Marchés de services de professionnels

4.1.1 Responsabilité

L'agent du marché doit établir les documents attestant le marché immédiatement après son adjudication. Le contrat doit être conforme aux documents sur lesquels se fonde l'offre de l'entrepreneur, y compris la proposition, pourvu qu'elle ne soit pas en désaccord avec les autres documents du marché, et toute modification négociée et acceptée avant l'adjudication du marché. L'ajout d'autres documents ou travaux non stipulés dans les documents de soumission est considéré comme une contre-offre et peut être rejeté par l'entrepreneur.

4.1.2 Documents contractuels

Les contrats de services de professionnels comprennent les éléments suivants :

• - les définitions,
• - les conditions générales,
• - les modalités de paiement, et
• - la description du mandat

4.1.3 Signature du contrat

Le conseil de bande doit signer trois exemplaires du contrat et l'agent du marché doit les poster à l'entrepreneur pour que celui-ci les signe. Un quatrième exemplaire doit être versé aux dossiers de la bande.

L'entrepreneur doit signer les trois exemplaires du contrat et en retourner deux à l'agent du marché.

L'agent du marché doit examiner minutieusement les documents que l'entrepreneur lui a retournés pour s'assurer qu'ils n'ont subi aucune modification. Si l'entrepreneur a apporté des modifications, il se peut qu'elles soient inacceptables pour le conseil de bande. L'agent du marché doit s'assurer que les documents sont signés aussi rapidement que possible.

4.1.4 Remise des documents

Lorsque le contrat aura été signé par les deux parties, l'agent du marché en acheminera les exemplaires et copies comme suit :

• - un exemplaire versé au dossier du marché,
• - un exemplaire à l'entrepreneur,
• - un exemplaire au conseil de bande,
• - une copie au gestionnaire, qui la versera au dossier du projet, et
• - d'autres copies, au besoin.

4.3.1 Délégation de pouvoirs financiers

Sous réserve de l'autorisation du conseil de bande, le gestionnaire peut, dans des limites acceptables, modifier, augmenter ou réduire la charge de travail et rajuster le prix du marché et les délais d'exécution en conséquence, après discussion et entente avec l'entrepreneur, sans invalider le marché.

4.3.2 Marche à suivre

Les demandes de modification du marché doivent faire l'objet d'un rectificatif (l'annexe 7 en donne un modèle).

Le gestionnaire peut demander par écrit que des modifications soient apportées au marché, et l'entrepreneur doit agréer par écrit par voie de proposition en y indiquant l'augmentation ou la diminution des coûts. Le gestionnaire doit examiner cette proposition et, s'il l'approuve, autoriser l'entrepreneur à poursuivre les travaux.

Le gestionnaire ne doit pas permettre à l'entrepreneur d'exécuter des travaux entraînant un dépassement de coût avant que l'on ne certifie que les fonds nécessaires sont disponibles et que le fondé de signature compétent ait approuvé l'augmentation du montant du marché.

La valeur des modifications peut être déterminée par l'une ou plusieurs des méthodes suivantes :

1. estimation du coût des travaux et acceptation de l'offre forfaitaire de l'entrepreneur, si elle est jugée raisonnable par le gestionnaire après qu'il ait préparé son propre devis estimatif;
2. si des prix unitaires sont fixés dans le contrat et qu'il comporte un barème de prix unitaires et s'il s'agit d'effectuer de nouveaux travaux du même type que ceux déjà prévus --, il suffit tout simplement de rajuster les quantités indiquées et le prix;
3. il faut négocier de nouveaux prix unitaires si les nouveaux travaux à effectuer diffèrent de ceux déjà décrits dans le contrat ou
4. durée x taux fixe journalier + frais de déplacement + dépenses -- cette méthode de calcul peut être utilisée si l'entrepreneur est rémunéré sur une base de temps et s'il doit engager des frais supplémentaires pour exécuter les travaux visés par le rectificatif.

4.5.1 Généralités

Dans tous les cas où l'entrepreneur ne remplit pas ses obligations, le gestionnaire doit consulter un juriste. Cette façon de procéder est également valable pour les autres catégories de manquements décrites dans les sections suivantes.

4.5.2 Entrepreneur qui omet de commencer les travaux

Si, après avoir signé le contrat, l'entrepreneur ne commence pas les travaux conformément au calendrier établi, il manque à ses engagements.

Le gestionnaire doit aviser l'entrepreneur par écrit des mesures qu'entend prendre le conseil de bande en vertu des conditions générales du contrat.

Le contrat peut être résilié, dans le cas de la formule courte, ou les travaux retirés à l'entrepreneur, dans le cas de la formule longue, si celui-ci ne commence pas les travaux comme prévu.

4.5.3 Entrepreneur qui omet d'exécuter les travaux

Si, après avoir commencé les travaux, l'entrepreneur n'exécute pas les travaux convenablement, ne respecte pas le calendrier d'exécution ou toute autre disposition du contrat, le gestionnaire doit l'aviser par courrier recommandé qu'il manque à ses obligations contractuelles et l'enjoindre de corriger la situation ou de fournir un calendrier à cette fin dans un délai raisonnable après réception de l'avis (dix jours ouvrables, par exemple).

4.5.4 Correctifs

L'entrepreneur doit informer le gestionnaire par écrit lorsque le manquement ne peut être corrigé dans le délai fixé. Si le gestionnaire approuve le calendrier révisé soumis par l'entrepreneur, on considère que ce dernier s'est conformé aux instructions du gestionnaire.

L'entrepreneur doit :

1. commencer à rectifier la situation dans le délai fixé;
2. remettre au gestionnaire un calendrier de correction acceptable, et
3. effectuer la correction conformément au calendrier.

Si l'entrepreneur ne se conforme pas aux dispositions qui précèdent, le conseil de bande peut, en donnant avis à l'entrepreneur, résilier le contrat, lorsqu'il s'agit de la formule courte, ou retirer les travaux à l'entrepreneur, lorsqu'il s'agit de la formule longue, conformément aux conditions générales. Si l'entrepreneur omet de payer des demandes légitimes qui lui sont adressées, le conseil de bande peut utiliser des sommes dues à l'entrepreneur aux termes de la formule longue.

