Passation de marchés de services autres que professionnels

2.3.1

Un appel d'offres en vue de passer un marché de services autres que professionnels doit être lancé pour s'assurer d'obtenir la meilleure valeur et refléter le caractère raisonnable des dépenses de la bande.

2.3.2

Les appels d'offres doivent être publiés dans un ou des journaux pour s'assurer que la bande obtient la meilleure valeur.

2.3.3

Dans la mesure du possible, un appel d'offres est lancé en n'invitant à soumissionner que des entrepreneurs dont on a dressé la liste à l'avance seulement dans le cas de projets dont le coût de réalisation est peu élevé ou dans des situations urgentes (pour obtenir plus de renseignements à ce sujet, consultez l'annexe 2-1).

2.3.4

Tous les soumissionnaires doivent recevoir des renseignements identiques, être assujettis aux mêmes conditions et être traités également.

2.4.1

Le gestionnaire du projet a la responsabilité d'élaborer le cahier des charges (et les plans, s'il en est), ainsi que toutes les instructions techniques particulières destinées aux soumissionnaires.

2.4.2

Le représentant de la bande prépare tous les autres documents de soumission, après consultation du gestionnaire du projet.

2.4.3

Le représentant de la bande assemble tout le dossier de soumission, il en examine le contenu avec le gestionnaire du projet pour s'assurer qu'il est complet et il prépare le nombre requis de dossiers de soumission.

2.4.4

Les documents qui composent le dossier de soumission dans le cas de projets dont le coût dépasse 25 000 $ doivent être les suivants (voir le dossier type à l'annexe 2-7) :

• - les instructions adressées aux soumissionnaires;
• - le formulaire de soumission et d'acceptation;
• - les conditions générales;
• - les conditions de travail (régies par le gouvernement provincial);
• - le tableau d'assurance (s'il en est);
• - le cahier des charges et les plans (s'il en est).

Dans le cas de projets dont le coût ne dépasse pas 25 000 $, le dossier de soumission doit comprendre les documents suivants (voir le dossier type à l'annexe 2-6) :

• - l'appel d'offres;
• - le formulaire de commande de travaux;
• - les conditions de travail (régies par le gouvernement provincial);
• - d'autres documents de soutien pertinents.

2.4.5

Après consultation de son conseiller juridique, le conseil de bande peut élaborer ses propres formulaires de soumission et de marché.

2.5.1

Le représentant de la bande détermine la région dans laquelle l'appel d'offres doit être publié; celle-ci doit être assez restreinte pour promouvoir l'embauche de la maind'oeuvre locale, mais assez étendue pour s'assurer qu'il y a une concurrence adéquate. En général, les appels d'offres pour des travaux dont le coût ne dépasse pas 25 000 $ doivent être publiés à l'échelle locale. Les appels d'offres pour des travaux dont le coût dépasse 25 000 $ doivent être publiés à l'échelle de la province. Dans certains cas, la bande peut publier un appel d'offres dans deux ou trois provinces pour qu'il y ait plus de concurrence.

2.5.2

Le représentant de la bande décide ce qui suit :

1. quel bureau doit être responsable de l'appel d'offres et de la réception des soumissions;
2. dans quels bureaux de la bande les documents de soumission peuvent être obtenus ou consultés;
3. quelles doivent être la date et l'heure de clôture de l'appel d'offres;
4. si les documents de soumission doivent être affichés dans les bureaux de postes locaux et dans d'autres bureaux de la bande et, lorsque tel est le cas, dans quels bureaux en particulier.

2.5.3

Le représentant de la bande a la responsabilité de dresser la liste des journaux dans lesquels l'appel d'offres doit être publié.

2.5.4

Habituellement, un appel d'offres n'est publié qu'une seule fois dans chaque journal. Pour économiser, plus d'un projet peut être inclus dans une même annonce.

2.6.1

Les documents de soumission doivent être remis aux intéressés aux endroits indiqués dans l'appel d'offres publié.

2.6.2

Les documents de soumission doivent être affichés dans le plus grand nombre d'endroits possible dans la région où l'appel d'offres a été publié, notamment dans les bureaux de la bande et dans les bureaux de poste locaux, s'il en est.

2.6.3

Dans le cas d'un appel d'offres restreint, les documents de soumission ne sont habituellement remis qu'aux entrepreneurs invités à soumissionner. Néanmoins, on ne doit pas refuser de remettre les documents de soumission à d'autres entrepreneurs que le représentant de la bande juge qualifiés et qui ont demandé à soumissionner.

Lors d'un appel d'offres restreint, le représentant de la bande doit s'assurer que certains entrepreneurs n'ont pas plus de chances de soumissionner que d'autres entrepreneurs qui possèdent des qualifications et des capacités similaires.

2.6.4

Lors d'un appel d'offres ouvert, les responsables des bureaux qui distribuent les documents de soumission ont la responsabilité de faire connaître aux responsables du bureau qui a lancé l'appel d'offres le nom des entrepreneurs qui ont obtenu les documents de soumission.

2.6.5

Dans le cas de marchés de services autres que professionnels, peu de services sont sous-traités. Peu d'entrepreneurs à la recherche de marchés de sous-traitance demandent donc qu'on leur fournisse le nom des entrepreneurs principaux qui ont présenté une soumission. Il faut fournir sur demande le nom des entrepreneurs principaux auxquels les documents de soumission ont été remis.

2.6.6

Le dépôt à verser pour obtenir les documents de soumission est le suivant dans le cas de projets annoncés publiquement, en se basant sur le prix estimatif du marché :

Projets de 100 000 $ ou moins : aucun dépôt

Projets de plus de 100 000 $ : $50.00

En échange des documents de soumission, il faut verser un dépôt qui peut être un chèque, une traite bancaire ou un effet de commerce similaire, payable au conseil de bande et tiré sur un compte dans un établissement financier reconnu. Les dépôts en espèces sont également acceptables.

2.6.7

Voici ce qu'il faut faire avec les dépôts versés en échange des documents de soumission :

1. Les dépôts versés sous forme de chèques, de traites bancaires, etc., sont gardés en lieu sûr, sans être encaissés, par le responsable du bureau qui a lancé l'appel d'offres jusqu'à ce que les documents de soumission soient retournés à ce bureau en bon état. Lorsque les documents de soumission ne sont pas retournés dans le délai prescrit, les dépôts sont portés au crédit d'un compte du conseil de bande. Les dépôts en espèces doivent être immédiatement portés au crédit d'un compte bancaire.
2. Le dépôt versé par l'entrepreneur dont la soumission a été acceptée lui est habituellement retourné, après qu'une lettre lui est envoyée pour lui apprendre que le marché lui a été attribué, et il conserve les documents de soumission.
   Il est loisible aux conseils de bande de demander qu'on leur verse une somme non remboursable en échange des documents de soumission. Dans ce cas, les entrepreneurs n'ont pas à retourner les documents de soumission et la somme versée ne leur est pas retournée. Les sommes versées sont automatiquement portées au crédit d'un compte de la bande et contribuent à défrayer le coût de l'élaboration des dossiers de soumission.

2.7.1

Après consultation du représentant de la bande, le gestionnaire du projet élabore des addenda au cahier des charges. Mais c'est le représentant de la bande qui élabore les modifications apportées aux autres documents de soumission.

2.7.2

Les addenda et les modifications sont ensuite envoyés au bureau qui a lancé l'appel d'offres pour être distribués par le représentant de la bande.

2.7.3

Le bureau qui a lancé l'appel d'offres envoie par courrier recommandé les addenda et les modifications à tous les entrepreneurs auxquels les documents de soumission ont été transmis.

2.7.4

Les addenda et les modifications sont habituellement expédiés à tous ceux qui ont obtenu les documents de soumission au moins 14 jours avant la date de clôture de l'appel d'offres.

2.7.5

Aucune modification ou aucun addendum n'est transmis verbalement. Dans des circonstances exceptionnelles, le bureau qui a lancé l'appel d'offres peut néanmoins communiquer un addendum ou une modification par télégramme ou par télex, mais il doit toujours être confirmé par une lettre recommandée.

2.7.6

Avant la clôture de l'appel d'offres, le représentant de la bande doit obtenir de tous les bureaux où les documents de soumission sont affichés ou qui remettent les documents de soumission la confirmation du fait que l'addendum ou la modification a été transmis à tous les entrepreneurs.

2.8.1

La date fixée pour la clôture d'un appel d'offres et publiée dans des journaux avec l'annonce de l'appel d'offres ne doit être changée que dans des circonstances très exceptionnelles.

2.8.2

Les avis relatifs au changement de la date de clôture d'un appel d'offres doivent être envoyés au moins une semaine avant la date fixée initialement pour la clôture de l'appel d'offres.

2.8.3

Les responsables du bureau qui a lancé l'appel d'offres avertissent par courrier recommandé tous les entrepreneurs qui ont reçu les documents de soumission du changement de la date de clôture de l'appel d'offres; ils informent également les responsables de tous les bureaux où les documents de soumission sont affichés ou peuvent être obtenus.

2.8.4

Lorsque l'entrepreneur a mis sa soumission à la poste avant le report de la date de clôture, on doit l'informer que cette soumission peut être modifiée, pourvu que la modification soit reçue au bureau de réception des soumissions avant la nouvelle date de clôture de l'appel d'offres.

2.9.1

Seules les soumissions présentées sur le formulaire fourni par le conseil de bande doivent être considérées. L'application de cette règle garantit que les entrepreneurs soumissionnent en satisfaisant à toutes les exigences spécifiées dans les documents distribués par le conseil de bande.

2.9.2

Les soumissionnaires peuvent envoyer une modification apportée à leur soumission par lettre, par télégramme, par télex ou par télécopie et elle doit être considérée, pourvu qu'elle soit reçue au bureau désigné à cette fin avant la date et l'heure de clôture de l'appel d'offres.

2.9.3

Le responsable du bureau qui reçoit tous les plis contenant une soumission ou une modification apportée à une soumission doit indiquer sur ceux-ci la date et l'heure de leur réception au moyen d'un timbre horodateur. De même, il doit indiquer sur les modifications reçues par télécopieur ou par télex la date et l'heure de leur réception, au moyen d'un timbre horodateur. Immédiatement avant la clôture de l'appel d'offres, le représentant de la bande doit vérifier dans la salle où se trouve le télex ou le télécopieur (ou les deux à la fois) si des modifications envoyées par télex ou par télécopieur ont été reçues.

2.9.4

Sur une fiche de travail qui doit être utilisée lors de l'ouverture des plis, il ne faut consigner que le nom et l'adresse des soumissionnaires inscrits sur les plis, ainsi que les détails relatifs aux modifications reçues.

