Rapport sommaire sur la vérification de bénéficiaire concernant la Gitsegukla Indian Band
Nom : Gitsegukla Indian Band
Lieu : Colombie Britannique
Population : 413 personnes vivant dans la réserve; 1 000 personnes inscrites au total (fév. 2017)
Situation de manquement au moment de la vérification : Bénéficiaire et Conseiller nommé par le bénéficiaire (précédemment connu comme cogestion)
Situation actuelle de manquement : Gestion par un séquestre-administrateur
Chef actuel : William Blackwater
Période visée par la vérification : Du 1er avril 2011 au 31 mars 2013
Montant du financement d'AADNC vérifié : 6 951 993 $
Contexte
Affaires autochtones et du Nord Canada (AANC), autrefois appelé Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC), a choisi Gitsegukla Indian Band de la Colombie-Britannique pour faire l'objet d'une vérification de bénéficiaire en raison de son résultat à l'évaluation des risques 2011-2012 et d'autres facteurs de risque.
L'objectif de la vérification du bénéficiaire consistait à fournir l'assurance que le financement fourni au bénéficiaire par AANC a été dépensé aux fins prévues et en conformité avec les modalités des ententes de financement de 2011-2012 et de 2012-2013. Cet objectif a été atteint par deux moyens :
- l'examen de l'efficacité des opérations du cadre de contrôle de la gestion financière en place pour la Gitsegukla Indian Band;
- l'examen de la conformité concernant l'admissibilité des dépenses déclarées en vertu des modalités des ententes de financement conclues avec AANC.
AANC a mandaté le cabinet de vérification indépendant Samson & Associates de procéder à la vérification du bénéficiaire. La vérification a été effectuée du 10 au 20 mars 2014. Les montants visés par la vérification, présentés en détail dans le rapport de vérification, représentent avec justesse, à tous les égards importants, les coûts admissibles pour la période allant du 1er avril 2011 au 31 mars 2013 selon les modalités de l'entente de financement et de ses modifications.
Constatations
La vérification a permis de constater que la Première Nation n'appliquait pas correctement les processus internes de contrôle financier pour l'administration des programmes, la gestion financière et les systèmes de production de rapports. Le bénéficiaire ne répond pas aux attentes en termes de gestion adéquate des dépenses qu'il encoure conformément aux ententes de financement.
Gouvernance par le Chef et le Conseil
Les vérificateurs ont cerné des possibilités d'amélioration en ce qui a trait à la gouvernance à l'appui des programmes financés par AANC. Ils ont jugé que les mesures de contrôle de la gouvernance étaient inadéquates. Ils ont principalement recommandé au bénéficiaire de rédiger un procès-verbal de chaque réunion du Chef et du Conseil de manière à tenir à jour un compte rendu des décisions prises par ces derniers. De plus, il a été recommandé de communiquer aux directeurs et aux coordonnateurs des programmes leurs budgets annuels, ainsi qu'un résumé mensuel des dépenses correspondantes, par secteur de programme; et de s'assurer que les directeurs et coordonnateurs rendent compte de la gestion de leurs budgets de programme.
Gestion de la Bande
De plus, la vérification a permis de cerner des possibilités d'amélioration en ce qui a trait à la gestion de la Bande à l'appui des programmes financés par AANC. Les contrôles financiers liés à la gestion de la bande ont été jugés inadéquats. L'une des principales recommandations destinées au bénéficiaire consiste à mettre à jour les manuels sur les politiques financière et opérationnelle. Il est aussi recommandé de soumettre le registre de paie à l'approbation d'un gestionnaire détenant les pouvoirs délégués appropriés. Ces mesures contribueront à assurer que les coûts rapportés à AANC sont appuyés par des documents adéquats.
Situation actuelle
Une copie du rapport final a été envoyée au bénéficiaire. AANC et le bénéficiaire travaillent conjointement pour donner suite à ces constatations.
Avertissement : Le présent rapport sommaire a été préparé en fonction des renseignements contenus dans le Rapport de vérification du bénéficiaire visant la Gitsegukla Indian Band pour le compte d'AANC. Le rapport produit pour AANC est réservé à l'utilisation du bénéficiaire et de la direction d'AANC. Le rapport sommaire ne présente qu'un portrait limité des constatations générales tirées de la vérification et ne fournit pas de détail sur le processus de vérification ou les constatations. Par conséquent, il pourrait ne pas convenir au but et à l'utilisation visés par le lecteur.