NOTA : Toutes les communications doivent être faites par courrier recommandé.

4.5.5 Retards inévitables

Si l'entrepreneur est retardé pour une raison quelconque indépendante de sa volonté, la date d'achèvement peut être repoussée jusqu'à une date fixée conjointement par l'entrepreneur et le gestionnaire. La durée de la prolongation ne doit être, en aucun cas, inférieure au temps perdu en raison du retard, sauf si l'entrepreneur est d'accord. L'entrepreneur ne doit pas être remboursé des frais que lui a occasionné un tel retard s'il s'agit d'un contrat à frais fixes (somme forfaitaire).

4.5.6 Report de la date d'achèvement

Tout report de la date d'achèvement doit être accordé au moyen d'un rectificatif.

Si le retard est attribuable à l'entrepreneur et que celui-ci demande par écrit une prolongation, le gestionnaire peut accepter de fixer une nouvelle date d'achèvement s'il juge valable le motif du retard.

Le gestionnaire ne doit pas repousser la date d'achèvement pour tenir compte des retards à moins d'avoir reçu une demande écrite de l'entrepreneur avant l'expiration de la date d'achèvement prévue au contrat. Ici encore, l'entrepreneur ne sera pas remboursé des frais que lui a occasionné le retard s'il s'agit d'un contrat à frais fixes (somme forfaitaire).

4.6.1 Pouvoir de résilier un contrat

Les conditions générales doivent prévoir la résiliation du marché relativement à la totalité, à l'une ou l'autre partie des travaux non achevés pour des motifs autres que le défaut de l'entrepreneur (p.ex. le conseil de bande n'a plus besoin du service prévu au contrat).

4.6.2 Marche à suivre

Marche à suivre pour résilier un contrat :

1. Il faut obtenir l'autorisation du conseil de bande pour résilier le contrat. De sa propre autorité, le gestionnaire doit pouvoir donner avis à l'entrepreneur.
2. Lorsque le contrat est résilié, le gestionnaire doit immédiatement établir et consigner les renseignements suivants :
   1. la valeur totale des travaux exécutés jusqu'à maintenant;
   2. le montant total des paiements versés à l'entrepreneur;;
   3. le montant total du marché, y compris celui des rectificatifs approuvés;
   4. la liste de tous les créanciers connus pour le projet indiquant la somme qui est due à chacun d'eux (toutes les réclamations présentées par les sous-traitants ou les créanciers doivent être accompagnées de déclarations sous serment).

4.6.3 Marche à suivre pour assurer l'exécution intégrale du marché

Si les travaux sont retirés à l'entrepreneur (aux termes de la formule longue) :

Le gestionnaire, en consultation avec le conseil de bande, doit prendre les mesures nécessaires (par exemple lancer un appel de propositions ou d'offres pour que le projet soit terminé par autrui). Le gestionnaire doit confirmer que les fonds sont disponibles si l'on prévoit que les coûts dépasseront le solde disponible pour le projet. Le deuxième contrat doit être terminé et le deuxième entrepreneur payé, avant que toute somme ne soit versée au premier entrepreneur, à ses successeurs ou ayants droit, et ce, une fois seulement qu'auront été payés les sous-traitants et les fournisseurs ayant présenté des réclamations légitimes contre le premier entrepreneur pour la partie des travaux exécutés avant que le marché ne lui ait été retirée. Tous les frais engagés doivent être minutieusement notés par le gestionnaire. Ces frais constituent le fondement d'une action contre le premier entrepreneur s'il est impossible d'exécuter intégralement le marché avec les fonds restants.

4.6.4 Droits de la bande

Si l'exécution du contrat est retirée à l'entrepreneur, le conseil de bande est en droit :

1. de prendre possession et d'acquérir le titre de propriété de l'ouvrage et d'utiliser le tout, sous réserve des droits des tierces parties, et de terminer les travaux par toute méthode jugée rapide, mais sans retard ou dépense injustifié;
2. d'interrompre les paiements à l'entrepreneur jusqu'à ce que le coût final de l'ouvrage soit connu;
3. lorsque les travaux sont achevés, de débiter l'entrepreneur de la différence entre les frais nécessaires pour terminer le travail et le solde non payé du montant du marché (le montant de ces frais doit être certifié par le gestionnaire et doit comprendre le remboursement des frais pour le gestionnaire des services supplémentaires) ou, si le montant des frais nécessaires pour achever les travaux est inférieur au solde non payé du montant du marché, verser la différence à l'entrepreneur sous réserve du règlement de toutes les réclamations légales en souffrance.

Cette marche à suivre, si elle est respectée, devrait protéger les intérêts de la bande en tout temps et permettre de terminer les travaux avec le moins de retard possible, et peut-être même dans les délais fixés dans le marché initial.

4.8.1 Versements d'acomptes

Les acomptes, appelés parfois paiements à valoir ou versements à compte, peuvent être prévus dans le contrat et, si c'est le cas, l'entrepreneur peut en faire la demande pendant l'exécution des travaux, conformément aux modalités de paiement stipulées dans le contrat. Le montant demandé doit représenter la valeur, proportionnelle au montant du marché, des travaux exécutés à ce jour. Lorsque des prix unitaires ont été fixés pour un travail quelconque, l'acompte représentera la quantité multipliée par le prix unitaire. Toutes les demandes doivent être conformes aux modalités de paiement du contrat.

4.8.2 Marche à suivre

L'entrepreneur doit signer les demandes d'acompte. Le gestionnaire doit également les signer pour attester leur exactitude.

Les acomptes doivent être versés promptement pour permettre à l'entrepreneur de respecter ses obligations financières envers ses sous-traitants. Les modalités de paiement précisent tous les moments où les acomptes doivent être versés. Tout retard dans le versement des acomptes peut entraîner le paiement d'intérêts à l'entrepreneur pour les montants en souffrance.

