Rapport sommaire sur la vérification de bénéficiaire effectuée sur La Première Nation des Montagnais de Pakua Shipi
Nom : La Première Nation des Montagnais de Pakua Shipi (non disponible en français)
Lieu : Québec
Population : 5 personnes vivant dans la réserve; 380 personnes inscrites au total
Situation de manquement au moment de la vérification : Conseiller nommé par le bénéficiaire – PAG
Situation actuelle de manquement : Pas de manquement
Chef actuel : Denis Mestenapéo
Période visée par la vérification : Du 1er avril 2010 au 31 octobre 2011
Montant du financement d'AANC vérifié : 6 868 837 $
Contexte
Affaires autochtones et du Nord Canada (AANC), autrefois appelé Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC), a choisi La Première Nation des Montagnais de Pakua Shipi pour faire l'objet d'une vérification de bénéficiaire en raison de son résultat à l'évaluation des risques 2012-2013 et d'autres facteurs de risque.
L'objectif de la vérification du bénéficiaire consistait à fournir l'assurance que le financement fourni au bénéficiaire par AANC a été dépensé aux fins prévues et en conformité avec les modalités des ententes de financement de 2010-2011 et de 2011-2012. Cet objectif a été atteint par deux moyens :
- l'examen de l'efficacité des opérations du cadre de contrôle de la gestion financière en place à La Première Nation des Montagnais de Pakua Shipi; et
- l'examen de la conformité concernant l'admissibilité des dépenses déclarées en vertu des modalités des ententes de financement conclues avec AANC.
AANC a mandaté le cabinet de vérification indépendant, Samson & Associés, de procéder à la vérification du bénéficiaire. Les vérificateurs n'ont pu émettre d'opinion sur l'ensemble de la période couverte par l'entente puisque les détails des transactions financières n'ont pas pu être fournis pour la période du 1er novembre 2011 au 31 mars 2012.
Constatations
La vérification effectuée a permis de faire ressortir quelques faiblesses en ce qui a trait à la gouvernance, à la gestion financière et à la gestion de la bande. Toutefois, de façon générale, le bénéficiaire s'est conformé aux modalités de l'entente de financement.
Gouvernance par le Chef et les membres du Conseil
Les vérificateurs ont identifié des possibilités d'amélioration en ce qui a trait à la gouvernance à l'appui des programmes financés par AANC. Il est recommandé que le bénéficiaire crée un poste de directeur général afin d'assurer une saine gestion des activités quotidiennes et de favoriser l'atteinte des objectifs organisationnels. Il est également recommandé que le bénéficiaire définisse tous les postes de l'organisation au moyen d'une description de tâches, énonçant les exigences s'y rattachant. Afin d'effectuer un suivi, il a été recommandé que le bénéficiaire effectue un rapport formel d'évaluation du rendement qui serait conservé au dossier des employés à titre de référence. De plus, en vue d'arrimer les pratiques de gestions aux politiques et directives en place, le salaire des employés devrait faire l'objet d'une approbation écrite par les membres du Conseil de la bande et la direction générale.
Gestion de la Bande
La vérification effectuée a révélé que des contrôles financiers liés à la gestion de la bande étaient en place afin de soutenir les programmes financés par AANC. Toutefois, certaines recommandations ont été émises à l'égard des remboursements effectués malgré plusieurs pièces justificatives manquantes, pourtant nécessaires. Le bénéficiaire devrait veiller à ce que ses pratiques de gestion concordent avec ce qui est énoncé dans la politique de soutien financier de la bande et qu'elles respectent les critères énoncés dans celle-ci. De plus, afin de contribuer à la transparence et à la divulgation de l'information au sein de l'organisation, il est recommandé que le bénéficiaire répertorie les procès-verbaux des décisions prises aux réunions et produise et transmette les rapports nécessaires, par exemple le document sur la planification budgétaire ainsi que les états financiers vérifiés annuels.
Situation actuelle
Une copie du rapport final a été envoyée au bénéficiaire. AANC et le bénéficiaire travaillent conjointement pour donner suite à ces constatations.
Avertissement : Le présent rapport sommaire a été préparé en fonction des renseignements contenus dans le Rapport de vérification du bénéficiaire visant La Première Nation des Montagnais de Pakua Shipi pour le compte d'AANC. Le rapport produit pour AANC est réservé à l'utilisation du bénéficiaire et de la direction d'AANC. Le rapport sommaire ne présente qu'un portrait limité des constatations générales tirées de la vérification et ne fournit pas de détail sur le processus de vérification ou les constatations. Par conséquent, il pourrait ne pas convenir au but et à l'utilisation visés par le lecteur.