Lettre de recommandation - Première Nation de Kinonjeoshtegon
Chef Traverse et conseillers
Kinonjeoshtegon First Nation
C.P. 210
Dallas (Manitoba) R0C 0S0
Objet : Résultats et suivi de la vérification de bénéficiaire 2013-2014
Chers Chef et conseillers :
Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) a mené un certain nombre de vérifications du bénéficiaire au cours de l'exercice 2013-2014, y compris une vérification de Kinonjeoshtegon First Nation. Vous trouverez ci-joint une copie du rapport de vérification complet de même qu'un résumé. Le résumé ainsi que la présente lettre seront affichés sur le site Web du Ministère au cours des prochaines semaines. Si vous le désirez, vous disposez de 30 jours pour me faire parvenir une réponse à la vérification. Votre réponse sera également publiée.
La vérification indique qu'un montant de 124 682 $ pourrait faire l'objet d'un recouvrement, à moins que des éléments justificatifs additionnels ne soient fournis d'ici 30 jours.
Le rapport de vérification comprenait les recommandations suivantes :
- Que le chef et le conseil documentent les rencontres du conseil en préparant et approuvant un procès-verbal et des résolutions de bande qui seront conservées comme actes de leurs rencontres.
- Que le bénéficiaire examine le poste aux finances dans l'organisation pour s'assurer qu'il est efficace et intègre les contrôles qui contribueront à la prestation des programmes.
- Que le bénéficiaire investisse les ressources nécessaires pour mettre en œuvre un plan d'action de la gestion aussi rapidement que possible afin d'améliorer le cadre de gestion général et la viabilité financière de la bande.
- Que le bénéficiaire poursuive le développement et la mise en œuvre des plans de travail afin de soutenir la prestation des programmes.
- Que le bénéficiaire développe et mette en œuvre les politiques et procédures nécessaires pour soutenir la prestation des programmes et voir à ce qu'elles soient examinées annuellement pour s'assurer de leur bien-fondé.
- Que les gestionnaires de programme participent au processus de prévisions budgétaires et en soient rendus responsables en surveillant mensuellement les résultats financiers de leurs programmes.
- Que le bénéficiaire s'assure que le plan comptable dans le système comptable est configuré pour s'arrimer aux ententes de financement afin de soutenir la surveillance des budgets et de déterminer l'excédent à la fin de l'exercice.
- Que le bénéficiaire s'assure que les fonds reçus sont utilisés pour la prestation des programmes pour lesquels les fonds ont été obtenus afin d'en garantir la prestation rapide.
- Que le chef ou un des membres du conseil examine et approuve tous les rapprochements bancaires de façon mensuelle.
- Que la Kinonjeoshtegon First Nation cesse immédiatement d'emprunter des fonds en provenance du contrôleur et de membres de sa famille.
- Que le bénéficiaire mette sur pied un processus d'achat soumis à un niveau approprié de pouvoir d'approbation.
- Que le contrôleur s'assure que les documents et l'approbation nécessaires appuient les demandes de paiement de factures de fournisseurs.
- Que le bénéficiaire établisse une façon officielle de soutenir les coûts administratifs facturés aux programmes.
- Que le bénéficiaire s'assure que le registre des présences des professeurs soit conservé pendant sept ans, tel que mentionné dans l'accord de contribution.
- Que le bénéficiaire mette sur pied un système de classement central de façon à ce que les documents à l'appui pour toutes les transactions soient conservés et accessibles.
- Que le bénéficiaire poursuive ses efforts pour présenter les rapports nécessaires à temps et produire les rapports en suspens depuis longtemps.
Votre représentant régional d'AADNC communiquera avec vous sous peu afin de discuter du montant récupérable et de vous assister à mettre sur pied un plan d'action qui donnera suite aux recommandations du rapport de vérification. Ce plan d'action sera également publié. Veuillez acheminer toutes vos questions ou préoccupation à propos de cette vérification à votre représentant régional d'AADNC.
Veuillez agréer mes salutations distinguées,
Paul J. Thoppil, CPA, CA
Dirigeant principal des finances
c. c. John de Francesco
Scott Stevenson
Anne Scotton
Spearhead Management Canada Ltd.