Aucun certificat de paiement ni aucun acompte versé par le conseil de bande ne constituera en aucune façon une acceptation de travaux accomplis qui ne correspondent pas au contrat.

4.8.3 Attestations

Le gestionnaire devrait établir un certificat à l'égard de chaque acompte avant qu'il ne soit versé. Il doit s'assurer que le montant demandé correspond aux travaux réellement effectués.

4.8.4 Rajustements de l'acompte

Si le gestionnaire juge que la demande est excessive par rapport au travail exécuté ou qu'elle n'est pas conforme aux modalités de paiement du contrat, il peut demander à l'entrepreneur de présenter une nouvelle demande d'acompte ou, en consultation avec l'entrepreneur, réduire l'acompte en conséquence.

Lorsque l'acompte est réduit, le gestionnaire doit informer l'entrepreneur par écrit du motif de ce rajustement.

4.9.1 Modalités

Le gestionnaire devrait effectuer une évaluation des marchés les plus importants peu de temps après leur exécution.

4.9.2 Postes d'évaluation

Dans son évaluation du projet, le gestionnaire :

1. évalue le rendement de l'entrepreneur;
2. évalue la communication entre lui-même, l'entrepreneur et la bande (s'il y a lieu);
3. cote le respect des calendriers par l'entrepreneur;
4. détermine si les ajouts ont été réduits au minimum;
5. fait état des problèmes soulevés;
6. évalue la qualité du travail exécuté; et
7. détermine si les objectifs du projet ont été atteints.

Il est essentiel que toutes les évaluations soient exactes et objectives et que tout jugement porté repose sur des données complètes et concrètes. Cela est particulièrement important lorsque l'évaluation est négative.

4.9.3 Commentaires de l'entrepreneur

Une copie de l'évaluation devrait être envoyée à l'entrepreneur, et on devrait lui demander de présenter ses observations au gestionnaire par écrit. L'évaluation et les observations de l'entrepreneur devraient être versées au dossier aux fins de consultation et d'utilisation possible pour évaluer les propositions que l'entrepreneur présentera à l'égard de projets futurs.

4.10 Dossiers

Le gestionnaire et l'agent du marché doivent tenir des dossiers complets sur la totalité du projet. Si toutes les étapes du projet sont pleinement documentées, le conseil de bande disposera des pièces justificatives nécessaires dans le cas de différends ou de problèmes ultérieurs qui pourront se présenter à l'égard du projet. Voici les documents qu'il faut habituellement conserver :

1. notes préliminaires et aux fins des travaux de conception, procès-verbaux et correspondance;
2. la proposition accompagnée des documents pertinents et du certificat d'engagement financier;
3. les télégrammes et la lettre d'adjudication ainsi que le contrat;
4. la correspondance échangée avec l'entrepreneur;
5. les procès-verbaux des réunions;
6. les acomptes et les certificats;
7. les rectificatifs; et
8. tout autre renseignement pertinent.

Historique

La situation ayant rendu le travail nécessaire.

Objectifs

Un énoncé des résultats escomptés.

Portée des travaux

Une description du champ d'activité et de l'étendue des travaux.

Contraintes

L'explication des contraintes découlant des activités connexes actuelles et proposées, de la sécurité, de la sauvegarde d'autres intérêts, de la protection du milieu, de la conservation des ressources et d'autres restrictions pertinentes.

Appui du conseil de bande

Des précisions concernant l'appui offert par le conseil de bande et ses responsabilités, la disponibilité des documents pertinents existants et le mode de présentation des documents de travail.

Calendrier

Un calendrier précisant la date d'achèvement de chacune des étapes et de l'ensemble des travaux.

Rapports provisoires

Les rapports provisoires exigés et les autres méthodes de contrôle que le conseil de bande mettra en oeuvre au cours des travaux.

Approbation et acceptation

Les conditions d'approbation et d'acceptation des diverses étapes du travail ainsi que de l'ensemble du travail.

1) Entrepreneur/Entreprise

Expérience et rendement satisfaisant dans le cadre de projets semblables réalisés pour une bande, le gouvernement ou le secteur privé.

2) Équipe de projet

Le nombre, la compétence et l'expérience des employés qui seront affectés au projet ou mis à sa disposition.

3) Proposition

Le souci de perfection et l'attention aux détails indiquent que l'entrepreneur comprend l'importance et la complexité des travaux et les délais d'exécution.

4) Calendrier

Le calendrier proposé des travaux par rapport au calendrier proposé par le conseil de bande.

5) Contrôles

La direction de l'entreprise : délégation de la responsabilité, contrôle des plans de travail, établissement du calendrier, contrôle des coûts, rapports et contrôle de la qualité.

6) Méthodes

La méthode proposée, les techniques utilisées pour exécuter le travail et toute idée innovatrice et positive présentée.

7) Coûts

Le coût total des travaux et les honoraires proposés.

Page 1

Inscrire la date du contrat dans l'espace réservé à cette fin. Il s'agit habituellement de la date de l'avis verbal ou écrit à l'entrepreneur à l'effet que le contrat lui est adjugé.

Article 1

Inscrire le nom, le poste et l'adresse du représentant de la bande.

Article 2

Inscrire le nombre de jours à l'intérieur desquels les services doivent être complétés.

Article 3

Inscrire le montant estimatif total payable en vertu de l'article 4 du contrat. Comme il s'agit de coûts estimatifs, il se peut que ce montant ne soit pas dépensé complètement. Toutefois, cette somme représente le montant maximal payable en vertu du contrat, à moins que les autorités responsables n'aient approuvé une modification.

Article 4

Inscrire la base de paiement dans les espaces appropriés. Inscrire S.O. (sans objet) dans les autres.

Pour le taux quotidien, inscrire dans l'espace réservé à cette fin le nombre d'heures de travail journalier. Normalement, le nombre d'heures de travail journalier est établi en fonction de la pratique courante applicable au métier ou à la profession concernée, et ne devrait jamais être moins de six heures au cours d'une période de 24 heures.

