Rapport sommaire sur la vérification de bénéficiaire effectuée sur Dease River First Nation
Nom: Dease River First Nation
Lieu: British Columbia
Population : 37 personnes vivant dans la réserve; 182 personnes inscrites au total (déc. 2017)
Situation de manquement au moment de la vérification : Plan d'action de gestion
Situation actuelle de manquement : Aucun
Chef actuel : Ruby Johnny
Période visée par la vérification : Du 1er avril 2010 au 31 mars 2012
Montant du financement d'AANC vérifié : 3 006 273 $
Contexte
Services aux Autochtones Canada (SAC), anciennement connu sous le nom d'Affaires autochtones et du Nord Canada (AANC), a choisi Dease River First Nation de la région de la Colombie-Britannique pour faire l'objet d'une vérification de bénéficiaire en raison de son résultat à l'évaluation des risques 2012-2013 de SAC et d'autres facteurs de risque.
L'objectif de la vérification du bénéficiaire consistait à fournir l'assurance que le financement fourni au bénéficiaire par SAC a été dépensé aux fins prévues et en conformité avec les modalités des ententes de financement de 2010-2011 et de 2011-2012. Cet objectif a été atteint par deux moyens :
- l'examen de l'efficacité des opérations du cadre de contrôle de la gestion financière en place pour Dease River First Nation; et
- l'examen de la conformité concernant l'admissibilité des dépenses déclarées en vertu des modalités des ententes de financement conclues avec SAC.
SAC a mandaté le cabinet de vérification indépendant Samson & Associés de procéder à la vérification du bénéficiaire. La vérification s'est déroulée du 26 février 2013 au 7 mars 2013. Selon le rapport de vérification, les montants présentés par le vérificateur donnent, dans tous leurs aspects significatifs, une image fidèle des coûts admissibles pour la période du 1er avril 2010 au 31 mars 2012 aux termes de l'entente de financement et de ses modifications.
Constatations
La vérification a permis de constater que certains processus internes de contrôle financier n'étaient pas adéquatement en place pour assurer l'administration des programmes, la gestion financière et les systèmes de production de rapports. Le redressement de ces contrôles internes permettra de consolider la façon dont le bénéficiaire gère et affecte ses fonds conformément aux ententes. Vous trouverez ci-dessous certaines des principales constatations et recommandations énoncées dans le rapport de vérification du bénéficiaire.
Gouvernance par le Chef et les membres du Conseil
Les vérificateurs ont cerné des possibilités d'améliorer la gouvernance à l'appui de programmes financés par SAC. Il est recommandé que Dease River mette en place un code d'éthique pour le chef et les membres du conseil, qui porterait sur les rôles et les responsabilités, et un mécanisme de règlement des différends. Il est aussi recommandé que le bénéficiaire rédige et conserve les procès-verbaux de toutes les réunions du conseil pour justifier les décisions. Il y aurait ainsi plus de transparence à l'égard des membres de la collectivité.
Gestion de la Bande
La vérification a permis de relever des points à améliorer en matière de procédures de gestion financière de la bande. Il est recommandé que le bénéficiaire mette à jour tous ses manuels sur les politiques financières et opérationnelles afin de refléter les pratiques exemplaires actuelles. Ces politiques mises à jour doivent être approuvées par le chef et le conseil, et il faut en informer tous les employés de l'organisation. Il est aussi recommandé que tous les dossiers des employés contiennent des renseignements de base, comme une description de l'emploi, le contrat d'emploi, l'évaluation annuelle de rendement et les documents appropriés autorisant les changements en matière de rémunération. Il est aussi recommandé que les rapports financiers internes du bénéficiaire incluent des renseignements budgétaires. Cela permettrait aux gestionnaires de bien surveiller les dépenses et d'améliorer la gestion de la trésorerie.
Situation actuelle
Une copie du rapport final a été envoyée au bénéficiaire. SAC et le bénéficiaire travaillent conjointement pour donner suite à ces constatations.
Avertissement : Le présent rapport sommaire a été préparé en fonction des renseignements contenus dans le rapport de vérification du bénéficiaire visant Dease River First Nation pour le compte de SAC. Le rapport produit pour les SAC est réservé à l'utilisation du bénéficiaire et de la direction des SAC. Le rapport sommaire ne présente qu'un portrait limité des constatations générales tirées de la vérification et ne fournit pas de détail sur le processus de vérification ou les constatations. Par conséquent, il pourrait ne pas convenir au but et à l'utilisation visés par le lecteur.