Rapport sur la vérification du bénéficiaire – Manitoba First Nations Education Resource Centre Inc.
Nom : Manitoba First Nations Education Resource Centre Inc.
Lieu : Winnipeg, Manitoba
État des manquements au moment de la vérification : Aucun manquement (2012-2013)
État actuel des manquements : Aucun manquement (2015-2016)
Directeur général : Lorne Keeper
Période visée par la vérification : Du 1er avril 2011 au 31 mars 2013
Montant du financement d'AADNC vérifié : 41 307 161,18 $
Contexte
Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) a choisi le Manitoba First Nations Education Resource Centre Inc., au Manitoba, pour faire l'objet d'une vérification du bénéficiaire en raison de son résultat à l'évaluation des risques 2011-2012 et d'autres facteurs de risque.
Cette vérification visait à :
- Assurer la conformité aux modalités de l'entente de financement d'AADNC;
- Assurer la conformité aux des politiques et des directives du Conseil du Trésor et d'AADNC;
- Évaluer l'efficience et l'efficacité du cadre de gestion financière du bénéficiaire pour gérer les programmes, ainsi que la capacité organisationnelle du bénéficiaire;
- Évaluer la pertinence des mesures de contrôle financier et des mécanismes mis en place pour gérer efficacement les risques.
Le mandat de vérification a été confié à la firme de vérification indépendante Spearhead Management Canada Ltd. La vérification a eu lieu en mars 2014.
Constatations
Aucun montant récupérable n'a été identifié.
La vérification a révélé des faiblesses en matière de contrôle en ce qui a trait aux activités de surveillance des dépenses et de gestion financière, alors que si ces activités étaient bien conçues et fonctionnaient de manière efficace, elles permettraient de s'assurer que les fonds ont été dépensés aux fins prévues et conformément aux ententes de financementGouvernance du conseil d'administration
Les rôles et responsabilités du conseil d'administration nommé par le Conseil exécutif des chefs de l'Assemblée des chefs du Manitoba sont officiellement documentés et communiqués en temps opportun aux administrateurs et aux employés. Les vérificateurs ont obtenu et examiné les procès-verbaux du conseil d'administration et ont constaté que divers sujets ont été discutés, y compris les rapports financiers intermédiaires, les rapports sur les ressources humaines et d'autres activités opérationnelles pertinentes qui témoignent d'une surveillance établie des activités du bénéficiaire.
Planification stratégique et opérationnelle
On a constaté que le Centre a documenté la vision, la mission et une série d'objectifs qui sont à la base de sa stratégie générale visant à élaborer, à mettre en œuvre et à surveiller les programmes et les activités, conformément aux lignes directrices établies par AADNC.
On a également remarqué que le bénéficiaire a mis en place une stratégie de communication pour établir une approche efficace en temps opportun afin de communiquer avec le public clé explicitement mentionné, y compris AADNC.
Examen des dépenses de programme
En plus d'examiner les pratiques de contrôle, les vérificateurs ont sélectionné un échantillon discrétionnaire fondé sur les risques de 82 opérations dont 80 d'entre elles avaient été comptabilisées au cours de l'exercice financier approprié. Dans le cadre de la vérification, un reclassement des deux opérations qui avaient été comptabilisés dans la mauvaise période financière a été fait. En plus cet échantillon, trois redressements de l'ordre de 9 011 $ ont été repérés en raison de l'absence de l'inadmissibilité au programme.
Les résultats de la vérification révèle notamment :
- Deux opérations totalisant 3 791 $ ont été redressées puisqu'elles concernent des demandes de remboursement de frais de déplacement à l'étranger qui n'étaient pas admissibles en vertu du programme.
- Une opération de 5 220 $ a été redressée puisque la demande de remboursement de frais concerne des coûts salariaux pour un travailleur de l'information pour une période à l'extérieur des années d'exercice visées par la vérification.
- Deux opérations dont le total net s'établit à 8 464 $ ont été reclassées, puisque la dépense a été comptabilisée au cours de la période où elle a été payée plutôt qu'au moment où les services ont été rendus, soit au cours d'une période différente.
Recommandations
Les recommandations suivantes visent à régler les problèmes signalés dans le rapport et à renforcer les contrôles internes mis en place dans l'exécution des programmes :
- On recommande que les modifications devant être apportées à des bons de commande approuvés, particulièrement celles donnant lieu à une dépense plus élevée, soient autorisées avant le traitement de la commande avec le fournisseur.
- On recommande que les factures soient examinées par le directeur des Finances, et que les demandes de remboursement de frais soient imputées à la période au cours de laquelle la dépense a lieu, en fonction du moment où les services sont rendus ou les biens sont reçus.
- On recommande que les dépenses réclamées soient examinées par le directeur des Finances afin d'en vérifier la validité et l'admissibilité en vertu des programmes et des lignes directrices connexes.
- On recommande l'obtention d'une approbation officielle d'AADNC avant tout écart par rapport au plan de travail approuvé afin de réduire le risque que les dépenses réclamées ne soient pas conformes aux lignes directrices.
Conclusion
Une copie du rapport final a été envoyée au bénéficiaire. Aucun montant récupérable n'a été identifié. Le Ministère travaille avec le bénéficiaire pour élaborer un plan d'action pour répondre aux recommandations.