Matériaux et équipement particulier

Au besoin, décrire en détail ces éléments, par exemple les véhicules spécialisés, les bateaux, les avions affrétés, les appareils électroniques de mesurage des distances, etc. Inscrire S.O. si la clause ne s'applique pas.

Retenues financières

Dans l'espace réservé à cette fin, indiquer le pourcentage des retenues financières, au besoin. Inscrire S.O. si le paragraphe ne s'applique pas.

Étapes de paiements

Dans l'espace réservé à cette fin, décrire en détail les étapes de paiements si des paiements partiels autres que mensuels doivent être effectués. Inscrire S.O. si la clause ne s'applique pas.

Signatures

Faire signer le contrat par l'agent autorisé de l'entrepreneur et par les autorités responsables du conseil de bande. Les signatures de l'entrepreneur doivent suivre les exigences suivantes :

1. Société - Les signataires autorisés doivent apposer leur signature, leur nom et leur titre doivent être dactylographiés ou être inscrits en lettres moulées dans l'espace prévu, et le sceau de la société devrait être apposé. Si le sceau de la société n'est pas apposé, les signataires doivent signer en présence d'un témoin et fournir une preuve de la délégation du pouvoir de signature.
   Dans la province de Québec, les signataires doivent signer en présence d'un témoin et fournir une preuve de délégation du pouvoir de signature, que le sceau de la société ait été apposé ou non.
2. Associés - Tous les associés doivent signer en présence d'un témoin et leur nom doit être dactylographié ou être inscrit en lettres moulées dans l'espace prévu. Si tous les associés ne signent pas ou si le signataire n'est pas un associé, il faut joindre un exemplaire certifié du règlement signé par tous les associés autorisant cette personne ou ces personnes à signer en leur nom.
   Un sceau coloré adhésif doit être apposé à côté de chaque signature, sauf dans la province de Québec.
3. Propriétaire unique - Le propriétaire unique doit signer en présence d'un témoin et son nom doit être dactylographié ou être inscrit en lettres moulées dans l'espace prévu. Si le signataire n'est pas le propriétaire unique, il faut joindre un exemplaire certifié du document signé par le propriétaire unique autorisant cette personne ou ces personnes à signer en son nom.
   Un sceau coloré adhésif doit être apposé à côté de la signature, sauf dans la province de Québec.
4. Coentreprise - Les signataires autorisés de chaque membre de la coentreprise doivent signer, et leur nom et leur titre doivent être dactylographiés ou être inscrits en lettres moulées dans l'espace prévu. Chacun des signataires participants signe de la façon qui correspond à ses modalités particulières, qui sont décrites aux alinéas 1, 2 et 3 ci-dessus.

Annexe "A"

Décrire en détail les services à être exécutés par l'entrepreneur.

Au besoin, ajouter d'autres feuilles à l'annexe et prendre soin de les numéroter.

Modèle de contrat de services professionnels (formule longue) (10,000 $ et +)

Titre du projet

_______________________________________________________________

N^o de contrat

_______________________________________________________________

N^o de dossier

_______________________________________________________________

Code financier

_______________________________________________________________

Ce contrat est conclu le ____________ jour de ________, 20______ ,

ENTRE

Le conseil de la bande de _______________________________ ci-après appelé «Le conseil de bande»

ET

(Nom)

_______________________________________________________________

(Entreprise/Profession)

_______________________________________________________________

(Adresse/N^o de téléphone).

_______________________________________________________________ (ci-après appelé «l'entrepreneur»).

Le conseil de bande et l'entrepreneur conviennent ce qui suit :

1. Définitions

   Les définitions qui suivent s'appliquent au présent contrat :

   1. "contract" le présent document ainsi que toute modification, y compris les annexes mentionnées et jointes;

   2. «représentant de la bande»

      _______________________________________________________________

      _______________________________________________________________

      y compris toute personne autorisée par le représentant de la bande à remplir les fonctions que le contrat lui attribue;

   3. «conseil de bande» comprend toute personne agissant pour le conseil de bande et toute personne qu'il a désignée pour le représenter aux fins du contrat;
   4. «services», à moins d'indication contraire aux présentes, tout ce que l'entrepreneur doit faire, fournir ou livrer pour s'acquitter des obligations que lui impose le contrat;
   5. «documentation technique» les études techniques, rapports, photographies, levés, dessins, plans, devis, logiciels, sorties d'imprimante, calculs et autres données, renseignements et documents préparés, recueillis, calculés, dessinés ou élaborés aux fins du contrat.

2. Exécution des services

   L'entrepreneur fournit avec soin, compétence, diligence et efficacité, et à la satisfaction du représentant de la bande, les services décrits à l'annexe «A» et ce, dans les _____________ jours suivant la date du contrat.

3. Paiement

   1. Sous réserve des modalités du contrat, le conseil de bande paie à l'entrepreneur, à l'égard des services prévus, les honoraires fixés ou calculés selon l'article 4.
   2. Le montant payable en vertu du contrat, y compris les débours, ne dépasse pas la somme de _____________________________, sauf autorisation préalable écrite du représentant de la bande. Le montant payable en vertu du contrat inclut toutes les taxes applicables sauf la TPS qui est en plus..
   3. Le conseil de bande et l'entrepreneur conviennent que les honoraires ne sont payables que lorsque les services auront été rendus à la satisfaction du représentant de la bande. Le paiement à l'égard de l'exécution d'une phase ou d'une partie d'une phase n'est pas réputé constituer une renonciation des droits du conseil de bande au règlement judiciaire ou contractuel des coûts ou dépenses attribuables au défaut ou à la négligence de l'entrepreneur dans l'exécution d'une phase ou d'une partie d'une phase des services.

4. Base de paiement

   1. Honoraire fixe

      _______________________________________________________________

      _______________________________________________________________

      _______________________________________________________________

      _______________________________________________________________

      _______________________________________________________________

   2. Taux par unité de temps

      1. Taux quotidien

         _______________________________________________________________

         _______________________________________________________________

         _______________________________________________________________

         _______________________________________________________________

         _______________________________________________________________

         Une journée normale de travail compte ____________ heures. Le paiement d'une partie de journée est calculé proportionnellement.