2.9.5

Le responsable du bureau qui a lancé l'appel d'offres doit garder dans un meuble où ils sont en sûreté, sans les ouvrir, tous les plis reçus qui contiennent une soumission, jusqu'à la date et l'heure fixées pour l'ouverture des plis. Les modifications doivent être considérées comme confidentielles et jointes au pli contenant la soumission à laquelle chacune d'elles se rapporte, qui ne doit pas être ouvert.

2.9.6

Les plis contenant une soumission ne sont reçus qu'au bureau désigné à cette fin dans l'annonce publiée relative à l'appel d'offres. On doit informer un entrepreneur,qui a fait parvenir sa soumission à un autre bureau, qu'il doit la livrer au bureau désigné à cette fin. Aucun autre bureau ne doit accepter les soumissions.

2.9.7

En aucun cas, le nom des soumissionnaires ou le nombre de soumissions reçues ne doit être divulgué à qui que ce soit, avant l'heure fixée pour l'ouverture des plis.

2.9.8

Aucune soumission ou aucune modification reçue après l'heure exacte de clôture de l'appel d'offres ne doit être considérée (pour les exceptions à cette règle, voir les paragraphes 2.9.10 et 2.9.18).

Au moyen d'un timbre horodateur, il faut indiquer la date et l'heure de leur réception sur les plis contenant une soumission reçus en retard et ils doivent être retournés sans être ouverts aux soumissionnaires en y joignant une lettre explicative. Dans ces cas, l'endroit et le dos de chaque pli qui contient une soumission doivent être photocopiés et ces photocopies doivent être versées dans un dossier pour pouvoir s'y référer éventuellement.

2.9.9

Un soumissionnaire peut retirer sa soumission avant la date et l'heure de clôture de l'appel d'offres, pourvu que sa demande écrite de retrait soit reçue avant la date et l'heure de clôture et qu'elle soit signée par un agent responsable de l'entreprise en question.

2.9.10

Lorsqu'aucune soumission n'a été reçue à la date et à l'heure fixées pour la clôture de l'appel d'offres, il est possible de considérer les soumissions reçues en retard, pourvu qu'elles aient été mises à la poste avant la date et l'heure de clôture et reçues dans les quarante-huit (48) heures après la date et l'heure de clôture.

2.9.11

Immédiatement après l'heure de clôture de l'appel d'offres, tous les plis contenant une soumission sont retirés du meuble où ils étaient en sûreté et vérifiés pour s'assurer qu'ils ont trait au projet en question et que les détails inscrits sur chaque pli contenant une soumission ou une modification correspondent aux renseignements consignés sur la fiche de travail préparée en prévision de l'ouverture des plis.

2.9.12

Les plis contenant une soumission doivent être ouverts aussitôt que possible après l'heure de clôture de l'appel d'offres. Dans le cas d'un appel d'offres restreint, les plis sont ouverts en présence des entrepreneurs qui ont présenté une soumission, lorsqu'ils ont indiqué qu'ils veulent être présents en cette occasion.

2.9.13

Le représentant de la bande ou un agent responsable désigné par lui ou par elle ouvre les plis contenant une soumission. Un second agent responsable doit être témoin de l'ouverture des plis.

2.9.14

Avant l'ouverture des plis, le représentant de la bande annonce ce qui suit :

1. le nom officiel du projet;
2. le fait que toutes les soumissions reçues doivent être étudiées et évaluées, avant qu'une recommandation ne soit formulée en vue d'attribuer le marché;
3. le fait que, lors de l'ouverture des plis, aucune réponse ne sera fournie à des questions touchant les soumissions.

2.9.15

Lorsque chaque pli est ouvert, l'agent responsable n'annonce que ce qui suit :

1. le nom et l'adresse du soumissionnaire;
2. le prix total indiqué dans la soumission, notamment le prix total de toutes les modifications et le prix total révisé proposé dans la soumission.

Le second agent responsable consigne ces renseignements dans le rapport relatif à l'ouverture des plis, ainsi que le montant et le type de la garantie de soumission, lorsque qu'elle est requise. Les deux agents responsables doivent signer ce document.

2.9.16

Les deux agents responsables qui ouvrent les plis paraphent toutes les soumissions et toutes les modifications et signent le rapport relatif à l'ouverture des plis.

2.9.17

Au cours de l'ouverture officielle des plis, personne ne décide si les soumissions sont acceptables ou doivent être rejetées.

2.9.18

Une modification, qui a pour effet de réduire le montant de la soumission la plus basse et qui a été reçue après l'heure de clôture de l'appel d'offres doit être considérée comme un sujet de négociation, après la clôture de l'appel d'offres. Lorsque le plus bas soumissionnaire presse le conseil de bande de retirer cette modification reçue en retard, le conseil de bande ne peut insister pour qu'elle soit considérée comme valide. Néanmoins, il est dans le meilleur intérêt de la bande d'obtenir le meilleur prix possible dans une soumission présentée en vue de réaliser un projet et, par conséquent, on doit inciter le plus bas soumissionnaire à effectuer la modification reçue en retard.

2.9.19

On ne doit pas considérer une modification dont l'effet est d'augmenter le prix de la plus basse soumission et qui a été reçue après la clôture de l'appel d'offres. Dans certains cas, un télégramme ayant pour effet d'augmenter le prix proposé dans la plus basse soumission a été envoyé suffisamment longtemps avant la clôture de l'appel d'offres, mais à cause d'un retard causé par l'entreprise de télégraphie, il a été livré après l'heure de clôture de l'appel d'offres. Dans les cas de ce type, les modifications reçues en retard ne peuvent être considérées. Toutefois, lorsqu'il est établi qu'une erreur importante a été commise en élaborant la plus basse soumission, il faut procéder de la façon décrite au sous-alinéa 2.11.7 d. pour retirer une soumission.

2.9.20

Après l'ouverture des plis, il ne faut répondre aux demandes de renseignements sur le résultat de l'appel d'offres qu'en fournissant le nom et l'adresse des soumissionnaires et le prix total proposé dans chaque soumission. Il ne faut divulguer aucun autre détail sur les soumissions.

2.10.1

Lorsque le prix estimatif d'un marché est de 25 000 $ ou plus, le conseil de bande doit demander une garantie de soumission. Néanmoins, le conseil de bande peut également demander une garantie de soumission dans le cas de projets dont le prix estimatif ne dépasse pas 25 000 $. Quand il décide de demander une garantie de soumission dans le cas de projets dont le prix estimatif ne dépasse pas 25 000 $, il faut également exiger une garantie contractuelle. Dans les cas de ce type, le représentant de la bande doit s'assurer que cette exigence est spécifiée dans les documents normalisés de soumission. Le type et le montant de la garantie contractuelle que le conseil de bande peut exiger sont indiqués à l'annexe 2-2.

2.10.2

Lorsqu'il est requis de fournir une garantie de soumission avec une soumission, cette dernière doit normalement être rejetée au cours de la période d'examen des soumissions dans les cas suivants :

1. soit qu'aucune garantie de soumission n'est annexée à la soumission;
2. soit que la forme de la garantie de soumission ne correspond pas à celle qui est exigée dans les documents de soumission.

2.10.3

Lorsqu'un soumissionnaire a présenté une soumission dans laquelle le prix proposé ne dépasse pas 25 000 $, qu'il n'a pas fourni de garantie de soumission et qu'il modifie par la suite sa soumission de telle façon que le prix indiqué dépasse 25 000 $, il doit s'assurer qu'une garantie de soumission est fournie avant la date et l'heure de clôture de l'appel d'offres. S'il n'en fournit pas, sa soumission doit normalement être rejetée, sauf lorsque sa situation correspond à celle décrite à l'alinéa 2.10.6.

2.10.4

Lorsque la garantie requise n'est pas jointe à une soumission, même si vous recevez un avis d'une compagnie de garantie avant l'heure de clôture de l'appel d'offres, selon lequel un contrat a été passé en vue de fournir un cautionnement de soumission, mais que vous n'avez pas reçu ce cautionnement avant l'ouverture des plis, la soumission doit être rejetée au cours de la période d'examen des soumissions, car le soumissionnaire n'a pas satisfait adéquatement à l'exigence selon laquelle il devait fournir une garantie. Une exception à ce cas est décrite à l'alinéa 2.10.6.

2.10.5

Lorsque le cautionnement de soumission joint à une soumission n'a pas été signé par l'entrepreneur principal ou que l'enveloppe n'a pas été cachetée par celui-ci (ou les deux à la fois), le cautionnement de soumission est quand même acceptable en tant que garantie, pourvu que tous les autres renseignements soient fournis correctement dans le contrat de cautionnement. Dans ce cas, il faut demander à l'entrepreneur de signer le cautionnement avant que la soumission ne soit examinée.

2.10.6

Lorsque, par suite d'un appel d'offres, un seul entrepreneur a présenté une soumission et qu'il n'a pas fourni la garantie de soumission requise, sa soumission ne doit pas être rejetée lorsqu'elle est acceptable à tous les autres égards. Néanmoins, dans le cadre des négociations qui suivent la clôture de l'appel d'offres, ce soumissionnaire doit fournir la garantie de soumission requise au conseil de bande.

2.10.7

Voici ce qu'il faut faire avec les garanties de soumission :

1. Les dépôts de garantie joints à une soumission : après l'ouverture des plis, tous les dépôts de garantie sont retournés aux soumissionnaires par courrier recommandé, sauf ceux des deux plus bas soumissionnaires.
   Lorsque le dépôt de garantie de l'un des deux ou des deux plus bas soumissionnaires est un chèque certifié, une traite bancaire, un mandat, etc., le bureau qui a lancé l'appel d'offres doit les garder en lieu sûr sans les encaisser, jusqu'à ce que le marché soit attribué. Lorsque la garantie est composée d'obligations garanties par le gouvernement ou d'une lettre de crédit, celles-ci doivent être gardées dans un meuble où elles sont en sûreté jusqu'à ce qu'elles soient retournées à l'entrepreneur.
2. Les cautionnements de soumission joints à une soumission : après l'ouverture des plis, tous les cautionnements de soumission sont retournés, sauf ceux qui sont joints aux deux plus basses soumissions. Les cautionnements de soumission des deux plus bas soumissionnaires doivent être gardés en lieu sûr jusqu'à l'attribution du marché.

