Addenda à la Directive 205 : Politique de prévention et gestion des manquements

1. Date d'entrée en vigueur : Le présent Addenda entre en vigueur le 19 mars 2018.
2. Application (portée)
   
   La présente directive vise les activités réalisées dans le cadre du projet pilote de diminution du niveau d'intervention décrit dans le présent document ainsi que les participants du projet, notamment les Premières Nations, le Conseil de gestion financière des Premières nations (CGFPN), et les employés des RCAAN et du MSAC.
3. Contexte
   
   RCAAN et le MSAC participent avec le Conseil de gestion financière des Premières Nations (CGFPN) à un projet pilote de diminution du niveau d'intervention pour aider les Premières Nations à passer du niveau de gestion des ententes de financement par un séquestre-administrateur à celui du renforcement de la capacité en matière d'administration financière; les Premières Nations participantes pourront ainsi mettre un terme définitif à la gestion des ententes de financement par un séquestre-administrateur.
   
   La collaboration de toutes les parties en cause dans ce processus est nécessaire pour atteindre les résultats escomptés qui sont exposés dans le présent document.
4. Résultats escomptés (objectifs du projet pilote de diminution du niveau d'intervention)
   1. 4.1. L'objectif du projet pilote de diminution du niveau d'intervention est de faire participer les Premières Nations actuellement en situation de manquement de gestion envers RCAAN ou le MSAC à un processus de renforcement de la capacité en matière de gestion financière avec le CGFPN et permettre ainsi à ces Premières Nations de se sortir d'une situation nécessitant la gestion des ententes de financement par un séquestre-administrateur.
      1. 4.1.1.  Le CGFPN et la Première Nation contribueront ensemble à la mise en œuvre la loi sur l'administration financière de la Première Nation.
5. Exigences relatives à la diminution du niveau d'intervention dans le cadre du projet pilote
   1. 5.1. Les Premières Nations qui participent au projet pilote verront une diminution du niveau d'intervention (fin de la gestion par un séquestre-administrateur) si elles satisfont aux conditions préalables ci-dessous :
      1. 5.1.1. États financiers vérifiés à jour et lettre de recommandation;
      2. 5.1.2. Cote actuelle de l'évaluation générale (EG), et le Cahier de travail de l'EG rempli;
      3. 5.1.3. Évaluation de RCAAN ou du MSAC selon l'outil d'évaluation des manquements (OÉM);
      4. 5.1.4. Résultats du plan de renforcement de la capacité préparé par le CGF;
      5. 5.1.5. Plan de travail sur le renforcement de la capacité du bénéficiaire préparé par le CGF.
6. Participation officielle au processus du projet pilote de diminution du niveau d'intervention
   1. 6.1. La participation d'une Première Nation au projet pilote de diminution du niveau d'intervention sera confirmée par une lettre de coopération signée et une résolution du conseil de bande à cet effet. La lettre de confirmation comprendra ce qui suit :
      1. 6.1.1. Engagement à présenter une loi sur l'administration financière et à participer au processus de diminution du niveau d'intervention;
      2. 6.1.2. Engagement à conserver et à transmettre les rapports requis afin de surveiller les mesures de gestion des manquements de la Première Nation.
7. Mesures de gestion des manquements
   1. 7.1. Suivant la participation officielle de la Première Nation au projet pilote de diminution du niveau d'intervention et le respect des cinq (5) conditions préalables énumérées à la section 5.1, le niveau d'intervention sera modifié à Conseiller nommé par le bénéficiaire, lequel devra cosigner les mécanismes de transfert d'argent.
   2. 7.2. Les plans d'action de gestion (PAG) ne seront plus nécessaires puisqu'ils seront remplacés par le plan de renforcement de la capacité et le plan de travail (exigence 5.1.4 et 5.1.5).
   3. 7.3. La mesure de gestion des manquements de la Première nation est surveillée, rajustée et annulée à l'aide de l'outil d'évaluation des manquements de RCAAN ou de MSAC, outil qui tient compte des progrès démontrés par le bénéficiaire dans son plan de travail et mesurés selon les critères du CGFPN, de la recommandation du Comité directeur du projet pilote et de l'approbation de l'autorité compétente de RCAAN ou de MSAC (ASF, Comité régional des manquements ou DGR).
   4. 7.4. Si le bénéficiaire ne fait pas état de progrès dans la prestation des services, la gouvernance, l'administration et la gestion financière, la mesure de gestion des manquements du bénéficiaire peut être de nouveau rajustée à la gestion des ententes de financement par un séquestre-administrateur.
   5. 7.5. L'état de la mesure de gestion par défaut du bénéficiaire est confirmé simultanément par écrit au bénéficiaire et au CGFPN.
8. Soutien externe
   1. 8.1. Un soutien externe pourrait être requis pour de nombreux mandats distincts, notamment : la formation, l'élaboration de politiques, la prestation de services essentiels, les consultations sur la gestion de la dette, la prestation de services ou d'autres activités ciblées.
   2. 8.2. Aux fins de la présente directive, le soutien externe est divisé en trois volets.
      1. 8.2.1. Pour le renforcement de la capacité, fournisseur embauché directement par le CGFPN;
      2. 8.2.2. Pour la prestation de services essentiels et soutien à la diminution du niveau d'intervention, fournisseur embauché directement par la Première Nation;
      3. 8.2.3. Pour la période de transition, en attendant le changement de la mesure de gestion des manquements, le séquestre-administrateur de l'entente de financement.