      2. Taux horaire

         _______________________________________________________________

         _______________________________________________________________

         _______________________________________________________________

         _______________________________________________________________

      3. Taux des éléments de paie multipliés par un facteur de _______________

         _______________________________________________________________

         _______________________________________________________________

         _______________________________________________________________

         _______________________________________________________________

         _______________________________________________________________

         Par «éléments de paie», on entend le montant payé par l'entrepreneur ou par ses sous-traitants à un employé et/ou à un dirigeant qui est employé, et notamment le coût du salaire, des jours fériés, des congés payés, des cotisations d'assurance-chômage le cas échéant, des contributions aux fins de l'indemnisation des accidents du travail, des contributions au régime de retraite, des congés de maladie et tout autre avantage social approuvé par le représentant de la bande.

         Le facteur multiplicateur n'est pas appliqué sur la prime de temps supplémentaire autorisé qui est incluse dans les éléments de paie.

      4. Le temps de déplacement autorisé par le représentant de la bande pendant les heures normales de travail est facturé comme temps de travail. Le temps de déplacement autorisé en dehors des heures normales de travail est facturé jusqu'à un maximum de trois heures par jour. Cependant, il ne doit pas être réclamé plus de huit heures par jour de temps de déplacement.

   3. Dépenses remboursables

      1. Les dépenses diverses effectuées par l'entrepreneur (à l'exclusion des dépenses d'exploitation normale) qui ne sont pas incluses dans d'autres dispositions du contrat, et qui sont liées aux services et approuvées par le représentant de la bande, sont remboursées à l'entrepreneur au prix coûtant, notamment : les frais d'expédition des échantillons de matériaux, de traduction, de copies additionnelles, de plans et devis, de photographies, de rapports, d'appels interurbains, de télex et de télégrammes.
      2. Les frais de déplacement et d'hébergement engagés par l'entrepreneur avec l'autorisation du représentant de la bande sont remboursés à l'entrepreneur.

   4. Matériaux et équipement particulier

      Pour ce qui est des matériaux et de l'équipement particulier utilisés par l'entrepreneur pour exécuter les services, dont le paiement n'est pas prévu dans d'autres dispositions du contrat, le paiement est effectué de la manière suivante :

      _______________________________________________________________

      _______________________________________________________________

      _______________________________________________________________

      _______________________________________________________________

      _______________________________________________________________

   5. Retenues financières

      Une retenue financière de __________ % est faite sur tous les paiements versés avant le paiement final et est remise avec le paiement final. Ce dernier est effectué lorsque les services sont terminés à la satisfaction du représentant de la bande.

   6. Étapes des paiements

      _______________________________________________________________

      _______________________________________________________________

      _______________________________________________________________

      _______________________________________________________________

      _______________________________________________________________

5. Modalités des paiements

   1. Acomptes

      1. L'entrepreneur est en droit de recevoir un paiement tous les mois ou à tout autre intervalle convenu pour les services exécutés de manière satisfaisante.
      2. Une demande de paiement doit être accompagnée de détails et de documents suffisants pour étayer le montant réclamé. La demande finale de paiement doit également inclure une déclaration signée de l'entrepreneur attestant que tous les montants qui lui sont dus en vertu du contrat sont compris dans la demande.
      3. Sous réserve d'une vérification par le représentant de la bande, le paiement d'une demande soumise conformément à l'alinéa 5.1.2 est versé à l'entrepreneur au plus tard 30 jours après réception. Si le représentant de la bande demande des renseignements supplémentaires dans les 15 jours de réception de la demande à des fins de vérification, le paiement est versé dans les 30 jours suivant la réception des renseignements demandés ou d'une facture corrigée.
      4. La facture de l'entrepreneur doit indiquer séparément les montants suivants :
         1. le montant de l'acompte réclamé pour les services rendus à la satisfaction du représentant de la bande, TPS non comprise,
         2. le montant de la TPS calculé selon la loi en vigueur et
         3. le montant total représentant la somme des montants décrits aux sous-alinéas 5.1.4.1 et 5.1.4.2 ci-dessus.

   2. Intérêt sur les paiements en souffrance

      1. Lorsque le conseil de bande tarde à effectuer un paiement dû en vertu du paragraphe 5.1, et que la somme est payable depuis 15 jours ou plus après la date d'échéance, l'entrepreneur est en droit de recevoir de l'intérêt sur le montant en souffrance à compter du premier jour de retard jusqu'à la veille du jour du paiement. Ce jour de paiement correspond à la date inscrite sur le chèque remis en paiement du montant en souffrance.
      2. Des intérêts seront versés automatiquement sur toutes les sommes impayées dans les 15 jours qui suivent la date d'échéance. Aucun intérêt ne sera versé sur les sommes payées dans les 15 jours qui suivent la date d'échéance, et le conseil de bande n'est pas tenu de verser à l'entrepreneur de l'intérêt sur l'intérêt non payé.
      3. Le taux d'intérêt est fixé au taux préférentiel pratiqué par l'établissement bancaire de la bande.

   3. Acquittement des obligations légales de l'entrepreneur

      1. L'entrepreneur s'acquitte de ses obligations et des réclamations légitimes qui lui sont adressées dans le cadre de l'exécution des services au moins chaque fois que le conseil de bande fait un paiement à l'entrepreneur au titre des services exécutés en vertu du contrat.
      2. En cas de défaut de l'entrepreneur de s'acquitter de ces obligations et réclamations légitimes, conformément aux dispositions de l'alinéa 5.3.1, le conseil de bande peut retenir, sur les montants dus ou qui seront dus à l'entrepreneur, les sommes nécessaires pour acquitter et remplir les obligations et réclamations en question et il peut payer directement les requérants.
      3. Un paiement effectué conformément à l'alinéa 5.3.2 constitue, dans la mesure du paiement, un acquittement par le conseil de bande de son obligation contractuelle envers l'entrepreneur et peut être déduit de tout montant payable à l'entrepreneur en vertu du contrat.
      4. Le représentant du conseil de bande peut exiger une déclaration statutaire attestant que l'entrepreneur s'est conformé aux exigences de l'alinéa 5.3.1 ci-dessus. L'entrepreneur n'est pas en droit de recevoir des paiements subséquents aussi longtemps que le représentant du conseil de bande n'a pas reçu la déclaration statutaire demandée.

