Rapport sommaire sur la vérification de bénéficiaire effectuée sur Ts'kw'aylaxw First Nation
Nom : Ts'kw'aylaxw First Nation (non disponible en français)
Lieu : Colombie-Britannique
Population : 196 personnes vivant dans la réserve; 573 personnes inscrites au total
Situation de manquement au moment de la vérification : Aucun
Situation actuelle de manquement : Aucun
Chef actuel : Francis Alec
Période visée par la vérification : Du 1er avril 2011 au 31 mars 2013
Montant du financement d'AANC vérifié : 3 168 594 $
Contexte
Affaires autochtones et du Nord Canada (AANC), anciennement connu sous le nom d'Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC), a choisi Ts'kw'aylaxw First Nation de la région de la Colombie-Britannique pour faire l'objet d'une vérification de bénéficiaire en raison de son résultat à l'évaluation des risques 2012-2013 et d'autres facteurs de risque.
L'objectif de la vérification du bénéficiaire consistait à fournir l'assurance que le financement fourni au bénéficiaire par AANC a été dépensé aux fins prévues et en conformité avec les modalités des ententes de financement de 2010-2011 et de 2011-2012. Cet objectif a été atteint par deux moyens :
- l'examen de l'efficacité des opérations du cadre de contrôle de la gestion financière en place à Ts'kw'aylaxw First Nation; et
- l'examen de la conformité concernant l'admissibilité des dépenses déclarées en vertu des modalités des ententes de financement conclues avec AANC.
AANC a mandaté Samson & Associés, un cabinet de vérification indépendant, de procéder à la vérification du bénéficiaire. La vérification s'est déroulée du 14 Janvier 2013 au 25 janvier 2013. Le vérificateur a émis une opinion avec réserve pour la période du 1er avril 2011 au 31 mars 2013 selon les conditions financières des ententes de financement. Suite aux travaux de vérification subséquents effectués, il a été conclu qu'il n'y avait aucun changement au rapport final.
Constatations
La vérification a permis de constater que la Première Nation n'avait pas mis en place des processus internes de contrôle financier pour l'administration des programmes, la gestion financière et les systèmes de production de rapports. Par conséquent, certaines des dépenses examinées dans le cadre de la vérification ne respectent pas les modalités établies dans les ententes de financement.
Gouvernance par le Chef et le Conseil
Les vérificateurs ont cerné des possibilités pour améliorer la gouvernance des programmes financés par AANC. L'une de leurs principales recommandations étant que le bénéficiaire fournisse aux directeurs et aux coordonnateurs de programmes leur budget annuel et un sommaire mensuel des dépenses correspondantes afin que ces personnes soient responsables de la gestion de leurs budgets.
Gestion de la Bande
Les vérificateurs ont également cerné des aspects de la gestion par la bande des programmes financés par AANC qui pourraient être améliorés. L'une de leurs recommandations principales était que le bénéficiaire s'assure que l'ensemble des écritures de journal enregistrées soit justifié, comme il se doit, par les documents appropriés. Une autre recommandation clé était que le bénéficiaire établisse un calendrier des congés afin de pouvoir faire un suivi des congés annuels, des congés de maladie et autres congés personnels afin de s'assurer que la présence du personnel est adéquatement documentée.
Situation actuelle
Une copie du rapport final a été envoyée au bénéficiaire. AANC et le bénéficiaire travaillent conjointement pour donner suite à ces constatations.
Avertissement : Le présent rapport sommaire a été préparé en fonction des renseignements contenus dans le Rapport de vérification du bénéficiaire visant Ts'kw'aylaxw First Nation pour le compte d'AANC. Le rapport produit pour AANC est réservé à l'utilisation du bénéficiaire et de la direction d'AANC. Le rapport sommaire ne présente qu'un portrait limité des constatations générales tirées de la vérification et ne fournit pas de détail sur le processus de vérification ou les constatations. Par conséquent, il pourrait ne pas convenir au but et à l'utilisation visés par le lecteur.