Rapport sommaire sur la vérification de bénéficiaire concernant Cote First Nation 366

Contexte

Affaires autochtones et du Nord Canada (AANC) a choisi Cote First Nation 366 de la région de la Saskatchewan pour faire l'objet d'une vérification de bénéficiaire en raison de son résultat à l'évaluation des risques 2016-2017 et d'autres facteurs de risque.

L'objectif de la vérification du bénéficiaire consistait à fournir l'assurance que le financement fourni au bénéficiaire par AANC a été dépensé aux fins prévues et en conformité avec les modalités des ententes de financement de 2014-2015 et de 2015-2016. Cet objectif a été atteint par deux moyens :

• l'examen de l'efficacité des opérations du cadre de contrôle de la gestion financière en place pour Cote First Nation 366;
• l'examen de la conformité concernant l'admissibilité des dépenses déclarées en vertu des modalités des ententes de financement conclues avec AANC.

AANC a mandaté le cabinet de vérification indépendant Spearhead Canada Management Ltd de procéder à la vérification du bénéficiaire. La vérification s'est déroulée du 30 janvier au 3 février 2017.

Constatations

La vérification a révélé des lacunes dans le contrôle des activités de gouvernance, d'administration des programmes, de surveillance des dépenses et de gestion financière, alors que si ces activités étaient bien conçues et fonctionnaient avec efficacité, elles permettraient de veiller à ce que les fonds soient dépensés aux fins prévues et conformément aux modalités de l'entente. Dans le rapport de vérification, il est noté que le nouveau chef et le conseil, élus en septembre 2016, collaborent avec AANC et le Centre de gouvernance du Traité no 4 afin de régler certaines de ces lacunes. Voici certaines des principales constatations et recommandations énoncées dans le rapport de vérification.

Gouvernance par le chef et le conseil

Les vérificateurs ont cerné des possibilités d'améliorer la gouvernance et l'administration à l'appui des programmes financés par AANC. Il est recommandé que les rôles et les responsabilités des comités, des conseils des programmes et des gestionnaires des programmes soient examinés et qu'ils soient transmis à toutes les parties concernées. Il est aussi recommandé que tous les plans de travail pour les divers programmes soient élaborés et approuvés par le chef et le conseil.

Gestion de la bande

La vérification a aussi permis de cerner les pratiques exemplaires et les domaines à améliorer en ce qui a trait aux activités de gestion financière de la bande. En tant que pratique exemplaire, les vérificateurs ont noté que tous les renseignements financiers liés aux opérations financières sont centralisés au lieu de travail de la Section des finances et que les documents en appui sont conservés dans une salle de documents dédiée, tandis que les documents financiers des années précédentes sont conservés ailleurs. À titre d'amélioration, il est recommandé que la Première Nation de Cote 366 élabore un plan de formation officiel pour appuyer les employés dans la prestation des programmes. Il est aussi recommandé de fournir à tous les gestionnaires leur budget et les rapports financiers réguliers sur les dépenses réelles afin d'appuyer le processus de responsabilisation.

Situation actuelle

Une copie du rapport final a été envoyée au bénéficiaire. AANC et le bénéficiaire travaillent conjointement pour donner suite à ces constatations.

Avertissement : Le présent rapport sommaire a été préparé en fonction des renseignements contenus dans le Rapport de vérification du bénéficiaire visant Cote First Nation 366 pour le compte d’AANC. Le rapport produit pour AANC est réservé à l’utilisation du bénéficiaire et de la direction d’AANC. Le rapport sommaire ne présente qu’un portrait limité des constatations générales tirées de la vérification et ne fournit pas de détail sur le processus de vérification ou les constatations. Par conséquent, il pourrait ne pas convenir au but et à l’utilisation visés par le lecteur.