   4. Erreurs et omissions

      Nonobstant toute autre disposition du contrat, le conseil de bande ne verse aucun paiement relatif au coût de services exécutés en vue de rectifier des erreurs et des omissions affectant l'exécution des services qui sont attribuables à l'entrepreneur, à son personnel ou ses mandataires, ou aux personnes pour dont l'entrepreneur s'est porté garant.

   5. Travaux supplémentaires

      Sous réserve du paragraphe 5.4, les paiements relatifs au coût supplémentaire de services exécutés ou à exécuter en vue d'apporter des modifications ou des ajouts aux services exécutés ou à exécuter en vertu du contrat doivent faire l'objet d'une entente entre les parties aux présentes et être effectués conformément aux présentes modalités.

6. Conditions générales

   1. Successeurs et ayants-droit

      Le contrat est conclu au profit et à la charge des parties aux présentes, leurs héritiers légaux, exécuteurs, dirigeants, successeurs et ayants-droit.

   2. Cession du marché

      L'entrepreneur ne peut céder en entier ou en partie le contrat sans avoir reçu au préalable le consentement écrit de la bande. Toute cession effectuée sans ce consentement est nulle.

   3. Renseignements protégés

      Tout renseignement transmis à l'entrepreneur dans le cadre des services est traité par l'entrepreneur comme un renseignement protégé et confidentiel, sauf si la nature des services exige la divulgation de renseignement ou si le représentant de la bande a autorisé cette divulgation.

   4. Propriété des documents et droits d'auteur

      La documentation technique conçue, mise au point ou appliquée pour la première fois pendant l'exécution des services visés par le contrat est la propriété du conseil de bande. L'entrepreneur n'y a aucun droit. L'entrepreneur ne doit la divulguer ou l'utiliser, sauf en ce qui concerne l'exécution des services prévus au contrat.

   5. Indemnisation

      1. L'entrepreneur s'engage à tenir le conseil de bande, ses employés, agents et entrepreneurs, et tous ceux dont le conseil de bande pourrait être légalement responsable, indemnes et à couvert de toutes réclamations, demandes, pertes, dommages, frais, poursuites, actions et autres procédures judiciaires subis ou intentés de quelque manière que ce soit, occasionnés par les activités de l'entrepreneur, de ses employés, de ses agents ou de personnes dont l'entrepreneur est légalement responsable, ou attribuables à celles-ci pendant l'exécution ou la prétendue exécution de ce contrat, incluant toute contrefaçon ou prétendue contrefaçon d'un brevet d'invention ou de toute forme de propriété intellectuelle.
      2. L'obligation qui incombe à l'entrepreneur d'indemniser ou de rembourser le conseil de bande en vertu du contrat n'empêche pas le conseil de bande d'exercer tout autre droit que lui confère la loi ou l'équité.

   6. Résiliation

      Le conseil de bande peut en tout temps résilier le présent contrat en donnant à l'entrepreneur un avis écrit à cet effet. La résiliation met fin à l'obligation qui incombe au conseil de bande de payer l'entrepreneur après paiement des montants au titre des services exécutés de façon satisfaisante à la date de résiliation.

   7. Défaut de l'entrepreneur

      1. Le conseil de bande peut en tout temps par avis écrit donné à l'entrepreneur, lui retirer une partie ou la totalité des services :
         1. si l'entrepreneur fait faillite ou devient insolvable, fait l'objet d'une ordonnance de mise sous séquestre en faveur de ses créanciers, si une ordonnance est établie ou une résolution adoptée pour la liquidation de son entreprise, ou s'il se prévaut d'une loi concernant les débiteurs en faillite ou insolvables, ou
         2. si l'entrepreneur ne remplit pas l'une des obligations qui lui impose le contrat ou si le conseil de bande estime que la lenteur des progrès compromet l'exécution du contrat conformément aux modalités prévues.
      2. Si une partie ou la totalité des services est retirée à l'entrepreneur en vertu de l'alinéa 6.7.1,
         1. le représentant de la bande peut prendre les dispositions qu'il juge appropriées pour que soient achevés les services qui ont été retirés à l'entrepreneur. L'entrepreneur paye alors au conseil de bande les coûts supplémentaires exigés pour l'achèvement des services, et
         2. le droit de l'entrepreneur à recevoir toute somme due ou à échoir est alors éteint et le conseil de bande peut retenir sur la somme qui aurait normalement été due à l'entrepreneur la somme que le représentant de la bande estime nécessaire pour protéger le conseil de bande contre tous frais supplémentaires que l'on pourra engager pour achever les services, à la suite du défaut de l'entrepreneur.

   8. Dossiers que l'entrepreneur doit tenir

      Pendant l'exécution du présent contrat et les deux années suivant la date d'achèvement des services, l'entrepreneur doit tenir et conserver des dossiers complets concernant ses chiffres estimatifs et le coût réel des services ainsi que tous les prix cotés, les contrats, la correspondance, les factures, les reçus et les pièces justificatives s'y rapportant et il doit les mettre à la disposition du conseil de bande, ou de toute personne représentant le conseil de bande, à des fins de reproduction, de vérification ou d'inspection.

   9. Sous-traitance

      Les services ne peuvent être sous-traités par l'entrepreneur, ni en totalité, ni en partie, sans le consentement écrit du représentant de la bande.

   10. Décisions/Directives

       Sur demande de l'entrepreneur, le représentant de la bande doit prendre toutes les mesures requises pour fournir rapidement par écrit les décisions, directives, acceptations ou tout autre renseignement que l'entrepreneur demande, de manière raisonnable, en vertu du contrat.

