L'article 5.1 c) de la lettre d'offre stipule que [traduction] « le conseil d'administration d'Indian Business Corporation limite la rémunération totale des directeurs de la société et des fiduciaires de la fiducie de revenus d'entreprises d'Indian Business Corporation à 100 000 $ par année, y compris les honoraires, les dépenses, les avances sur salaire, les honoraires de réunions et autres paiements, et exige que ces paiements soient divulgués dans les états financiers vérifiés ». La vérification a révélé qu'en dépit des pièces justificatives des dépenses réclamées par les membres du conseil d'administration, le montant total réclamé dépassait 100 000 $ par membre en matière de rémunération annuelle. Indian Business Corporation a versé une rémunération excédentaire aux membres du conseil d'administration de l'ordre de 145 992 $ entre le 1er octobre 2008 et le 30 septembre 2012.
Problème no2 : L'article 2.2, conflit d'intérêts, de la lettre d'offre stipule ce qui suit : [traduction] « les prêts aux entreprises autochtones ayant un lien direct ou indirect avec le bénéficiaire doivent être examinés par un cabinet de vérification indépendant au moyen d'une analyse externe acceptable pour le ministre et peuvent uniquement être approuvés par tous les membres du conseil d'administration : une copie du rapport d'analyse doit être versée au dossier à des fins d'inspection ». La vérification a révélé que le prêt au montant de 571 299 $ a été approuvé et que des dépenses de 181 352 $ ont été engagées avant l'exécution de l'analyse indépendante. En outre, un examen du dossier de demande de prêt a révélé que le bénéficiaire n'avait pas exercé la diligence raisonnable, comme il le doit, en vertu de sa politique sur l'octroi de prêts. Par exemple, le plan d'affaires ne renfermait pas d'estimation du flux de trésorerie, du revenu et des dépenses, et il n'y avait aucune indication quant à la capacité de remboursement de l'emprunteur. Enfin, l'une des deux analyses effectuées par le bénéficiaire recommandait qu'Indian Business Corporation n'octroie pas le prêt.
Politiques et procédures à l'appui de l'exécution des programmes
Un examen de la politique du conseil d'administration a révélé que certaines procédures n'ont pas été incluses, par exemple :
- La procédure permettant de déterminer le taux de rémunération approprié des membres du conseil d'administration;
- Le mandat des membres du conseil d'administration et du président;
- La procédure d'élection des membres du conseil d'administration et du président (y compris l'annonce de l'assemblée générale annuelle et les conditions de fin des procédures électorales);
- Le mandat de chaque comité exécutif;
- Un examen de la politique du conseil administrateur a révélé que les dépenses de déplacement n'étaient pas conformes à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, la vérification a révélé que les membres du conseil administrateur ne tenaient pas compte des facteurs économiques lorsqu'ils planifiaient leurs déplacements contrairement à ce qu'exige la Directive.
En outre, la vérification a révélé que deux prêts avaient été éliminés du bilan : un prêt au président et un autre au frère de ce dernier. Le motif précisé au dossier pour la radiation du prêt du frère est que, malgré de nombreuses recherches, ce dernier restait introuvable.
Gestion financière
Les contrôles administratifs et financiers du bénéficiaire sur son portefeuille de prêts et l'agent de soutien opérationnel se sont avérés appropriés et fonctionnent efficacement.
Recommandations
- Il est recommandé que pour les prochains prêts à des entreprises autochtones ayant un lien direct ou indirect avec Indian Business Corporation, une analyse externe indépendante soit présentée et acceptée par le ministre avant le versement du prêt.
- Il est recommandé que le bénéficiaire recouvre auprès des membres le montant de 145 992 $ qui réduirait les dépenses du conseil d'administration à 100 000 $ pour chaque membre, conformément à l'article 5.1c) de la lettre d'offre, et que le bénéficiaire veille à se conformer à cette exigence dans les prochains exercices. Toutefois, si le bénéficiaire ne parvient pas à récupérer les fonds de son conseil d'administration, il est recommandé qu'AADNC exerce son droit de manquement conformément à l'article 9.1 f) qui stipule : « L'événement suivant constitue un manquement : de l'avis du ministre, le bénéficiaire ne satisfait à aucune condition ou engagement dans la présente entente n'est pas respectée à toutes égards importants et un tel manquement n'a pas été régularisé par ou remédié dans les trente (30) jours ou un préavis écrit d'un tel manquement ayant été fourni à ou une condition de la présente entente "et de rappeler le prêt de capitalisation 2 000 000 $. »
- Certains membres du conseil d'administration d'Indian Business Corporation font aussi partie du conseil d'administration d'Indian Business Corporation Energy, une filiale entièrement détenue par Indian Business Corporation qui vise principalement à créer des possibilités pour les Premières Nations désireuses d'assumer un plus grand contrôle sur ses ressources pétrolières et gazières. En conséquence, les vérificateurs recommandent que la direction d'Indian Business Corporation examine les dépenses réclamées par les membres du conseil d'administration d'Indian Business Corporation Energy et s'assure que les dépenses réclamées sont raisonnables et que le principe de l'obligation de loyauté a été appliqué de manière à tenir compte des intérêts d'Indian Business Corporation et de ses bénéficiaires (collectivités visées par les traités no6, no7 et no8).
- Il est recommandé qu'Indian Business Corporation inclue, dans la politique du conseil d'administration, des procédures qui prévoient ce qui suit :
- Le taux de rémunération appropriée pour les membres du conseil d'administration. La politique devrait tenir compte de la rémunération offerte dans d'autres sociétés de financement des Autochtones comparables.
- Le mandat décrivant les rôles des membres du conseil d'administration et du président.
- La procédure d'élection des directeurs (y compris l'annonce de l'assemblée générale annuelle pour donner des précisions sur les procédures électorales).
- Le mandat des comités exécutifs.
- Il est recommandé que le gestionnaire général d'Indian Business Corporation renseigne les membres du conseil d'administration sur les règles, règlements et taux prévus dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte du gouvernement du Canada. En outre, on devrait créer une politique établissant que le directeur général puisse refuser de rembourser les frais de déplacement, sans compromettre son poste à Indian Business Corporation, lorsque les dépenses ont été engagées par les membres du conseil d'administration et n'étaient pas dans l'intérêt d'Indian Business Corporation.
- Il est recommandé que le conseil d'administration applique la politique relative à l'obligation de loyauté et exige que le président d'Indian Business Corporation rembourse son prêt. En outre, le conseil d'administration devrait amorcer des mesures de recouvrement visant les prêts en instance auprès d'Indian Business Corporation (p.ex. prêt au frère du président).
Conclusion
Une copie du rapport final a été envoyée au bénéficiaire. La vérification n'a révélé aucun montant à récupérer. Le Ministère travaille avec le bénéficiaire pour élaborer un plan d'action pour répondre aux recommandations.