2.10.8

Lorsque le montant de la garantie de soumission jointe à la plus basse soumission n'est pas adéquat ou lorsque la forme de cette garantie de soumission n'est pas acceptable, le plus bas soumissionnaire dispose d'un délai de 48 heures pour satisfaire aux exigences, lorsque la garantie de soumission fournie est

1. soit d'une somme moins élevée que la somme requise;
2. soit une traite bancaire ou un chèque certifié tiré sur un compte dans une banque non reconnue;
3. soit un effet de commerce qui satisfait aux exigences en matière de garantie, mais dont la forme n'a pas été approuvée par le conseil de bande;
4. soit un cautionnement de soumission fourni par une compagnie dont le conseil de bande juge les cautionnements inacceptables;
5. soit un cautionnement de soumission dont la forme n'a pas été approuvée par le conseil de bande (voir l'annexe 2-3);
   Lorsque le plus bas soumissionnaire ne fournit pas une garantie adéquate lorsqu'on le lui demande, sa soumission doit être rejetée.
   Lorsqu'il est évident que le plus bas soumissionnaire a délibérément fourni une garantie de soumission dont la somme est beaucoup plus basse que la somme requise, le conseil de bande doit examiner la possibilité de rejeter sa soumission sans lui donner l'occasion de fournir une garantie de soumission dont la somme est adéquate.

2.10.9

Un dépôt de garantie fourni par une personne autre que le soumissionnaire, ou par une des parties, lorsqu'il s'agit d'une soumission conjointe, n'est pas retourné à cette personne ou à cette partie, à moins que des instructions expresses ne soient jointes à la soumission à cette fin. Lorsqu'aucune instruction particulière n'est fournie à cette fin, le dépôt est retourné soit au soumissionnaire, lorsqu'il n'y en a qu'un seul, soit en l'adressant conjointement aux personnes qui ont présenté une soumission conjointe, soit à l'entreprise qui a présenté une soumission.

2.10.10

Une combinaison de cautionnement de soumission et de dépôt de garantie constitue une garantie de soumission inacceptable, car cela indique que la compagnie de garantie n'est pas disposée à se porter caution pour la somme complète.

2.11.1

Les soumissions doivent être évaluées en fonction de ce qui suit :

1. la similarité du prix indiqué avec l'estimation du conseil de bande;
2. l'exactitude des calculs dans la soumission (voir l'annexe 2-4);
3. l'état complet de la soumission à tous les égards il faut s'assurer que le prix indiqué dans la soumission tient compte des addenda;
4. des solutions de rechange et les qualifications de l'entrepreneur et des membres de son équipe y sont peut-être décrites;
5. dans quelle mesure la soumission satisfait aux exigences en matière d'utilisation de la main-d'oeuvre et des matériaux disponibles localement;
6. la disponibilité de matériel adéquat pour exécuter des travaux;
7. les antécédents de l'entrepreneur dans ses rapports avec le conseil de bande;
8. la capacité de l'entrepreneur d'exécuter les travaux dans toute leur étendue;
9. l'entrepreneur a dûment signé les documents de soumission (voir l'annexe 2-5).

2.11.2

Après que le représentant de la bande a étudié les aspects administratifs des soumissions, il les envoie au gestionnaire du projet qui en examine et en évalue les aspects techniques, en y joignant une copie de la liste des soumissions et de tous les documents de soumission.

2.11.3

Habituellement, la période au cours de laquelle les soumissions sont acceptées est de 30 jours, mais il est possible de la prolonger jusqu'à 60 jours. Lorsque, après l'examen initial, il semble improbable qu'un marché puisse être attribué dans un délai de 30 jours (par exemple, s'il est nécessaire de faire enquête de façon plus approfondie sur une entreprise), une mesure doit être prise au cours des 15 jours suivant la clôture de l'appel d'offres pour prolonger le délai d'acceptation des soumissions à 60 jours. Cette possibilité doit être prévue dans le formulaire de soumission, lorsqu'on se propose de prolonger le délai d'acceptation des soumissions.

2.11.4

Habituellement, une soumission est rejetée pour l'une des raisons suivantes :

1. le fait de ne pas avoir soumissionné en remplissant le formulaire de soumission fourni par le conseil de bande;
2. le fait de ne pas avoir rempli complètement le formulaire de soumission;
3. le fait d'avoir soumissionné en ne satisfaisant pas aux exigences décrites dans les documents de soumission;
4. le fait de ne pas avoir fourni de garantie de soumission adéquate (voir également l'alinéa 2.10.8);
5. l'entrepreneur ne dispose pas du matériel nécessaire pour exécuter les travaux;
6. l'entrepreneur ne peut exécuter les travaux dans toute leur étendue;
7. le conseil de bande estime que le rendement de l'entrepreneur a déjà été insatisfaisant;
8. les prix unitaires indiqués dans la soumission ne sont pas équilibrés.

2.11.5

Voici comment une soumission est rejetée :

1. Une soumission ne peut être rejetée pour l'un ou l'autre des motifs énumérés aux sous-alinéas e., f., g., et h. de l'alinéa 2.11.4 qu'après avoir été examinée soigneusement et que des preuves ont été réunies dans un dossier pour justifier cette décision. Seul le conseil de bande peut prendre cette grave mesure.
2. Une soumission ne doit pas être rejetée, lorsque le soumissionnaire a convenu de retirer sa soumission. Une soumission peut être retirée pour les motifs décrits aux sous-alinéas e. et f. de l'alinéa 2.11.4 ci-dessus, mais il est improbable qu'elle soit retirée dans les circonstances décrites aux sous-alinéas g. et h. (voir également l'alinéa 2.11.7 qui a trait au retrait d'une soumission).

2.11.6

Lorsque le prix indiqué dans les deux plus basses soumissions est le même, une recommandation fondée sur l'examen de tous les facteurs pertinents doit être présentée au conseil de bande pour qu'il décide à qui attribuer le marché. Cette recommandation doit tenir compte des facteurs suivants :

1. dans quelle mesure chaque soumissionnaire utiliserait la main-d'oeuvre et les matériaux disponibles localement;
2. le rendement de chaque soumissionnaire dans le passé;
3. dans quelle mesure chaque soumissionnaire est établi à un endroit proche de l'emplacement de l'ouvrage;
4. les entrepreneurs auxquels des marchés ont été attribués dans le passé il faut chercher à attribuer les marchés de façon équitable.

Normalement, le marché doit être attribué à l'entrepreneur qui semble mériter le plus de l'obtenir en se basant sur l'évaluation de ces facteurs.

2.11.7

Voici ce qu'il faut faire, lorsqu'un soumissionnaire demande à retirer sa soumission :

1. Lorsqu'une garantie de soumission est requise et que le soumissionnaire en a effectivement fourni une, il faut examiner avec soin la demande présentée par le plus bas soumissionnaire en vue de retirer sa soumission au cours de la période d'examen des soumissions, avant de l'autoriser à le faire, pour déterminer si cet entrepreneur avait vraiment l'intention de présenter une soumission.
2. Lorsqu'une garantie de soumission n'est pas requise, il faut permettre aux soumissionnaires de retirer leur soumission. Cependant, lorsqu'un entrepreneur demande sans cesse à retirer sa soumission, cela est un signe qu'il manque de sérieux. Il ne faut pas demander aux entrepreneurs de ce type de soumissionner de futurs travaux.
3. Lorsqu'on permet à un entrepreneur de retirer sa soumission, cela lui donne automatiquement le droit de réclamer sa garantie de soumission.
4. Lorsque le plus bas soumissionnaire démontre à la satisfaction du conseil de bande qu'une erreur considérable a été commise en élaborant sa soumission, il faut lui permettre de la retirer sans lui imposer de pénalité et le marché peut être attribué au soumissionnaire qui vient au deuxième rang parmi ceux qui ont présenté les soumissions les plus basses.
5. Lorsque l'erreur faite par le plus bas soumissionnaire représente moins de 10 pour 100 du prix indiqué dans sa soumission, on ne doit pas lui permettre de la retirer sans lui imposer une pénalité.

2.11.8

Lorsque le prix indiqué dans la soumission du plus bas soumissionnaire est trop élevé en comparaison de l'estimation du conseil, le représentant de la bande et le gestionnaire du projet nommé par la bande peuvent négocier avec le plus bas soumissionnaire pour obtenir qu'il réduise le prix indiqué dans sa soumission de façon à le rendre acceptable. Lorsqu'ils ne réussissent pas à obtenir cette réduction, il faut habituellement lancer un nouvel appel d'offres ouvert et la région dans laquelle celui-ci est publié doit être plus vaste pour qu'il y ait plus de concurrence. Les entrepreneurs qui ont présenté une soumission, lors de l'appel d'offres initial, doivent être mis au courant du lancement du nouvel appel d'offres.

2.12.1

Lorsqu'il semble opportun de ne pas attribuer un marché, après que des soumissions ont été reçues, le conseil de bande peut approuver l'annulation de l'appel d'offres. Le conseil de bande ne doit pas annuler un appel d'offres sans motif valable, car la préparation d'une soumission exige que les entrepreneurs y consacrent du temps et de l'argent.

2.12.2

Lorsqu'un appel d'offres est annulé, la garantie de soumission de chaque soumissionnaire doit lui être retournée en y joignant une lettre pour apprendre à chacun d'eux que l'appel d'offres a été annulé et les remercier d'avoir présenté une soumission.

2.12.3

Chaque fois qu'un appel d'offres est annulé, il faut indiquer dans le dossier de cet appel d'offres les motifs pour lesquels celui-ci a été annulé.

Comment obtenir des soumissions en vue d'attribuer des marchés de services autres que professionnels

1. On peut procéder par appel d'offres ouvert ou appel d'offres restreint à des entrepreneurs qualifiés dont on a dressé une liste représentative en vue d'obtenir des soumissions pour des marchés de services autres que professionnels.
2. Quand on lance un appel d'offres restreint, il faut s'assurer que les entrepreneurs qui possèdent les capacités nécessaires pour exécuter les travaux et qui désirent soumissionner ont une chance égale de le faire.

Garanties de soumission : types et montants acceptables

Lorsqu'une garantie de soumission est requise pour s'assurer qu'un marché sera passé, elle doit l'être sous l'une des formes suivantes :

1. Un cautionnement de soumission dont la forme a été approuvée par le conseil de bande (voir l'annexe 2-3) et fourni par une compagnie de garantie dont le conseil de bande juge les cautionnements acceptables.

1. Un dépôt de garantie de soumission, qui peut être un chèque certifié, une traite bancaire, un mandat, une lettre de crédit, etc., ou des obligations, c'est-à-dire que :
   1. les chèques certifiés, les traites bancaires, etc., doivent être tirés sur un compte dans un établissement financier reconnu et payables au conseil de bande;
   2. des obligations du gouvernement du Canada ou des obligations dont le capital et les intérêts sont garantis par le gouvernement du Canada qui sont soit payables au porteur, soit affectées en garantie au conseil de bande, conformément au Règlement sur les obligations intérieures du Canada, soit immatriculées au nom du conseil de bande.

