Rapport sommaire sur la vérification de bénéficiaire effectuée sur Les Mohawks of Kanesatake
Nom : Mohawks of Kanesatake
Lieu : Québec
Population : 1 384 personnes vivant dans la réserve; 2 472 personnes inscrites au total
Situation de manquement au moment de la vérification : Pas de manquement
Situation actuelle de manquement : Pas de manquement
Chef actuel : Serge Otsi Simon
Période visée par la vérification : Du 1er avril 2012 au 31 mars 2014
Montant du financement d'AANC vérifié : 13 961 467 $
Contexte
Affaires autochtones et du Nord Canada (AANC), autrefois appelé Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC), a choisi les Mohawks of Kanesatake pour faire l'objet d'une vérification de bénéficiaire en raison de son résultat à l'évaluation des risques 2013-2014 et d'autres facteurs de risque.
L'objectif de la vérification du bénéficiaire consistait à fournir l'assurance que le financement fourni au bénéficiaire par AANC a été dépensé aux fins prévues et en conformité avec les modalités des ententes de financement de 2012-2013 et de 2013-2014. Cet objectif a été atteint par deux moyens :
- l'examen de l'efficacité des opérations du cadre de contrôle de la gestion financière en place à Mohawks of Kanesatake; et
- l'examen de la conformité concernant l'admissibilité des dépenses déclarées en vertu des modalités des ententes de financement conclues avec AANC.
AANC a mandaté Spearhead Canada Management Ltd., un cabinet de vérification indépendant, de procéder à la vérification du bénéficiaire. La vérification a été effectuée du 16 février 2015 au 20 février 2015. Les montants vérifiés détaillés dans le rapport de vérification donnent, dans tous les aspects significatifs, une image fidèle des coûts admissibles pour la période du 1er avril 2012 au 31 mars 2014 aux termes et conditions financières des ententes de financement et de ses modifications.
Constatations
La vérification a permis de constater que, de façon générale, des processus internes de contrôle financier ont été instaurés et sont bien gérés. Toutefois, quelques procédures ont mis en lumière des faiblesses sur le plan du contrôle relativement à la gouvernance, l'administration des programmes et la gestion financière. Le redressement de ces contrôles internes permettra de consolider la façon dont le bénéficiaire gère et affecte ses fonds conformément aux ententes. Le bénéficiaire a mis en application certaines des recommandations faites par le vérificateur et met présentement en œuvre les dernières recommandations. Voici certaines des principales constatations et recommandations énoncées dans le rapport de vérification.
Gouvernance par le Chef et le Conseil
Les vérificateurs ont cerné des possibilités d'amélioration en ce qui a trait à la gouvernance et à l'administration des programmes financés par AANC. Il est recommandé que le bénéficiaire élabore un organigramme permettant aux employés de mieux comprendre les rôles et les responsabilités associés à chacun des postes; ce qui aura pour effet d'accroître la responsabilisation du personnel. Le bénéficiaire devrait également élaborer un processus normalisé afin d'approuver les plans de travail. Il est recommandé de veiller à ce que les politiques soient examinées et approuvées de façon régulière. Le bénéficiaire a l'intention de mettre en œuvre les recommandations.
Gestion de la Bande
La vérification a permis de relever des points à améliorer en matière de procédures de gestion financière de la bande. Le bénéficiaire devrait comptabiliser adéquatement les transferts de fonds afin de mieux refléter les revenus et les dépenses. Il est recommandé que le chef et les conseillers veillent à ce qu'un examen indépendant des feuilles de paie soit effectué pour améliorer le contrôle financier interne de la fonction de la paie. Le bénéficiaire a mis en œuvre ces recommandations.
Situation actuelle
Une copie du rapport final a été envoyée au bénéficiaire. AANC et le bénéficiaire travaillent conjointement pour donner suite à ces constatations.
Avertissement : Le présent rapport sommaire a été préparé en fonction des renseignements contenus dans le Rapport de vérification du bénéficiaire visant Mohawks of Kanesatake pour le compte d'AANC. Le rapport produit pour AANC est réservé à l'utilisation du bénéficiaire et de la direction d'AANC. Le rapport sommaire ne présente qu'un portrait limité des constatations générales tirées de la vérification et ne fournit pas de détail sur le processus de vérification ou les constatations. Par conséquent, il pourrait ne pas convenir au but et à l'utilisation visés par le lecteur.