   11. Main-d'oeuvre et matériaux locaux

       Pour la prestation des services, l'entrepreneur emploie de la main-d'oeuvre et des matériaux locaux dans la mesure où ils sont disponibles, compte tenu des exigences économiques et de la nécessité de poursuivre une exécution diligente des services.

   12. Conflits d'intérêts

       L'entrepreneur déclare qu'il ne possède dans les affaires d'un tiers aucun intérêt financier qui pourrait causer ou sembler causer un conflit d'intérêts relativement à l'exécution des services. Si l'entrepreneur acquérait une telle participation avant l'expiration du contrat, il la déclarerait immédiatement au représentant de la bande.

   13. Statut de l'entrepreneur

       Ce contrat est conclu dans le but de fournir des services, et l'entrepreneur est engagé en vertu de ce contrat à titre d'entrepreneur indépendant uniquement à cette fin. Ni l'entrepreneur, ni quiconque de son personnel ne sont engagés en vertu de ce contrat comme employé, préposé ou agent du conseil de bande. L'entrepreneur s'engage à faire tous les paiements ou toutes les retenues prévus par la loi, y compris ceux en vertu du Régime de pensions du Canada, du Régime de rentes du Québec, de l'assurance-chômage, de l'indemnisation des accidents du travail et de l'impôt sur le revenu.

   14. Membres du conseil de bande

       Aucun membre du conseil de bande n'est admis à être partie au contrat, ni à participer aux bénéfices ou avantages qui en découlent.

   15. Modifications et dispenses

       Aucune modification du contrat ni aucune dispense relative à ses modalités n'est réputée valide à moins d'avoir été ajoutée au contrat par écrit et acceptée par les deux parties.

   16. Avis

       Quand le contrat exige que l'une des parties donne un avis, des directives ou toute autre indication, ou présente une demande, la communication se fait par écrit et est valable si elle est remise en personne au représentant de la bande ou à l'entrepreneur, à l'adresse mentionnée à la page 1 du présent contrat; en outre, les avis, demandes, directives ou autres communications transmis de cette façon sont réputés avoir été transmis,

       1. si la communication est remise en main propre, le jour de sa livraison;
       2. si la communication est transmise par courrier recommandé, lorsque l'autre partie en accuse réception;
       3. si la communication est transmise par télécopieur, le jour de sa livraison; et
       4. si la communication est transmise par télex, le jour de sa livraison.

       L'une ou l'autre partie pourra désigner un changement d'adresse ou une autre personne, ou d'autres personnes pour recevoir les avis, en le signifiant à l'autre partie de la façon établie à cet article.

   17. Totalité du contrat

       Le contrat représente tout ce qui a été convenu entre les parties sur l'objet du contrat et annule toute négociation, communication ou entente antérieure à ce sujet, à moins qu'elle n'ait été incorporée au contrat lui-même.

   18. Élément essentiel

       Les délais fixés constituent un élément essentiel du contrat.

   19. Monnaie canadienne

       Les montants d'argent stipulés dans ce contrat sont en monnaie légale canadienne.

Directives à suivre (À détacher par l'agent de marché de la bande)

1. Inscrire la date du contrat dans l'espace réservé à cette fin. Il s'agit habituellement de la date de l'avis verbal ou écrit à l'entrepreneur à l'effet que le contrat lui est adjugé.
2. Dans l'espace intitulé «Coût du contrat», inscrire le montant total payable en vertu du contrat. Le montant devrait correspondre au total estimatif des sommes à payer aux termes de l'article 2. Comme il s'agit de dépenses estimatives, il se peut que ce montant ne soit pas versé complètement. Toutefois, cette somme représente le montant maximal payable en vertu du contrat, à moins que les autorités responsables n'aient approuvé une modification.
3. À l'article 1, donner une description complète des services que l'entrepreneur doit exécuter. Indiquer les autres conditions pouvant être exigées et n'apparaissant pas dans les modalités du contrat.
4. Inscrire la base de paiement dans l'espace approprié. Inscrire S.O. (sans objet) si la clause ne s'applique pas.
5. Matériaux et équipement spécialisée: Au besoin, décrire en détail ces éléments, par exemple : véhicules spécialisés, bateaux, avions affrétés, appareils électroniques de mesurage des distances, etc. Cocher la case S.O. si la clause ne s'applique pas.
6. Dépenses remboursables :Ventiler ces dépenses, par exemple : frais divers, frais de déplacement, frais d'hébergement. Cocher la case S.O. si la clause ne s'applique pas.
7. Retenues financières : Inscrire, au besoin, le pourcentage des retenues financières dans l'espace réservé à cette fin. Inscrire S.O. si la clause ne s'applique pas.
8. Signatures: Faire signer le contrat par le ou les fondés de pouvoir de l'entrepreneur et par les responsables compétents du conseil de bande. Les signatures doivent être apposées en présence d'un témoin.
9. Annexe: S'il n'y a pas suffisamment d'espace pour inscrire tous les renseignements demandés, joindre une annexe en l'indiquant clairement dans la case appropriée.

On ne doit pas employer la présente formule si le coût du contrat dépasse 10 000 $

3. Définitions

1. Contrat : Le présent document ainsi que toute modification, y compris les annexes mentionnées et jointes.
2. Représentant de la bande : La personne désignée à la page 1, y compris toute personne autorisée par lui à remplir les fonctions que le contrat lui attribue.
3. Conseil de bande : Comprend une personne agissant en son nom et toutes personnes qu'il a désignées pour le représenter aux fins du contrat.
4. Services : Tout ce que l'entrepreneur doit faire, fournir ou livrer pour s'acquitter des obligations que lui impose le contrat.
5. Documentation technique : Les études techniques, rapports, photographies, levés, dessins, plans, devis, logiciels, sorties d'imprimante, calculs et autres données, renseignements et documents préparés, recueillis, calculés, dessinés ou élaborés aux fins du contrat.

