Rapport sommaire sur la vérification de bénéficiaire concernant Saulteaux First Nation
Nom : Saulteaux First Nation (site Web non disponible en français)
Lieu : Saskatchewan
Population : 627 personnes vivant dans la réserve; 1 267 personnes inscrites au total
Situation de manquement au moment de la vérification : Pas de manquement
Situation actuelle de manquement : Pas de manquement
Chef actuel : Kenny Moccasin
Période visée par la vérification : Du 1er avril 2011 au 31 mars 2013
Montant du financement d'AADNC vérifié : 11 039 178 $
Contexte
Affaires autochtones et du Nord Canada (AANC), autrefois appelé Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC), a choisi Saulteaux First Nation de la Saskatchewan pour faire l'objet d'une vérification de bénéficiaire en raison de son résultat à l'évaluation des risques 2012-2013 et d'autres facteurs de risque.
L'objectif de la vérification du bénéficiaire consistait à fournir l'assurance que le financement fourni au bénéficiaire par AANC a été dépensé aux fins prévues et en conformité avec les modalités des ententes de financement de 2011-2012 et de 2012-2013. Cet objectif a été atteint par deux moyens :
- l'examen de l'efficacité des opérations du cadre de contrôle de la gestion financière en place pour Saulteaux First Nation;
- l'examen de la conformité concernant l'admissibilité des dépenses déclarées en vertu des modalités des ententes de financement conclues avec AANC.
AANC a mandaté le cabinet de vérification indépendant Spearhead Canada Management Ltd de procéder à la vérification du bénéficiaire. La vérification a été effectuée du 10 au 14 mars 2014. Les montants visés par la vérification, présentés en détail dans le rapport de vérification, représentent avec justesse, à tous les égards importants, les coûts admissibles pour la période allant du 1er avril 2011 au 31 mars 2013 selon les modalités de l'entente de financement et de ses modifications.
Constatations
La vérification a permis de constater que des processus internes de contrôle financier ont été instaurés de façon générale et qu'ils sont bien gérés. Toutefois, quelques procédures ont fait ressortir des faiblesses en matière de contrôle relativement à la gouvernance, à l'administration des programmes et à la gestion financière. Le redressement de ces contrôles internes permettra de consolider la façon dont le bénéficiaire gère et affecte ses fonds conformément aux ententes. Voici certaines des principales constatations et recommandations énoncées dans le rapport de vérification.
Gouvernance par le chef et le Conseil
Les vérificateurs ont cerné des possibilités d'amélioration en ce qui a trait à la gouvernance et l'administration à l'appui des programmes financés par AANC. Ils ont recommandé d'officialiser toutes les décisions au moyen de procès-verbaux approuvés. Ils ont également recommandé à l'administrateur de Saulteaux First Nation d'envisager de mettre à jour les manuels de politiques et de procédures existants et de communiquer les budgets aux membres du personnel pour favoriser l'imputabilité à tous les niveaux.
Gestion de la Bande
La vérification a également permis de formuler des observations et de soulever des points à améliorer quant aux procédures de gestion financière de la Bande. Le contrôleur financier de la Première Nation devrait effectuer le suivi des fonds en fonction du type de financement afin de s'assurer que des fonds sont disponibles au besoin. Cela permettrait au bénéficiaire et au département de rendre compte adéquatement des fonds inutilisés. Les vérificateurs recommandent au contrôleur financier de veiller à ce que toutes les transactions comptables soient traitées en temps opportun et à ce que les conciliations bancaires soient effectuées chaque mois. Il lui recommande aussi de créer un formulaire sommaire de rapport de voyage et un formulaire d'avance de voyage pour confirmer que le voyage a été effectué et que les fonds avancés ont été dépensés. Le bénéficiaire a donné suite à cette recommandation en mettant en place un formulaire sommaire de demande de remboursement des frais de voyage.
Situation actuelle
Une copie du rapport final a été envoyée au bénéficiaire. AANC et le bénéficiaire travaillent conjointement pour donner suite à ces constatations.
Avertissement : Le présent rapport sommaire a été préparé en fonction des renseignements contenus dans le Rapport de vérification du bénéficiaire visant Saulteaux First Nation pour le compte d'AANC. Le rapport produit pour AANC est réservé à l'utilisation du bénéficiaire et de la direction d'AANC. Le rapport sommaire ne présente qu'un portrait limité des constatations générales tirées de la vérification et ne fournit pas de détail sur le processus de vérification ou les constatations. Par conséquent, il pourrait ne pas convenir au but et à l'utilisation visés par le lecteur.