   3. 8.3. Le Conseil de gestion financière des Premières Nations choisira et embauchera un fournisseur de soutien externe pour les activités de renforcement de la capacité.
   4. 8.4. Le conseiller nommé par le bénéficiaire désigné pour la prestation des services et l'exécution des programmes et des activités financés par RCAAN OU LE MSAC sera choisi par la Première Nation et ce choix sera approuvé par MSAC, selon les modalités habituelles, à titre de conseiller nommé par le bénéficiaire.
      1. 8.4.1. Le mandat du conseiller nommé par le bénéficiaire pour les activités susmentionnées comprendra l'obligation de cosigner tous les mécanismes de transfert d'argent.
9. Surveillance
   1. 9.1. RCAAN ou le MSAC surveilleront de façon continue les progrès de la Première Nation par rapport aux activités et aux objectifs de son plan de travail.
   2. 9.2. La surveillance visera notamment l'état d'avancement de la situation financière de la Première Nation à la lumière du rapport sur les « ratios de rendement financier » produit par le CGFPN.
   3. 9.3. RCAAN et le MSAC surveilleront également de façon continue les progrès de la Première Nation au moyen d'activités de surveillance comme l'évaluation de la relation de travail; l'examen de l'évaluation générale; l'examen du rapport de vérification financière et de la lettre de recommandation du vérificateur; l'examen des rapports de vérification ou d'examen de la conformité des bénéficiaires; les visites sur place; les plaintes présentées par les membres du bénéficiaire; la présentation des rapports en temps opportun; la confirmation de l'utilisation des fonds; l'achèvement des activités requises dans l'entente de financement
   4. 9.4. RCAAN ou le MSAC tiendra la Première Nation aucourant de ses observations, de son évaluation du rendement et des mesures de gestion des manquements qui en découleront.
   5. 9.5. Le bénéficiaire aura l'occasion de répondre à la communication sur les mesures de gestion des manquements.
10. Rôles et responsabilités
    1. 10.1. Le Dirigeant principal des finances, des résultats et de l'exécution est responsable de ce qui suit :
       1. 10.1.1. La présente directive et l'approbation de toute exception qui s'y rapporte.
       2. 10.1.2. L'élaboration et la mise à jour de l'outil d'évaluation des manquements.
       3. 10.1.3. Le respect de la présente directive.
    2. 10.2. Le Directeur général régional est responsable de ce qui suit :
       1. 10.2.1. L'approbation de l'ajustement d'une Première Nation quant à la nécessité ou non d'avoir recours aux services d'un séquestre-administrateur ou du cogestionnaire des mesures de gestion des manquements dans le cadre du projet pilote.
    3. 10.3. Bureau régional : Comité de gestion des paiements de transfert
       1. 10.3.1. L'approbation de l'ajustement d'une Première Nation quant à la nécessité ou non d'avoir recours aux services d'un conseiller nommé par le bénéficiaire.
    4. 10.4.Bureau régional : Gestionnaire, agent des services de financement
       1. 10.4.1. L'approbation de l'ajustement d'une Première Nation quant à la nécessité d'avoir recours à la mesure de gestion des manquements Plan d'action de gestion administré par le bénéficiaire.
    5. 10.5. Comité directeur
       1. 10.5.1. La recommandation d'une mesure de gestion des manquements au directeur général régional
    6. 10.6. Séquestre-administrateur de l'entente de financement (SAEF) :
       1. 10.6.1. Le SAEF collaborera avec tous les intervenants afin de favoriser la diminution du niveau d'intervention de la Première Nation qui choisit de se joindre au projet pilote sur la diminution du niveau d'intervention.
11. Définitions
    1. 11.1. Outil d'évaluation des manquements : Processus opérationnel normalisé qui détermine le niveau de risque de manquement d'un bénéficiaire et qui aide le ou les ministères à décider de la mesure de gestion des manquements appropriée en fonction de la capacité, du rendement et de la volonté du bénéficiaire, ainsi que du risque associé à son exécution des programmes.
    2. 11.2. Gestion des manquements : Processus servant à cerner et à gérer les manquements dans une entente de financement.
    3. 11.3. Prévention des manquements : Processus continu axé sur la relation avec les bénéficiaires de financement. Elle est inhérente aux processus opérationnels ministériels existants.
    4. 11.4. Urgence : Situation présente ou imminente requérant des actions rapides et coordonnées touchant des personnes ou des biens, pour protéger la santé, la sécurité et le bien-être des personnes ou limiter les dommages aux biens ou à l'environnement. (Cité du Cadre de gestion des urgences pour le Canada).
    5. 11.5. Santé financière : La situation financière du bénéficiaire déterminée par le processus d'évaluation financière du ou des ministères, de sorte que les programmes financés par le ou les ministères ne sont pas en péril.
    6. 11.6. Entente de financement : Entente écrite entre le gouvernement du Canada et un bénéficiaire, qui définit les obligations ou ententes des deux parties en ce qui concerne les paiements de transfert.
    7. 11.7. Évaluation générale (EG) : Processus normalisé d'évaluation des bénéficiaires permettant de repérer d'éventuels problèmes qui pourraient avoir des répercussions sur la prestation des programmes et des services financés par le Ministère, et d'ajuster les exigences administratives proportionnellement à ce risque de manière à ce que l'entente de financement soit gérée dans les limites de la tolérance au risque du Ministère.
    8. 11.8. Plan de travail : Document rempli par le CGFPN servant à guider le renforcement de la capacité de gestion financière d'une Première Nation en vue d'obtenir une accréditation de son système de gestion financière