4. Conditions générales

1. Exécution des services : L'entrepreneur fournit, à la satisfaction du représentant du conseil de bande, les services décrits dans le contrat.
2. Échéances : Les échéances prévues au présent contrat sont de rigueur.
3. Main-d'oeuvre : En conformité avec l'efficacité et l'économie, l'entrepreneur devra n'employer que la main-d'oeuvre locale pour l'exécution des services.
4. Rapport juridique entre les parties : Les rapports juridiques liant le conseil de bande et l'entrepreneur en vertu de ce contrat sont de nature identique à ceux unissant une autorité contractante et un entrepreneur autonome.
5. Indemnisation : L'entrepreneur doit tenir le conseil de bande indemne et à couvert de toutes réclamations, pertes, frais, dommages, poursuites, procédures ou actions découlant ou en rapport avec les activités de l'entrepreneur dans l'exécution de ses services, y compris ceux découlant des omissions, des actes non justifiés et des retards dans l'exécution des services.
6. Successeurs et ayants-droit : Le présent contrat est fait au profit et à la charge des parties, de leurs exécuteurs, administrateurs, successeurs, et ayants-droit.
7. Cession : L'entrepreneur ne peut céder en entier ou en partie le présent contrat sans avoir reçu au préalable le consentement écrit du conseil de bande.
8. Propriété des documents et droits d'auteur : La documentation technique conçue, mise au point ou appliquée pour la première fois pendant l'exécution des services visés par le contrat est la propriété du conseil de bande. L'entrepreneur n'y a aucun droit.
9. Renseignements protégés : Tout renseignement transmis à l'entrepreneur dans le cadre des services est traité par l'entrepreneur comme un renseignement protégé et confidentiel, sauf si la nature des services exige la divulgation de renseignement ou si le représentant de la bande a autorisé cette divulgation.
10. Résiliation : Le représentant de la bande peut en tout temps résilier le présent contrat en donnant à l'entrepreneur un avis écrit à cet effet. La résiliation met fin à l'obligation qui incombe au conseil de bande de payer l'entrepreneur après paiement des montants au titre des services exécutés de façon satisfaisante à la date de résiliation.
11. Dossiers à tenir : Pendant la durée du présent contrat, et pour une période de deux ans à partir de la date d'achèvement des services, l'entrepreneur doit tenir des dossiers complets concernant ses chiffres estimatifs et le coût réel des services, ainsi que tous les prix cotés, les contrats, la correspondance, les factures, les reçus et les pièces justificatives s'y rapportant et doit les mettre à la disposition du représentant de la bande à des fins de reproduction, de vérification ou d'inspection.
12. Conflits d'intérêts : Il est expressément établi dans le présent contrat que l'entrepreneur ne possède dans les affaires d'un tiers aucun intérêt financier qui pourrait affecter son objectivité dans l'exécution du contrat.
13. Monnaie canadienne : Les montants d'argent stipulés dans ce contrat sont en monnaie légale canadienne.

5. Modalités de paiement

1. Période de paiement : Les services exécutés seront payés dans les 30 jours suivant la réception d'une facture contenant suffisamment de données pour permettre la vérification. Si, dans les 15 jours qui suivent la réception de la facture, le représentant de la bande demande d'autres renseignements aux fins de vérification, le paiement sera versé dans les 30 jours suivant la réception des renseignements demandés ou d'une facture corrigée.
2. Temps de déplacement : Le temps de déplacement autorisé par le représentant de la bande pendant les heures normales de travail est facturé comme temps de travail. Le temps de déplacement autorisé en dehors des heures normales de travail est facturé jusqu'à un maximum de trois heures par jour. Cependant, il ne doit pas être réclamé plus de huit heures par jour le temps de déplacement.
3. Éléments de paie : Par «éléments de paie», on entend le montant payé par l'entrepreneur à un employé et notamment le coût du salaire, des jours fériés, des congés payés, des cotisations d'assurance-chômage le cas échéant, des contributions aux fins de l'indemnisation des accidents du travail, des contributions au régime de retraite, des congés de maladie et tout autre avantage social approuvé par le représentant de la bande. Le facteur multiplicateur n'est pas calculé sur la prime de temps supplémentaire autorisé qui est incluse dans les éléments de paie.
4. Dépenses remboursables : Les dépenses diverses indiquées dans le présent document qui sont assumées par l'entrepreneur et approuvées par le représentant de la bande seront remboursées à l'entrepreneur au coût réel; les frais de déplacement et d'hébergement autorisés par le représentant de la bande seront remboursés à l'entrepreneur selon la politique en vigueur.
5. Goods and Services Tax : The Contractor's invoice shall show as separate items:
   1. the amount of the progress payment being claimed for services satisfactorily performed excluding GST charges,
   2. the amount for GST calculated in accordance with the applicable legislation, and
   3. the total amount which shall be the sum of the amounts referred to in paragraphs 5.5.1 and 5.5.2 above.
6. Taxe sur les produits et services : La facture de l'entrepreneur doit indiquer séparément les montants suivants :
   1 le montant de l'acompte réclamé pour les services rendus à la satisfaction du représentant de la bande, TPS non comprise.
   .2 le montant de la TPS calculé selon la loi en vigueur, et
   .3 le montant total représentant la somme des montants
   décrits aux alinéas 5.5.1 et 5.5.2 ci-dessus.
7. Intérêt sur les paiements en souffrance : Lorsque le conseil de bande tarde à effectuer un paiement dû en vertu du paragraphe 5.1 et que la somme est payable depuis 15 jours ou plus après la date d'échéance, l'entrepreneur est en droit de recevoir de l'intérêt sur le montant en souffrance à compter du premier jour de retard jusqu'à la veille du jour du paiement. Ce jour de paiement correspond à la date inscrite sur le chèque remis en paiement du montant en souffrance. Des intérêts seront versés automatiquement sur toutes les sommes impayées dans les 15 jours qui suivent la date d'échéance. Aucun intérêt ne sera versé sur les sommes payées dans les 15 jours qui suivent la date d'échéance, et le conseil de bande n'est pas tenu de verser à l'entrepreneur de l'intérêt sur l'intérêt non payé. Le taux d'intérêt est fixé au taux préférentiel pratiqué par l'établissement bancaire du conseil de bande.

6. Droit applicable : Le présent contrat est régi par les lois de la province .