La valeur des obligations garanties par le gouvernement doit être établie en se basant sur leur valeur sur le marché à la date inscrite sur la soumission.

Lorsque la somme indiquée dans la soumission est de 250 000 $ ou moins, la garantie de soumission doit représenter 10 pour 100 de cette somme. Lorsque la somme indiquée dans la soumission dépasse 250 000 $, la garantie de soumission doit représenter 10 pour 100 de 250 000 $ plus une somme représentant 5 pour 100 de la partie du prix proposé dans la soumission qui dépasse 250 000 $, mais la garantie de soumission maximale requise d'un soumissionnaire est de 250 000 $.

Cautionnement de soumission type

No.________________________________________________$__________________________________ SACHEZ PAR LES PRÉSENTES que ___________________________________ ci-après appelé le débiteur et_______________________________________________ ci-après appelé la caution, sous réserve des dispositions ci-après mentionnées, s'obligent et obligent leurs héritiers, leurs liquidateurs, leurs administrateurs, leurs successeurs et leurs ayants droit, conjointement et solidairement envers le conseil de bande de _____________ (ci-après appelé le conseil de bande) au paiement de la somme de __________________ Dollars ($__________),en monnaie légale du Canada. FAIT le ____________________jour de ___________________ 20 _____. ATTENDU QUE le débiteur a présenté une soumission écrite au conseil de bande en date du ____________________ jour de ____________________20 ________ pour l'exécution d'un marché (ci-après appelé le marché) pour

LE PRÉSENT CAUTIONNEMENT (ci-après appelé le cautionnement) sera nul et non avenu,

1. si le débiteur, en cas d'acceptation de sa soumission par le conseil de bande dans le délai imparti par celui-ci ou, à défaut d'un tel délai, dans les soixante (60) jours suivant la clôture de l'appel d'offres, signe dans le délai imparti par le conseil de bande ou, à défaut d'un tel délai, dans les quatorze (14) jours suivant la présentation pour signature des formulaires prescrits, tous les documents contractuels ainsi qu'il est requis aux termes de la soumission acceptée et fournit un cautionnement d'exécution du marché et un autre cautionnement garantissant le paiement de la main-d'oeuvre et des matériaux, chacun à concurrence de 50 pour 100 du prix du marché et tous deux jugés satisfaisants par le conseil de bande, ou toute autre garantie acceptable par celui-ci, ou
2. si le débiteur paie au conseil de bande la différence entre le montant de la soumission du débiteur et le prix du marché passé par le conseil de bande pour le travail, les matériaux et la main-d'oeuvre spécifiés dans cette soumission, advenant que ce dernier prix est supérieur au montant de la soumission du débiteur,

cette obligation sera nulle. Au cas contraire, le cautionnement demeurera en vigueur.

POURVU toutefois que la caution et le débiteur ne soient pas obligés de verser au conseil de bande une somme supérieure à celle stipulée dans le cautionnement.

POURVU également que la caution ne puisse faire l'objet d'une action en justice, à moins que cette action ne soit intentée et qu'elle ne lui soit signifiée à son siège social au Canada, dans les douze (12) mois qui suivent la date de passation du cautionnement.

EN FOI DE QUOI le débiteur et la caution ont, par leurs représentants dûment autorisés, signé les présentes à la date indiquée plus haut.

FAIT en présence de

Débiteur

_________________________________________

Témoin

_________________________________________

Caution

_________________________________________

NOTA Lorsque l'un des signataires signe au nom d'une société, apposez le sceau de sa société vis-à-vis sa signature.

Erreurs de calcul dans les soumissions à prix unitaires

De temps à autre, des entrepreneurs présentent une soumission à prix unitaires, dans laquelle il semble y avoir des erreurs dans la liste des prix unitaires ou dans les multiplications et le calcul du prix total proposé dans la soumission.

Dans les cas de ce type, les règles suivantes doivent être appliquées :

1. Il faut se baser sur les prix unitaires indiqués dans la soumission et ceux-ci ne peuvent être modifiés après la clôture de l'appel d'offres.
2. Au cours de la période d'examen des soumissions, l'équipe chargée de cet examen doit corriger les erreurs dans les multiplications ou dans le calcul du prix total proposé dans une soumission. La soumission ainsi corrigée est ensuite inscrite au rang qui lui convient, dans la liste des soumissions. Lorsque les erreurs sont importantes, il faut demander à l'entrepreneur de confirmer le prix total proposé dans sa soumission avant de formuler une recommandation relative à l'attribution du marché.
3. Avant d'attribuer le marché, il faut aviser les entrepreneurs touchés par le réajustement du prix indiqué dans leur soumission ou par l'assignation d'un nouveau rang sur la liste, en conséquence.
4. Pour ne pas suivre ces règles, il faut obtenir l'autorisation du conseil de bande au préalable.

Signature de la soumission et des documents contractuels par l'entrepreneur

Le représentant de la bande doit s'assurer que l'entrepreneur signe la soumission et les documents contractuels comme suit :

1. Quand il s'agit d'une société de capitaux : Le nom et le titre des signataires autorisés doivent être inscrits en caractères d'imprimerie à l'endroit prévu à cette fin. Les signataires autorisés doivent apposer leur signature et le sceau de leur société. Lorsque des représentants officiels autres que le président et le secrétaire de la société, ou le président et le secrétaire-trésorier de la société, signent le document, il faut y joindre une copie du règlement ou de la résolution du conseil d'administration de celle-ci qui les autorise à le faire.
2. Quand il s'agit d'une société de personnes : Le nom des signataires doit être inscrit en caractères d'imprimerie à l'endroit prévu à cette fin. À l'endroit réservé au titre, il faut inscrire le mot «associé». Tous les associés doivent signer le document devant un témoin qui doit également signer. Sauf au Québec, un sceau adhésif en couleur doit être apposé.
3. Quand il s'agit d'une entreprise individuelle : Le nom de l'unique propriétaire doit être inscrit en caractères d'imprimerie à l'endroit prévu à cette fin. À l'endroit réservé au titre, il faut inscrire les mots «unique propriétaire». L'unique propriétaire doit signer en présence d'un témoin qui doit également signer. Sauf au Québec, un sceau adhésif en couleur doit être apposé.

Documents de soumission dans le cas d'un marché de services autres que professionnels dont le prix ne dépasse pas 25 000 $ (formulaire abrégé)

Ce dossier comprend les documents suivants :

• - l'appel d'offres;
• - le formulaire de commande de travaux.

Lettre type d'invitation à soumissionner des services autres que professionnels (dont le prix ne dépasse pas 25 000 $)

À : _______________________________________________ (Entrepreneur))

_______________________________________________ (Adresse)

_______________________________________________

_______________________________________________

Objet : Soumission/Proposition de prix pour __________________________________________________________________________ (courte description de l'ouvrage)

Madame/Monsieur,

Vous êtes invité par les présentes à soumissionner l'ouvrage mentionné en rubrique/à présenter une proposition de prix pour l'ouvrage mentionné en rubrique, qui est décrit plus en détail dans le cahier des charges ci-joint.

Les travaux exécutés par l'entrepreneur dont la soumission sera acceptée devront être conformes aux conditions générales spécifiées dans le formulaire de commande de travaux que vous trouverez également ci-joint.

Veuillez faire parvenir votre soumission/proposition de prix en deux copies sur le papier à lettres à en-tête de votre société avant

(heure)______________,le ________________(date) à l'adresse suivante :

_______________________________________________ (Conseil de bande)

_______________________________________________ (Adresse)

_______________________________________________ (Numéro de téléphone)

Vous pouvez obtenir des renseignements sur cette invitation à soumissionner en écrivant à l'adresse suivante :

_______________________________________________ (Représentant de la bande))

_______________________________________________ (Adresse)

_______________________________________________ (Numéro de téléphone)

Le conseil de bande ne s'engage toutefois pas à accepter la plus basse soumission ou une des soumissions.

Je vous prie d'agréer, Madame/Monsieur, l'assurance de ma considération distinguée.,

Signature

Sous réserve des CONDITIONS GÉNÉRALES et conformément à votre soumission/proposition de prix datée du ___________________________ autorisation vous est donnée de commencer les travaux décrits ci-après.

Nom et adresse de l'entrepreneur :

Envoyer la facture à :

