Rapport sommaire sur la vérification de bénéficiaire concernant Fishing Lake First Nation

Contexte

Affaires autochtones et du Nord Canada (AANC) a choisi Fishing Lake First Nation de la région de la Saskatchewan pour faire l'objet d'une vérification de bénéficiaire en raison de son résultat à l'évaluation des risques 2016-2017 et d'autres facteurs de risque.

L'objectif de la vérification du bénéficiaire consistait à fournir l'assurance que le financement fourni au bénéficiaire par AANC a été dépensé aux fins prévues et en conformité avec les modalités des ententes de financement de 2014-2015 et de 2015-2016. Cet objectif a été atteint par deux moyens :

• l'examen de l'efficacité des opérations du cadre de contrôle de la gestion financière en place pour Fishing Lake First Nation;
• l'examen de la conformité concernant l'admissibilité des dépenses déclarées en vertu des modalités des ententes de financement conclues avec AANC

AANC a mandaté le cabinet de vérification indépendant Spearhead Canada Management Ltd de procéder à la vérification du bénéficiaire. La vérification s'est déroulée du 9 au 13 janvier 2017.

Constatations

La vérification a permis d'identifié certaines faiblesses en matière de contrôle en ce qui a trait aux activités de gouvernance, d'administration des programmes, de surveillance des dépenses et de gestion financière, alors que si ces activités étaient bien conçues et fonctionnaient de manière efficace, elles permettraient de s'assurer que les fonds soient dépensés aux fins prévues et conformément à l'entente. Voici certaines des principales constatations et recommandations énoncées dans le rapport de vérification.

Gouvernance par le chef et le conseil

La vérification a permis de cerner des pratiques exemplaires, ainsi que des domaines qui présentent des possibilités d'améliorer la gouvernance et l'administration à l'appui des programmes financés par AANC. Les pratiques exemplaires suivantes ont été trouvées. Fishing Lake First Nation a un plan de travail stratégique officiel en place; il est tourné vers l'avenir et révisé chaque année. Le plan stratégique global et les renseignements sur les ressources financières sont transmis aux membres de la communauté. Le chef et le conseil tiennent des réunions mensuelles, et un compte rendu des réunions est réalisé pour justifier les décisions. La vérification a permis de trouver quelques faiblesses quant aux politiques de la bande. Pour le moment, il n'existe pas de manuel détaillé des politiques et des procédures financières de la Bande qui documente les procédures comptables pour s'assurer que les contrôles internes sont adéquats afin de soutenir le cadre financier dans l'organisation bénéficiaire. Il est recommandé que le bénéficiaire élabore et mette en œuvre un manuel des politiques financières afin d'aider et d'orienter les employés qui assurent la gestion financière générale des ressources de la bande. Cette politique doit être examinée et mise à jour périodiquement.

Gestion de la bande

En outre, la vérification a permis de relever des points à améliorer en matière de procédures de gestion financière de la bande. Lorsque plusieurs organismes gouvernementaux versent des fonds au bénéficiaire, il est très long et difficile d'apparier les revenus et les dépenses avec l'entente de financement correspondante. Il est donc recommandé au chef et aux conseillers de veiller à ce qu'un plan comptable soit établi de manière à ce que les différents volets de financement soient appariés à leurs ententes de financement respectives. On faciliterait ainsi les activités de surveillance du budget et la préparation des états financiers annuels.

Situation actuelle

Une copie du rapport final a été envoyée au bénéficiaire. AANC et le bénéficiaire travaillent conjointement pour donner suite à ces constatations.

Avertissement : Le présent rapport sommaire a été préparé en fonction des renseignements contenus dans le Rapport de vérification du bénéficiaire visant Fishing Lake First Nation pour le compte d’AANC. Le rapport produit pour AANC est réservé à l’utilisation du bénéficiaire et de la direction d’AANC. Le rapport sommaire ne présente qu’un portrait limité des constatations générales tirées de la vérification et ne fournit pas de détail sur le processus de vérification ou les constatations. Par conséquent, il pourrait ne pas convenir au but et à l’utilisation visés par le lecteur.