Rapport sommaire sur la vérification de bénéficiaire concernant Alexander Band
Nom : Alexander Band (site Web non disponible en français)
Lieu : Alberta
Population : 1 111 personnes vivant dans la réserve; 2 172 personnes inscrites au total
Situation de manquement au moment de la vérification : Pas de manquement
Situation actuelle de manquement : Gestion par le bénéficiaire
Chef actuel : Kurt Burnstick
Période visée par la vérification : Du 1er avril 2011 au 31 mars 2013
Montant du financement d'AADNC vérifié : 16 731 872 $
Contexte
Affaires autochtones et du Nord Canada (AANC), autrefois appelé Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC), a choisi Alexander Band en Alberta pour faire l'objet d'une vérification de bénéficiaire en raison de son résultat à l'évaluation des risques 2012-2013 et d'autres facteurs de risque.
L'objectif de la vérification du bénéficiaire consistait à fournir l'assurance que le financement fourni au bénéficiaire par AANC a été dépensé aux fins prévues et en conformité avec les modalités des ententes de financement de 2011-2012 et de 2012-2013. Cet objectif a été atteint par deux moyens :
- l'examen de l'efficacité des opérations du cadre de contrôle de la gestion financière en place pour Alexander Band;
- l'examen de la conformité concernant l'admissibilité des dépenses déclarées en vertu des modalités des ententes de financement conclues avec AANC.
AANC a mandaté le cabinet de vérification indépendant Spearhead Canada Management Ltd. de procéder à la vérification du bénéficiaire. La vérification a été effectuée du 17 au 25 février 2014. Elle a été menée à bien, et Spearhead Canada Management a étudié suffisamment de données probantes pour étayer ses conclusions. Le bénéficiaire s'est conformé aux modalités des ententes, sauf dans certains cas mentionnés dans le rapport.
Constatations
La vérification a permis de constater qu'en général des processus internes de contrôle financier ont été instaurés, et qu'ils sont bien gérés. Toutefois, quelques procédures mettent en lumière des faiblesses sur le plan du contrôle dans la gouvernance, l'administration des programmes et la gestion financière. Le redressement de ces contrôles internes permettra de consolider la façon dont le bénéficiaire gère et affecte ses fonds conformément aux ententes. Voici certaines des principales constatations et recommandations énoncées dans le rapport de vérification.
Gouvernance par le chef et le Conseil
Les vérificateurs ont identifié des possibilités d'améliorer la gouvernance et l'administration à l'appui des programmes financés par AANC. La création de plans de travail officiels est recommandée pour aider la direction à mesurer le rendement selon les buts et objectifs planifiés. Il est aussi recommandé que le bénéficiaire réexamine sa politique de gestion financière plus fréquemment, et qu'il dresse des budgets en fonction de chacun de ses programmes de façon à faciliter les activités de surveillance.
Gestion de la Bande
La vérification a permis de définir les points à améliorer suivants en ce qui a trait aux procédures de gestion financière de la Bande. Alexander Band devrait envisager de créer un groupe centralisé de ressources humaines dont la fonction consisterait à appuyer la gestion de tous les employés de la Bande et à contribuer à l'administration quotidienne des affaires concernant les employés. Il est aussi recommandé au bénéficiaire de conserver une trace documentaire pour toutes les opérations financières. Enfin, il est recommandé à Alexander Band d'établir une procédure de paye par laquelle les employés doivent faire approuver et signer leurs feuilles de temps par un gestionnaire.
Situation actuelle
Une copie du rapport final a été envoyée au bénéficiaire. AANC et le bénéficiaire travaillent conjointement pour donner suite à ces constatations.
Avertissement : Le présent rapport sommaire a été préparé en fonction des renseignements contenus dans le Rapport de vérification du bénéficiaire visant Alexander Band pour le compte d'AANC. Le rapport produit pour AANC est réservé à l'utilisation du bénéficiaire et de la direction d'AANC. Le rapport sommaire ne présente qu'un portrait limité des constatations générales tirées de la vérification et ne fournit pas de détail sur le processus de vérification ou les constatations. Par conséquent, il pourrait ne pas convenir au but et à l'utilisation visés par le lecteur.