En confirmation seulement

Conditions générales

1. Exécution des travaux. L'entrepreneur doit fournir toute la main-d'oeuvre, tous les matériaux, tous les outils et tout le matériel nécessaires et il doit exécuter avec soin et selon les règles de l'art, à la satisfaction du représentant de la bande, les travaux décrits plus haut, ou décrits plus en détail dans les plans et le cahier des charges, s'il y a lieu.
2. Changements. Des changements ne pourront être apportés aux travaux que sur réception de directives écrites du représentant de la bande. Tout réajustement ultérieur du prix des travaux devra être convenu entre le représentant de la bande et l'entrepreneur et tenir compte des dépenses raisonnables et justifiées engagées par l'entrepreneur ou encore des économies réalisées par l'entrepreneur.
3. Élément essentiel. Le temps est de l'essence même du marché.
4. Main-d'oeuvre. Dans la mesure où cela est compatible avec une efficacité et une économie raisonnables, l'entrepreneur ne doit faire appel qu'à de la main-d'oeuvre locale, pourvu qu'elle soit disponible et qualifiée, et il doit utiliser le bureau de la bande pour embaucher cette main-d'oeuvre.
5. Permis et règlements. L'entrepreneur doit se conformer à toutes les lois et à tous les règlements qui s'appliquent aux travaux, qu'ils soient fédéraux, provinciaux ou municipaux, comme si les travaux étaient exécutés pour une personne autre que le conseil de bande, et il doit acquitter les droits pour obtenir tous les permis et tous les certificats requis pour exécuter les travaux.
6. Indemnisation. L'entrepreneur doit indemniser et dédommager le conseil de bande de tous frais, réclamations, préjudices, poursuites, procédures ou actes faits par suite des activités de l'entrepreneur en exécutant les travaux, notamment de ses omissions, de ses actes répréhensibles et de ses retards dans l'exécution des travaux.
7. Propriété du conseil de bande. L'entrepreneur est responsable de tout préjudice et de tout dommage causé à la propriété du conseil de bande par suite de l'exécution ou de la non-exécution des travaux, que le préjudice ou le dommage soit attribuable ou non à des causes indépendantes de sa volonté.
8. Collaboration, rectification. (a) L'entrepreneur exécutera les travaux de façon à déranger le moins possible les employés et le public. (b) L'entrepreneur devra obtenir l'approbation du représentant de la bande en ce qui concerne l'horaire et l'échéancier des travaux. (c) L'entrepreneur devra réparer et rectifier toutes les parties d'un immeuble existant, endommagées lors de l'exécution des travaux prévus au marché. (d) Tous les ouvrages seront identiques aux ouvrages existants quant à l'espèce, à la qualité et au fini. (e) Lorsque les travaux portent atteinte à des parties occupées d'un immeuble, l'entrepreneur veillera à assurer le maintien des services de l'immeuble et à fournir l'accès nécessaire au personnel et aux véhicules.
9. Accès à l'ouvrage. L'entrepreneur donnera libre accès à l'ouvrage au représentant de la bande ou à tout agent autorisé par lui en tout temps pendant l'exécution des travaux.
10. Enlèvement des débris. L'entrepreneur enlèvera périodiquement de l'emplacement des travaux tous les débris ou déchets provenant de l'exécution des travaux, conformément aux directives du représentant de la bande.
11. Retard. L'entrepreneur ne pourra tenir le conseil de bande financièrement responsable des retards survenus pendant l'exécution des travaux.
12. Suspension des travaux. Si les travaux doivent être suspendus, l'entrepreneur doit prendre des mesures pour assurer la protection des travaux conformément aux directives du représentant de la bande. L'entrepreneur se verra rembourser toutes les dépenses justes et raisonnables engagées pour protéger les lieux.
13. Rectification des malfaçons. L'entrepreneur devra rectifier, sur réception d'un avis du représentant de la bande, à ses propres frais, toute malfaçon qui apparaît dans l'ouvrage avant la date d'achèvement des travaux.
14. Affiches et publicité. L'entrepreneur ne doit apposer aucune affiche publicitaire ou autre sur les lieux des travaux. Il ne doit pas non plus permettre qu'une affiche soit apposée.
15. Membres du conseil de bande. Aucun membre du conseil de bande ne peut être partie au marché ou en bénéficier d'aucune façon.
16. Interprétation. S'il y a un différend au sujet de la signification ou du but du marché, la décision du représentant de la bande sera sans appel.
17. Dossiers à tenir. Au cours de l'exécution du présent marché et pour une période de deux ans à partir de la date d'achèvement des travaux, l'entrepreneur doit tenir des dossiers complets sur ses estimations et le coût réel des travaux; on doit y trouver toutes les propositions de prix, les marchés, la correspondance, les factures, les reçus et les pièces justificatives s'y rapportant, et il doit les mettre à la disposition de tout représentant du conseil de bande à des fins de reproduction, de vérification ou d'inspection.
18. Résiliation. Le représentant de la bande peut résilier le marché en faisant parvenir à l'entrepreneur un avis écrit à ce sujet. L'obligation du conseil de bande de payer l'entrepreneur cesse avec le paiement des travaux exécutés de façon satisfaisante.
19. Paiement. L'entrepreneur peut présenter une demande d'acompte mensuelle. Sous réserve d'une vérification du représentant de la bande, le paiement d'une facture présentée par l'entrepreneur pour des travaux achevés de manière satisfaisante sera effectué au plus tard 30 jours après la date de sa réception. Si le représentant de la bande demande des renseignements supplémentaires dans les 15 jours suivant la réception de la facture, la période de 30 jours commence à la date de réception de l'information requise. La facture de l'entrepreneur doit indiquer le montant réclamé pour des travaux exécutés de façon satisfaisante, en excluant la TPS, et un montant distinct pour la TPS calculé conformément à la législation en vigueur.
20. Intérêt sur les paiements en souffrance. Lorsque le conseil de bande tarde à effectuer un paiement échu en vertu de l'article 19 et que la somme est payable depuis 15 jours ou plus après la date d'échéance, l'entrepreneur a le droit de recevoir des intérêts sur le paiement en souffrance à compter du premier jour de retard jusqu'à la veille du jour du paiement. Ce jour de paiement correspond à la date inscrite sur le chèque remis en paiement du montant en souffrance.
21. Des intérêts seront versés automatiquement sur toutes les sommes impayées dans les 15 jours qui suivent la date d'échéance. Aucuns intérêts ne seront versés sur les sommes payées dans les 15 jours qui suivent la date d'échéance et le conseil de bande n'est pas tenu de verser à l'entrepreneur des intérêts sur les intérêts non payés.
22. Le taux d'intérêt doit être le taux d'intérêt fixé par la banque du conseil de bande à cette fin.
23. Pour s'acquitter de ses obligations légitimes et régler les réclamations légitimes présentées contre l'entrepreneur ou un soustraitant par suite de l'exécution de l'ouvrage ou de la prestation de services, le conseil de bande peut verser une somme légalement payable à l'entrepreneur et exigible par lui aux termes du marché, directement aux créanciers de l'entrepreneur ou d'un sous-traitant et à ceux qui présentent une réclamation contre l'un ou l'autre.

Documents de soumission et documents contractuels Marchés de services autres que professionnels dont le prix dépasse 25 000 $ (formulaire détaillé)

Ce dossier comprend les documents suivants :

• les instructions aux soumissionnaires;
• le formulaire de soumission et d'acceptation;
• les conditions générales.

Convention d'offre permanente services autres que professionnels

Lorsqu'il s'agit d'obtenir plusieurs fois des services de maintenance, comme l'enlèvement de la neige, la tonte des gazons, les aménagements paysagers, les services de concierge, de restauration, de dactylographie, la maintenance générale (électrique, mécanique), etc., il peut être plus efficace de passer une convention d'offre permanente qu'un marché ordinaire.

Dans le cas d'une convention d'offre permanente, le représentant de la bande évalue la quantité de travail qui peut être requise dans une certaine catégorie au cours d'une période donnée; par exemple, au cours d'un été, le gazon doit être tondu un certain nombre de fois dans un secteur particulier. Un appel d'offres est alors lancé à des entrepreneurs qui doivent proposer un prix unitaire dans leur soumission et une convention est passée avec un entrepreneur en vue de tondre le gazon au cours de l'été. Quand le besoin se fait sentir, le représentant de la bande demande à cet entrepreneur de venir tondre le gazon. L'entrepreneur reçoit ensuite le prix unitaire convenu à chaque fois qu'il ou elle tond le gazon.

L'annexe 2-8 ci-jointe est un document type que les conseils de bande peuvent utiliser, lorsqu'il y a lieu de passer une convention d'offre permanente.

NOTA Les présentes Instructions aux soumissionnaires ne font pas partie de l'offre officielle et ne doivent donc pas être jointes à l'offre.

Offre et acceptation

Conditions générales

Annonce type à publier dans des journaux

APPEL D'OFFRES

Le conseil de bande de__________________________________________ demande des soumissions pour réaliser un projet de nettoyage de l'intérieur de l'école située

à (l'ouvrage ou les services doivent être décrits brièvement à cet endroit) ________________________________________________________________________

Les plis cachetés contenant les soumissions adressés au conseil de bande seront reçus à son bureau situé : _________________________________________________________________ (indiquez l'adresse)

jusqu'à (heure) ________________________ le (date) _ _______________________________

Les documents de soumission peuvent être obtenus au bureau du conseil de bande à l'adresse indiquée ci-dessus.

Numéro de téléphone : _________________

Numéro de télécopieur :_________________

Project/Service _________________

Veuillez noter que le conseil de bande ne s'engage à accepter aucune des soumissions, pas même la plus basse. _____________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________

3.2.1

Un marché est habituellement attribué au plus bas soumissionnaire dont la soumission est valide, pourvu que la soumission de l'entrepreneur soit adéquate et complète et qu'il ou elle semble posséder les capacités nécessaires pour achever l'ouvrage avec succès.

3.2.2

Dans le cas d'appels d'offres ouverts, les capacités des entrepreneurs doivent être étudiées avec soin avant d'attribuer un marché. Par contre, dans le cas d'appels d'offres restreints, seuls les entrepreneurs qui possèdent les capacités requises doivent être invités à soumissionner.

3.2.3

Le représentant de la bande a la responsabilité de s'assurer que des pratiques admises sont adoptées, que des principes approuvés sont appliqués et que la procédure adéquate est suivie, lors des attributions de marché.

3.3.1

Le conseil de bande ou quelqu'un à qui il a délégué sa compétence en cette matière approuve les attributions de marché.

3.3.2

L'attribution d'un marché est approuvée à condition que des fonds soient disponibles pour l'exécuter.

3.3.3

L'attribution d'un marché peut être approuvée en tout temps après la clôture de l'appel d'offres, mais un entrepreneur n'est pas tenu d'accepter de passer le marché, lorsqu'il lui est offert après la fin de la période spécifiée d'acceptation des soumissions, c'est-à-dire habituellement 30 jours ou 60 jours, lorsque le délai a été prolongé dans les 15 jours après la clôture de l'appel d'offres (voir l'alinéa 2.11.3).

3.3.4

Lorsque l'évaluation des soumissions est retardée ou lorsque, pour toute autre raison, l'attribution d'un marché est reportée à une date située après la fin de la période habituelle d'acceptation des soumissions, le représentant de la bande doit prendre la mesure décrite à l'alinéa 3.3.5.

3.3.5

Lorsque la période d'acceptation des soumissions relatives à un marché de services est prolongée conformément à l'alinéa 2.11.3, le prix indiqué dans la soumission ne doit pas être augmenté.

3.3.6

La période habituelle d'acceptation des soumissions commence à la date et à l'heure exactes de clôture de l'appel d'offres et elle se termine à minuit le jour spécifié, qui est habituellement le 30e jour suivant. Lorsque la période d'acceptation des soumissions est prolongée, elle se termine à minuit le dernier jour du délai prolongé.

3.3.7

Selon une règle de droit qui s'applique généralement, l'acceptation a lieu lorsque la lettre d'acceptation est mise à la poste. La même règle s'applique aux communications télégraphiques et, dans ce cas, l'acceptation a lieu au moment où le message est remis à l'entreprise de télégraphie. Dans le cas des communications par télécopieur ou télex, l'acceptation a lieu au moment où le message est transmis à l'entrepreneur.

3.5.1

On peut faire connaître à un entrepreneur que le marché lui est attribué par télécopie, par télex ou par télégramme, mais on doit ensuite lui envoyer une lettre recommandée datée du même jour que le message envoyé par un procédé de télécommunication.

3.5.2

Cette lettre doit mentionner la soumission de cet entrepreneur et spécifier le prix du marché et les exigences en matière de garantie contractuelle ou d'assurance. Cette lettre doit également énumérer les documents qui font partie du marché. Un dossier contractuel complet comprend les documents suivants :

1. Dans le cas des marchés dont le prix dépasse 25 000 $ :
   • le formulaire d'acceptation et de soumission,
   • les conditions générales,
   • le tableau d'assurance (s'il en est),
   • l'énoncé de travail (c'est-à-dire le cahier des charges).
2. Dans le cas des marchés dont le prix dépasse 25 000 $ :
   • la commande de travaux,
   • l'énoncé de travail (c'est-à-dire le cahier des charges) et tout autre document pertinent.

