Rapport sommaire sur la vérification de bénéficiaire effectuée sur Sheguiandah First Nation
Nom : Sheguiandah First Nation (non disponible en français)
Lieu : Ontario
Population : 150 personnes vivant dans la réserve; 408 personnes inscrites au total
Situation de manquement au moment de la vérification : Pas de manquement
Situation actuelle de manquement : Pas de manquement
Chef actuel : Andrew Aguonia
Période visée par la vérification : Du 1er avril 2011 au 31 mars 2013
Montant du financement d'AANC vérifié : 2 908 924 $
Contexte
Affaires autochtones et du Nord Canada (AANC), anciennement connu sous le nom d'Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC), a choisi Sheguiandah First Nation dans la région de l'Ontario pour faire l'objet d'une vérification de bénéficiaire en raison de son résultat à l'évaluation des risques 2014-2015 et d'autres facteurs de risque.
L'objectif de la vérification du bénéficiaire consistait à fournir l'assurance que le financement fourni au bénéficiaire par AANC a été dépensé aux fins prévues et en conformité avec les modalités des ententes de financement de 2011-2012 et de 2012-2013. Cet objectif a été atteint par deux moyens :
- l'examen de l'efficacité des opérations du cadre de contrôle de la gestion financière en place à Sheguiandah First Nation; et
- l'examen de la conformité concernant l'admissibilité des dépenses déclarées en vertu des modalités des ententes de financement conclues avec AANC.
AANC a mandaté Ernst & Young LLP, un cabinet de vérification indépendant, de procéder à la vérification du bénéficiaire. La vérification s'est déroulée du 16 juin 2014 au 19 juin 2014.
Constatations
La vérification a permis de constater certaines lacunes dans les processus internes de contrôle financier mis en place pour assurer l'administration des programmes, la gestion financière et les systèmes de production de rapports. Par conséquent, certaines dépenses examinées dans le cadre de la vérification ne respectaient pas les modalités établies dans les ententes de financement.
Gouvernance par le Chef et le Conseil
Les vérificateurs ont cerné des possibilités pour améliorer la gouvernance des programmes financés par AANC. L'une de leurs principales recommandations était que les membres du Conseil et la direction élaborent des politiques et des procédures officielles, notamment des politiques et des procédures de comptabilité et d'appel d'offres explicitement documentées et communiquées aux employés. Une fois mises en œuvre, ces politiques et procédures devraient faire l'objet d'une surveillance régulière. Une autre des recommandations principales était que le bénéficiaire mette en place un processus d'examen en temps opportun pour évaluer le rendement des programmes en fonction des objectifs des programmes.
Gestion de la Bande
Les vérificateurs ont également cerné des possibilités pour améliorer la gestion de la bande des programmes financés par AANC. Une des recommandations principales était que le bénéficiaire devrait documenter les confirmations d'emplois, les salaires et les descriptions de travail de tous les employés actuels. De plus, tous les nouveaux employés devraient être tenus de signer un contrat de travail décrivant les conditions de leur emploi, notamment les renseignements sur leur salaire. Une autre recommandation clé était que les bons de commande, les factures et les bordereaux d'expédition (s'il y a lieu) devraient être examinés et approuvés par un gestionnaire de niveau pertinent afin de vérifier la validité et l'admissibilité des dépenses en fonction des lignes directrices.
Situation actuelle
Une copie du rapport final a été envoyée au bénéficiaire. AANC et le bénéficiaire travaillent conjointement pour donner suite à ces constatations.
Avertissement : Le présent rapport sommaire a été préparé en fonction des renseignements contenus dans le Rapport de vérification du bénéficiaire visant Sheguiandah First Nation pour le compte d'AANC. Le rapport produit pour AANC est réservé à l'utilisation du bénéficiaire et de la direction d'AANC. Le rapport sommaire ne présente qu'un portrait limité des constatations générales tirées de la vérification et ne fournit pas de détail sur le processus de vérification ou les constatations. Par conséquent, il pourrait ne pas convenir au but et à l'utilisation visés par le lecteur.