3.5.3

Lorsque les documents de soumission n'indiquent pas qu'il est nécessaire de fournir une garantie de soumission et une garantie contractuelle, mais qu'il est décidé au cours de la période d'examen des soumissions de demander qu'une garantie contractuelle soit fournie, la bande doit demander à l'entrepreneur, au cours de négociations tenues avant l'attribution du marché, que celui-ci fournisse une garantie contractuelle. Dans ce cas, l'entrepreneur peut réclamer d'être indemnisé du coût de la garantie.

3.5.4

Lorsqu'un marché n'est pas attribué avant la fin de la période d'acceptation des soumissions ou d'une période qu'on a convenu de prolonger, le marché doit d'abord être offert au plus bas soumissionnaire dont la soumission est acceptable au prix proposé dans sa soumission ou, au cours d'une négociation, on doit réviser le prix à la hausse pour atteindre le prix proposé par le soumissionnaire qui vient au second rang, parmi ceux qui ont présenté les soumissions les plus basses. Lorsque le plus bas soumissionnaire refuse cette offre, le conseil de bande peut offrir le marché au soumissionnaire qui vient au deuxième rang, parmi ceux qui ont présenté les soumissions les plus basses, ou lancer un nouvel appel d'offres. Dans ce cas, la garantie de soumission fournie par le plus bas soumissionnaire initial ne peut être confisquée.

3.5.5

Lorsque le marché est attribué au cours de la période d'acceptation des soumissions et que l'entrepreneur auquel il est attribué refuse de passer le marché, le conseil de bande peut attribuer le marché au soumissionnaire qui vient au deuxième rang parmi ceux qui ont présenté les soumissions les plus basses et dont la soumission est acceptable. Dans ce cas, la garantie fournie par le plus bas soumissionnaire initial doit être utilisée pour compenser la différence entre les deux prix. Le solde (s'il y en a un) doit être retourné au soumissionnaire qui a fourni la garantie.

3.7.1

Le conseil de bande doit exiger que l'entrepreneur fournisse une garantie contractuelle dans le cas de marchés dont le prix est de 25 000 $ et plus, mais il peut également demander que l'entrepreneur en fournisse une, dans le cas de marchés dont le prix ne dépasse pas cette somme. Dans des circonstances spéciales, le conseil de bande peut décider de demander au soumissionnaire dont la soumission a été acceptée de fournir une garantie contractuelle, même lorsque les documents de soumission ne l'exigent pas (voir l'alinéa 3.5.3). Les types acceptables de garanties contractuelles et les sommes exigées par le conseil de bande sont décrites à l'annexe 3-1.

3.7.2

L'entrepreneur doit fournir la garantie contractuelle dans le délai prescrit dans les documents de soumission. La procédure à suivre, lorsque l'entrepreneur ne satisfait pas à cette exigence, est décrite à l'annexe 3-3.

3.7.3

Lorsque la garantie contractuelle est une assurance de cautionnement, celle-ci est gardée par le bureau qui a lancé l'appel d'offres.

3.7.4

Lorsque la garantie contractuelle est composée d'obligations garanties par le gouvernement, le conseil de bande doit les garder dans un meuble où elles sont en sûreté et elles ne doivent pas être encaissées, au cours de la période d'exécution du marché.

3.7.5

Lorsque la garantie contractuelle est un chèque certifié, une traite bancaire, etc., elle doit être gardée sans être encaissée ou elle doit être portée au crédit du compte bancaire de la bande, si l'entrepreneur autorise la bande à le faire. Lorsque l'entrepreneur n'a pas fourni d'instructions à ce sujet, le montant du chèque est porté au crédit du compte bancaire de la bande pour rapporter des intérêts au taux fixé par la banque et ils sont ensuite versés à l'entrepreneur.

3.7.6

En tout temps durant la période d'exécution du marché, l'entrepreneur peut remplacer sa garantie contractuelle par une autre garantie dont la forme est acceptable.

3.8.1

Il n'est habituellement pas requis de fournir une garantie dans le cas de marchés de services autres que professionnels; néanmoins, il peut être nécessaire dans certains cas de l'exiger à cause de risques spéciaux ou pour satisfaire à des exigences particulières dans le cas d'un travail à exécuter ou de services à fournir.

3.8.1

Lorsqu'il est spécifié dans le marché qu'une garantie doit être fournie, il est sage d'attendre que l'entrepreneur l'ait fournie avant de signer les documents contractuels (voir le paragraphe 3.5) ou de permettre à l'entrepreneur de commencer les travaux.

4.2.1

Quand un marché est attribué, plusieurs mesures doivent être prises avant que le marché ne soit officialisé. Il appartient au conseil de bande, au représentant de la bande et au gestionnaire du projet de prendre certaines de ces mesures et celles-ci sont décrites dans la présente section.

4.2.2

Le représentant de la bande et le gestionnaire du projet doivent consulter le conseil de bande, lorsqu'ils se proposent de prendre une mesure qui peut avoir une incidence sur le marché. Le gestionnaire du projet doit envoyer au représentant de la bande des copies de la correspondance échangée relativement à des négociations, à des prolongations du délai d'exécution, à des augmentations du prix du marché, etc.

4.3.1

Après que l'entrepreneur a été averti par télex ou par télécopie que son offre a été acceptée, le représentant de la bande doit s'assurer qu'une lettre lui est envoyée pour confirmer que le marché lui est attribué. On doit décrire dans celle-ci les exigences en matière de garantie contractuelle et d'assurance (s'il en est), ainsi que le délai dont il dispose pour présenter les documents relatifs à celles-ci.

4.3.2

Lorsque cela est possible, le représentant de la bande doit préparer le document contractuel dans les deux jours suivant l'attribution du marché. Le marché doit être conforme aux dispositions des documents sur lesquels la soumission de l'entrepreneur est fondée, notamment l'appel d'offres, les modifications qui ont fait l'objet de négociations ou des solutions de rechange proposées par l'entrepreneur et convenues avant l'attribution du marché. L'ajout d'un document qui ne se trouve pas dans les documents de soumission ou d'un travail qui n'est pas mentionné dans ces mêmes documents est considéré comme une contre-offre et l'entrepreneur peut la rejeter.

4.3.3

Le dossier contractuel doit comprendre ce qui suit :

1. Dans le cas de marchés dont le prix ne dépasse pas 25 000 $ (dans ce cas, on utilise le formulaire abrégé) :
   • la commande de travaux (voir l'annexe 2-6),
   • l'énoncé de travail ou le cahier des charges,
   • tout autre document pertinent.
2. Dans le cas de marchés dont le prix dépasse 25 000 $ (pour lesquels le formulaire détaillé est utilisé voir l'annexe 2-7) :
   • les instructions aux soumissionnaires,
   • le formulaire de soumission et d'acceptation,
   • les conditions générales,
   • l'énoncé de travail ou le cahier des charges,
   • les conditions de travail et
   • le tableau d'assurance (s'il en est).

4.3.4

Le conseil de bande ou son représentant autorisé doit signer les trois copies du formulaire de soumission et d'acceptation et en envoyer une à l'entrepreneur.

4.3.5

Le représentant de la bande doit s'assurer que les documents contractuels sont transmis aussi rapidement que possible pour qu'ils soient remplis sans délai.

4.3.6

Après que le formulaire de soumission et d'acceptation ou la commande de travaux a été signé, le représentant de la bande doit en distribuer des copies comme suit :

• un original doit être versé dans le dossier du marché;
• un original doit être envoyé à l'entrepreneur;
• un original doit être envoyé au bureau de paye de la bande;
• une copie doit être versée dans le dossier du projet tenu par le gestionnaire du projet;
• d'autres copies doivent être distribuées selon les besoins.

4.4.1

Lorsqu'une garantie contractuelle est requise, le marché est attribué à condition que l'entrepreneur fournisse une garantie dont la forme est approuvée et le montant est acceptable, dans un délai de 14 jours. Même lorsque le marché est signé, le gestionnaire du projet ne peut permettre à l'entrepreneur de commencer les travaux avant qu'une garantie contractuelle adéquate n'ait été reçue. C'est ce dont le gestionnaire du projet doit s'assurer et il doit tenir le représentant de la bande au courant de cette question.

4.4.2

Un entrepreneur qui ne fournit pas la garantie contractuelle requise dans le délai fixé a manqué à ses engagements contractuels. Dans ce cas, le représentant de la bande doit immédiatement écrire à l'entrepreneur et insister pour que la garantie soit fournie. Lorsque l'entrepreneur n'envoie toujours pas cette garantie, le gestionnaire doit l'informer par lettre recommandée de la mesure que le conseil de bande peut prendre aux termes du cautionnement de soumission ou en ce qui concerne le dépôt de garantie de la soumission.

4.4.3

La seule exception prévue est le cas où cette mesure peut porter préjudice à la bande ou à l'intérêt public. Dans un cas de ce type, le conseil de bande peut décider d'autoriser l'entrepreneur à commencer les travaux ou à fournir les services avant d'avoir reçu la garantie contractuelle, en sachant les conséquences possibles de cette décision. Il faut aussi aviser l'entrepreneur qu'aucun acompte ne lui sera versé avant que la garantie contractuelle ne soit reçue. Cette mesure implique que l'entrepreneur peut être en défaillance avant d'avoir fourni la garantie contractuelle, ce qui laisserait le conseil de bande dans une situation très vulnérable.

4.4.4

Lorsqu'une garantie contractuelle acceptable est reçue, le représentant de la bande doit retourner la garantie de soumission à l'entrepreneur dans les 48 heures. Le fait de ne pas retourner la garantie de soumission immédiatement peut empêcher l'entrepreneur de soumissionner d'autres travaux ou immobiliser son capital.

4.4.5

À la demande de l'entrepreneur, le représentant de la bande peut transformer le dépôt de garantie de la soumission en garantie contractuelle.

4.4.6

Les assurances de cautionnement doivent être souscrites pour une période de deux ans à compter de la date à laquelle le dernier paiement doit être fait, aux termes du marché.

4.4.7

L'entrepreneur doit fournir les contrats d'assurance, lorsque cela est requis, dans un délai de 30 jours après l'attribution du marché.

4.4.8

Le représentant de la bande doit examiner les contrats d'assurance pour s'assurer que le prestataire, les sommes mentionnées et les avenants satisfont aux exigences du conseil de bande décrites dans le tableau d'assurance. L'entrepreneur peut fournir une attestation d'assurance qui indique qu'il ou elle a effectivement souscrit des contrats d'assurance. Néanmoins, le conseil de bande doit obtenir des copies des contrats d'assurance pour s'assurer que la bande est entièrement protégée et que le conseil de bande connaît toutes les conditions à satisfaire pour présenter des demandes d'indemnité.

4.4.9

Lorsque l'ouvrage est achevé, l'entrepreneur a le droit de recevoir immédiatement les contrats d'assurance. Le dépôt de garantie contractuelle de l'entrepreneur doit également lui être retourné avec le paiement final, pourvu que toutes les réclamations présentées contre l'entrepreneur aux termes du marché aient été réglées.

4.5.1

Sous réserve de l'approbation du conseil de bande et pourvu que cela soit raisonnable, le gestionnaire du projet peut modifier, augmenter ou réduire les travaux et les services, réajuster le prix et changer le délai d'exécution du marché en conséquence, sans invalider le marché.

4.5.2

Le gestionnaire du projet doit demander par écrit que des modifications soient apportées au marché et l'entrepreneur doit convenir par écrit de les accepter; la hausse ou la baisse du prix du marché doit être indiquée dans une proposition de prix. Le gestionnaire du projet doit étudier la proposition de prix, obtenir l'approbation du conseil de bande et autoriser l'entrepreneur à continuer les travaux, pourvu que le conseil de bande l'ait assuré que des fonds sont disponibles à cette fin.

4.5.3

Les modifications apportées au marché doivent être faites par écrit sur le formulaire d'ordre de changement du conseil de bande que les deux parties doivent signer.

4.5.4

Le prix d'une modification peut être évalué au moyen de l'une ou de plusieurs des méthodes suivantes :

1. soit la détermination du coût estimatif des travaux ou des services et l'acceptation d'une proposition de prix global par l'entrepreneur;
2. soit l'utilisation des prix unitaires spécifiés dans le marché
3. soit la négociation de nouveaux prix unitaires;
4. soit la détermination du coût plus 10 pour 100.

NOTA La méthode «d.» ne doit être utilisée qu'en dernier ressort.

4.5.5

Lorsqu'une modification du prix ou du délai d'exécution des travaux ou de prestation des services est suggérée ou rendue nécessaire, l'entrepreneur doit présenter sa proposition de prix au gestionnaire du projet pour qu'il l'approuve. Lorsque le gestionnaire du projet et le conseil de bande approuvent cette proposition de prix, le gestionnaire du projet donne par écrit à l'entrepreneur l'ordre d'effectuer la modification. Les travaux exécutés ou les services fournis par suite de cette modification doivent être inclus, lorsque l'entrepreneur présente régulièrement une demande d'acompte.

4.5.6

Le gestionnaire du projet doit mettre le représentant de la bande au courant de toutes les suggestions relatives à des modifications à effectuer dans le marché pour que le représentant de la bande puisse délivrer les ordres de changement nécessaires.

4.5.7

Lorsque des assurances de cautionnement constituent la garantie contractuelle fournie par l'entrepreneur, le gestionnaire du projet et le représentant de la bande doivent s'assurer que la compagnie de garantie est mise au courant et que l'entrepreneur a obtenu son autorisation, avant que le prix du marché ne soit augmenté considérablement, que la quantité de travaux à exécuter ou de services à fournir ou le délai d'exécution n'ait été modifié. Le fait de ne pas obtenir l'autorisation de la compagnie de garantie peut rendre les assurances de cautionnement nulles et dégager la compagnie de garantie de ses obligations, ce qui laisserait le conseil de bande dans une situation embarrassante, car il n'aurait plus de garantie contractuelle.

4.6.1

L'entrepreneur doit obtenir l'autorisation écrite du conseil de bande avant de céder à quelqu'un d'autre, en totalité ou en partie, ses obligations en matière de travaux à exécuter ou de services à fournir aux termes du marché. Le conseil de bande ne doit autoriser cette cession qu'après avoir consulté son avocat.

4.6.2

L'entrepreneur peut céder la somme qui représente le prix du marché (ou le solde de cette somme), dont il peut exiger le versement aux termes du marché. Le conseil de bande doit consulter son avocat, avant d'autoriser une cession de ce type.

4.7.1 Défaut de passer le marché

1. Lorsqu'un marché est attribué à un entrepreneur au cours de la période d'acceptation des soumissions, celui-ci doit passer le marché. Lorsque l'entrepreneur refuse de le faire, le représentant de la bande doit tout de suite avertir l'entrepreneur par lettre recommandée des conséquences de ce refus. Quelquefois la menace de confiscation du dépôt de garantie de la soumission ou le fait de réclamer le versement du cautionnement de soumission incite l'entrepreneur à passer le marché et à achever l'ouvrage ou à fournir les services de façon satisfaisante. Lorsque l'entrepreneur persiste à refuser de passer le marché, il faut avertir la compagnie de garantie, lorsqu'un cautionnement de soumission été fourni comme garantie de soumission, et on doit lui demander de se conformer aux dispositions de l'assurance de cautionnement.
2. Lorsque l'entrepreneur a fourni une garantie de soumission négociable, elle peut être confisquée et utilisée pour combler la différence entre le prix proposé dans la soumission de l'entrepreneur et le prix indiqué dans la soumission du soumissionnaire qui vient au deuxième rang parmi ceux qui ont présenté les soumissions les plus basses, que le conseil de bande peut accepter jusqu'à concurrence du montant de la garantie de soumission. Lorsque la différence entre ces deux sommes est moins élevée que le montant de la garantie de soumission, le solde est payable à l'entrepreneur initial et exigible par lui.
3. Lorsque l'entrepreneur a fourni un cautionnement de soumission comme garantie de soumission, la compagnie de garantie et l'entrepreneur doivent tous deux être immédiatement avertis des conséquences du défaut de passer le marché et de la mesure que le conseil de bande se propose de prendre. Il faut donner à la compagnie de garantie l'occasion de réagir à cet avertissement dans un délai prescrit; elle peut faire en sorte que l'entrepreneur passe le marché, achève l'ouvrage ou fournisse les services. Lorsque la compagnie de garantie ne prend pas de mesure à la suite de la réception de cet avis et que l'entrepreneur continue à manquer à son engagement de passer le marché, la compagnie de garantie est responsable, jusqu'à concurrence de la somme totale du cautionnement de soumission, de la différence de coût qu'entraîne l'attribution du marché au soumissionnaire qui est au deuxième rang, parmi ceux qui ont présenté les soumissions les plus basses.

4.7.2 Défaut de commencer les travaux ou de fournir les services

1. Lorsque, après avoir signé le marché et fourni la garantie contractuelle, l'entrepreneur manque à son engagement de commencer les travaux ou de fournir les services conformément à l'échéancier fourni, il ou elle est en défaillance.
2. Le représentant de la bande doit avertir par écrit l'entrepreneur de la mesure corrective que le conseil de bande se propose de prendre, conformément aux conditions générales du marché.
3. Lorsque l'entrepreneur a fourni un cautionnement d'exécution ou de rendement comme garantie contractuelle, il faut également avertir la compagnie de garantie, car le conseil de bande peut utiliser le cautionnement pour remédier à la défaillance de l'entrepreneur, ainsi que le prévoient les dispositions du cautionnement d'exécution.

4.7.3 Défaut d'exécution

1. Lorsque l'entrepreneur omet de rectifier les malfaçons ou de se conformer aux dispositions du marché, le représentant de la bande, après consultation du gestionnaire du projet, doit avertir l'entrepreneur par lettre recommandée qu'il ou elle a manqué à ses engagements contractuels et l'enjoindre de rectifier la malfaçon en spécifiant le délai à respecter. L'entrepreneur doit indiquer dans quel délai il compte rectifier la malfaçon dans les six jours ouvrables après avoir reçu cet avis.
2. Lorsque l'entrepreneur informe par écrit le représentant de la bande que la malfaçon ne peut être rectifiée dans le délai prescrit et qu'il propose une autre date, le représentant de la bande, après consultation du gestionnaire du projet, peut convenir de cette date. On estime alors que l'entrepreneur s'est conformé aux instructions du représentant de la bande.
3. Par la suite, l'entrepreneur doit :
   1. commencer à rectifier la malfaçon dans le délai prescrit;
   2. remettre au représentant de la bande un échéancier acceptable des travaux de rectification;
   3. achever la rectification conformément à cet échéancier.
4. Lorsque l'entrepreneur a fourni une garantie contractuelle négociable et qu'il manque à son engagement de se conformer aux dispositions ci-dessus, le conseil de bande peut charger le gestionnaire du projet de rectifier la malfaçon et de déduire le coût des travaux d'une somme payable à l'entrepreneur à ce moment ou plus tard.
5. Lorsque l'entrepreneur a fourni un cautionnement d'exécution comme garantie contractuelle et qu'il omet de se conformer aux instructions contenues dans l'avis écrit du conseil de bande, on doit demander par écrit à la compagnie de garantie de prendre la mesure corrective nécessaire.

4.7.4 Toutes les communications relatives à la défaillance de l'entrepreneur doivent être envoyées par courrier recommandé.

NOTA:Les façons de procéder dans le cas de tous les types de défaillance, décrites aux alinéas 4.7.1, 4.7.2 et 4.7.3, constituent des lignes directrices valables dans la plupart des cas. Néanmoins, avant de prendre une des mesures suggérées, le représentant de la bande, après consultation du conseil de bande, doit obtenir l'avis d'un avocat. Il ou elle doit également préparer un rapport détaillé sur les circonstances qui ont contribué à créer la situation à laquelle il fait face, en y joignant des documents pertinents. Cela peut aider le conseil de bande, au cas où quelqu'un engagerait une poursuite.

4.8.1

Une des conditions générales prévoit que le conseil de bande peut résilier le marché pour des motifs autres que la défaillance de l'entrepreneur, dans le formulaire détaillé de marché. Le conseil de bande peut aussi utiliser la clause relative à la résiliation du marché prévue dans le formulaire abrégé pour se débarrasser d'un entrepreneur qui ne s'acquitte pas adéquatement de ses obligations.

4.8.2

Selon les dispositions du formulaire détaillé de marché, lorsque l'entrepreneur est en défaillance, son droit de poursuivre l'exécution de l'ouvrage doit être révoqué. Après s'être assuré qu'il existe des motifs suffisants, le représentant de la bande doit avertir l'entrepreneur par lettre recommandée qu'il ou elle a manqué à ses engagements contractuels.

4.8.3

Lorsque l'entrepreneur omet de rectifier une malfaçon dans le délai prescrit ou dans le délai convenu par la suite, le conseil de bande, sur recommandation du gestionnaire du projet et après avoir obtenu l'approbation d'un avocat, peut révoquer le droit de l'entrepreneur de poursuivre l'exécution de l'ouvrage.

4.8.4

Lorsque cette mesure est prise, le représentant de la bande, après consultation du gestionnaire du projet, doit immédiatement déterminer et consigner ce qui suit :

1. la valeur totale de l'ouvrage achevé ou des services fournis à ce jour;
2. le montant total des paiements faits à l'entrepreneur;
3. the total value of the contract, including approved change orders; and
4. le prix total du marché, notamment celui des ordres de changement approuvés;
5. une liste de tous les travailleurs, sous-traitants et fournisseurs connus qui ont contribué à la réalisation du projet, en indiquant le solde impayé qui doit être versé à chacun d'eux (les sous-traitants et les fournisseurs doivent présenter une déclaration sous serment, c'est-à-dire un affidavit, à l'appui de leurs réclamations).

4.8.5

Lorsque l'entrepreneur a fourni un cautionnement d'exécution comme garantie contractuelle, le représentant de la bande doit informer par écrit la compagnie de garantie de toutes les mesures qu'il se propose de prendre. Le conseil de bande demande alors à la compagnie de garantie de prendre des dispositions pour achever l'ouvrage.

4.8.6

Lorsque le droit de l'entrepreneur de poursuivre l'exécution de l'ouvrage est révoqué et qu'une compagnie de garantie a fourni un cautionnement, il faut lui transmettre les renseignements dont il est question aux sous-aliénas a., b., c. et d. de l'alinéa 4.8.4.

4.8.7

Toutes les communications avec l'entrepreneur ou avec la compagnie de garantie au sujet de la révocation du droit de l'entrepreneur de poursuivre l'exécution de l'ouvrage doivent être par courrier recommandé.

4.8.8

Le fait de procéder de cette façon doit assurer la protection des intérêts du conseil de bande et permettre d'achever l'ouvrage ou de fournir les services avec un minimum de retard, sinon dans le délai fixé et au prix stipulé dans le marché initial.

4.10.1

Selon le type de travaux à exécuter ou de services à fournir, mais avant que le dernier acompte ne soit donné, on peut exiger que l'entrepreneur fournisse des certificats d'approbation ou d'autorisation délivrés par divers organismes fédéraux et provinciaux.

4.10.2

Le plus souvent, il s'agit d'autorisations fournies par la commission d'indemnisation des travailleurs accidentés.

4.10.3

Lorsque le ministère provincial du Travail demande au conseil de bande de retenir des sommes pour régler des réclamations salariales formulées par des travailleurs, ces réclamations doivent être réglées et cet organisme doit délivrer une autorisation, avant que le dernier paiement ne soit fait à l'entrepreneur.

4.10.4

Lorsque Revenu Canada demande que soit retenue ou versée à ce ministère une partie des sommes qui n'ont pas encore été payées à l'entrepreneur aux termes du marché, cette question doit être réglée et Revenu Canada doit délivrer son autorisation, avant que le dernier paiement ne soit fait à l'entrepreneur.

4.10.5

Le représentant de la bande doit s'assurer que l'entrepreneur fournit toutes les autorisations requises dans les documents contractuels.

4.11.1

Le marché peut prévoir le versement d'acomptes, qui sont quelquefois désignés sous le nom de paiements proportionnels ou de paiements au prorata des travaux et, lorsque tel est le cas, l'entrepreneur peut présenter une demande en vue d'en obtenir au cours de l'exécution de l'ouvrage à des dates fixées à l'avance ou lorsque certaines étapes ont été traversées.

4.11.2

Avant de présenter une première demande d'acompte, l'entrepreneur doit remettre une ventilation du prix du marché sur laquelle les acomptes seront fondés. Ces demandes doivent être présentées le dernier jour d'une période de paiement convenue ou à la date d'achèvement d'une étape importante des travaux. La somme réclamée doit être proportionnelle aux travaux exécutés ou aux services fournis à cette date. Lorsqu'un prix unitaire est prévu pour un article, le paiement doit être fondé sur la quantité de cet article multipliée par le prix unitaire. L'entrepreneur doit signer chaque demande d'acompte.

4.11.3

Aucun versement d'acompte ne constitue une acceptation d'un ouvrage exécuté ou d'un service fourni qui n'est pas conforme à la description des documents contractuels.

Nota: Les acomptes doivent être versés rapidement pour permettre à l'entrepreneur de s'acquitter de ses obligations envers les sous-traitants et les fournisseurs. Le gestionnaire du projet doit attester que les demandes d'acompte sont justifiées dans les 10 jours ouvrables après leur réception et l'acompte doit être donné dans les 20 jours suivant la délivrance de cette attestation. Les retards dans les versements d'acompte entraînent le paiement d'intérêts sur les sommes impayées à l'entrepreneur.

4.11.4

Le gestionnaire du projet doit périodiquement effectuer une inspection pour s'assurer que l'entrepreneur a exécuté l'ouvrage ou fourni les services conformément au marché.

4.11.5

Il faut immédiatement demander par écrit à l'entrepreneur de rectifier les malfaçons, conformément aux dispositions du marché. Lorsque l'entrepreneur manque à son engagement de rectifier une malfaçon, le gestionnaire du projet et le représentant de la bande doivent procéder de la façon décrite au paragraphe 4.7.

4.11.6

L'entrepreneur doit rectifier tout dommage causé à un autre ouvrage ou indemniser les personnes qui fournissent des services à qui un préjudice a été causé, par suite de rectifications effectuées conformément au marché.

4.11.7

L'entrepreneur doit joindre à toutes les demandes d'acompte une déclaration solennelle dans laquelle il affirme qu'il a réglé toutes les réclamations pour lesquelles l'acompte précédent lui a été versé.

4.11.8

Le gestionnaire du projet doit attester que chaque demande d'acompte est justifiée, avant qu'elle soit présentée pour obtenir un paiement. Dans les 10 jours après la réception d'une demande d'acompte, le gestionnaire du projet doit effectuer une inspection pour s'assurer que l'ouvrage exécuté ou les services fournis sont satisfaisants. Le gestionnaire du projet ne doit attester que la demande d'acompte est justifiée qu'après s'être assuré que la somme réclamée se rapporte à des travaux vraiment exécutés ou à des services vraiment fournis, qui sont conformes aux dispositions du marché.

4.11.9

Lorsque, après son inspection, le gestionnaire du projet conclut que la somme réclamée est trop élevée, compte tenu des travaux vraiment exécutés ou des services vraiment fournis, il ou elle peut demander à l'entrepreneur de réviser la demande d'acompte ou, après consultation de l'entrepreneur, réduire le montant de la demande d'acompte en conséquence.

4.11.10

Lorsque le montant d'un acompte est réduit, le gestionnaire du projet doit informer par écrit l'entrepreneur des motifs de cette réduction.

4.11.11

L'entrepreneur doit joindre à sa dernière demande d'acompte une déclaration solennelle finale dans laquelle il atteste qu'il a réglé tous les comptes, payé tous les salaires et versé toutes les retenues exigées par la loi.

4.11.12

Dans les 10 jours après la réception de la demande d'acompte de l'entrepreneur, après qu'il a exécuté le marché, le gestionnaire du projet doit inspecter l'ouvrage ou évaluer les services fournis pour s'assurer que cette demande est justifiée et faire connaître à l'entrepreneur s'il ou si elle approuve sa demande ou non. Lorsque le gestionnaire du projet conclut que les travaux ont été exécutés ou que les services ont été fournis de façon satisfaisante, il ou elle doit autoriser le versement du solde des sommes payables à l'entrepreneur aux termes du marché. Le gestionnaire du projet doit inscrire sur ce certificat la date de l'achèvement de l'ouvrage ou la date à laquelle la totalité des services ont été fournis. Le conseil de bande doit payer l'entrepreneur dans les 30 jours à compter de la date de délivrance de ce certificat.

4.11.13

En délivrant ce certificat d'achèvement, le conseil de bande renonce à toute réclamation contre l'entrepreneur, sauf aux réclamations déjà présentées par écrit et non encore réglées.

4.11.14

Lorsque le certificat d'achèvement lui est délivré ou qu'il accepte la somme payable par suite de la délivrance de ce certificat, l'entrepreneur renonce à toute réclamation contre le conseil de bande, sauf aux réclamations présentées par écrit avant cette demande et non encore réglées.

4.12.1

Le représentant de la bande doit régler rapidement les comptes impayés, lorsqu'il reçoit des réclamations écrites de sous-traitants et de fournisseurs à leur sujet.

4.12.2

Lorsque l'entrepreneur a fourni une garantie négociable comme garantie contractuelle et qu'un travailleur, un sous-traitant ou un fournisseur présente une réclamation, celleci doit être immédiatement réglée. Il faut apprendre à l'entrepreneur que la réclamation a été déposée et lui demander de la régler en fixant le délai pour le faire. Lorsque la réclamation fait l'objet d'un litige et qu'elle a trait à des travaux exécutés ou à des matériaux fournis aux termes du marché, le réclamant doit fournir la preuve qu'une poursuite a été engagée à ce sujet. Après que l'ouvrage est achevé, le conseil de bande peut remettre la somme réclamée au tribunal pour qu'elle soit décaissée après qu'un jugement est rendu. Ces réclamations peuvent faire l'objet de rapports périodiques particuliers. Les retards peuvent porter préjudice au réclamant. Pour qu'on en tienne compte, les réclamations doivent être déposées par écrit. Si un entrepreneur manque à son engagement de régler une réclamation légitime qui fait suite à l'exécution du marché, le conseil de bande peut régler cette réclamation suivant les conditions générales du marché, après avoir consulté son avocat.

4.13.1

Le représentant de la bande et le gestionnaire du projet doivent tenir un dossier complet sur le marché. Lorsque le conseil de bande possède des documents portant sur chaque étape de la réalisation d'un projet, il dispose des données pertinentes dont il a besoin pour régler un différend ou d'autres problèmes. En général, le dossier doit comprendre les documents suivants :

1. toutes les notes, toute la correspondance et tous les procès-verbaux pertinents;
2. les documents de soumission et les documents connexes;
3. la lettre et les télégrammes envoyés relativement à l'attribution du marché et l'original du marché;
4. les procès-verbaux des réunions relatives à la réalisation du projet;
5. les documents relatifs aux acomptes versés et aux certificats délivrés;
6. les ordres de changement;
7. des photocopies de la garantie contractuelle et des contrats d'assurance.

4.13.2

Ces documents doivent être mis à la disposition de ceux qui veulent les vérifier et les inspecter et les vérificateurs doivent être autorisés à en faire des copies et à y prendre des notes.

Le conseil de bande doit garder ces documents dans leur intégrité pendant une période d'au moins deux ans après l'achèvement de l'ouvrage ou après que tous les services ont été fournis.